# Órdenes de compra

> Una orden de compra es un documento que una organización compradora envía a una organización proveedora. Especifica los productos o servicios que se van a comprar, en una

Source: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders

Markdown: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders.md

# Órdenes de compra
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-   [Introducción: ¿qué es una orden de compra?](#Introduction)
-   [Visualización de sus órdenes de compra](#ViewingPurchaseOrders)
    -   [Visualización de una orden de compra individual](#ViewingASinglePurchaseOrder)
        -   [Paneles rápidos en monitores anchos](#QuickPanels)
    -   [Estados de las órdenes de compra](#PurchaseOrderStatuses)
-   [Creación de órdenes de compra](#CreatingPurchaseOrders)
-   [Consolidar órdenes de compra](#consolidate-purchase-orders)
-   [Envío de órdenes de compra](#SendingPurchaseOrders)
-   [Cancelación de órdenes de compra](#CancellingPurchaseOrders)
-   [Notas de recepción](#ReceivingNotes)
-   [Cierre de una orden de compra](#ClosingPOs)
-   [Conciliar órdenes de compra con facturas](#match-purchase-orders-to-invoices)
-   [Impresión de órdenes de compra](#PrintingPOs)
-   [Preguntas frecuentes](#FrequentlyAskedQuestions)

### Orden de compra

Una orden de compra es un documento que una organización compradora envía a una organización [proveedora](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers). Especifica los [productos](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-products) o servicios que se van a comprar, en la cantidad deseada y a un precio esperado. 

Una orden de compra también puede incluir información importante como la dirección de entrega, la fecha de entrega prevista y otra información útil que ayuda al comprador y al proveedor a comunicarse sobre la orden de compra.

### Visualización de sus órdenes de compra

Para encontrar sus órdenes de compra, seleccione \[**Órdenes de compra**\] → \[**Ver todo**\] en la barra de navegación lateral:

![Visualización de órdenes de compra](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-1.avif)  
Puede filtrar las órdenes de compra por estado: \[**No enviada**\], \[**Enviada**\], \[**Cerrada**\], \[**Cancelada**\], o buscar una orden de compra específica.

#### Visualización de una orden de compra individual

Haga clic en el número de la orden de compra en la tabla de órdenes de compra para revisar el documento con más detalle.

![Detalles de la orden de compra](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-2.avif)

Las siguientes acciones están disponibles en cada orden de compra:

a. Las acciones rápidas están disponibles en el encabezado de la orden de compra: \[**Marcar orden de compra como enviada**\], \[**Recibir mercancías**\], \[**Conciliar factura**\], \[**Mostrar u ocultar detalles**\], \[**Ver documentos relacionados**\] y un \[**Menú Más**\] → \[**Ver registro de auditoría**\] → \[**Imprimir**\] → \[**Cerrar orden de compra**\] → \[**Cancelar orden de compra**\] → \[**Obtener ayuda**\]. Consulte nuestro artículo [Enviar una orden de compra](/es/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) y nuestro artículo [Conciliar una orden de compra con una factura](/es/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) para obtener más información.

b. Visualice información útil: Estado, Indicador de mercancías recibidas e Indicador de mercancías facturadas. 

c. Pestañas de la orden de compra: \[**Resumen de productos**\], \[**Configuración**\], \[**Comentarios**\], \[**Facturas**\], \[**Notas de recepción**\], \[**Eventos de envío**\].

d. \[**Vista avanzada**\]. Haga clic para ver las sublíneas consolidadas de la orden de compra. 

e. \[**Recibir mercancías**\]. Haga clic para crear una nota de recepción de mercancías.

f. \[**Buscar productos**\]. Ingrese nombres de productos para buscar artículos en la orden de compra.

g. \[**Gestionar columnas**\]. Haga clic para mostrar u ocultar columnas de la tabla.

h. Líneas de la orden de compra. Haga clic en \[**Info**\] para consultar información detallada sobre la línea de la orden de compra. Esto puede ser útil para entender el estado de facturación y recepción de cada línea de la orden de compra en particular.

j. Vea la información de precios e impuestos de cada línea de la orden de compra.

k. Vea los valores totales de la orden de compra.

#### Paneles rápidos en monitores anchos

Los usuarios avanzados que utilizan PurchasePlus en un monitor grande también pueden beneficiarse de los paneles rápidos que aparecen en el lado derecho de la orden de compra:

![Panel rápido de la orden de compra](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-3.avif)

El panel rápido se puede configurar para mostrar:

-   Cualquier comentario dejado en la orden de compra por otro usuario de su organización, o por el propio proveedor si utiliza PurchasePlus,
-   Los enlaces a documentos relacionados, por ejemplo, la factura que se ha conciliado con la orden de compra o cualquier nota de recepción de mercancías relacionada con esa orden de compra,

Puede utilizar el botón **\[Gestionar\]** en la esquina superior derecha del panel rápido para configurar lo que mostrarán sus paneles.

El panel rápido no se mostrará si su monitor no es lo suficientemente grande como para acomodar el resto del contenido en la pantalla.

#### Estados de las órdenes de compra

Una orden de compra puede estar en varios estados diferentes:

![Estados de la orden de compra en PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-4.avif)

-   **No enviada:** Una orden de compra no enviada se ha creado a partir de una solicitud aprobada, pero aún no se ha enviado al proveedor. Antes de enviarse, los artículos de una orden de compra no se pueden [recibir](/es/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) ni [facturar](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices). 
-   **Enviada**: Una orden de compra enviada ha sido marcada como enviada y los artículos de la orden de compra ahora se pueden recibir y facturar. Una vez que todos los artículos de la orden de compra se hayan recibido y facturado, la orden de compra se puede cerrar.
-   **Cerrada**: Una orden de compra se puede cerrar una vez que se haya enviado y todos los artículos de la orden de compra se hayan recibido en su totalidad. Cerrada es el estado final de una orden de compra e indica que los artículos de la orden de compra se han recibido y facturado correctamente.
-   **Cancelada**: Una orden de compra se puede cancelar antes de que se haya procesado por completo. Esta acción anula el pedido e invalida cualquier transacción asociada a él. Cancelada es el estado que indica que la orden de compra no continuará hasta su finalización. **Importante:** Si la orden de compra ya se ha enviado, se notificará la cancelación al proveedor. Para evitar la entrega de mercancías incorrectas, es importante cancelar la orden de compra lo antes posible y también ponerse en contacto directamente con el proveedor para confirmar la cancelación. Al cancelar órdenes de compra más antiguas como parte de una limpieza, recomendamos encarecidamente avisar al proveedor con anticipación. Esto ayuda a establecer expectativas claras y reduce el riesgo de confusión o envíos no deseados. Obtenga más información sobre la [cancelación de órdenes de compra](#CancellingPurchaseOrders).

### Creación de órdenes de compra

  

Las órdenes de compra (PO) en PurchasePlus se generan automáticamente cuando se aprueba una [solicitud](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions). **No es posible crear una PO sin antes crear y aprobar una solicitud**. No se pueden agregar productos a una orden de compra una vez generada; en su lugar, se debe crear (y aprobar, si está configurado) una nueva solicitud.

Las órdenes de compra heredan su configuración (por ejemplo, el código de cuenta asignado, la dirección de entrega, etc.) de la solicitud aprobada a partir de la cual se originaron, y no deberían requerir muchas modificaciones (o ninguna) antes de [enviarse a los proveedores](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-purchase-orders?hsLang=en).

### Consolidar órdenes de compra

Consolidar dos o más órdenes de compra del mismo proveedor creará una orden de compra única (nueva), y cualquier detalle de sublínea estará disponible en la orden de compra recién creada. Las órdenes de compra originales se ocultarán y parecerá que ya no existen en PurchasePlus. Esta puede ser una herramienta de eficiencia muy potente para los compradores y sus proveedores, pero requiere cuidado al utilizarse. [Obtenga más información sobre la consolidación de órdenes de compra.](/es/docs/for-purchasers/consolidate-purchase-orders)

![Consolidar órdenes de compra en PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-5.avif)

### Envío de órdenes de compra

Una orden de compra en estado No enviada se puede enviar manualmente a un proveedor de forma electrónica, o es posible que la solicitud haya tenido aplicada la configuración para enviar órdenes de compra automáticamente tras la aprobación de la solicitud.

[Enviar órdenes de compra a proveedores](/es/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) de forma electrónica requiere:

1.  Tener habilitado el permiso «Enviar órdenes de compra» para el usuario, y
2.  Que el [proveedor tenga un destino electrónico](/es/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#SupplierDestinations) (por ejemplo, una bandeja de entrada de correo electrónico u otro sistema de software) configurado para su organización en PurchasePlus. 

El acto de enviar una orden de compra y el acto de marcar la orden de compra como enviada no son lo mismo; por ejemplo, un usuario puede optar por marcar la orden de compra como enviada, pero decidir no enviar la orden de compra de forma electrónica (por ejemplo, si realizó el pedido al proveedor por teléfono).

![Envío de órdenes de compra a proveedores en PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-6.avif)

Por último, las órdenes de compra que ya se hayan marcado como enviadas se pueden volver a enviar al mismo destino electrónico o a uno diferente (si el proveedor tiene múltiples destinos configurados en su organización).

### Cancelación de órdenes de compra

Las órdenes de compra no se pueden cancelar si ya se ha recibido alguna de las mercancías (es decir, si se ha creado una nota de recepción de mercancías) o si se han facturado. PurchasePlus no permite la cancelación porque el registro de las mercancías recibidas o facturadas depende de la orden de compra para la precisión de los informes.

Para cancelar una orden de compra, siga estos pasos:

1.  Navegue hasta la orden de compra específica que desea cancelar.
    
2.  Haga clic en los tres puntos **\[⋮\]** en la esquina superior derecha y seleccione \[**Cancelar orden de compra\]** en el menú:  
    ![Cancelar orden de compra](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-7.avif)
    
3.  Escriba el motivo de la cancelación en el cuadro y haga clic en el botón rojo \[**Confirmar y cancelar\]**. Una vez que hace clic en **\[Confirmar y cancelar\]**, la PO queda cerrada de forma permanente y no se puede reabrir.
    
4.  **Notifique a su proveedor.** Dado que las alertas del sistema pueden pasar desapercibidas, haga un seguimiento manual para asegurarse de que no envíen las mercancías.
    
    1.  **Por correo electrónico:** Envíe una nota rápida con el **número de PO** y el **importe total**, solicitando confirmación de que han recibido la cancelación.
        
    2.  **Por teléfono:** Llame a su persona de contacto. Mencione el **número de PO** y pídale que detenga cualquier despacho de inmediato.
        

### Notas de recepción

Cuando la entrega del proveedor llega a la dirección de entrega del comprador, las mercancías se pueden marcar como recibidas (o se puede registrar cualquier variación) creando una [nota de recepción](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes). 

Si las mercancías han llegado en varias entregas independientes, se pueden crear múltiples notas de recepción y la orden de compra permanecerá en estado Enviada hasta que todos los productos pedidos se hayan recibido (y facturado). 

[Lea nuestro artículo sobre cómo recibir mercancías](/es/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) para obtener más información sobre las notas de recepción.

### Cierre de una orden de compra

Cerrada es el estado final de una orden de compra e indica que los artículos de la orden de compra se han recibido correctamente.

Las órdenes de compra se pueden cerrar una vez que:

-   se hayan [enviado](#SendingPurchaseOrders), 
-   todos los artículos de la orden de compra se hayan [recibido](#ReceivingNotes) por completo. 

Si se cumplen estos criterios, puede cerrar una orden de compra manualmente haciendo clic en **\[Cerrar orden de compra\]** en el menú **\[Más\]** dentro de la orden de compra:

![Cerrar una PO](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-8.avif)

También puede cerrar una PO desde la tabla Todas las órdenes de compra haciendo clic en la casilla de verificación situada junto a la(s) PO en cuestión y haciendo clic en **\[Cerrar\]** en la lista de acciones disponibles:

![Cerrar varias PO](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-9.avif)Una vez que se cierra una orden de compra, ya no se podrán crear notas de recepción contra ella y las facturas ya no se podrán conciliar manualmente con ella. Por esta razón, si la orden de compra debe conciliarse con una factura, recomendamos que no se cierre hasta que la factura esté conciliada.

### Conciliar órdenes de compra con facturas

Cuando el proveedor envía una [factura](/es/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) al comprador, es una buena práctica asegurarse de que la factura esté conciliada antes de [aprobarla para su pago](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note). 

PurchasePlus ayuda a nuestros compradores a conciliar las facturas de dos maneras, dependiendo de cómo trabaje su departamento de finanzas:

-   [Conciliando una orden de compra con una factura](/es/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), para asegurarse de que lo que el proveedor ha facturado al comprador coincida realmente con lo que el comprador pidió. Esto se conoce a veces como «cotejo de cuentas por pagar bidireccional» (2-Way AP Matching).
-   Conciliando y comparando una orden de compra **y** sus notas de recepción con una factura, para asegurarse de que lo que el proveedor ha facturado al comprador coincida realmente con lo que el comprador pidió **y** recibió. Esto se conoce a veces como «cotejo de cuentas por pagar tridireccional» (3-Way AP Matching). 

![Conciliación de órdenes de compra con facturas en PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-10.avif)

Las discrepancias entre la orden de compra, las notas de recepción y una factura son detectadas automáticamente por PurchasePlus y resaltadas en forma de [indicadores de advertencia de facturas](/es/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained), los cuales deben ser resueltos por los usuarios compradores correspondientes antes de que puedan ser [aprobadas](/es/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) para el pago. 

### Impresión de órdenes de compra

Para imprimir una sola orden de compra, seleccione **\[Más\] → \[Imprimir\]** en la tabla **\[Órdenes de compra\]** → **\[Ver todo\]**:

![Imprimir orden de compra desde Ver todo](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-11.avif)

Para imprimir una o más órdenes de compra en la misma acción, marque la casilla de verificación situada junto a las órdenes de compra pertinentes en la tabla y luego haga clic en **\[Imprimir\]** en el encabezado de la tabla:

![Imprimir PO en lote](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-12.avif)

Las órdenes de compra se combinarán en un único archivo PDF y estarán disponibles para descargar o imprimir.

### Preguntas frecuentes

**Pregunta:** ¿Puedo editar una orden de compra después de haber sido aprobada?

**Respuesta:** No, una vez que se ha creado una orden de compra (PO) a partir de una solicitud aprobada, no se puede editar. En la mayoría de los casos, las PO se envían automáticamente al proveedor según la configuración de su usuario. Puede verificar esto revisando la **columna Estado**. Si la PO es completamente incorrecta, puede cancelarla siguiendo estos pasos:

1.  Haga clic en el icono **'Más información'** (tres puntos) en la esquina superior derecha de la PO.
2.  Seleccione **'Cancelar orden de compra'**.

**Importante:** El proveedor recibirá una notificación de la cancelación si se encuentra en estado "Enviada". Para evitar el envío de mercancías incorrectas, es fundamental cancelar la PO de inmediato. Además, debe comunicarse directamente con el proveedor para confirmar la cancelación y evitar el envío.

En los casos en que los clientes estén realizando una limpieza de PO más antiguas, también recomendamos encarecidamente avisar al proveedor sobre esta actividad, ya que ayuda a establecer expectativas claras y reduce el riesgo de confusiones o posibles inconvenientes.

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**Pregunta:** ¿Puedo reabrir una orden de compra (PO) cancelada?

**Respuesta:** No, una vez que se ha cancelado una orden de compra (PO), no se puede reabrir.

Sin embargo, puede [crear una nueva solicitud de compra (PR) a partir de la factura](/es/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order). Una vez que la PR genere una nueva PO, podrá conciliar la factura con la PO recién creada.

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