# Facturas > Una Factura es un documento que un Proveedor envía a un Comprador, indicando los Productos y las Cantidades que el Proveedor ha entregado al Comprador, y por los cuales Source: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices Markdown: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices.md # Facturas Ir a: - [Introducción](#Introduction) - [Gestión de Facturas](#ManagingInvoices) - [Facturación Electrónica sin Papel](#PaperlessInvoicing) - [Creación de Facturas](#CreatingInvoices) - [Estados de las Facturas](#InvoiceStatuses) - [Conciliación de Órdenes de Compra y notas de recepción](#match-pos-and-receiving-notes) - [Vinculación de Líneas de Factura y Líneas de Orden de Compra](#LinkingLines) - [Banderas y Umbrales de Factura](#InvoiceFlagsAndThresholds) - [Modo Avanzado para la Gestión de Facturas](#AdvancedMode) - [Paneles de Vista Rápida en Monitores Anchos](#QuickViewPanels) - [Aprobación de Facturas](#ApprovingInvoices) - [Exportación de Facturas](#ExportingInvoices) ### Factura Una Factura es un documento que un [Proveedor](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) envía a un Comprador, indicando los [Productos](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-products) y las Cantidades que el Proveedor ha entregado al Comprador y por los que desea recibir el pago. Una Factura incluye detalles sobre los bienes entregados al Comprador; por ejemplo, los Valores Unitarios de cada Producto, multiplicados por la Cantidad de cada Producto entregado, e incluye los Valores de Impuestos y los Valores Totales que el Proveedor espera cobrar. Las Facturas también pueden incluir información sobre el Proveedor (p. ej., datos de contacto, NIF/CIF o identificación fiscal, condiciones de pago, datos de la cuenta bancaria) que facilitan que el Comprador realice el pago al Proveedor con total seguridad. ### Gestión de Facturas Al ser un sistema integral de Compras a Pago (Procure-to-Pay), las Facturas son una parte fundamental de PurchasePlus y nuestro software cuenta con una gran variedad de funciones que ayudan a los Compradores a gestionar el gasto en las Facturas de sus Proveedores. En esencia, nuestra funcionalidad de gestión de Facturas ayuda a verificar que lo que el Proveedor ha facturado a su Organización sea (a) lo que usted [pidió](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), (b) se haya [entregado](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) efectivamente y (c) haya sido [aprobado](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) para su pago por todos los usuarios requeridos en su Organización.  ![Resumen de gestión de facturas](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-1.avif) #### Facturación Electrónica sin Papel Una parte especialmente potente de la oferta de PurchasePlus es nuestro módulo de [Facturación sin Papel (Paperless Invoicing)](https://www.purchaseplus.com/paperless-invoicing), que es una opción disponible en su sistema PurchasePlus.  A las Organizaciones que utilizan el módulo de Facturación sin Papel se les asigna una **Dirección de Correo Electrónico de Facturación sin Papel**, a la cual: - Los usuarios de su Organización (es decir, empleados internos) pueden enviar la Factura en PDF de un Proveedor, y esta se escaneará automáticamente y se creará como una nueva Factura disponible en PurchasePlus. - Se puede compartir con los Proveedores para que envíen sus Facturas a esta dirección de correo electrónico, las cuales se crearán automáticamente en su cuenta de PurchasePlus. La Facturación sin Papel aprovecha el escaneo por Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), la Inteligencia Artificial (IA), el Aprendizaje Automático (ML) y nuestro exclusivo servicio con Intervención Humana (Human-In-The-Loop) para: 1. «Leer» digitalmente las facturas en PDF que usted o sus Proveedores envíen a la Dirección de Correo Electrónico de Facturación sin Papel, 2. Crear automáticamente la Factura en PurchasePlus, 3. Intentar «[casar/conciliar](/es/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice)» la Factura con una Orden de Compra, y 4. Procesar los artículos de línea uno por uno para respetar los umbrales de [Banderas de Factura](/es/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) configurados por su Organización.  Los correos electrónicos (incluidos sus archivos adjuntos en PDF) que se hayan recibido en la Dirección de Correo Electrónico de Facturación sin Papel están disponibles para su visualización y gestión en la sección **\[Correos sin papel\]** de la barra de navegación lateral: ![Correos sin papel en la navegación lateral](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-2.avif)Obtenga más información sobre los [Correos sin papel](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails). #### Creación de Facturas Los usuarios con el permiso «Gestionar Facturas y Notas de Crédito» pueden crear manualmente una Factura en PurchasePlus haciendo clic en la opción **\[Facturas\] → \[Nueva Factura\]** del menú de navegación lateral. Consulte nuestro [artículo sobre Cómo Crear una Nueva Factura](/es/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) para obtener más información. #### Estados de las Facturas Las Facturas pueden encontrarse en uno de los siguientes estados: ![Estados de las facturas](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-3.avif) - **Abierta**: Se ha creado una Factura Abierta, pero aún no se ha Conciliado. Dependiendo de las preferencias de su Organización, es posible que una Factura Abierta deba conciliarse con una [Orden de Compra](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) o tener [Notas de Recepción de Mercancías](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) creadas contra la Orden de Compra Conciliada. Puede continuar editando una Factura Abierta para resolver cualquier Bandera generada. Si hay Banderas en la Factura, puede marcarla como Pendiente de Aprobación y se notificará a los [Aprobadores](/es/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) pertinentes. Si no hay Banderas en la Factura, puede marcarla como Conciliada. Una Factura Abierta también puede Estacionarse o Cancelarse. - **Pendiente de Aprobación**: Una Factura Pendiente de Aprobación tiene una o más [Banderas de Factura](/es/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) activadas, y ahora requiere la aprobación de uno o más Aprobadores en su Organización. Una vez otorgadas las aprobaciones, la Factura pasará al estado Conciliada. - **Conciliada**: Una Factura Conciliada ha superado todas las comprobaciones requeridas por su Organización y ahora está lista para ser exportada a la plataforma contable externa de su Organización. No puede realizar cambios en una Factura mientras esté en estado Conciliada. Si desea realizar cambios, puede [Reabrir la Factura](/es/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices). - **Tenga en cuenta:** Los usuarios con el permiso «Puede Superaprobar Facturas y Notas de Crédito» pueden actualizar ciertos campos en una Factura Conciliada. [Más información.](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#SuperApproverPermission) - **Estacionada**: Un usuario de su Organización ha estacionado una Factura Estacionada, ya que puede requerir mayor revisión o deliberación. No se pueden realizar cambios en una Factura mientras se encuentre en estado Estacionada. Si lo necesita, puede Reabrir la Factura para seguir realizando modificaciones en ella.  - **Cancelada**: Un usuario ha cancelado una Factura Cancelada y ya no se utiliza en su Organización. No puede realizar cambios en una Factura en estado Cancelada. Si desea restablecer la Factura y hacer cambios en ella, puede Reabrir la Factura. - **Lista para Exportar:** Una [Factura Lista para Exportar](/es/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) ahora está disponible en su sección **\[Facturas**\] → **\[Centro de Exportación\]** para su inclusión en un próximo [Archivo de Exportación](/es/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file). Una vez que la Factura se haya exportado correctamente a la plataforma contable externa de su Organización, el estado de la Factura se actualizará a Exportada. No se pueden realizar cambios en la Factura mientras esté en estado Lista para Exportar. Si lo necesita, puede [Revertir la Factura al estado Conciliada](/es/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) y luego Reabrir la Factura para realizar cambios. - **Tenga en cuenta**: Este estado solo está disponible para las [Organizaciones de Tipo B](#TypeAtypeB). - **Exportando**: Una Factura en estado Exportando se encuentra actualmente en proceso de ser exportada a la plataforma contable externa de su Organización. Este proceso suele tardar unos minutos. Una vez completada la exportación con éxito, el estado de la Factura se actualizará a Exportada. No se pueden realizar cambios en la Factura mientras esté en estado Exportando. Si lo necesita, puede [Revertir la Factura al estado Conciliada](/es/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) para Exportarla nuevamente, o Reabrir la Factura para hacer modificaciones. - **Tenga en cuenta**: Este estado solo está disponible para las [Organizaciones de Tipo A](#TypeAtypeB). - **Exportada**: Una Factura Exportada se ha incluido en uno o más archivos de exportación y se ha exportado a la plataforma contable externa de su Organización. No se pueden realizar cambios en la Factura mientras esté en estado Exportada. Si lo necesita, puede Revertir la Factura al estado Conciliada y luego Reabrir la Factura para realizar cambios. ### Conciliación de Órdenes de Compra y notas de recepción Cuando un Proveedor envía una Factura a un Comprador, se recomienda asegurarse de que la Factura esté Conciliada antes de [aprobar su pago](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note).  PurchasePlus ayuda a nuestros Compradores a conciliar las Facturas de dos maneras, según la forma de trabajar de su departamento de Finanzas: - [Conciliando una Orden de Compra con una Factura](/es/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), para asegurarse de que lo que el Proveedor ha facturado al Comprador coincida realmente con lo que el Comprador pidió. Esto a veces se conoce como «cotejo de cuentas por pagar de 2 vías» (2-Way Matching). - Conciliando una Orden de Compra **y** sus Notas de Recepción con una Factura, para asegurarse de que lo que el Proveedor ha facturado al Comprador coincida efectivamente con lo que el Comprador pidió **y** recibió. Esto a veces se conoce como «cotejo de cuentas por pagar de 3 vías» (3-Way Matching):  ![Pestaña de Análisis de Facturas](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-4.avif) #### Vinculación de Líneas de Factura y Líneas de Orden de Compra Dependiendo de la configuración aplicada a su Organización en PurchasePlus, cuando se concilia una Factura con una [Orden de Compra](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), todas las Líneas de la Factura se comparan con todas las Líneas de la Orden de Compra y, cuando dos Líneas coinciden, se Vinculan entre sí. Para obtener más información, lea [Vincular o Desvincular Líneas de Factura y Líneas de Orden de Compra](/es/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines).  #### Banderas y Umbrales de Factura Cuando una Orden de Compra se concilia con una Factura, PurchasePlus compara el detalle a nivel de línea de la Línea de Factura con el detalle a nivel de línea de la Línea de Orden de Compra vinculada, para ayudarle a decidir si existe alguna discrepancia que deba tenerse en cuenta. Si hay discrepancias, nuestro sistema generará una [Bandera de Factura](/es/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained), lo que evitará que la Factura se Concilie (y Exporte) automáticamente hasta que se resuelva la Bandera. ![Factura con banderas](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-5.avif) Algunas Banderas se pueden controlar con precisión estableciendo un [Umbral de Banderas de Factura](/es/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained), el cual indica a nuestro sistema con exactitud cuánta variación entre una Orden de Compra y una Factura es aceptable para su Organización, y en qué situaciones desea que se genere una Bandera. ### Modo Avanzado para la Gestión de Facturas Los usuarios avanzados de PurchasePlus pueden utilizar el Modo Avanzado de Facturas para añadir detalles importantes a una Factura, sus Líneas o Sublíneas, con fines contables y de exportación. Lea nuestro artículo sobre cómo [Actualizar Líneas de Factura usando el Modo Avanzado](/es/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) para más información. ![Vista de factura en Modo Avanzado](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-6.avif) #### Paneles de Vista Rápida en Monitores Anchos Los usuarios avanzados que utilicen PurchasePlus en un monitor grande también pueden beneficiarse de los Paneles de Vista Rápida de Factura que aparecen en el lado derecho de la Factura: ![Panel de Vista Rápida de Factura](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-7.avif) El Panel de Vista Rápida de Factura se puede configurar para mostrar: - Cualquier comentario dejado en la Factura por otro usuario de su Organización, o por el propio Proveedor si utiliza PurchasePlus, - Los enlaces a Documentos Relacionados; por ejemplo, la Orden de Compra conciliada con la Factura o las Notas de Recepción de Mercancías vinculadas a esa Orden de Compra, - Las Banderas pendientes en la Factura (si las hubiera), e - Información sobre el Flujo de Trabajo de Aprobación en el que se ha colocado esta Factura.  Puede utilizar el botón **\[Gestionar\]** en la esquina superior derecha del Panel de Vista Rápida para configurar lo que mostrarán sus paneles. El Panel de Vista Rápida no se mostrará si su monitor no es lo suficientemente grande como para dar cabida a todo el contenido en pantalla. ### Aprobación de Facturas Si una Factura no supera automáticamente todas las comprobaciones que realiza nuestro sistema (es decir, se generan una o más Banderas de Factura), la Factura debe ser Aprobada por uno o más usuarios antes de poder pasar al Estado Conciliada y Exportarse a su Sistema Contable. Los usuarios que pueden Aprobar Facturas se definen en los Flujos de Trabajo de Aprobación de Facturas, los cuales son configurados por los Administradores de su Organización junto con los expertos de la plataforma PurchasePlus. Lea nuestro artículo sobre [Aprobación de Facturas](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) para obtener más información. ### Exportación de Facturas Las Facturas se pueden exportar desde PurchasePlus a su Sistema Contable de dos maneras, dependiendo de su Tipo de Organización. #### Organizaciones de Tipo A frente a Tipo B - Las Organizaciones de Tipo A [exportan Facturas (y Notas de Crédito) manualmente e individualmente](/es/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note). Esto puede realizarse en cualquier momento después de que la factura haya pasado al estado Conciliada. - Las Organizaciones de Tipo B primero deben [Marcar una Factura (o Nota de Crédito) como Lista para Exportar](/es/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready), y luego crear y enviar un [Archivo de Exportación por Lotes](/es/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) que incluya todas las Facturas y Notas de Crédito marcadas como Listas para exportar desde su última exportación.  ![Creación de un archivo de exportación de Facturas y Notas de Crédito en PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-8.avif) #### Destinos del Sistema de Cuentas por Pagar y Formatos de Exportación El Destino Electrónico y el Formato exactos de los Archivos de Exportación tanto para las [Organizaciones de Tipo A como de Tipo B](#TypeAtypeB) se configuran durante la implementación de su sistema PurchasePlus, pero se pueden modificar con posterioridad en estrecha colaboración con el equipo de PurchasePlus si fuera necesario. [Póngase en contacto con nuestro atento Equipo de Éxito del Cliente para obtener más información.](/es/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team)