# Aprubahan ang mga Invoice

> Kapag ang isang Invoice o Credit Note ay nasa estadong 'Awaiting Approval', naglalaman ito ng isa o higit pang Flag - ibig sabihin ay mga discrepancy - na nangangailangan ng pagsusuri at pag-apruba mula sa isang

Source: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note

Markdown: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md

# Aprubahan ang mga Invoice
Kapag ang isang Invoice o Credit Note ay nasa estadong 'Awaiting Approval', naglalaman ito ng isa o higit pang Flag - ibig sabihin ay mga discrepancy - na nangangailangan ng pagsusuri at pag-apruba mula sa isang nararapat na user sa iyong Organisasyon.

Ang mga itinalagang Approver ay maaaring Mag-apruba (Approve) o Tumanggi (Decline) sa isang Invoice o Credit Note. Ang pag-apruba sa [Invoice](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) o [Credit Note](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) ay magmamarka rito bilang Reconciled, at ang Pagtanggi naman sa Invoice o Credit Note ay magmamarka rito bilang Cancelled. 

**Tumalon sa:**

-   [Tungkol sa mga Approval Workflow (Legacy vs Bago)](#InvoiceApprovalWorkflows)
-   [Mag-apruba gamit ang mga legacy workflow](#approve-with-legacy-workflows)
-   [Mag-apruba ng Invoice (Mga Bagong Workflow)](#ApproveAnInvoiceNew)
    -   [Permiso para sa 'Super Approver' ng Invoice](#SuperApproverPermission)
    -   [Pagsusuri sa mga Nakaraan at Paparating na Approver sa isang Workflow (Audit Trail)](#ViewPastUpcomingApprovers)
-   [Pagsusuri sa mga Invoice na Naghihintay ng Pag-apruba](#ReviewAFlaggedInvoice)
-   [Pinakamahuhusay na Kagawian sa Pagsusuri ng mga Invoice na Naghihintay ng Pag-apruba](#BestPractices)



### Tungkol sa mga Approval Workflow (Legacy vs Bago)

Sa kasaysayan, sinusuportahan ng PurchasePlus ang mga Approval Workflow para sa Invoice at Credit Note batay sa Role, kung saan ang mga Operational user (hal. Head of Food and Beverage) ang unang nagbibigay ng kanilang Pag-apruba, at sumusunod ang mga Financial User (hal. Accounts Payable) sa pagbibigay ng kanilang Pag-apruba. Tinatawag namin ang modelong ito ng Workflow na 'Mga Legacy Workflow', at marami pa ring Purchaser ang gumagamit ng modelong ito ng Approval Workflow.

Simula noong Pebrero 2025, naglabas ang PurchasePlus ng mga bagong [Approval Workflow batay sa Rank](/fil/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), na mas scalable at mas mabilis kaysa sa modelong Legacy Workflow. Tinutukoy namin ang na-update na modelong ito bilang 'Mga Bagong Workflow'. Ang mga mas bagong Organisasyon ng Purchaser o mga Purchaser na nag-migrate sa tulong ng aming mga Configuration team ay gagamit na ng Mga Bagong Approval Workflow. 

Hindi maaaring sabay na gumana ang dalawang modelo; kailangang isa lamang sa mga modelong ito ang naka-enable para sa Account ng isang Organisasyon. Mangyaring [makipag-ugnayan sa amin](mailto:help@purchaseplus.com) upang i-enable ang Mga Bagong Workflow para sa iyong Organisasyon kung nais mong lumipat.

[_Matuto nang higit pa tungkol sa pagkakaiba ng Legacy at Bagong mga Workflow._](/fil/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows)

### Mag-apruba gamit ang mga legacy workflow

1\. I-click ang \[**Invoices Awaiting My Approval**\] sa Home page, o piliin ang \[**Invoices**\] → \[**Awaiting My Approval**\] mula sa navigation bar sa gilid.

![Pahina ng Invoices Awaiting My Approval](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif)

2\. Sa table view ng Invoices Awaiting My Approval, maaari mong kumpletuhin ang mga sumusunod na gawain:

a. Gamitin ang \[**Search**\] upang maghanap ng partikular na Invoice.

b. \[**Manage Columns**\] upang isaayos ang impormasyong ipinapakita sa talahanayan.

c. I-click ang \[**Invoice Number**\] upang magbukas ng isang Invoice.

d. \[**Reference**\]. I-hover sa ibabaw ng Reference upang magdagdag o mag-edit ng Reference ng Invoice.

e. Tingnan ang 'Supplier' kung saan nanggaling ang invoice.

f. \[**Expense Account**\]. I-hover sa ibabaw ng Expense Account upang magdagdag o mag-edit ng Department o Account kung saan ibinabawas ang gastusin ng Invoice.

g. \[**Purchase Order**\]. Alamin kung ang Invoice ay naitugma na sa isang Purchase Order. Tingnan ang aming artikulong [Itugma ang Purchase Order sa isang Invoice](/fil/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) upang matuto pa.

h. \[**GR Notes**\]. Tingnan ang mga Goods Receiving Note o gumawa ng isang [Goods Receiving Note](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) para sa [Purchase Order](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders). 

i. \[**PDF Copy**\]. Tingnan ang PDF Copy ng Invoice, kung ang Invoice ay ginawa mula sa isang PDF.

j. Mag-aprubang Operational o Financial sa pamamagitan ng \[**Approve**\] para sa Invoice, depende sa iyong mga permiso.

![Tingnan ang Talahanayan ng May Flag na Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. Maaari ka ring mag-click papasok sa isang Invoice na Naghihintay ng Pag-apruba at makikita mo ang mga pindutan ng Financial at Operational Approval sa header ng Invoice. Dito ay maaari mong Aprubahan \[**Approve**\] ang Invoice sa antas na Operational o Financial depende sa iyong mga permiso.

![Aprubahan ang May Flag na Invoice sa loob ng Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Kapag naibigay na ang parehong pag-aprubang Operational at Financial, ang Invoice ay uusad patungo sa estadong 'RECONCILED'. 

Kung ang iyong Organisasyon ay gumagawa ng bultuhang mga Export File, tingnan ang aming artikulong [Markahan ang Invoice o Credit Note bilang Export Ready](/fil/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) upang matuto nang higit pa tungkol sa paghahanda ng mga Invoice para sa Pag-export. Kung ang iyong Organisasyon ay nag-e-export ng mga Invoice at Credit Note nang paisa-isa, tingnan ang aming artikulong [I-export ang isang Invoice o Credit Note](/fil/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note). 

![Na-reconcile na ang Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif)

### Mag-apruba gamit ang mga bagong workflow

May kakayahan ang mga user na Mag-apruba o Tumanggi sa isang Invoice o Credit Note na na-code sa isang Organisation Unit kung saan (a) may nakatalagang bagong Workflow, at (b) sila ay isang Approver sa isa sa mga Workflow Rank nito.

Maaaring Mag-apruba o Tumanggi ang mga Approver sa isang Invoice mula sa mga pahina ng **\[Invoices\] → \[Awaiting My Approval\]**, at para sa mga Credit Note mula sa pahina ng **\[Credit Notes\]** **→ \[View All\] → \[Credit Note\]**. Pakitandaan, ang mga Approver sa ikalawa (at mga susunod pang) Rank ng Workflow ay makakakita lamang ng mga Invoice o Credit Note sa mga listahang ito pagkatapos itong mabigyan ng Pag-apruba ng (mga) naunang Rank:

![Pahina ng Invoices Awaiting My Approval](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif)

Bukod dito, maaaring mag-click ang mga Approver papasok sa isang Invoice o Credit Note at gamitin ang mga pindutang **\[Approve\]** o **\[Decline\]** sa header ng dokumento:

![Mga pindutang Approve at Decline sa isang Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif)

**Ano ang mangyayari kapag Naaprubahan ang isang Invoice o Credit Note?**

-   Kung ang halaga ng dokumento ay mas malaki kaysa sa Maximum Value ng Rank ng Approver, ang Invoice o Credit Note ay uusad patungo sa susunod na Approval Rank. Aabisuhan sa pamamagitan ng email ang mga user sa susunod na Approval Rank.
-   Kung ang halaga ng dokumento ay mas mababa kaysa sa Maximum Value ng Rank ng Approver, ituturing ito ng Workflow bilang 'Huling Pag-apruba' (Final Approval), at ang Invoice o Credit Note ay awtomatikong ililipat sa estadong Reconciled. Maaari na itong i-export sa iyong panlabas na AP system para sa pagbabayad.

**Ano ang mangyayari kapag Tinanggihan ang isang Invoice o Credit Note?**

-   Hihilingan ang mga Approver na magdagdag ng Komento, at ang Invoice o Credit Note ay awtomatikong ililipat sa estadong Cancelled.

[_Matuto nang higit pa tungkol sa Mga Bagong Approval Workflow._](/fil/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows)

#### Permiso para sa 'Super Approver' ng Invoice

Ang permisong 'Can Super Approve Invoices And Credit Notes' ay nagbibigay-daan sa dalawang mahalagang tungkulin sa konteksto ng mga approval workflow ng Invoice at Credit Note:

1.  Maaaring puwersahang ilipat ng may permisong user ang anumang 'Awaiting Approval' na Invoice o Credit Note patungo sa estadong 'Reconciled', nasa loob man ito ng isang Approval Workflow o wala. Dahil dito, ang permisong ito ay isang epektibong paraan para sa mga awtorisadong indibidwal upang 'lampasan' ang mga rank ng pag-apruba sa workflow.
    
2.  Maaaring i-edit ng may permisong user ang mga detalye (maliban sa Department at Mga Linya ng Invoice) ng isang Invoice o Credit Note kapag ito ay nasa estadong Reconciled.
    

Ang pagkilos na Super Approve ay matatagpuan sa menu ng **\[More\]** sa header ng Invoice o Credit Note kapag ito ay nasa estadong 'Awaiting Approval':

![I-super Approve ang isang Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif)

Dahil sa pinaigting na kapangyarihang taglay ng mga Super Approver, mahalagang tanging mga tunay na Super User at/o mga lubos na sinanay at awtorisadong administrator lamang ang pagkalooban ng permisong ito.

#### Pagsusuri sa mga Nakaraan at Paparating na Approver sa isang Workflow (Audit Trail)

Maaari mong suriin ang mga Nakaraan at Paparating na Approver na may kaugnayan sa isang partikular na Invoice o Credit Note sa isang Approval Workflow sa pamamagitan ng pagpunta sa **\[Invoices\] O \[Credit Notes\]→ \[View All\]** o **\[Invoices\] O \[Credit Notes\] → \[Awaiting My Approval\]** at pag-click sa pindutang **\[View\]** sa column ng **\[Workflow\]**:

![Tingnan ang Invoice Workflow mula sa talahanayan ng All Invoices](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif)

Ipapakita ang impormasyon sa isang pop-over window, kung saan maaari mong suriin ang mga timestamp, pagbabago sa status, mga pangalan ng Approver, at marami pang iba:

![Tingnan ang modal ng Approval Workflow ng Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif)

### Naghihintay ng pag-apruba

Maraming dahilan kung bakit maaaring ma-flag ang isang Invoice o Credit Note, at ang bawat isa sa mga dahilan ng Flag ay ipinapakita sa tab na **\[Flags\]** ng dokumento at sa column ng Flags sa bawat linya ng Invoice o Credit Note. Bilang Approver, maaari mong suriin ang bawat dahilan ng Flag at magpasya kung nais mong iwasto ang dahilan ng Flag, o aprubahan ang dokumento nang hindi itinutuwid ang ilan o lahat ng mga dahilan ng Flag.

Naka-customize ang mga Flag bawat Organisasyon, kaya makipag-usap sa isang administrator sa iyong Organisasyon kung naniniwala kang hindi kailangan ang alinman sa mga Flag na lumalabas sa iyong mga Invoice o Credit Note.

1\. Piliin ang Invoice o Credit Note sa listahan ng **\[Awaiting My Approval\]** upang tingnan ito nang detalyado. Maaari mong gamitin ang mga quick action button sa header ng dokumento upang:

a. \[**Power Editor**\]. Tingnan at pamahalaan ang mga detalye tungkol sa Invoice o Credit Note, kasama ang orihinal na kopyang PDF.

b. \[**Show or Hide Details**\]. Tingnan ang mas malalimang impormasyon tungkol sa Invoice o Credit Note.

c. \[**View PDF**\]. Tingnan ang orihinal na PDF na ginamit ng aming system upang gawin ang Invoice o Credit Note (kung mayroon).

d. **\[Related Documents\]**. Tingnan ang anumang Requisition, Purchase Order, Goods Receiving Note o Credit Note na nauugnay sa Invoice na ito.

e. **\[More Options\]**. Tingnan ang Audit Log ng Invoice, I-print ang invoice, at marami pang iba. 

![mga opsyon sa header ng invoice na ipinaliwanag](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif)

2\. Kung kinakailangan, i-click ang \[**Update Values**\] upang manu-manong isaayos ang mga halaga ng Invoice o Credit Note upang maging balanse ito. Ang panel ng Balanse ng Invoice o Credit Note ay lumalabas sa lahat ng Invoice at Credit Note, at nagsasaad kung ang kabuuan ng mga linya ng dokumento ay tumutugma sa kabuuang halaga (totals) ng dokumento. 

![I-update ang mga Halaga ng May Flag na Invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif)

3\. Ang lahat ng linya ng Invoice o Credit Note ay nakalista sa loob ng tab na \[**Product Summary**\] ng dokumento. Dito ay maaari mong:

a. Piliin ang \[**Advanced View**\] upang tingnan ang mga Sub-Line. Tingnan ang artikulong tulong na [I-update ang mga Linya ng Invoice gamit ang Advanced Mode](/fil/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) para sa karagdagang impormasyon.

b. \[**Add Invoice OR Credit Note Line**\], depende sa kung tumitingin ka ng isang Invoice o isang Credit Note.

c. \[**Link**\] ang mga Line Item ng Invoice sa mga Line Item ng Purchase Order. Kung ang iyong Organisasyon ay nagtutugma ng mga Invoice sa mga Purchase Order, mahalagang ang bawat linya ng Invoice ay mai-link sa isang katumbas na linya sa naitugmang Purchase Order. Tingnan ang aming artikulong [I-link ang mga Linya ng Invoice sa mga Linya ng Purchase Order](/fil/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) upang matuto pa.

d. \[**Flags**\] Tingnan ang mga dahilan kung bakit Awaiting Approval ang Invoice o Credit Note. Kung may isa o higit pang Flag sa linya ng Invoice o Credit Note, magkakaroon ng icon na pulang bandila.

e. Status na \[**Received**\]. Alamin kung ang naitugmang linya ng Purchase Order ay minarkahan na bilang natanggap sa isa o higit pang Goods Receiving Note. 

f. \[**Info**\] Tingnan ang detalyadong impormasyon tungkol sa linya ng Invoice o Credit Note.

g. Dami (Quantity), Presyo bawat Yunit (Unit Price), Buwis % (Tax %) at Kabuuan ng Linya (Line Totals) ng Invoice o Credit Note.

![Mga detalye ng linya ng may flag na invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif)

Bukod sa default na tab na **\[Summary\]**, may iba pang mga tab sa Invoice o Credit Note na naglalaman ng mahalagang impormasyon:

1\. Ang tab na \[**Flags**\] ay nagbibigay ng buod ng mga dahilan ng Flag para sa Invoice o Credit Note.

2\. Ang tab na \[**Analysis**\] ay nagbibigay ng detalyadong pagsusuri sa 3-Way/2-Way Match Analysis. 

3\. Ang tab na \[**Settings**\] ay nagbibigay-daan sa iyong tingnan at pamahalaan ang mga detalye tungkol sa Invoice o Credit Note, tulad ng Document Number, Reference, Document Date, Currency, at Department at Account Code.

4\. Ipinapakita ng tab na \[**Comments**\] ang Panloob (Internal) o Panlabas (External) na mga Komento na idinagdag sa Invoice o Credit Note ng mga user sa iyong Organisasyon.

5\. Ipinapakita ng tab na **\[Credit Notes\]** ang anumang Credit Note na na-link sa Invoice, kung mayroon man.

6\. Ipinapakita ng tab na \[**Purchase Order**\] ang Purchase Order na naitugma sa Invoice, kung mayroon man.

7\. Ipinapakita ng tab na \[**Receiving Notes**\] ang mga Goods Receiving Note na pagmamay-ari ng naitugmang Purchase Order, kung mayroon man.

8\. Ipinapakita ng tab na \[**Attachments**\] ang mga naka-attach na file na idinagdag sa Invoice o Credit Note ng mga user sa iyong Organisasyon, kung mayroon man.

![Mga tab ng invoice](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif)

### Mga tip sa pagsusuri

#### Itugma ang mga Purchase Order at Invoice

-   Kung naaangkop sa iyong Organisasyon, tiyaking naitugma ang isang Purchase Order sa Invoice bago suriin ang anumang dahilan ng Flag.
    
-   I-link ang mga Line Item ng Invoice sa mga Line Item ng Purchase Order, kung kinakailangan.

#### Tanggapin ang mga Produkto at Serbisyo

-   Suriin kung natanggap na ang mga item. Kung naaangkop sa iyong Organisasyon, ang pagtanggap ng isang Purchase Order ay isang kritikal na hakbang upang matiyak na naidulot na ang mga item at nagpapahiwatig sa Approver ng Invoice na maaari nang aprubahan ang Invoice.  
    

#### Suriin ang mga Line Item sa mga Invoice at Credit Note bago Mag-apruba

-   Kung sakaling may mga hindi pagkakatugma sa pagitan ng presyo ng Purchase Order at presyo ng Invoice o Credit Note, maaari kang makipag-ugnayan sa Supplier para sa isang posibleng Credit Note para sa anumang pagkakaiba.