# Pangkalahatang-ideya > Ang pag-unawa sa modelo ng mga Organisasyon ng PurchasePlus at ang mga implikasyon nito ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang maging isang power user ng PurchasePlus. Source: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1 Markdown: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md # Pangkalahatang-ideya Ang pag-unawa sa modelo ng mga Organisasyon ng PurchasePlus at ang mga implikasyon nito ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang maging isang power user ng PurchasePlus. Ito ang unang bahagi sa isang serye na may 6 na bahagi na idinisenyo para sa lahat ng mga System Administrator.  Pumunta sa: - [Organisasyon](#organisation) - [Mga Uri ng Organisasyon](#OrgTypes) - [Mga Legal na Entity](#LegalEntities) - [Katayuan ng Pag-verify](#VerificationStatus) - [Hirarkiya ng Organisasyon](#Hierarchy) - [Halimbawa ng Hirarkiya](#examplehierarchy) - [Pagtingin sa iyong Hirarkiya ng Organisasyon](#ViewingOrgHierarchy) - [Pagiging Miyembro sa Organisasyon](#OrgMembership) - [Advanced - Mga AP System](#APSystems) - [Mga Format ng AP Export](#APExportFormats) - [Mga Variant ng Format ng AP Export](#APExportFormatVariants) - [Uri ng AP System Export](#APSystemType) ### Organisasyon Ang isang Organisasyon ay isang entity sa PurchasePlus na maaaring kumatawan sa: - Isang Tagabili (Purchaser), - Isang indibidwal na hotel, ospital o venue ng pamumuhay, - Isang Departamento sa loob ng property na iyon, o - Isang Supplier. Ang mga Organisasyon sa PurchasePlus ay maaaring mauri sa iba't ibang paraan, at depende sa kanilang mga pag-uuri at sa kanilang lubos na nako-configure na mga setting ng Organisasyon, maaari silang makipag-ugnayan sa isa't isa sa mga mabisang paraan - na sa huli ay humahantong sa pagkuha ng mga Organisasyon ng Tagabili ng mga tamang [produkto](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-products), mula sa mga tamang Organisasyon ng [Supplier](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers), sa tamang presyo. Kapag nag-sign in ang mga user sa PurchasePlus, naka-sign in sila sa isang Organisasyon upang isagawa ang kanilang negosyo at kumpletuhin ang kanilang mga gawain sa ngalan ng Organisasyong iyon. Ang functionality na available sa bawat user ay tinutukoy sa bahagi ng Uri ng Organisasyon, ng mga Setting nito, ng posisyon nito sa Hirarkiya ng Organisasyon, at ng kanilang sariling personal na hanay ng Pahintulot (user). Ang mga Organisasyon ay may natatanging ID ng Organisasyon, Pangalan ng Organisasyon, at ilang iba't ibang identifier, descriptor, at mga detalye ng contact na available para matingnan at ma-edit ng mga user na may pahintulot na 'Pamahalaan ang mga Organisasyon' sa tab na **\[General\]** ng Organisasyon: ![Organisasyon](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif) #### Mga Uri ng Organisasyon Ang mga Organisasyon ay maaaring mauri bilang isang Tagabili o isang Supplier. Ang functionality na available sa mga user na nag-sign in sa bawat Uri ng Organisasyon ay ibang-iba: - Ang mga Supplier ay may functionality para sa paggawa at pamamahala ng mga Produkto at Catalog, at karagdagang impormasyon sa kanilang mga Invoice at Purchase Order na nagmumula sa PurchasePlus. - Ang mga Tagabili ay may access sa aming lubos na nako-configure na procure-to-pay platform ([Mga Produkto](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Mga Catalog](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Mga Requisition](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Mga Pag-apruba](/fil/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Mga Purchase Order](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Pagtanggap](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Paperless Invoice Reconciliation](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)), pati na rin ang mga karagdagang extra tulad ng Pamamahala ng [Imbentaryo](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory), [Mga Recipe](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), [Point of Sale](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) at higit pa. #### Mga Legal na Entity Ang mga Organisasyon ay maaaring maging Mga Legal na Entity o Hindi Legal na Entity sa PurchasePlus. Ang isang Legal na Entity ay isang Kumpanya o yunit ng Negosyo na nakarehistro sa sentral na rehistro ng negosyo sa bansa nito, at magkakaroon ng Numero ng Negosyo (hal. sa Australia, ito ay isang ABN). Ang mga Negosyong Nangangalakal (tulad ng isang Hotel) ay halos palaging dapat i-set up bilang Mga Legal na Entity, ngunit ang mga Departamento (ibig sabihin, mga sub-Organisasyon) sa ilalim ng Negosyong Nangangalakal na iyon (hal. Housekeeping) ay karaniwang dapat i-set up bilang Hindi Legal na Entity.   Ang mga Legal na Entity at Hindi Legal na Entity ay pinakikitunguhan nang magkaiba sa PurchasePlus. Halimbawa, ang isang Hindi Legal na Entity (ibig sabihin, isang Departamento, o Child na Organisasyon) ay maaaring bumuo ng mga Requisition at Purchase Order, ngunit ang pinakamalapit na Parent na Organisasyon na isang Legal na Entity ang itatakda bilang Tagabili ng Legal na Entity na iyon: ![Mga Legal na Entity](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif) #### Katayuan ng Pag-verify Ang mga Organisasyon ay maaaring Verified o Unverified sa PurchasePlus. Ang isang Verified na Organisasyon ay maaaring isang Organisasyon ng Tagabili o isang Rehistradong Organisasyon ng Supplier. Ibig sabihin, ang mga totoong user ay magsa-sign in sa Organisasyong ito at kukumpletuhin ang kanilang mga gawain. Ang isang Unverified na Organisasyon ay isang Organisasyon ng Supplier na pinamamahalaan ng isang Tagabili (ibig sabihin, isang Self Managed Supplier) at walang user na kailanman nag-sign in sa Organisasyong ito. ### Hirarkiya ng Organisasyon Ang mga Organisasyon ay maaaring walang katapusang 'i-nest' sa ilalim ng iba pang mga Organisasyon. Ganito namin kinakatawan nang digital ang istruktura ng Organisasyon sa totoong mundo, at binibigyang-daan ng istrukturang ito ang mga Tagabili na tingnan ang kanilang mga Property, ang mga Property na tingnan ang kanilang mga Departamento, at ang mga Departamento na tingnan ang kanilang mga partikular na dokumento at data.  ![Diagram ng Hirarkiya ng Organisasyon](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif) Bukod pa rito, ang modelong ito ng Hirarkiya ng Organisasyon ay ginagamit upang maiwasan ang mga user na [miyembro](#OrgMembership) ng isang Organisasyonal na node na matingnan ang data na pagmamay-ari ng iba pang mga node kung saan wala silang kaugnayan, at nagbibigay sa mga user na miyembro ng mga Parent na Organisasyon ng access na makita ang lahat ng nasa ilalim nila.  Ang isang user na naka-sign in sa isang Parent na Organisasyon ay makakapili ng mga Child na Organisasyon nito habang kinukumpleto ang iba't ibang pagkilos sa PurchasePlus. Ang mga Child na Organisasyong ito ay madalas na tinutukoy bilang mga 'Departamento' sa system; ang isang Departamento ay isa lamang Child na Organisasyon na naka-nest sa ilalim ng Organisasyon ng Kasalukuyang Session - ibig sabihin, ang Organisasyon kung saan kasalukuyang naka-sign in ang user.  Ang mga user na naka-sign in sa mga Child na Organisasyon ay hindi makapagsasagawa ng negosyo sa ngalan ng kanilang (mga) Parent na Organisasyon, bagama't maraming feature (halimbawa, Mga Catalog, Mga Recipe at higit pa) ang bumababa sa hirarkiya - ibig sabihin, 'minamana' ng mga Child na Organisasyon ang mga istruktura ng data tulad ng mga ito mula sa kanilang mga Parent, at hindi na kailangang i-set up ang mga ito sa pangalawang pagkakataon. #### Halimbawa ng Hirarkiya ng Organisasyon Ang halimbawa sa ibaba ay naglalarawan kung paano maaaring i-set up ang isang Organisasyon sa isang gumaganang Hirarkiya at kung paano nasasangkot ang Katayuan ng Legal na Entity at Katayuan ng Pag-verify. **Grupo ng Customer:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Property:** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Departamento:** TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Departamento:** TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Departamento:** TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Property:** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. 1. **Departamento:** TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Departamento:** TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Departamento:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE) Ilang karaniwang sitwasyon upang ipaliwanag: - Ang mga user na naka-sign in sa (1) ay makakatingin at makakapagsagawa ng negosyo sa ngalan ng mga departamento sa ilalim nila (1a), (1b), (1c). - Ang mga user na naka-sign in sa 1b ay hindi makapagsasagawa ng negosyo sa ngalan ng (1), (1a), (1c). - Ang mga user sa (2) o alinman sa mga descendant nito ay hindi makakatingin o makapagsasagawa ng negosyo sa ngalan ng (1) o alinman sa mga descendant nito. - Ang mga user na naka-sign in sa antas ng Grupo ng Customer ay makakatingin at makapagsasagawa ng negosyo sa ngalan ng (1), (2) at lahat ng kanilang mga descendant. #### Pagtingin sa iyong Hirarkiya ng Organisasyon Ang mga user na may Pahintulot na 'Pamahalaan ang mga Organisasyon' ay maaaring tumingin sa kanilang Hirarkiya ng Organisasyon sa pamamagitan ng pagpunta sa **\[System Settings\] → \[Organisation Settings\]** at pag-click sa icon ng caret sa panel ng **\[Organisation Hierarchy\]**: ![Hirarkiya ng Organisasyon sa Mga Setting ng Organisasyon](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif) Ang Hirarkiya ay biswal na kinakatawan kung saan ang mga Child na Organisasyon ay naka-nest sa ilalim ng kanilang mga Parent na Organisasyon. Ang ilang Organisasyon ay may icon ng chevron sa kaliwang bahagi ng kanilang row, at ang mga Organisasyong ito ay maaaring I-expand upang ipakita ang kanilang mga descendant na Organisasyon, o i-collapse upang itago ang mga ito: ![i-expand o i-collapse ang hirarkiya ng org](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif) Mula sa talahanayang ito, maaari mo ring makita ang natatanging Org ID, Katayuan ng Legal na Entity, at isang panel ng **\[View Info\]** na nagbubuod sa napiling Organisasyon.  Sa huli, sa pamamagitan ng pag-click sa **\[Select\],** maaari mong bisitahin ang Pahina ng Mga Setting ng Organisasyong iyon at gumawa ng mga pagbabago kung kinakailangan.  ### Pagiging Miyembro sa Organisasyon Ang paraan ng pagtukoy ng PurchasePlus kung aling (mga) Organisasyon ang pinapayagang mag-sign in ang isang user ay isang modelo ng 'membership'.  Ang isang user ay maaaring maging 'miyembro' ng isa o higit pang Organisasyon - kung marami, maaari silang mag-sign in sa iba't ibang Organisasyon kung saan sila ay miyembro (at kumpletuhin ang kanilang mga gawain sa ngalan ng Organisasyong ito) gamit ang Organisation Switcher:  ![Organisation Switcher](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif) Bawat user ay dapat may 'Default' na Organisasyon, na nagtatakda sa Organisasyon kung saan nila sinisimulan ang kanilang session kapag una silang nag-sign in. Maaaring i-update ng user ang kanilang sariling Default na Organisasyon anumang oras sa kanilang seksyon ng Account, kung saan ang mga available na Organisasyon ay limitado sa mga kinabibilangan nila bilang miyembro: ![I-update ang Default na Org](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif) Ang iba pang mga user na (a) miyembro ng parehong (mga) Organisasyon at (b) may mga pahintulot na 'Tingnan ang mga User' at/o 'Pamahalaan ang mga User' ay makakatingin at/o makakapamahala sa user na ito (at sa lahat ng iba pang mga user) sa Organisasyon. ### Mga AP System Ang seksyong ito ay para lamang sa mga Advanced na User. Ang isang AP System ay isang system object na pagmamay-ari ng PurchasePlus na nag-a-abstract ng potensyal na pagiging kumplikado ng [Hirarkiya ng Organisasyon](#Hierarchy) ng isang Tagabili tungo sa isang high-level na 'lalagyan' na nagbibigay-daan sa ilang data na binuo ng mga miyembrong organisasyon nito para ma-export sa pamamagitan ng integrasyon sa tinukoy na (panlabas na) accounting system sa panig ng Tagabili.  Bukod pa rito, ang mga Organisasyong nagbabahagi ng isang AP System ay magkakaroon ng access sa ibinabahaging data na pagmamay-ari ng AP system (mga Supplier, halimbawa). Higit sa anumang iba pang bagay o katangian sa PurchasePlus, ang isang AP System ang kumakatawan sa isang Kliyente sa kabuuan nito. Ang mga AP System ay may: - **Isang Pangalan** - karaniwang pangalan ng pinakamataas na antas na node ng organisasyon na gagamit sa AP System na ito bilang Node ng Organisasyon, na sinusundan ng 'AP Hub'. Halimbawa, 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'. - Isang **AP System ID** (na natatangi) - Isang [**Uri ng AP System**](#APSystemType). - Isang **Pera (Currency)**.  - Isang [**Format ng AP Export**](#APExportFormats) (para sa mga Invoice at Credit Note na ini-export sa isang panlabas na accounting system) at kung naaangkop, isa o higit pang [**Mga Variant ng Format ng AP Export**](#APExportFormatVariants).  - **Mga Electronic na Destinasyon** na magagamit ng mga Organisasyon ng Tagabili na kabilang sa AP System na ito upang magpadala ng mga Export File at Report File sa elektronikong paraan. Maaaring magkaroon ng kasingdami ng mga Destinasyon dito kung kinakailangan, ngunit isa lamang ang maaaring itakda bilang Export Default para sa isang AP System.  - **Mga Tagabili** na gumagamit ng AP System. - **Mga Supplier** na manu-manong idinagdag sa AP System, o nakakonekta sa isang Tagabili gamit ang AP System sa pamamagitan ng system na ililista sa AP System. - **Mga Relasyon sa Pangangalakal** sa pagitan ng mga Tagabili at mga Supplier sa AP System. - (Opsyonal) **Mga Custom Field ng Header.**  - (Opsyonal) **Mga Custom Field ng Sub-Line.**   #### Format ng AP Export Ang isang Format ng AP Export ay [GraphQL](https://graphql.org/) (GQL) Code na kumukuha ng data mula sa database ng PurchasePlus at nag-e-export ng isang raw na JSON file. Ang JSON file na ito ay idinisenyo para sa partikular na Accounting system ng Tagabili upang awtomatikong ma-ingest, kaya karaniwang may kaunting pagkakaiba-iba sa pagitan ng mga Format ng AP Export. Ang mga Format ng AP Export ay nangangailangan ng: - Isang Pangalan - karaniwang ipinangalan sa pinakamataas na antas na Tagabili, hal. 'Inland Hotels Group'. - Isang Class - laging GQL sa PurchasePlus. - Isang Uri ng Output File. Tandaan na para sa PurchasePlus (GQL Class), JSON lamang ang available bilang Format ng Export. Ang mga Format ng AP Export ay maaari ding magkaroon ng value na Pinagana o Hindi Pinagana ang Panahon ng Accounting (Accounting Period Enabled or Disabled), na (kung pinagana) ay mag-aatas sa mga user sa [Mga Organisasyon ng Uri B](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) na magbigay ng Panahon ng Accounting sa kanilang AP Export File. #### Mga Variant ng Format ng AP Export Ang bawat Format ng AP Export ay maaaring magkaroon ng maraming Variant. Ang isang Variant ay GQL Code na kumukuha ng raw na JSON file, nagsasagawa ng mga manipulasyon dito, at maaaring maglabas ng AP Export Data sa ibang format (hal. CSV), ngunit ang Variant ay dapat na partikular na idinisenyo upang likhain ang tinukoy na Uri ng Output File, at nangangailangan ng custom na gawaing pang-inhinyero mula sa PurchasePlus. Ang mga Variant ng Format ng AP Export ay nangangailangan ng: - Isang Pangalan. Sumunod sa isang katulad na kombensiyon sa pagpapangalan sa Format ng AP Export, na may 'Variant' sa dulo. - Isang Uri ng Output File. Mayroong maramihang Uri ng File na available, kaya pakitiyak na pipiliin mo ang opsyong kinakailangan ng iyong panlabas na AP System. - Isang Pangalan ng Function. Ginagamit ito upang tawagin ang mga pagbabagong ilalapat ng Variant, at isa sa mga dahilan kung bakit nangangailangan ng Input sa Inhinyerya ang mga Format ng AP Export at ang kanilang mga Variant. - Isang ID ng May-ari ng Organisasyon. Ang ID ng May-ari ay ginagamit upang tukuyin kung para kanino ginawa ang Variant ng Format ng AP Export. #### Uri ng AP System Export Kapag naidagdag na ang isang Organisasyon sa isang AP System, maaari nang itakda ang kanilang Uri ng Export. - Dapat gamitin ang [**Type A**](/fil/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) kung ini-export ng Organisasyon ang mga Invoice at Credit Note nang paisa-isa, sa isang paunang itinakdang electronic na destinasyon. Ang mga Organisasyong ito ay nakakapili ng maraming Invoice at Credit Note at nag-e-export ng mga ito nang maramihan - magpapadala ito ng maraming export file (isa para sa bawat dokumento) sa Electronic na Destinasyon. - Dapat gamitin ang [**Type B**](/fil/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) kung ang Organisasyon ay manu-manong gumagawa ng Mga Export File (naglalaman ng isa o maraming Invoice/Credit Note) sa pamamagitan ng Export Center, at nagda-download o nagpapadala ng mga ito sa isang Electronic na Destinasyon ayon sa kanilang pagpapasya bilang isang solong file. Hindi binabago ng kagustuhang ito ang anuman tungkol sa Format ng AP Export na inilapat sa Organisasyong ito, kinokontrol lamang nito kung anong mga opsyon ang lalabas sa mga user sa Organisasyong ito sa isang Reconciled na Invoice o Credit Note, at sa lugar ng Mga Invoice at Credit Note ng Export Center. Ang bawat Organisasyon ay magkakaroon ng kanilang sariling kagustuhan para sa kanilang Uri ng Export depende sa kanilang mga kinakailangan sa Organisasyon, ngunit bilang pangkalahatang tuntunin, ito ay isang napakahalagang setting at mangyaring huwag itong baguhin nang hindi muna nagkakaroon ng masusing pag-unawa sa iba pang Mga Setting ng Format ng AP Export ng Organisasyon. Inirerekomenda na ang setting na ito ay i-update lamang kasama ng mga miyembro ng configuration team ng PurchasePlus.