# Automatische Kontierung ohne Bestellung

> Wenn eine Rechnung ohne passende Bestellung eingeht, liest PurchasePlus das Dokument aus und verwendet die Rechnungsinformationen sowie die Standardeinstellungen des Lieferanten

Source: https://www.purchaseplus.com/de/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/de/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order.md

# Automatische Kontierung ohne Bestellung
Direkt zu:

-   [Automatische Kontierung ohne Bestellung](#auto-coding-without-a-po)
-   [Wie die Kontierung festgelegt wird](#how)
-   [Einrichtung für eine präzise Kontierung](#setup)
-   [Prüfen, Korrigieren, Genehmigen](#review)
    -   [Kennzeichnung von Rechnungen ohne Bestellung](#flagging)

### Automatische Kontierung ohne Bestellung

Wenn eine Rechnung ohne passende Bestellung eingeht, liest PurchasePlus das Dokument aus und weist jeder Position anhand der Rechnungsinformationen, der Standardeinstellungen des Lieferanten und Ihres Kontierungsverlaufs automatisch Kontocodes zu. Wir nennen dies automatisierte Kontierung ohne Bestellung. Sie prüfen, passen bei Bedarf an und genehmigen.  
  
Dies ist dieselbe Scan-Engine, die für alle Rechnungen in PurchasePlus verwendet wird. Der Unterschied bei Rechnungen ohne Bestellung besteht darin, dass keine Bestellung vorhanden ist, aus der die Kontierung übernommen werden kann. Daher leitet das System die Kontierung stattdessen aus Ihren Lieferanten-Standardeinstellungen und den Erkenntnissen aus Ihrem bisherigen Kontierungsverlauf ab.  
  
Es handelt sich jedoch nicht um einen vollständig automatischen Prozess ohne menschliches Eingreifen. Rechnungen ohne Bestellung erfordern immer eine manuelle Genehmigung, bevor sie abgeglichen werden (Status „Abgeglichen“). PurchasePlus übernimmt den Großteil der Arbeit, aber eine Person muss dennoch die Genehmigung erteilen.

###   
**Wie die Kontierung festgelegt wird**

PurchasePlus wendet die Kontierung an, indem folgende Details nacheinander geprüft werden:

1\. Lieferanten-Standardeinstellung – Das System sucht im Datensatz des Lieferanten nach einem Standard-Kontocode und einer Standard-Abteilung und wendet diese an.

2\. Wenn keine Standardeinstellung für den Lieferanten festgelegt ist, wendet PurchasePlus Kontocodes automatisch basierend auf Ihren bisherigen Kontierungspräferenzen an. In der Regel muss ein Muster aus mindestens drei übereinstimmenden Auswahlen vorliegen, bevor das System über genügend Zuverlässigkeit verfügt, um einen Kontocode automatisch zuzuweisen.

Je konsistenter Sie kontieren, desto schneller kann PurchasePlus dies übernehmen. Jedes Mal, wenn Sie eine ähnliche Position auf dieselbe Weise kontieren, trainieren Sie das System, dies beim nächsten Mal für Sie zu tun.

### **Einrichtung für eine präzise automatische Kontierung**

Mit ein wenig Einrichtung und einheitlichen Kontierungsgewohnheiten kontiert PurchasePlus Rechnungen ohne Bestellung mit stetig wachsender Genauigkeit automatisch.

-   **Lieferanten-Standardwerte festlegen** \- Auf der Seite mit den Lieferantendetails können Sie [eine Standard-Abteilung und einen Standard-Kontocode festlegen](/de/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#EditGeneralSupplierSettings). Dies ist der schnellste Weg, um Rechnungen eines Lieferanten vom ersten Tag an korrekt kontieren zu lassen. 
-   **Einheitlich kontieren** – Wenn Sie denselben Lieferanten und dieselben Positionsarten jedes Mal auf die gleiche Weise kontieren, lernt PurchasePlus dazu und kann diese Codes künftig automatisch für Sie anwenden.
-   **Produktcodes** \- Genaue Lieferanten-Produktcodes in Ihren selbstverwalteten Katalogen ermöglichen exakte Positionsübereinstimmungen.

### **Prüfen, Korrigieren, Genehmigen**

Rechnungen ohne Bestellung sollten vor der Genehmigung stets geprüft werden.

1.  **Kontocode und Abteilung jeder Position prüfen** \- passen Sie jede Position an, bei der der zugewiesene Code nicht passend war. PurchasePlus lernt aus wiederholten Korrekturen.  
      
    
2.  **Summen überprüfen** – stellen Sie sicher, dass die Summe der Positionen mit dem Gesamtbetrag der Rechnung übereinstimmt. Eine Abweichung löst die **Summen-Kennzeichnung (Total flag)** aus.  
      
    
3.  **Genehmigen** – sobald alles stimmig ist, erteilen Sie die Genehmigung zum Abgleich.

Sie können eine Kennzeichnung (Flag) entweder beheben (das zugrunde liegende Problem lösen) oder akzeptieren (zur Kenntnis nehmen und fortfahren). Beide Wege führen dazu, dass die Rechnung den Status „Abgeglichen“ erhält. Die Entscheidung liegt bei Ihren Genehmigern.

#### Kennzeichnung von Rechnungen ohne Bestellung

Rechnungen ohne Bestellung werden immer zur Genehmigung gekennzeichnet (Flagged for Approval), da ihnen keine Bestellung zugeordnet ist. Das bedeutet, dass sie immer die entsprechende Genehmigung erfordern, bevor sie abgeglichen werden können. Dies ist so vorgesehen: So bleibt für Ausgaben, die nicht über den regulären Einkaufsprozess gelaufen sind, stets die menschliche Kontrolle gewährleistet.

Workflow in der Kreditorenbuchhaltung:

1.  PurchasePlus scannt die Rechnung und füllt die Kontierung vorab aus.
2.  Die Rechnung erhält den Status „Gekennzeichnet“ (Flagged).
3.  Das Team der Kreditorenbuchhaltung prüft die Kontierung und die Kennzeichnungen.
4.  Sie korrigieren die Kontierung oder akzeptieren sie und erteilen anschließend die Genehmigung.
5.  Die Rechnung wechselt in den Status „Abgeglichen“ (Reconciled) und ist bereit für den Export in Ihr Finanzsystem.