# Actualización

> ¿Qué es PurchasePlus? Una reconstrucción completa de nuestra plataforma procure-to-pay con tecnología moderna. El mismo propósito, el mismo equipo y una experiencia drásticamente mejor

Source: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/upgrading-to-the-new-purchaseplus

Markdown: https://www.purchaseplus.com/es/docs/for-purchasers/upgrading-to-the-new-purchaseplus.md

# Actualización
### Preguntas frecuentes

**¿Qué es PurchasePlus?** Una reconstrucción completa de nuestra plataforma procure-to-pay con tecnología moderna. El mismo propósito, el mismo equipo y una experiencia drásticamente mejor: pantallas más rápidas, flujos de trabajo más inteligentes y una base que nos permite ofrecer nuevas funciones con mucha más rapidez.

**¿Por qué no seguir mejorando simplemente la plataforma actual?** La plataforma heredada está construida sobre tecnología más antigua que hace que cada cambio sea lento y arriesgado. Reconstruirla nos permite ofrecer las funciones que nos ha estado pidiendo, mantenernos al día con los estándares modernos de seguridad y rendimiento, y mejorar el producto de forma continua en los años venideros.

**¿Está listo PurchasePlus para una empresa como la nuestra?** Sí. Esto no es una versión beta ni un primer lanzamiento. PurchasePlus ha estado en producción durante más de dos años, ya procesa alrededor de la mitad de toda la actividad de compras en nuestra red y gestiona cientos de miles de pedidos para clientes que van desde propiedades individuales hasta grandes grupos hoteleros. Está construido sobre una infraestructura en la nube moderna y desplegada a nivel mundial, probado rigurosamente con cada lanzamiento y diseñado para toda la escala de nuestra base global de clientes. Se unirá a una plataforma que ya ha demostrado su eficacia a escala.

**¿La actualización es opcional?** No. Todos los clientes se trasladarán a PurchasePlus durante 2027, y luego Legacy PurchasePlus se retirará de servicio. Lo que usted puede influir es en el calendario: programaremos su actualización con usted, adaptándonos al calendario de su empresa siempre que sea posible.

**¿Podemos retrasar nuestra actualización o quedarnos más tiempo en Legacy PurchasePlus?** Trabajaremos con usted en los plazos dentro de 2027, incluida la reprogramación en torno a picos de actividad comercial, inventarios periódicos, auditorías y periodos de presupuestación. Lo que no podemos hacer es extenderlo más allá: Legacy PurchasePlus cerrará definitivamente en diciembre de 2027 y no será posible el acceso de ningún cliente después de esa fecha. Cuanto antes participe en la planificación de su ola, mayor control tendrá sobre su fecha.

**¿Cambiará nuestra forma de trabajar?** Su configuración actual se traslada tal como está: sus flujos de trabajo, estructuras de aprobación, ubicaciones y configuración se mantienen. Entrará en una configuración familiar en una plataforma mucho mejor, sin tener que volver a aprender su propio proceso. Si desea realizar cambios, comuníqueselos a su contacto local de PurchasePlus y nos ocuparemos de ellos una vez que esté en marcha y asentado (consulte la sección 4).

**¿Qué ocurrirá con Legacy PurchasePlus?** Se retirará progresivamente de servicio durante 2027 a medida que los clientes se trasladen, con un apagado definitivo en diciembre de 2027. Después de su actualización, ya no tendrá acceso a Legacy PurchasePlus.

**¿Se trata de una nueva empresa o de un producto diferente?** No. La misma empresa, el mismo producto, las mismas personas. PurchasePlus es simplemente la próxima generación de la plataforma que ya utiliza.

### Calendario

**¿Cuándo se trasladará mi organización?** Las actualizaciones se realizan en olas programadas a partir de febrero de 2027, finalizando en agosto de 2027. Le confirmaremos su ola y su fecha al menos 90 días antes de su actualización, en estrecha colaboración con su propiedad, a través del contacto de PurchasePlus con el que ya trata su equipo.

**¿Cómo se decide mi ola?** La planificación de las olas tiene en cuenta los módulos que utiliza, sus integraciones y sus patrones de uso de la plataforma. Los grupos con múltiples propiedades se secuencian juntos y se coordinan a nivel de grupo, de modo que las propiedades bajo la misma matriz corporativa se trasladan en un orden planificado en lugar de una a una de forma aislada.

**¿Se informa primero a nuestros equipos corporativos o de la oficina central?** Sí. En el caso de los grupos con múltiples propiedades, informamos a los responsables de la oficina central, de operaciones y de compras antes de las notificaciones a nivel de propiedad, de modo que nadie se entere de la actualización por primera vez a través de un mensaje dirigido a sus propias propiedades.

**¿Puedo elegir o cambiar mi fecha de actualización?** Dentro de lo razonable, sí. Si la ventana propuesta entra en conflicto con un pico comercial, un inventario físico, una auditoría o su temporada de presupuestos, avise a su contacto local y reprogramaremos dentro de su ola o en la siguiente disponible.

**¿Tienen en cuenta los calendarios locales?** Sí. Antes de fijar cualquier fecha la verificamos con su equipo local, incluyendo festivos regionales, temporada alta y ciclos presupuestarios locales.

**¿Podemos trasladarnos antes?** Posiblemente. Estamos llevando a cabo un programa de adopción temprana con plazas limitadas para los clientes que quieran adelantarse a su ola. Registre su interés con su gestor de cuentas o contacto de implementación local en implementations@purchaseplus.com.

**¿Cuánto tiempo lleva?** Para la mayoría de los clientes, la transición se realiza durante un cierre de mes, y su equipo estará operando en PurchasePlus al siguiente día laborable. Las propiedades que utilizan inventario y recetas necesitan un poco más de coordinación, que planificamos con usted (consulte la sección 3).

**¿Habrá tiempo de inactividad?** No. Hemos invertido enormemente en la tecnología detrás de esto para que su transición se realice sin dejar la plataforma fuera de servicio. Como precaución adicional, programaremos su transición fuera de sus periodos de mayor actividad y confirmaremos el momento exacto en su plan de actualización.

**¿Cómo es el proceso?**

1.  Recibe la notificación de su ola y su fecha propuesta.  
      
    
2.  Llevamos a cabo una revisión de preparación con usted que abarca usuarios, datos, integraciones y los módulos que utiliza.  
      
    
3.  Obtiene acceso de vista previa a PurchasePlus, además de formación basada en roles. El calendario de formación se adjunta con su notificación para que su equipo pueda reservar las sesiones que mejor le convengan.  
      
    
4.  Transición: trasladamos y verificamos sus datos durante el plazo acordado.  
      
    
5.  Puesta en marcha, con soporte intensivo (hypercare) durante las dos primeras semanas y su contacto local como primer punto de contacto.

**¿Qué sucede si algo no va bien después de la puesta en marcha?** Cada transición incluye la verificación de datos antes de que su equipo empiece a trabajar, y cada cliente recibe dos semanas de soporte intensivo con tiempos de respuesta prioritarios. Si surge algún problema, su contacto local lo clasifica de inmediato, con una vía directa de derivación al equipo de actualización. Las transiciones se programan a final de mes y fuera de sus periodos punta precisamente para que haya margen para resolver cualquier cosa antes de que afecte a la operativa comercial.

### Sus datos

**¿Se trasladarán mis datos?** Sí. Proveedores, catálogos y precios, usuarios y permisos, reglas de aprobación, ubicaciones y departamentos, y presupuestos se trasladan como parte de su transición.

**¿Qué ocurre con los pedidos, facturas y albaranes históricos?** Sí. Las órdenes de compra, las facturas y los albaranes de entrega, así como todo su historial de transacciones de compras, se transfieren con usted, por lo que sus registros e informes de aprovisionamiento se conservan directamente. Los registros históricos de inventario se gestionan de forma diferente (consulte "¿Qué ocurre con las recetas y los datos de inventario?" a continuación).

**¿Qué ocurre con las recetas y los datos de inventario?** Esta es la principal diferencia de la actualización según la propiedad. Si solo utiliza compras, su actualización es prácticamente un cambio de interfaz: los mismos datos, una experiencia mucho mejor. Si utiliza inventario o recetas, hay más que coordinar, por lo que planificamos ese trabajo con usted en torno a un inventario físico o un periodo operativo más tranquilo en lugar de incluirlo a mitad de servicio.  
  
Los datos de inventario y recetas se transfieren en una fecha acordada. En esa fecha, se traslada su posición de inventario completa y su valoración, de modo que comienza en PurchasePlus con existencias precisas disponibles desde el primer día. El inventario se configura y confirma primero, y luego las recetas, ya que las recetas dependen de que el inventario sea correcto.  
  
Conviene tener claro que se trata en la práctica de un sistema nuevo y no de una copia del antiguo. Su posición y valoración actuales se trasladan, pero las transacciones históricas como transferencias pasadas no serán visibles en PurchasePlus. Eso también forma parte de la oportunidad: los nuevos módulos son notablemente más potentes, y comenzar desde una posición limpia y confirmada significa que sus recetas, costes y registros de existencias serán precisos desde el inicio. Su contacto de implementación le guiará a través de la secuencia como parte de su plan de actualización.

**¿Podemos seguir accediendo a nuestros registros históricos de inventario después de actualizar?** Sí. Los registros históricos de inventario, incluidos movimientos de existencias, recuentos de inventario, transferencias, ajustes e historial de valoración, permanecerán accesibles en Legacy PurchasePlus hasta su cierre definitivo a finales de 2027. Después del cierre, se conservarán de forma segura en cumplimiento con los requisitos legales de retención de su jurisdicción y estarán disponibles previa solicitud a través de su contacto local. Si su equipo financiero depende de informes de inventario específicos para fines de auditoría o legales, recomendamos exportarlos antes de la transición; su revisión de preparación confirmará qué informes conviene capturar.

  
**¿Necesito limpiar algo primero?** En su mayor parte, no. Nosotros nos encargaremos de la parte más pesada, incluida una mejora importante en la calidad de los datos de productos como parte del programa. La única excepción son las recetas y el inventario: si utiliza estos módulos, le pediremos que revise sus datos de antemano y confirme que son precisos y que no contienen duplicados, para que todo lo que configure en PurchasePlus sea correcto desde el principio. Su revisión de preparación también señalará cualquier otra cosa que necesitemos de usted, como confirmar usuarios activos o archivar proveedores en desuso.

**¿Están seguros mis datos durante la actualización?** Sí. Sus datos están encriptados en tránsito, se verifican tras la carga y nunca salen del entorno seguro de PurchasePlus. Todo el proceso está sujeto a los mismos controles auditados de forma independiente que respaldan nuestras certificaciones SOC 2 (seguridad y cumplimiento), ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información) e ISO 42001 (gestión de inteligencia artificial).

**¿Qué ocurrirá con nuestros datos en Legacy PurchasePlus después de que cierre?** Sus datos de compras, incluidas las órdenes de compra, las facturas y todo su historial de transacciones, se transfieren en su actualización, por lo que para el trabajo diario no necesitará Legacy PurchasePlus. Los registros históricos de inventario son la excepción: no se migran y permanecen accesibles en Legacy PurchasePlus hasta el cierre definitivo en diciembre de 2027 (consulte "¿Podemos seguir accediendo a nuestros registros históricos de inventario?" más arriba). Tras el cierre, los datos heredados se conservan de forma segura conforme a los requisitos legales de retención aplicables en su jurisdicción y luego se eliminan de forma permanente. Los registros pueden solicitarse a través de su contacto local durante el periodo de retención. Si su equipo financiero o de cumplimiento necesita una exportación completa de sus datos heredados, solicítela a través de su contacto local antes de su fecha de actualización.

### Funcionalidades

**¿PurchasePlus hará todo lo que hace la plataforma actual?** Sí, y este es el aspecto más importante: hace mucho más. Cada flujo de trabajo en el que confía hoy está cubierto: solicitudes, órdenes de compra, recepción, facturación, inventario, recetas e informes. Pero no pasamos tres años reconstruyendo la plataforma solo para igualar a la antigua. PurchasePlus va mucho más allá, con capacidades que la tecnología heredada nunca podría admitir: aprobaciones más inteligentes, conciliación automatizada de estados de cuenta, presupuestos en tiempo real, análisis de autoservicio, datos de productos asistidos por IA y mucho más (consulte ¿Qué hay de nuevo? a continuación). Algunas funciones conocidas funcionan de forma diferente (creemos que mejor), y un número reducido de funciones heredadas raramente utilizadas se van a retirar.

**¿Qué hay de nuevo?** Los aspectos más destacados incluyen Facturación con IA y conciliación automatizada de extractos de proveedores, presupuestos en tiempo real, paneles de control analíticos de autoservicio, un módulo rediseñado de recetas y menús con subrecetas e ingeniería de menús, datos de productos asistidos por IA, compatibilidad con impuestos multijurisdiccionales y un asistente de IA integrado en la plataforma, para que pueda solicitar lo que necesita en lenguaje natural: "Crear una orden de compra para una caja de vodka" o "¿Cuánto hemos gastado en A&B este trimestre?" Y el ritmo de las nuevas versiones será mucho más rápido de lo que está acostumbrado.

**¿Se mantendrán mis flujos de aprobación?** Sí. Sus reglas de aprobación actuales se asignan al nuevo motor de aprobación basado en roles como parte de su actualización, y usted las verifica durante su periodo de vista previa antes de la puesta en marcha. Si tiene una estructura de aprobadores inusualmente grande o compleja, la resolveremos con usted individualmente en lugar de hacerlo dentro de una ola estándar.

**¿Podemos cambiar nuestros flujos de trabajo o solicitar personalizaciones como parte de la actualización?** No durante la actualización en sí. Su configuración existente se traslada tal como está, que es lo que mantiene su transición predecible y de bajo riesgo, por lo que posponemos las solicitudes de cambio hasta después de que esté en funcionamiento. Plantee cualquier cosa que desee durante su revisión de preparación y se registrará y considerará tras la puesta en marcha. Esto no es para desentenderse: protege su fecha de puesta en marcha y garantiza que los cambios se decidan con una experiencia real de PurchasePlus en lugar de suposiciones sobre él.

**¿Cambiará la experiencia móvil?** Sí, para mejor. La nueva plataforma es completamente responsiva y funciona adecuadamente en teléfonos y tabletas, lo cual resulta especialmente práctico para recepciones y aprobaciones sobre la marcha.

### Ritmo de lanzamientos

**¿Con qué frecuencia se actualiza PurchasePlus?** Continuamente. Nuestros equipos de producto e ingeniería trabajan en sprints quincenales, lanzando mejoras cada semana en lugar de mediante actualizaciones grandes e infrecuentes. Cada lanzamiento se prueba rigurosamente y las actualizaciones se realizan sin problemas en segundo plano: sin tiempo de inactividad, sin nada que instalar y sin necesidad de ninguna acción por parte de su equipo.

**¿Estarán las diferentes regiones o clientes en diferentes versiones?** No. PurchasePlus es una única plataforma global, por lo que cada cliente en cada región está siempre en la misma versión, la más reciente. Las nuevas funciones llegan a todos al mismo tiempo, sin despliegues regionales ni brechas de versiones que gestionar.

**¿Cómo nos enteraremos de las novedades?** A través de comunicaciones mensuales sobre lanzamientos que cubren nuevas funciones, mejoras y cualquier aspecto sobre el que convenga actuar. Estas se envían a sus contactos designados y siempre están disponibles en el centro de ayuda. Las funciones más importantes llegan con videotutoriales, orientación en la aplicación y notificaciones en la plataforma para que su equipo vea qué ha cambiado en su propio entorno de trabajo.

**¿Es realmente más rápido el ritmo de mejora?** Mucho más rápido. La tecnología de la plataforma heredada hacía que cada cambio fuera lento y arriesgado de implementar. La nueva plataforma está construida para una entrega rápida y segura, por lo que las funciones que ha estado pidiendo llegan antes y el producto sigue mejorando mes tras mes.

### Formación y soporte

**¿Qué formación está incluida?** Seminarios web en directo para cada rol (compras, recepción, cuentas a pagar, administradores), vídeos instructivos breves, un centro de ayuda con motor de búsqueda, orientación en la aplicación y avisos en la aplicación. Todo incluido sin coste adicional.

**¿Cuánta formación necesitará mi equipo?** Menos de la que podría esperar. La nueva plataforma es significativamente más intuitiva que Legacy PurchasePlus, por lo que el tiempo de formación depende de los módulos que utilice cada persona:

-   Compras y aprobaciones: 1 sesión online de ~1 hora
-   Recepción: 1 sesión online de ~45 min
-   Facturación: 1 sesión online de ~1 hora
-   Presupuestos: 1 sesión online de ~45 min
-   Inventario: 3 sesiones online de ~1,5 horas
-   Recetas: 3 sesiones online de ~1 hora

La mayoría de los usuarios solo necesitan una o dos sesiones; reserve hasta 3 horas para cualquiera que trabaje con inventario o recetas. No es necesario apartar a nadie de sus tareas durante días enteros. Las sesiones son breves, gratuitas, interactivas, con tiempo para preguntas, y se realizan semanalmente online; su equipo puede reservar los horarios que más le convengan y repetir cualquier sesión hasta que se sienta seguro (consulte más abajo).

**¿Cómo reserva la formación mi equipo?** Se publica mensualmente un [calendario](https://www.purchaseplus.com/buyer-training-calendar) de formación vinculado en la notificación de su ola, para que su equipo pueda inscribirse en las sesiones que mejor le convengan en lugar de tener una única hora asignada. El calendario permanece disponible en el centro de ayuda durante todo el programa.

**¿Habrá formación en mi región y zona horaria?** Sí. Las sesiones se imparten en los husos horarios de APAC, Reino Unido y Europa, y Norteamérica, y todas las sesiones quedan grabadas.

**¿Estarán los materiales disponibles en nuestro idioma?** Donde su mercado lo requiera, sí. Producimos material adaptado y versiones traducidas en lugar de asumir que el inglés sirve para todos. Confirme lo que necesita su equipo con su contacto local y lo incorporaremos a su plan.

**¿Qué soporte está disponible cuando empecemos a utilizarlo?** Cada cliente recibe soporte intensivo (hypercare) durante las dos primeras semanas tras la puesta en marcha, con tiempos de respuesta prioritarios. Su contacto de implementación local es su primer punto de contacto, con una vía de derivación clara si algo requiere elevarse a un nivel superior.

**¿Podemos tener formación presencial?** Sí. El programa de formación incluido (seminarios web en directo, videotutoriales y orientación en la aplicación) está diseñado para que todos los equipos adquieran soltura en PurchasePlus sin necesidad de contar con personal in situ. Si también desea sesiones presenciales, estaremos encantados de organizarlas como un servicio premium, facturado para cubrir el tiempo del formador y el desplazamiento. El Equipo de Implementación puede preparar un presupuesto.

**¿Con quién me pongo en contacto si tengo preguntas?** Su contacto local de implementación o de cuentas de PurchasePlus es su primera referencia, ya que es quien está más cerca de su propiedad y de su mercado. Detrás de ellos se encuentra su Equipo de Soporte al Cliente.

### Acceso e integraciones

**¿Cambiarán mis credenciales de acceso?** No. Todas sus credenciales de acceso actuales funcionarán de forma nativa en PurchasePlus: el mismo usuario, la misma contraseña, y el inicio de sesión único (SSO) se traslada si su organización lo utiliza. A partir de su fecha de actualización, simplemente iniciará sesión en app.purchaseplus.com.

**¿Existe algún requisito técnico?** Solo un navegador web moderno y una conexión a internet fiable. No hay nada que instalar.

**¿Seguirá funcionando la integración de mi sistema financiero?** Sí. Las integraciones son un elemento fundamental de la planificación de la actualización. Su revisión de preparación confirmará el enfoque adecuado para su sistema financiero específico, y si se requiere algún cambio, lo gestionaremos con usted y con su proveedor antes de la transición.

**¿Podemos probar nuestra integración antes de la transición?** Sí. Los clientes con integraciones con sistemas financieros o conexiones API obtienen acceso a un entorno de pruebas como parte de la revisión de preparación, de modo que su equipo y su proveedor puedan validar todo antes de su fecha de puesta en marcha.

**¿Qué ocurre con los catálogos punchout y las conexiones con proveedores?** Estos siguen funcionando. Cuando sea necesario actualizar la conexión con un proveedor, lo gestionaremos directamente con él antes de su actualización.

**¿Qué ocurre con la facturación electrónica (incluido Peppol)?** La facturación electrónica continúa sin interrupción y PurchasePlus está diseñado para ella. Cuando esté suscrito al módulo de facturación y su región sea compatible con Peppol, PurchasePlus gestiona facturas electrónicas de Peppol de forma nativa, y su revisión de preparación confirmará cualquier detalle de registro específico de su organización.

**Utilizamos la API de PurchasePlus. ¿Qué cambia?** Las API de PurchasePlus permanecen sin cambios.

### Para proveedores

**Soy un proveedor. ¿Qué significa esto para mí?** Seguirá recibiendo pedidos y enviando facturas sin interrupción a medida que sus compradores se trasladen. Dado que los compradores se actualizan en olas durante 2027, es posible que tenga clientes en ambas plataformas durante un tiempo, y los pedidos y las facturas seguirán fluyendo en ambas. El principal cambio es la dirección donde inicia sesión: PurchasePlus tiene una nueva dirección web, que compartiremos con usted antes de que se traslade su primer comprador.

**¿Se mantendrán mis catálogos y precios?** Sí. Sus catálogos, precios y relaciones comerciales se trasladan exactamente como están. La actualización no los cambia en absoluto.

### Precios y contratos

**¿Cambian mis tarifas a causa de la actualización?** No. Su acuerdo actual y sus tarifas se trasladan directamente, y todo lo que utiliza hoy sigue estando disponible según sus precios actuales. Si lo desea, dispone de módulos adicionales y funcionalidad avanzada, pero el traslado a PurchasePlus no conlleva ningún coste.

**¿Tiene algún coste la actualización?** No. La actualización, la formación y el soporte durante la puesta en marcha están todos incluidos.

**¿Afecta esto a mi contrato?** No. Su contrato continúa con normalidad en PurchasePlus.

### Preparación

**¿Qué deberíamos hacer ahora?**

-   Comparta el anuncio con todas las personas de su organización que utilicen PurchasePlus, incluidos sus equipos de finanzas y TI.  
      
    
-   Confirme sus contactos clave con el Equipo de Soporte al Cliente para que las notificaciones de las olas lleguen a las personas adecuadas.  
      
    
-   Si utiliza recetas o inventario, comience a revisar esos datos ahora para que sean precisos y no tengan duplicados antes de su revisión de preparación.  
      
    
-   Esté atento a la notificación de su ola a partir de octubre de 2026.  
      
    
-   Si su equipo financiero necesita informes de inventario históricos para fines de auditoría o legales, planifique exportarlos antes de su transición. Su revisión de preparación confirmará cuáles.

**¿Quién debería participar por nuestra parte?** Por lo general, su responsable de compras, cuentas a pagar, la persona encargada de la integración con su sistema financiero y sus responsables de cocina u operaciones si utiliza recetas e inventario. Si forma parte de un grupo con múltiples propiedades, su responsable corporativo de compras u operaciones debería estar informado desde el principio.

**Fechas clave de un vistazo**

| **Hito** | **Fecha** |
| --- | --- |
| Anuncio y comienzo del periodo de notificación de 12 meses | Septiembre de 2026 |
| Apertura del programa de adopción temprana | Octubre de 2026 |
| Comienzo de las notificaciones de olas | Octubre de 2026 |
| Comienzo de las actualizaciones de clientes | Febrero de 2027 |
| Mayor actividad de migración | De febrero a junio de 2027 |
| Finalización de las actualizaciones de clientes | Agosto de 2027 |
| Cierre definitivo de la plataforma heredada | Ventana de apagado de 90 días, de octubre a diciembre de 2027 |

Legacy PurchasePlus final shutdown

90-day shutdown window, October to December 2027