# فِرق المالية

> قبل إنشاء أي أوامر شراء، يجب اعتماد طلبات الشراء من قِبل المعتمد (أو المعتمدين) المحددين. إذا كنت معتمداً، فسترى رقماً أحمر في

Source: https://www.purchaseplus.com/ar/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams

Markdown: https://www.purchaseplus.com/ar/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams.md

# فِرق المالية
الانتقال السريع إلى:  

-   [اعتماد طلبات الشراء](#ApproveREQS)
-   [مراجعة الفواتير في حالات مفتوحة وموقوفة وقيد المعالجة](#ReviewInvoices)
-   [اعتماد الفواتير المعلّمة بعلامة تنبيه](#ApproveINV)
-   [تصدير الفواتير والإشعارات الدائنة المُسوّاة](#ExportINV)
    -   [النوع أ - تصدير فردي](#typea)
    -   [النوع ب - ملف تصدير دفعة](#typeb)
-   [نصائح لتسهيل معالجة الفواتير](#tips)

### [**اعتماد طلبات الشراء**](/ar/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)

قبل إنشاء أي أوامر شراء، يجب [اعتماد](/ar/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) طلبات الشراء من قِبل المعتمد (أو المعتمدين) المحددين. إذا كنت معتمداً، فسترى رقماً أحمر في قسم \[**طلبات الشراء**\] **←** \[**[بانتظار موافقتي](https://app.purchaseplus.com/requisitions/awaiting-my-approval)**\].

يمكنك **اعتماد** طلبات الشراء **بشكل جماعي** أو **بشكل فردي**. يمكنك أيضاً **رفض** طلب الشراء.

![صفحة طلبات الشراء بانتظار موافقتي](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-1.avif)

#### **تذكّر**

بصفتك معتمداً، يمكنك **مراجعة** و**تعديل** تفاصيل طلب الشراء قبل اعتماده، بما في ذلك:

-   المنتجات والأسعار والكميات
    
-   الأقسام ورموز الحسابات في بنود المنتجات وطلب الشراء بالكامل.
    
-   تعليمات الطلب الموجهة للموردين
    

  

### مراجعة الفواتير بحسب الحالة

يمكن أن تكون الفواتير في واحدة من عدة [حالات](/ar/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#InvoiceStatuses). ويجب مراجعتها بانتظام.

إذا كانت الفاتورة لا تستوفي الحدود المعينة وإعدادات علامات التنبيه للفاتورة، فسيتم **تعليم الفاتورة للمراجعة**، وفقاً لمسار عمل اعتماد الفواتير لديك. يمكنك عرض هذه الفواتير في \[**الفواتير**\] **←** \[**[بانتظار موافقتي](https://app.purchaseplus.com/invoices/awaiting-my-approval)**\].

**![صفحة الفواتير بانتظار موافقتي](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-2.avif)**

من أفضل الممارسات مطابقة فواتيرك مع أمر شراء إن أمكن ذلك. [المطابقة مع أمر شراء حالي](/ar/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice#MatchInvoiceToPO) أو، إذا كان ذلك مناسباً، إنشاء [طلب شراء بأثر رجعي](/ar/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order) إذا لم يكن موجوداً بالفعل. [يمكنك هنا العثور على أفضل الممارسات لمراجعة الفواتير والإشعارات الدائنة المعلّمة بعلامة تنبيه](/ar/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#BestPractices).

#### **تذكّر**

-   ### يجب تعيين قسم ورمز حساب لكل فاتورة.
    
-   قد يلزم [تقسيم الفاتورة على عدة أقسام ورموز حسابات](/ar/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)، ويمكن القيام بذلك في وضع **[العرض المتقدم](/ar/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)** .
    
-   لن تحتوي بعض الفواتير على أمر شراء أو إشعار استلام بضائع أبداً (مثل فواتير الطاقة).
-   إذا كنت تنشئ طلب شراء بأثر رجعي لمطابقته مع فاتورة، فتأكد من إلغاء تحديد \[**إرسال إلى المورّد**\].  
      
    

### اعتماد الفواتير والإشعارات الدائنة المعلّمة بعلامة تنبيه

بمجرد التأكد من حل أي مشكلات متعلقة بالفاتورة أو الإشعار الدائن، يمكنك [اعتماد المستند](/ar/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note).

![اعتماد الفاتورة أو الإشعار الدائن](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-3.avif)

#### **تذكّر**

-   إذا كانت لديك مشكلة في سعر الوحدة المفوتر أو كمية الصنف، فتواصل مع المورد للحصول على فاتورة جديدة.
-   يجب أن تكون أرقام الفواتير فريدة، وإلا فسيرفضها النظام.
-   يمكن **إلغاء** الفواتير إذا كان لن يتم سدادها أبداً.  
    

### **تصدير الفواتير والإشعارات الدائنة المُسوّاة**

بناءً على إعدادات الحسابات الدائنة لديك، تختلف طريقة إرسال الفواتير والإشعارات الدائنة إلى نظام الحسابات الدائنة للدفع قليلاً. يمكنك معرفة النوع الذي تستخدمه مؤسستك بالنقر على \[**اسم المؤسسة**\] في أعلى يسار PurchasePlus **←** \[**حول**\] **←** \[**تفاصيل المؤسسة**\] **←** \[**نوع نظام AP.**\]

#### [النوع أ - تصدير فردي](/ar/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)

باستخدام هذه الطريقة، يتم تصدير الفواتير والإشعارات الدائنة المُسوّاة بشكل فردي، ويتم إنشاء ملف تصدير يحتوي على الفاتورة الفردية أو الإشعار الدائن الفردي تلقائياً وإرساله إلى نظام AP الخاص بك.

في قسم \[**الفواتير**\] **←** \[**[الفواتير المُسوّاة](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\]، افتح الفاتورة التي تريد تصديرها وانقر على \[**تصدير**\].

![زر تصدير في فاتورة مُسوّاة](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-4.avif)

بمجرد اكتمال عملية التصدير بنجاح، سيتم تحديث حالة الفاتورة تلقائياً إلى **تم التصدير**. ويجب أن تكون الفاتورة قد وصلت أيضاً إلى نظام المحاسبة الخارجي لديك. سيكون هناك سجل لمهمة التصدير هذه متاحاً في \[**الفواتير**\] **←** \[**[مركز التصدير](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\].

![مركز تصدير الفواتير](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-5.avif)

#### [النوع ب - ملف تصدير دفعة](/ar/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)

في قسم \[**الفواتير**\] **←** \[**[الفواتير المُسوّاة](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\]، افتح الفاتورة التي تريد تصديرها وانقر على \[**تحديد كجاهز للتصدير**\].

**![تحديد كجاهز للتصدير في فاتورة مُسوّاة](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-6.avif)**

عندما تكون مستعداً لإنشاء [ملف دفعة لاستيراده إلى نظام AP لديك](/ar/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)، انتقل إلى \[**الفواتير**\] **←** \[**[مركز التصدير](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] واستخدم \[**إنشاء ملف تصدير جديد**\] لإنشاء ملف دفعة جديد. ستتمكن من تعيين معلمات الفواتير و/أو الإشعارات الدائنة 'الجاهزة للتصدير' التي تريد تضمينها في الدفعة.

![إنشاء ملف تصدير جديد في مركز التصدير](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-7.avif)

بمجرد انتهاء معالجة ملف الدفعة، يمكنك تنزيله من \[**[مركز التصدير](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] لاستيراده إلى نظام AP الخاص بك.

![ملف تصدير الدفعة المكتمل في مركز التصدير](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-8.avif)

#### **تذكّر**

-   النوع ب - اعتماداً على الإعدادات التي استخدمتها لإنشاء ملف الدفعة، قد لا يزال يتعين عليك استخدام \[**المزيد**\] **←** \[**تحديد كـ مُصدَّر**\] لتأكيد نجاح الاستيراد إلى نظام AP لديك.

### **نصائح لتسهيل معالجة الفواتير**

-   يمكنك تعيين **قسم افتراضي** و**رموز حسابات افتراضية** لفواتير المورد.
-   يمكن أن يكون للأقسام إعدادات مخصصة لكل من [**حدود الفاتورة**](/ar/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained) و[**علامات تنبيه الفاتورة**](/ar/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained#FlagThresholds).  
    
-   ابحث عن موردين جدد ضمن \[**الموردون**\] **←** \[**[دليل الموردين](https://app.purchaseplus.com/supplier-directory)**\] قبل إنشاء مورد مدار ذاتياً جديد.
-   قم بتعيين وجهة لأمر الشراء (عنوان بريد إلكتروني) للموردين المنشئين حديثاً.