# Batch Export File

> Depende sa kung paano na-configure ang iyong Organisasyon, maaari kang mag-Export ng mga Invoice at Credit Note nang paisa-isa (Uri A), o sa pamamagitan ng isang Batch Export File (Uri B).

Source: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file

Markdown: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file.md

# Batch Export File
Depende sa kung paano na-configure ang iyong Organisasyon, maaari kang mag-Export ng mga [Invoice](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) at Credit Note nang paisa-isa (Uri A), o sa pamamagitan ng isang Batch Export File (Uri B).

Sa artikulong ito, ipaliliwanag namin ang sitwasyong **Uri B**, kung saan ang mga Invoice at Credit Note ay [minarkahan bilang 'Handa nang I-export'](/fil/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) upang maisama sa isang Batch Export File. Kung ang iyong Organisasyon ay nag-e-export ng mga Invoice at Credit Note nang paisa-isa (Uri A), tingnan ang aming artikulong [Mag-export ng Invoice o Credit Note](/fil/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note). 

Tumalon sa:

-   [Gumawa ng Export File](#CreateAnExportFile)
    
-   [Pag-troubleshoot](#troubleshooting)
    
    -   [Invoice o Credit Note na Naipit sa Pag-e-export](#StuckInExporting)
    -   [Pagbuo ng Export Response Log File](#GenerateLogFile)

### Gumawa ng Export File

1\. Piliin ang \[**Invoices**\] **→** \[**Export Center**\] mula sa side navigation bar.

2\. I-click ang \[**Create New Export File**\]. Paalala: tanging ang mga user na may naaangkop na mga pahintulot ang maaaring gumawa ng mga Export File.

![Gumawa ng bagong Batch Export File](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-1.avif)

3\. Kumpletuhin ang lahat ng field kung kinakailangan.

a. Magdesisyon sa \[**Document Types to Include**\]. Maaari mong isama ang mga Invoice lamang, Credit Note lamang, o parehong mga Invoice at Credit Note.

b. \[**Purchaser Selection**\] upang piliin kung sinong mga Purchaser ang isasama. Ang pagpiling ito ay naaangkop lamang kung maraming Purchasing Organization ang gumagamit ng parehong Accounts Payable System sa PurchasePlus. 

c. \[**Select a Date Range**\].

d. Magdesisyon kung nais mong awtomatikong \[**Mark Documents as Exported When Completed**\]. Mahalagang hakbang ito, dahil ia-update nito ang status ng anumang Invoice o Credit Note na kasama sa Export file patungong \`Exported\` nang awtomatiko, kapag matagumpay nang nagawa ang Export File. 

e. \[**Email Completed Export File as an Attachment**\]. Isa itong opsyonal na hakbang na nagbibigay-daan sa iyong ipadala ang nakumpletong Export File bilang attachment sa isa o maramihang email address. Pakitandaan na kung ang laki ng Export File na inilalakip sa email ay maging napakalaki, maaaring hindi magtagumpay ang pagpapadala ng email. Sa sitwasyong ito, maaari mo pa ring manual na i-download ang Export File mula sa loob ng PurchasePlus.

f. **\[Export File Name\].** Dito mo maitatakda ang pangalan ng file para sa Export File. Ang pangalan ng file ay ilalagay bago ang extension ng file. 

g. \[**Send Completed Export File Electronically**\]. Kung na-configure ang iyong Organisasyon gamit ang mga Electronic Destination para sa Pag-e-export, magiging available dito ang bawat Destination. Kung naaangkop, maaari kang pumili ng Destination kung saan elektronikong ipapadala ang Export File, kapag matagumpay nang nagawa ang Export File. Mangyaring [makipag-ugnayan sa aming magiliw na customer support team](https://www.purchaseplus.com/contact-us) kung nais mong ipadala ang iyong mga Export File sa isang Electronic Destination tulad ng isang FTP Server, o API Endpoint.

![Form sa Paggawa ng Bagong Export File](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-2.avif)

4\. I-click ang \[**Create Export File**\] sa ibaba ng form.

5\. Ibabalik ka sa Export Center, at ang Export File na iyong ginawa ay lilitaw sa itaas ng listahan ng mga Export File. Ang Export file ay una munang magiging nasa estadong 'Processing', at awtomatikong mag-a-update sa 'Complete' kapag handa na itong i-download. I-click ang \[**Download**\] upang ma-access at mai-save ang file sa iyong device. Ang file ay mai-format ayon sa mga setting na inilapat sa iyong Organisasyon sa PurchasePlus. Maaari mo na ngayong manual na i-import ang file sa iyong external na accounting platform. 

![Export Center I-download ang Export File](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-3.avif)

6\. Kapag ginagawa ang Export File, kung hindi mo pinili ang 'Mark Documents as Exported When Completed', mapapansin mong ang mga Invoice at Credit Note na kasama sa Export File ay mananatiling nasa estadong 'Export Ready'. Karaniwang gawain ito, dahil maaaring gusto mong maghintay hanggang sa matagumpay na mai-import ang Export File sa iyong external accounting system bago markahan ang mga dokumento bilang Exported sa PurchasePlus.

Kapag handa ka na, upang ilipat ang lahat ng Invoice at Credit Note sa estadong 'Exported', i-click ang \[**More**\] **→** \[**Mark as Exported**\]. Ang mga Invoice at Credit Note ay maa-update sa 'Exported'. 

![Markahan bilang Exported](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-4.avif)

7\. Upang tingnan ang mga invoice na kasama sa isang Export, i-click ang \[**Number**\] sa column ng Invoices. May magbubukas na pop-up window na naglilista ng lahat ng Invoice na kasama sa Export.

![Tingnan ang mga Invoice na kasama sa Export](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-5.avif)

8\. Bilang kahalili, maaari mong i-click ang Export Number upang makita ang CSV Export Data bilang isang talahanayan, pati na rin ang listahan ng (mga) Invoice o (mga) Credit Note na kasama sa Export File.

### Pag-troubleshoot

#### Invoice o Credit Note na Naipit sa Estadong 'Exporting'

Kung ang isang Invoice o Credit Note ay naipit sa Exporting status, karaniwan itong nagpapahiwatig ng pansamantalang isyu sa pag-sync sa iyong AP system. Upang ayusin ito, kailangan mong [ibalik ang dokumento sa estadong "Reconciled"](/fil/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) upang muling simulan ang transmission sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:

1.  Buksan ang Invoice o Credit Note na kasalukuyang naipit sa Exporting. Sa kanang-itaas na sulok ng header ng Invoice, i-click ang icon na **tatlong patayong tuldok (⋮)**.
    
2.  Piliin ang \[**Revert to Reconciled\]**. Titigilan nito ang kasalukuyang pagsubok sa pag-export at ibabalik ang Invoice sa napapamahalaang estado.
    
3.  I-click ang pulang button na \[**Revert Invoice\]** upang kumpirmahin. Ang status ay magbabago mula sa Dilaw (Exporting) patungong Berde (Reconciled).
    
4.  I-verify ang mga Detalye ng Invoice. Bago subukang mag-export muli, suriin muli ang sumusunod upang matiyak na walang mga error:
    
    1.  Mga detalye ng Supplier at Business Number ng Supplier.
        
    2.  Mga Department at Account Code.
        
    3.  Mga Kabuuan ng Invoice at halaga ng Buwis.
        
5.  Muling simulan ang Pag-export. Kapag nakumpirma mo nang tama ang mga detalye:
    
    1.  Hanapin ang dilaw na button na may label na \[**Mark as Export Ready\]**. I-click ang button na ito upang ibalik ang Invoice sa export queue.
        
    2.  [Gumawa ng Batch Invoice at Credit Note File](/fil/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) na nagsasama sa dokumentong ito.
6.  Susubukan ngayon ng PurchasePlus na muling ipadala ang Invoice o Credit Note sa isang Batch File sa iyong AP system. Kapag matagumpay nang naipadala ang file, ang tag ng status ay magiging **Lila (Exported)**.
    

**May mga isyu pa rin?**

1.  Makipag-ugnayan sa iyong panloob na IT o administrator ng system upang kumpirmahing aktibo ang koneksyon ng API ng iyong organisasyon sa AP system.
    
2.  [Makipag-ugnayan sa PurchasePlus Customer Support.](/fil/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) Kung makumpirma ng iyong IT department na maayos ang koneksyon, mangyaring makipag-ugnayan sa aming support team para sa tulong.
    

#### Pagbuo ng Export Response Log File

Maaaring nais ng iyong panloob na IT team na suriin ang isang Response Log File sakaling magkaroon ng mga pagkabigo sa transmission. Upang makabuo ng isa sa mga file na ito, sundin ang mga hakbang na ito:

1.  Mag-navigate sa **\[Invoices\] → \[Export Center\]**
    
2.  Hanapin ang May-katuturang Export. Maaari kang mag-Filter ayon sa Failed, o hanapin ang Export na may Failed na status sa column ng Send Event:  
    ![Failed export sa Export Center](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-6.avif)
    
3.  Sa parehong hilera, i-click ang button na \[**View\]** sa ilalim ng column ng Summary:  
    ![Export Summary View button](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-7.avif)
    
4.  Sa lalabas na window ng mga detalye ng export, mag-scroll pababa sa seksyon ng **Response** at **Response Log File**:  
    ![Response Log File](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-8.avif)
    
5.  I-download ang Log File. Maaari mo ring kopyahin ang mga detalye ng Response kung kinakailangan:  
    ![Response Log File sa isang nabigong export](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-9.avif)