# Pangkalahatang-ideya

> Ang Requisition ay isang kahilingan para sa mga produkto na nais bilhin ng isang Purchaser mula sa kanilang mga Supplier.

Source: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions

Markdown: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md

# Pangkalahatang-ideya
Pumunta sa:

-   [Panimula](#Introduction)
-   [Paggawa ng Bagong Requisition](#CreatingARequisition)
-   [Mga Uri ng Requisition](#RequisitionTypes)
-   [Mga Setting ng Requisition](#RequisitionSettings)
-   [Basic vs. Advanced Shopping Mode](#BasicVsAdvancedMode)
-   [Pag-apruba ng Requisition](#ApprovingRequisitions)
-   [Mga Kaugnay na Dokumento](#RelatedDocuments)
-   [Mga Status ng Requisition](#RequisitionStates)
-   [Troubleshooting](#Troubleshooting)
    -   [Mga Produkto ng Supplier na Walang Stock](#SupplierProductsOutofStock)

### Ano ang isang requisition?

Ang Requisition ay isang kahilingan para sa mga produkto na nais bilhin ng isang Purchaser mula sa kanilang mga [Supplier](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers).

Sa PurchasePlus, ang isang User sa isang Purchaser Organisation ay maaaring [Gumawa ng Requisition,](#CreatingARequisition) magdagdag ng mga [Produkto](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-products) na nais nilang bilhin at tukuyin ang dami ng Produkto na nais nilang bilhin. Kapag maayos na ang user sa kanilang Requisition, maaari nila itong isumite para sa [pag-apruba](/fil/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) ng isang Head of Department, isang Operational Manager, o isang Financial Manager sa loob ng kanilang Organisasyon.

Sa sandaling maisumite ang Requisition para sa Pag-apruba, ang mga presyo ng mga kasamang Produkto ay 'naka-snapshot', at ipapasa sa mga Purchase Order anuman ang anumang pagbabago sa presyo pagkatapos maisumite ang Requisition.

Kung ang Requisition ng user ay maaprubahan pagkatapos nito, awtomatikong bubuuin ang mga Purchase Order (at ipapadala, depende sa mga setting ng Requisition) sa bawat Supplier na kasama sa Requisition.

### Paggawa ng Requisition

Maaaring gumawa ng bagong Requisition ang mga user sa pamamagitan ng pag-click sa alinman sa mga sumusunod:

-   **\[Requisitions\] → \[New Requisition\]** sa navigation bar sa gilid,
    
-   Sa pamamagitan ng pag-click sa button na **\[Create New Requisition\]** sa itaas ng talahanayan ng **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**,
    
-   **\[Purchase Orders\] → \[New Purchase Order\]** sa navigation bar sa gilid, o
-   **\[Start Shopping\]** sa Dashboard.

![Create New Requisition](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif)

 Dadalhin ng lahat ng opsyong ito ang user sa page na Create a New Purchase Requisition:

![Creating a New Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif)

Depende sa [Mga Pahintulot ng User](/fil/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions) ng Purchaser at sa mga configuration setting ng kanilang Organisasyon, magkakaroon ng ilang iba't ibang Uri ng Requisition na magagamit. Mag-click sa bawat uri ng Requisition upang matuto pa.

1.  Isang [All Suppliers Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers), na nagbibigay sa user ng listahan ng lahat ng Produkto na inaalok mula sa lahat ng nakakonektang Supplier ng kanilang Organisasyon. Isa itong magandang paraan upang mamili at maghambing ng mga quote sa malawak na hanay ng mga produkto.
2.  Isang [Single Supplier Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier), na nagbibigay sa user ng listahan ng lahat ng Produkto na kasalukuyang available sa iyong Organisasyon mula sa iisang napiling Supplier.
3.  Isang [Buy List Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list), na isang paunang tinukoy na listahan ng mga Produkto. Ang mga Buy List ay isang mahusay na paraan para sa mga Manager at Head of Department upang tukuyin ang eksaktong mga Produkto na nais nilang bilhin ng ibang mga user sa kanilang Organisasyon kapag gumagawa ng Requisition. Lalabas ang mga [Quote](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes) mula sa bawat isa sa kanilang mga pinaganang Supplier sa bawat item sa Buy List. 
4.  Isang [Custom Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition), na nagbibigay-daan sa user na mag-order ng mga ad-hoc item mula sa kanilang mga pinaganang Supplier. Maaaring gamitin ang Custom Requisition kapag wala sa iba pang uri ng Requisition ang angkop.
5.  Isang [External Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition), na nagbibigay-daan sa mga user na gumawa ng Requisition sa pamamagitan ng pamimili sa panlabas na e-commerce website ng Supplier, kung pinagana ito ng Supplier sa PurchasePlus. Magagamit ng user ang buong functionality ng website ng Supplier para mag-order ng kanilang mga produkto. Kapag natapos na silang mamili sa website ng Supplier, ire-redirect sila pabalik sa PurchasePlus, at ang mga produkto, presyo, at dami na kanilang pinili ay awtomatikong idaragdag sa Requisition sa PurchasePlus.
6.  Isang [Re-order Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order), na nagbibigay sa mga user ng opsyon na muling mag-order ng mga item mula sa nakaraang Requisition, [Purchase Order](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), o [Invoice](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices).
7.  Isang [Stock Location Requisition](/fil/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location), na nagbibigay-daan sa mga user ng aming [Inventory](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) module na muling punan ang mga Stock Item sa isang partikular na Stock Location, na may mga karagdagang feature upang makatulong na bilhin ang mga tamang Produkto sa tamang Dami, at sa gayon ay mahigpit na makontrol ang kanilang mga antas ng imbentaryo.

Maaari ding gawin ang mga Requisition sa pamamagitan ng Quick Create. Kapag Naka-enable ang Quick Create para sa isang Organisasyon, ang mga user na magki-click sa button na **\[Start Shopping\]** sa page na **\[Home\]** ay makakaranas ng mas pinasimpleng proseso ng paggawa ng Requisition, na nangangailangan lamang ng isang (opsyonal) na field ng Reference. Gagawin ang Requisition bilang uri ng Requisition na ‘All Suppliers’, at itatakda sa [Basic Shopping](/fil/docs/for-purchasers/basic-shopping) mode (bagama't magkakaroon pa rin ang user ng opsyon na gumawa ng iba pang uri ng mga Requisition).![Quick Create Start Shopping ](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif)

### Mga Setting ng Requisition

Ang bawat uri ng Requisition ay may iba't ibang Setting na inilalapat dito. Ang mga Setting na ito ay maaaring mahalaga sa mga Supplier (halimbawa, Delivery Address o Delivery Date), o sa mga kasamahan ng user (halimbawa, pagtatalaga ng Requisition sa isang Department at Account Code). 

Ang unang pagkakataon na maaaring tukuyin ang mga Setting na ito ay sa form ng **\[Create New Requisition\]**:

![Requisition Settings - All Suppliers](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif)

Bilang default, lalagyan ng tsek ang checkbox na **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]**, na nangangahulugang awtomatikong ipapadala ang PO sa Supplier, kapag ito ay ganap nang [naaprubahan](#ApprovingRequisitions). Kung sakaling:

1.  Gumagawa ka ng Purchase Order nang retrospective (ibig sabihin, Natanggap at Na-invoice na ang mga produkto), o
    
2.  Kapag gumagawa ng Pagbili na ginawa sa labas ng PurchasePlus (hal. sa pamamagitan ng telepono),
    

...mahalagang alisin ang tsek sa checkbox na **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** upang mabawasan ang kalituhan o dobleng pag-order.

Kapag nagawa na ang Requisition at nasa [Open State](#RequisitionStates) na ito, ang mga Setting nito ay maaaring i-update ng mga user na may naaangkop na Mga Pahintulot sa pamamagitan ng (a) pag-hover sa Setting na pinag-uusapan sa talahanayan ng **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**:

![Edit Open Requisition Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...o (b) pag-click sa Requisition mula sa talahanayan, at pag-navigate sa tab na **\[Settings\]** o sa **\[Information Panel\]**:

![editing a Requisition's Settings in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif)

Mahahahanap at maa-update mo ang (mga) Setting, at pagkatapos ay i-click ang **\[Save Changes\]:**

**![Updating a Requisition Setting](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)**

Pakitandaan: ang ilang Setting ay mga field ng System at dahil dito ay hindi maaaring i-edit ng mga User.

#### Basic vs. Advanced Shopping Mode

Maaaring gawin ang mga Requisition sa [Basic Shopping Mode](/fil/docs/for-purchasers/basic-shopping) o [Advanced Shopping Mode](/fil/docs/for-purchasers/advanced-shopping).

Ang Basic Shopping Mode ay ang default, nakabatay sa card, at napaka-visual na shopping mode na nararanasan ng mga user kapag gumagawa ng Requisition:

![Basic View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif)

Kung pipiliin ng user na **\[Enable Advanced Shopping\]** sa page ng Paggawa ng Requisition, ipapakita sa kanila ang isang makapangyarihan at hindi gaanong visual na talahanayan kung saan maaari nilang gawin ang kanilang mga Requisition:

![Advanced View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif)

### Pag-apruba ng Requisition

Kapag isinumite ng isang user ang isang Requisition para sa pag-apruba, ito ay uusad sa estadong Awaiting Approval at ilalagay sa Approval Workflow na nalalapat sa itinalagang Department at Account Code ng Requisition. 

Ang mga user na itinalaga sa unang antas ng Approval Workflow ay makakatanggap ng email, na nagpapaalam sa kanila na naisumite na ang Requisition, at maaari na nilang [Aprubahan ang Requisition.](/fil/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) Ang mga user na ito ay karaniwang mga Head of Department, Financial Manager, o Operational Manager sa Purchasing Organization.

Maa-access ng mga itinalagang Approver ang mga Requisition na maaari nilang aprubahan sa pamamagitan ng pag-click sa **\[Requisitions\] → \[Awaiting My Approval\]:**

**![View and Approve Requisitions in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)**

Kapag umusad na ang Requisition sa lahat ng nauugnay na yugto ng Approval Workflow, isa o higit pang Purchase Order ang bubuuin at maaaring ipadala sa (mga) Supplier na ang mga produkto ay kasama sa Requisition.

Ang mga bagong gawang [Purchase Order ay maaaring manu-manong ipadala sa mga Supplier](/fil/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order), ngunit madalas na pinagana ng user ang awtomatikong setting na **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** sa Requisition, o ang parehong setting ay pinagana bilang isang [User Preference,](/fil/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences) at sa gayon ang mga Purchase Order ay ipinapadala ng PurchasePlus sa gustong destinasyon ng Supplier sa sandaling Maaprubahan ang Requisition.

Kapag Naaprubahan na ang isang Requisition (at nagawa na ang mga nagresultang Purchase Order), hindi na maaaring i-edit ang _Requisition_. Ang mga kinakailangang pagbabago ay maaari sa ilang sitwasyon na gawin sa (mga) _Purchase Order_ na nabuo, sa pamamagitan ng pag-navigate sa tab na **\[Settings\]** ng Purchase Order.

### Mga Kaugnay na Dokumento

Ang mga Requisition ay maaaring 'maiugnay' sa:

-   Isa o higit pang mga Purchase Order na ginawa sa Pag-apruba ng isang Requisition,
-   Isa o higit pang mga Invoice, na itinugma sa mga Purchase Order na ginawa sa Pag-apruba ng isang Requisition,
-   Mga Attachment, na mga file na na-upload laban sa Requisition, upang magdagdag ng konteksto at mahalagang impormasyon para sa mga Approver at iba pang Viewer.

### Mga Status ng Requisition

Ang mga Requisition ay maaaring nasa iba't ibang estado, at ito ay nagsasabi sa atin ng ilang mahalagang impormasyon tungkol sa Requisition.

![Requisition Statuses in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif)

-   **Open**: Ang isang Requisition na nasa Open na Status ay maituturing na Draft - sa katunayan, ang user na gumawa ng Requisition ay maaaring [tingnan ito sa kanilang (mga) seksyon ng ‘My Drafts’](/fil/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions) sa iba't ibang lugar sa PurchasePlus application. Habang ang isang Requisition ay nasa Open na estado, maaari itong i-edit, maaaring magdagdag o mag-alis ng mga Produkto, o maaari itong kanselahin. Upang iusad ang Requisition, dapat itong Isumite para sa Pag-apruba sa pamamagitan ng pag-click sa **\[Submit Requisition\]**.
-   **Awaiting Approval**: Ang isang Requisition na Awaiting Approval ay naisumite na para sa pag-apruba, ngunit hindi pa nabibigyan ng pinal na pag-apruba. Ang lahat ng nauugnay na user sa approval workflow ay dapat magbigay ng pag-apruba upang ang isang Requisition ay maging Approved. Mangyaring basahin ang aming artikulo tungkol sa [Pag-apruba ng Requisition](/fil/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) para sa higit pang impormasyon.
-   **Cancelled**: Ang isang Cancelled na Requisition ay isang Requisition na Kinansela habang ito ay nasa Open, Awaiting Approval, o Declined na estado. Ang isang Cancelled na Requisition ay hindi na maaaring Muling Buksan at hindi na ginagamit sa anumang paraan sa iyong Organisasyon. Walang aksyon na maaaring gawin sa isang Cancelled na Requisition.
-   **Approved**: Ang isang naaprubahang Requisition ay isang Requisition na isinumite para sa pag-apruba, pagkatapos ay inaprubahan ng mga nauugnay na user sa Approval Workflow. Ang isang naaprubahang Requisition ay bubuo ng mga [Purchase Order](/fil/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) para sa bawat Supplier na kasama sa Requisition. Ang isang naaprubahang Requisition ay maaaring isara, o maaari itong iwanan sa Approved na estado.
-   **Declined**: Ang isang tinanggihang Requisition ay isang Requisition na isinumite para sa pag-apruba, pagkatapos ay tinanggihan ng isang nag-aapruba na user sa Approval Workflow. Ang isang tinanggihang Requisition ay maaaring kanselahin, o maaaring ipagpatuloy ang pamimili at muling isumite ang Requisition.
-   **Closed:** Ang isang saradong Requisition ay ang huling estado na maaaring kahantungan ng isang Requisition.

### Troubleshooting

#### Mga Produkto ng Supplier na Walang Stock

Minsan, maaaring markahan ng isang Supplier ang isa sa kanilang mga Produkto bilang 'Out of Stock'. Babalaan ang mga Purchaser na ang Produkto ay Out of Stock kapag gumagawa ng Requisition:

![Supplier Product out of Stock](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif)

Ang Purchaser ay **hindi** pinipigilang idagdag ang Produkto sa Requisition - ito ay isang babala lamang - ngunit tandaan na kung kailangan agad ang Produkto, alinman sa:

1.  Dapat mag-order ng ibang Quote ng Supplier para sa parehong Produkto (pagkatapos suriin kung ang pagkakaiba sa presyo, o 'premium', ay sulit para sa agarang pangangailangan), o
2.  Dapat mag-order ng Kahaliling Produkto (Substitute Product).