# Übersicht > Das Verständnis des Organisationsmodells von PurchasePlus und seiner Auswirkungen ist einer der besten Wege, um zum Power-User von PurchasePlus zu werden. Source: https://www.purchaseplus.com/de/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1 Markdown: https://www.purchaseplus.com/de/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md # Übersicht Das Verständnis des Organisationsmodells von PurchasePlus und seiner Auswirkungen ist einer der besten Wege, um zum Power-User von PurchasePlus zu werden. Dies ist der erste Teil einer 6-teiligen Reihe für alle Systemadministratorinnen und -administratoren.  Direkt zu: - [Organisation](#organisation) - [Organisationstypen](#OrgTypes) - [Juristische Personen](#LegalEntities) - [Verifizierungsstatus](#VerificationStatus) - [Organisationshierarchie](#Hierarchy) - [Beispiel für eine Hierarchie](#examplehierarchy) - [Anzeigen Ihrer Organisationshierarchie](#ViewingOrgHierarchy) - [Organisationszugehörigkeit](#OrgMembership) - [Erweitert – Kreditorenbuchhaltungssysteme (AP-Systeme)](#APSystems) - [AP-Exportformate](#APExportFormats) - [AP-Exportformatvarianten](#APExportFormatVariants) - [AP-System-Exporttyp](#APSystemType) ### Organisation Eine Organisation ist eine Entität in PurchasePlus, die Folgendes darstellen kann: - Einen Einkäufer, - Ein einzelnes Hotel, Krankenhaus oder einen Gastronomie-/Freizeitbetrieb, - Eine Abteilung innerhalb dieses Standorts oder - Einen Lieferanten. Organisationen in PurchasePlus können auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden. Abhängig von ihren Klassifizierungen und ihren hochgradig konfigurierbaren Organisationseinstellungen können sie auf leistungsstarke Weise miteinander interagieren – was letztendlich dazu führt, dass Einkäuferorganisationen die richtigen [Produkte](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-products) vom richtigen [Lieferanten](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) zum richtigen Preis beschaffen. Wenn sich Benutzerinnen und Benutzer bei PurchasePlus anmelden, werden sie bei einer Organisation angemeldet, um ihre Geschäfte abzuwickeln und ihre Aufgaben im Namen dieser Organisation zu erledigen. Die jedem Benutzer zur Verfügung stehenden Funktionen werden teilweise durch den Typ der Organisation, ihre Einstellungen, ihren Platz in der Organisationshierarchie und die persönlichen (Benutzer-)Berechtigungen bestimmt. Organisationen verfügen über eine eindeutige Organisations-ID, einen Organisationsnamen sowie eine Reihe verschiedener Bezeichner, Beschreibungen und Kontaktdaten, die für Benutzer mit der Berechtigung „Organisationen verwalten“ auf der Registerkarte **\[Allgemein\]** der Organisation angezeigt und bearbeitet werden können: ![Organisations](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif) #### Organisationstypen Organisationen können entweder als Einkäufer oder als Lieferant eingestuft werden. Die Funktionen, die Benutzern zur Verfügung stehen, die sich bei den jeweiligen Organisationstypen anmelden, unterscheiden sich erheblich: - Lieferanten verfügen über Funktionen zum Erstellen und Verwalten von Produkten und Katalogen sowie über zusätzliche Einblicke in ihre aus PurchasePlus stammenden Rechnungen und Bestellungen. - Einkäufer haben Zugriff auf unsere hochgradig konfigurierbare Procure-to-Pay-Plattform ([Produkte](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Kataloge](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Bedarfsanforderungen](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Genehmigungen](/de/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Bestellungen](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Wareneingang](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Papierloser Rechnungsabgleich](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)) sowie zusätzliche Erweiterungen wie [Inventar](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory)-Verwaltung, [Rezepturen](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), [Point of Sale](/de/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) und mehr. #### Juristische Personen Organisationen können in PurchasePlus juristische Personen (Legal Entities) oder nicht-juristische Einheiten (Non-Legal Entities) sein. Eine juristische Person ist ein Unternehmen oder eine Geschäftseinheit, die im zentralen Unternehmensregister ihres Landes eingetragen ist und über eine Unternehmensnummer verfügt (in Australien z. B. eine ABN). Gewerblich tätige Unternehmen (wie ein Hotel) sollten fast immer als juristische Personen eingerichtet werden, Abteilungen (d. h. Unterorganisationen) unter diesem Unternehmen (z. B. Housekeeping) sollten jedoch in der Regel als nicht-juristische Einheiten angelegt werden.   Juristische Personen und nicht-juristische Einheiten werden in PurchasePlus unterschiedlich behandelt. Beispielsweise kann eine nicht-juristische Einheit (d. h. eine Abteilung oder untergeordnete Organisation) Bedarfsanforderungen und Bestellungen generieren, aber die nächstgelegene übergeordnete Organisation, die eine juristische Person ist, wird als Einkäufer dieser juristischen Person festgelegt: ![Legal Entities](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif) #### Verifizierungsstatus Organisationen können in PurchasePlus verifiziert oder nicht verifiziert sein. Eine verifizierte Organisation ist entweder eine Einkäuferorganisation oder eine registrierte Lieferantenorganisation. Das bedeutet, dass sich echte Benutzerinnen und Benutzer bei dieser Organisation anmelden und ihre Aufgaben erledigen. Eine nicht verifizierte Organisation ist eine Lieferantenorganisation, die von einem Einkäufer verwaltet wird (d. h. ein selbstverwalteter Lieferant), und bei der sich niemals ein Benutzer anmeldet. ### Organisationshierarchie Organisationen können endlos unter anderen Organisationen „verschachtelt“ werden. Auf diese Weise bilden wir reale Organisationsstrukturen digital ab. Diese Struktur ermöglicht es Einkäufern, ihre Standorte/Betriebe anzuzeigen, Betrieben, ihre Abteilungen anzuzeigen, und Abteilungen, ihre spezifischen Dokumente und Daten einzusehen.  ![Organisation Hierarchy diagram](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif) Darüber hinaus wird dieses Modell der Organisationshierarchie verwendet, um zu verhindern, dass Benutzer, die [Mitglieder](#OrgMembership) eines Organisationsknotens sind, Daten anderer Knoten einsehen, mit denen sie nichts zu tun haben. Gleichzeitig erhalten Benutzer, die Mitglieder der übergeordneten Organisationen sind, Einblick in alle darunterliegenden Ebenen.  Ein Benutzer, der bei einer übergeordneten Organisation angemeldet ist, kann beim Durchführen verschiedener Aktionen in PurchasePlus deren untergeordnete Organisationen auswählen. Diese untergeordneten Organisationen werden im System häufig als „Abteilungen“ bezeichnet; eine Abteilung ist einfach eine untergeordnete Organisation, die unter der Organisation der aktuellen Sitzung verschachtelt ist – also der Organisation, bei der der Benutzer gerade angemeldet ist.  Benutzer, die bei untergeordneten Organisationen angemeldet sind, können keine Aktionen im Namen ihrer übergeordneten Organisation(en) ausführen, obwohl viele Funktionen (beispielsweise Kataloge, Rezepturen und mehr) die Hierarchie nach unten kaskadieren – das bedeutet, dass untergeordnete Organisationen Datenstrukturen wie diese von ihren übergeordneten Organisationen „erben“ und sie nicht ein zweites Mal eingerichtet werden müssen. #### Beispiel für eine Organisationshierarchie Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie eine Organisation in einer funktionierenden Hierarchie eingerichtet werden kann und welche Rolle der Status der juristischen Person und der Verifizierungsstatus spielen. **Kundengruppe:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Betrieb/Standort:** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Abteilung:** TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Abteilung:** TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Abteilung:** TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Betrieb/Standort:** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. 1. **Abteilung:** TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Abteilung:** TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Abteilung:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE) Einige gängige Szenarien zur Veranschaulichung: - Benutzer, die bei (1) angemeldet sind, können die darunterliegenden Abteilungen (1a), (1b), (1c) einsehen und in deren Namen Geschäfte abwickeln. - Benutzer, die bei 1b angemeldet sind, können keine Geschäfte im Namen von (1), (1a), (1c) abwickeln. - Benutzer bei (2) oder einer der untergeordneten Einheiten können (1) oder deren untergeordnete Einheiten weder einsehen noch in deren Namen handeln. - Benutzer, die auf Ebene der Kundengruppe angemeldet sind, können (1), (2) und alle darunterliegenden Einheiten einsehen und in deren Namen Geschäfte abwickeln. #### Anzeigen Ihrer Organisationshierarchie Benutzer mit der Berechtigung „Organisationen verwalten“ können ihre Organisationshierarchie einsehen, indem sie auf **\[Systemeinstellungen\] → \[Organisationseinstellungen\]** gehen und auf das Pfeilsymbol im Bereich **\[Organisationshierarchie\]** klicken: ![Organisation Hierarchy in Organisation Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif) Die Hierarchie wird visuell dargestellt, indem untergeordnete Organisationen unter ihren übergeordneten Organisationen eingerückt sind. Einige Organisationen verfügen über ein Chevron-Symbol auf der linken Seite ihrer Zeile. Diese Organisationen können erweitert werden, um ihre untergeordneten Organisationen anzuzeigen, oder minimiert werden, um sie auszublenden: ![expand or collapse org hierarchy](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif) In dieser Tabelle sehen Sie außerdem die eindeutige Organisations-ID, den Status der juristischen Person und das Bedienfeld **\[Info anzeigen\]**, das eine Zusammenfassung der ausgewählten Organisation enthält.  Schließlich können Sie durch Klicken auf **\[Auswählen\]** die Einstellungsseite dieser Organisation aufrufen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.  ### Organisationszugehörigkeit PurchasePlus bestimmt über ein „Mitgliedschaftsmodell“, bei welchen Organisationen sich ein Benutzer anmelden darf.  Ein Benutzer kann „Mitglied“ einer oder mehrerer Organisationen sein – im letzteren Fall kann er sich über den Organisationswechsler bei den verschiedenen Organisationen anmelden, deren Mitglied er ist (und seine Aufgaben im Namen dieser Organisation erledigen):  ![Organisation Switcher](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif) Jeder Benutzer muss eine „Standard“-Organisation haben, die festlegt, in welcher Organisation seine Sitzung beim ersten Anmelden beginnt. Der Benutzer kann seine Standardorganisation jederzeit im Bereich „Mein Konto“ ändern, wobei die verfügbaren Organisationen auf diejenigen beschränkt sind, deren Mitglied er ist: ![Update Default Org](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif) Andere Benutzer, die (a) Mitglieder derselben Organisation(en) sind und (b) über die Berechtigungen „Benutzer anzeigen“ und/oder „Benutzer verwalten“ verfügen, können diesen Benutzer (und alle anderen Benutzer) in der Organisation anzeigen und/oder verwalten. ### AP-Systeme Dieser Abschnitt ist nur für fortgeschrittene Benutzer gedacht. Ein AP-System ist ein PurchasePlus-eigenes Systemobjekt, das die potenzielle Komplexität der [Organisationshierarchie](#Hierarchy) eines Einkäufers in einen übergeordneten „Container“ abstrahiert. Dieser stellt bestimmte, von seinen Mitgliedsorganisationen generierte Daten für den Export per Integration in das jeweilige (externe) Buchhaltungssystem auf Einkäuferseite bereit.  Darüber hinaus können Organisationen, die sich ein AP-System teilen, auf gemeinsame Daten zugreifen, die zu diesem AP-System gehören (z. B. Lieferanten). Mehr als jedes andere Objekt oder Attribut in PurchasePlus repräsentiert ein AP-System einen Kunden in seiner Gesamtheit. AP-Systeme verfügen über: - **Einen Namen** – in der Regel der Name des Knotens der obersten Organisationsebene, der dieses AP-System als Organisationsknoten verwendet, gefolgt von „AP Hub“. Zum Beispiel: „Inland Hotels New South Wales AP Hub“. - Eine **AP-System-ID** (diese ist eindeutig) - Einen [**AP-Systemtyp**](#APSystemType). - Eine **Währung**.  - Ein [**Exportformat**](#APExportFormats) (für Rechnungen und Gutschriften, die in ein externes Buchhaltungssystem exportiert werden) und, falls zutreffend, eine oder mehrere [**Exportformatvarianten**](#APExportFormatVariants).  - **Elektronische Zielorte**, die von Einkäuferorganisationen, die diesem AP-System angehören, verwendet werden können, um Exportdateien und Berichtsdateien elektronisch zu versenden. Es können beliebig viele Zielorte vorhanden sein, aber nur einer kann als Exportstandard für ein AP-System festgelegt werden.  - **Einkäufer**, die das AP-System verwenden. - **Lieferanten**, die dem AP-System manuell hinzugefügt oder über das System mit einem Einkäufer verbunden wurden, der das AP-System nutzt, werden im AP-System aufgelistet. - **Handelsbeziehungen** zwischen Einkäufern und Lieferanten im AP-System. - (Optional) **Benutzerdefinierte Kopfzeilenfelder.**  - (Optional) **Benutzerdefinierte Positionsunterzeilenfelder.**   #### AP-Exportformat Ein AP-Exportformat ist [GraphQL](https://graphql.org/)-Code (GQL), der Daten aus der PurchasePlus-Datenbank abruft und eine unformatierte JSON-Datei exportiert. Diese JSON-Datei ist so konzipiert, dass sie vom spezifischen Buchhaltungssystem des Einkäufers automatisch eingelesen werden kann, weshalb sich die AP-Exportformate oft erheblich voneinander unterscheiden. AP-Exportformate erfordern: - Einen Namen – meist benannt nach dem übergeordneten Einkäufer, z. B. „Inland Hotels Group“. - Eine Klasse – in PurchasePlus immer GQL. - Einen Ausgabedateityp. Beachten Sie, dass für PurchasePlus (GQL-Klasse) nur JSON als Exportformat verfügbar ist. AP-Exportformate können auch den Wert „Buchungsperiode aktiviert“ oder „deaktiviert“ haben, was (sofern aktiviert) Benutzer bei [Organisationen des Typs B](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) dazu auffordert, eine Buchungsperiode in ihrer AP-Exportdatei anzugeben. #### AP-Exportformatvarianten Jedes AP-Exportformat kann mehrere Varianten haben. Eine Variante ist GQL-Code, der die unformatierte JSON-Datei übernimmt, Manipulationen daran durchführt und die AP-Exportdaten in einem anderen Format ausgeben kann (z. B. CSV). Die Variante muss jedoch speziell darauf ausgelegt sein, den definierten Ausgabedateityp zu erzeugen, und erfordert individuelle Entwicklungsarbeit von PurchasePlus. AP-Exportformatvarianten erfordern: - Einen Namen. Folgen Sie einer ähnlichen Namenskonvention wie beim AP-Exportformat, mit dem Zusatz „Variant“ am Ende. - Einen Ausgabedateityp. Es stehen mehrere Dateitypen zur Verfügung. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie die für Ihr externes AP-System erforderliche Option auswählen. - Einen Funktionsnamen. Dieser wird verwendet, um die Transformationen aufzurufen, die von der Variante angewendet werden, und ist einer der Gründe, warum AP-Exportformate und ihre Varianten Entwicklungsaufwand erfordern. - Eine Eigentümer-Organisations-ID. Die Eigentümer-ID dient dazu festzustellen, für wen die Variante des AP-Exportformats erstellt wurde. #### AP-System-Exporttyp Sobald eine Organisation zu einem AP-System hinzugefügt wurde, kann ihr Exporttyp festgelegt werden. - [**Typ A**](/de/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) sollte verwendet werden, wenn die Organisation Rechnungen und Gutschriften einzeln an einen vordefinierten elektronischen Zielort exportiert. Diese Organisationen können mehrere Rechnungen und Gutschriften auswählen und als Sammelaktion exportieren – dadurch werden mehrere Exportdateien (eine für jedes Dokument) an den elektronischen Zielort gesendet. - [**Typ B**](/de/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) sollte verwendet werden, wenn die Organisation Exportdateien (die eine oder mehrere Rechnungen/Gutschriften enthalten) manuell über das Export-Center erstellt und nach eigenem Ermessen als einzelne Datei herunterlädt oder an ein elektronisches Ziel sendet. Diese Einstellung ändert nichts am AP-Exportformat, das auf diese Organisation angewendet wird. Sie steuert lediglich, welche Optionen Benutzern dieser Organisation bei einer abgeglichenen Rechnung oder Gutschrift sowie im Bereich „Rechnungen und Gutschriften“ des Export-Centers angezeigt werden. Jede Organisation hat je nach ihren organisatorischen Anforderungen eine eigene Präferenz für ihren Exporttyp. Generell handelt es sich hierbei jedoch um eine sehr wichtige Einstellung, die Sie nicht ändern sollten, ohne zuvor die anderen Einstellungen für das AP-Exportformat der Organisation genau zu verstehen. Es wird empfohlen, diese Einstellung nur in Absprache mit Mitgliedern des PurchasePlus-Konfigurationsteams zu aktualisieren.