# Correos electrónicos sin papel > El área de Correos electrónicos sin papel de PurchasePlus es donde puede: Source: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails Markdown: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md # Correos electrónicos sin papel **Ir a**: - [¿Qué es el área de 'Correos electrónicos sin papel'?](#InboxDefn) - [Visualización de correos electrónicos sin papel](#ViewPaperlessEmails) - [Tarea de escaneo](#scanning-task) - [Estados de las tareas de escaneo](#ScanTaskStatuses) - [Visualización de tareas de escaneo](#ViewingScanTasks) - [Bloquear y desbloquear tareas de escaneo](#LockingAndUnlockingScanTasks) - [Orígenes de las tareas de escaneo](#ScanTaskOrigins) - [Consejos de navegación rápida](#QuickNav) - [Creación de nuevas tareas de escaneo](#CreatingNewScanTasks1) - [Escaneo de varios archivos](#Scanningmultiplefiles) - [¿Qué detecta y completa automáticamente el escáner de IA?](#whatIsDetected2) - [Conversión de tareas de escaneo en Facturas o Notas de crédito](#ConvertingToDocument) - [Eliminación de tareas de escaneo](#DeletingScanTasks) ### Correos electrónicos sin papel El área de Correos electrónicos sin papel de PurchasePlus es donde puede: 1. Ver los correos electrónicos que sus Proveedores (u otros usuarios de su Organización) han enviado a su Dirección de correo electrónico dedicada para facturación sin papel, 2. Seguir el trabajo que nuestra [IA de facturación sin papel](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai) realiza con los documentos, y ver las [Facturas](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) y [Notas de crédito](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) resultantes en nuestro sistema. Si está habilitada para su Organización, la función Correos electrónicos sin papel aparecerá como **\[Correos electrónicos sin papel\]** en la barra de navegación lateral: ![Correos electrónicos sin papel en la navegación lateral](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif) El área de Correos electrónicos sin papel se compone de dos subáreas: - **\[Ver todo\]** Correos electrónicos sin papel, donde puede ver cada correo electrónico enviado por sus Proveedores a su Dirección de correo electrónico dedicada para facturación sin papel. Esto incluye los correos que nuestro sistema "filtra" automáticamente (es decir, que no utiliza para crear Facturas o Notas de crédito), como estados de cuenta, contenido de marketing y documentos duplicados. - **\[Elementos de acción\]**, donde puede revisar y modificar cualquier Tarea de escaneo (consulte más abajo para más información) en la que falte el Proveedor. - **\[Tareas de escaneo\]**, que son un punto intermedio entre el correo electrónico de su Proveedor (incluido cualquier archivo PDF adjunto) y la Factura o Nota de crédito resultante en nuestro sistema. ### Visualización de correos electrónicos sin papel Para ver todos sus correos electrónicos sin papel en una tabla, haga clic en **\[Correos electrónicos sin papel\] → \[Ver todo\]** en la barra de navegación lateral. Desde esta vista, puede: - Buscar un correo electrónico específico por Correo del remitente, Correo del destinatario y más, - Ver rápidamente enlaces a cualquier Tarea de escaneo, Factura y/o Nota de crédito resultante que nuestro sistema haya creado a partir del correo electrónico: ![Tabla Ver todo de Correos electrónicos sin papel](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif) - Ver el correo electrónico original con mayor detalle haciendo clic en el valor de **\[Correo electrónico\]** en la tabla. Los archivos adjuntos originales también están disponibles para descargar al final del correo electrónico: ![Ver un correo electrónico sin papel](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif) ### Tarea de escaneo Cuando un Proveedor envía por correo electrónico una Factura o Nota de crédito en PDF a su Dirección de correo electrónico de facturación sin papel (o cuando usted [carga manualmente una Factura o Nota de crédito en PDF en nuestra función de Escaneo con IA](#CreatingNewScanTasks1)), nuestra IA crea una Tarea de escaneo y le asigna un Número de escaneo único. En la sección **\[Tareas de escaneo\]**, puede ver estas Tareas, así como cualquier documento que finalmente se genere a partir de la Tarea de escaneo: ![Ver tareas de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif) Puede pensar en una Tarea de escaneo como el paso intermedio entre la Factura o Nota de crédito en PDF de su Proveedor y la [Factura](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) o [Nota de crédito](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) de PurchasePlus que usted concilia y exporta mediante nuestro software. #### Estados de las tareas de escaneo Las tareas de escaneo pueden encontrarse en uno de los siguientes estados: - **Escaneando (Gris)**: La Tarea de escaneo se inició recientemente y aún se está escaneando. - **Escaneando (Rojo)**: La Tarea de escaneo ha estado escaneando durante más de 5 minutos y la IA se ha rendido, pero técnicamente la tarea aún no ha fallado. - **Escaneado (Azul)**: La Tarea de escaneo procesó correctamente el archivo PDF, pero no cumplió con nuestras reglas comerciales, por lo que requiere revisión humana. Nuestro equipo de facturación 24/7 resolverá esto en pocas horas. Como alternativa, puede [realizar las correcciones necesarias en cualquier momento](#ConvertingToDocument) para acelerar el proceso. - **Completado (Verde)**: La Tarea de escaneo ha generado una Factura o Nota de crédito y ya no requiere ninguna acción. Mantenemos un registro de la Tarea de escaneo para que los usuarios puedan ver rápidamente el documento real (Factura o Nota de crédito) que se generó a partir de la tarea. - **Fallido (Rojo)**: La Tarea de escaneo falló por alguna razón. Puede hacer clic en una Tarea de escaneo fallida para verla, revisarla y actualizarla manualmente. Puede pasar el cursor sobre el indicador de estado para obtener más información sobre el estado de la tarea de escaneo individual. ### Visualización de tareas de escaneo Puede ver un registro de todas las Tareas de escaneo de su Organización navegando a **\[Correos electrónicos sin papel\] → \[Tareas de escaneo\]** en la barra de navegación lateral: ![Tabla de tareas de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif) En esta vista de tabla, puede ver información importante sobre cada Tarea de escaneo, incluyendo: - **Número de escaneo:** El identificador único de tarea que el Escáner de IA asignó a esta Tarea de escaneo. - **Estado de bloqueo:** Si otro usuario ha [bloqueado o no la tarea para editarla](#LockingAndUnlockingScanTasks). - **Proveedor:** El Proveedor que envió el PDF original a su Organización. - **Comprador:** La Organización a la que se ha asignado el documento. - **Documento creado:** Un enlace a la Factura o Nota de crédito que se generó a partir de la Tarea de escaneo. - **Tipo de documento:** Indica si la Tarea de escaneo se ha identificado como una Factura o una Nota de crédito. - **Estado:** El estado en el que se encuentra actualmente la Tarea de escaneo. Puede pasar el cursor sobre el indicador de estado para obtener más información sobre el estado de la Tarea de escaneo. _Consulte los [Estados de las tareas de escaneo](#ScanTaskStatuses) anteriores para más información._ - **Archivo PDF**: Un enlace al PDF original que se cargó en el Escáner de IA. - **Creado el:** La fecha y hora en que se creó la Tarea de escaneo. También puede seleccionar administrar columnas para agregar puntos de datos adicionales. Puede ver cualquier Tarea de escaneo individual haciendo clic en el **\[Número de escaneo\]** en la tabla: ![Tarea de escaneo en estado Escaneado](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif) Desde esta vista, puede actualizar la Tarea de escaneo si es necesario y Crear la Factura o Nota de crédito. Más información sobre esto [a continuación](#ConvertingToDocument). #### Bloquear y desbloquear tareas de escaneo Las tareas de escaneo pueden estar "Bloqueadas" o "Desbloqueadas". Un usuario puede Bloquear una Tarea de escaneo que esté revisando para informar a otros usuarios de que la está editando, y Desbloquearla cuando haya terminado. ![Tarea de escaneo bloqueada o desbloqueada](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif) También puede [Crear una tarea de escaneo](#CreatingNewScanTasks1) en estado Bloqueado. #### Orígenes de las tareas de escaneo La página de Tareas de escaneo muestra todas las Tareas de escaneo que fueron: - Recibidas como correos electrónicos (con archivos PDF adjuntos) de sus Proveedores (o de usuarios de su propia organización), - Creadas directamente a través de la página de Tareas de escaneo, y - Creadas a través de las experiencias [Crear nueva factura](/es/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) y [Crear nueva nota de crédito](/es/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note), si el usuario eligió la opción **\[Arrastrar y soltar PDF\]**: ![Crear nueva factura desde PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif) #### Consejos rápidos para navegar por la página de Tareas de escaneo La página de Tareas de escaneo cuenta con tres funciones principales de asistencia para la navegación, con el fin de ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente la Tarea de escaneo adecuada: ![Buscar tareas de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif) 1. **Filtrar por estado:** Usando las pestañas en la parte superior de la página, el usuario puede filtrar rápidamente la lista de Tareas de escaneo por aquellas en uno de los siguientes estados: Escaneando, Escaneado, Completado, Bloqueado, Fallido, Eliminado. 2. **Búsqueda avanzada,** que incluye: 1. **Buscar por número de documento:** Los usuarios pueden buscar usando el Número de documento producido por la IA al crear una Factura o Nota de crédito a partir de la Tarea de escaneo. 2. **Buscar por correo del remitente:** Los usuarios pueden buscar usando la dirección de correo electrónico del remitente para localizar alguna o todas las Facturas enviadas desde ese correo específico. 3. **Filtrar** por Facturas, Notas de crédito o ambas. 3. **Buscar por nombre del proveedor:** Ingrese el nombre de un único Proveedor (tal como aparece en PurchasePlus) para ver una lista de las Tareas de escaneo en las que este Proveedor ha sido identificado como el remitente del PDF original. ### Creación de nuevas tareas de escaneo Para crear manualmente una nueva Tarea de escaneo directamente en la página de Tareas de escaneo, haga clic en **\[Crear nuevas tareas de escaneo\]**: ![Crear nuevas tareas de escaneo manualmente](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif) Tendrá la opción de identificar si la Tarea corresponde a una Factura o una Nota de crédito, antes de cargar el archivo o archivos PDF que se van a escanear: ![Crear nuevas tareas de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif) Puede optar por identificar al Proveedor con el que se relaciona el documento, pero si no lo hace, nuestro Escáner de IA intentará detectar al Proveedor durante el Escaneo. Finalmente, tiene la opción de decidir si la Tarea de escaneo debe marcarse como Bloqueada. Si se selecciona la opción **\[Marcar como bloqueado\]**, la Tarea resultante quedará Bloqueada y permanecerá en estado Escaneado. Se requerirá una revisión humana manual antes de que se cree una Factura o Nota de crédito. Haga clic en **\[Iniciar\]** cuando esté listo para comenzar a escanear. ![Iniciar tarea de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif) Recibirá una advertencia si es probable que la Factura o Nota de crédito que está a punto de crear sea un duplicado; de lo contrario, la Tarea de escaneo aparecerá en la tabla **\[Tareas de escaneo\]** con un Estado de "Escaneando" y, poco después, "Escaneado". Una vez que el PDF haya avanzado al estado de Escaneado, tendrá la oportunidad de revisar los datos extraídos antes de hacer clic en **\[Ver factura\]** o **\[Ver nota de crédito\]**. También tendrá la oportunidad de Guardar y salir haciendo clic en **\[Volver a tareas de escaneo\]**. ![Revisión de factura escaneada](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif) Mientras se encuentra en esta vista, puede desplazarse hacia abajo en el panel izquierdo e inspeccionar la Orden de compra emparejada automáticamente: ![Orden de compra emparejada automáticamente en un escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif) Y puede editar las Líneas del documento antes de Ver la Factura o Nota de crédito: ![Editar líneas de factura escaneada](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif) (Arriba): Puede seleccionar una o más Líneas de la Tarea de escaneo para: - **\[Eliminar\]** la línea, - **\[Desvincular\]** la línea para eliminar cualquier asociación con productos existentes del Catálogo, - **\[Establecer porcentaje de impuestos\]** para actualizar el valor de cálculo de impuestos para las líneas seleccionadas, o - **\[Borrar selección\]** para deseleccionar las líneas seleccionadas. Una vez que haya **\[Desvinculado\]** una línea, puede editar algunos detalles sobre la línea de la Factura pasando el cursor sobre la línea y haciendo clic en el icono de lápiz: ![Editar línea desvinculada de la tarea de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif) Puede actualizar muchos campos aquí, por ejemplo, el Código de producto, la Marca, la Cantidad de venta y más. Además, puede usar las opciones **\[Vincular\]**, **\[Eliminar\]** o **\[Insertar una línea\]** (a la izquierda de la línea del artículo) para realizar aún más modificaciones en la Tarea de escaneo si es necesario. ![Editar una línea de escaneo desvinculada](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif) #### Creación simultánea de varias tareas de escaneo Puede optar por cargar varios archivos PDF en una misma acción. En este escenario, nuestro Escáner de IA creará una Tarea de escaneo por cada PDF. Esta es una forma sumamente potente de incorporar rápidamente un gran volumen de Facturas o Notas de crédito en PDF a PurchasePlus. **Consejo**: Si selecciona "Factura" o "Nota de crédito" durante la creación de las Tareas de escaneo, esta elección se aplicará a todas las Tareas de escaneo resultantes, y actualmente no es posible editar esta opción después del escaneo. Le recomendamos cargar todas las Facturas en PDF e iniciar la Tarea de escaneo, y luego repetir el proceso con todas las Notas de crédito en PDF. #### ¿Qué se puede extraer del PDF y completar automáticamente mediante el escáner de IA? - El Proveedor (si se encuentra una coincidencia), - El Número de orden de compra (si se encuentra un Número de orden de compra), - El Departamento y el Código de cuenta (si corresponde), - El Producto en cada Línea de factura (si se encuentra una coincidencia), y - La Categoría y Subcategoría de cada nuevo producto en cada Línea de factura. ### Conversión de tareas de escaneo en Facturas o Notas de crédito Una Tarea de escaneo debe ser revisada y convertida manualmente en una Factura o Nota de crédito por un usuario de PurchasePlus dentro de su Organización. Para hacerlo, primero haga clic en el Número de escaneo de la Tarea de escaneo en la Bandeja de entrada de escaneo con IA. La Tarea de escaneo debe estar en el estado Escaneado: ![Convertir una tarea de escaneo en un documento](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif) Llegará a la pantalla del Creador de facturas o notas de crédito, que muestra los datos que fueron extraídos y completados automáticamente por nuestro Escáner de IA junto al PDF original. Aquí tendrá la opción de revisar y hacer modificaciones en la mayoría de los datos extraídos (por ejemplo, Referencia, Código de cuenta, Líneas de artículos y Precios unitarios) si lo desea. Una vez que esté satisfecho con los datos, haga clic en **\[Crear factura\]** o **\[Crear nota de crédito\]**: ![Paso dos de la conversión de escaneo a factura - Creador de facturas](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif) #### Configuración: Procesamiento manual vs. automático Según la configuración aplicada a su Organización, cuando hace clic en **\[Crear factura\]** o **\[Crear nota de crédito\]**, el documento resultante se puede procesar automáticamente de acuerdo con sus Configuraciones de marcas y Umbrales, de modo que aparezca inicialmente en un estado Pendiente de aprobación o Conciliado. Si esta configuración está desactivada para su Organización, la Factura o Nota de crédito aparecerá inicialmente en un estado Abierto. ### Eliminación de tareas de escaneo Las tareas de escaneo se pueden eliminar haciendo clic en **\[Eliminar\]** desde el menú **\[Más\]** en la página de Tareas de escaneo: ![Eliminar una tarea de escaneo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif) Tendrá la oportunidad de proporcionar un motivo de eliminación, que podrán ver otros usuarios con los permisos correspondientes. La Tarea de escaneo se puede eliminar mientras se encuentre en cualquier estado, excepto Completado.