# Pinakamahuhusay na Kagawian para sa Invoice

> Kahit anong alphanumeric character string. Gayunpaman, lubos naming inirerekomenda ang paggamit ng numeric-only na mga value. Ang mga numero ng purchase order na nabuo ng PurchasePlus ay sumusunod sa

Source: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice

Markdown: https://www.purchaseplus.com/fil/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md

# Pinakamahuhusay na Kagawian para sa Invoice
### **Mga Data Point para sa mga Invoice**

#### **1\. Purchase Order (PO)**

-   **Wastong Input:**  
    Kahit anong alphanumeric character string. Gayunpaman, **lubos naming inirerekomenda** ang paggamit ng numeric-only na mga value. Ang mga numero ng purchase order na binuo ng PurchasePlus ay sumusunod sa kumbensyong **PO:000000** at sunod-sunod na tumataas (hal., 000001, 000002, atbp.)
-   **Halimbawa:** PO:000345
-   **Paliwanag:**  
    Ang pagsasama ng Purchase Order ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** dahil pinapadali nito ang awtomatikong pagtutugma ng mga invoice sa mga Purchase Order sa loob ng system, na tinitiyak ang isang mas mahusay at tumpak na proseso.

* * *

#### **2\. Uri ng Dokumento**

-   **Wastong Input:**  
    "Invoice" O "INV: O "Tax Invoice."  
    "Credit Note" "CR Note"
-   **Halimbawa:** INV-123456
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **MANDATORY** upang makatulong sa pag-uuri at pagsasaayos ng dokumento, na mahalaga para sa tumpak na pagpoproseso at pagtatago ng rekord. Hindi ipoproseso ang isang invoice kung wala ang impormasyong ito. 

* * *

#### **3\. Numero ng Invoice**

-   **Wastong Input:**  
    Kahit anong alphanumeric character string. Bagama't pinapayagan ang anumang format, **lubos naming inirerekomenda** ang paggamit ng numeric-only na mga value.
-   **Halimbawa:** INV-123456
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **MANDATORY** para sa pagpoproseso at pagbabayad. Ang mga dobleng numero ng invoice ay awtomatikong ipa-flag at tatanggihan ng system upang maiwasan ang mga error. Tandaan: Maaari mong muling gamitin ang mga numero ng invoice sa iba't ibang mamimili, ngunit hindi kailanman para sa parehong mamimili. Hindi ipoproseso ang isang invoice kung wala ang impormasyong ito. 

* * *

#### **4\. Pangalan ng Iyong Negosyo, Address, Numero ng Telepono, at Email**

-   **Wastong Input:**  
    Kahit anong alphanumeric character string.
-   **Halimbawa:**  
    **Pangalan ng Supplier:** Fresh Produce Co.  
    **Address:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **Telepono:** +61 2 9876 5432  
    **Email:** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN:** 12 345 678 910
-   **Paliwanag:**  
    Ang pagbibigay ng tumpak na mga detalye ng negosyo ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** para sa mga layunin ng pagpapatunay at upang matiyak na ang mga invoice ay naproseso laban sa mga tamang account.

* * *

#### **5\. Mga Numero ng Pagpaparehistro ng Buwis o Negosyo**

-   **Wastong Input:**  
    Isang wastong numerical na numero ng pagpaparehistro ng negosyo (hal., ABN sa Australia).
-   **Halimbawa:** ABN: 12 345 678 910
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** para sa pagkakakilanlan ng negosyo at mga layunin ng pagsunod (compliance). Nakatutulong ito na patunayan ang pagiging lehitimo ng negosyo. Sa maraming bansa tulad ng Australia, ito ay isang legal na kinakailangan upang isama ang impormasyong ito para sa anumang singil na higit sa $82.50. Maaantala ang mga invoice na walang impormasyong ito habang bineberipika ang negosyo. 

* * *

#### **6\. Mga detalye ng mamimili**

-   **Wastong Input:**   
    Buong pangalan, pangalan ng negosyo (kung naaangkop), at address.
-   **Halimbawa:**  
    
    **Pangalan:** HotelPlus Sydney  
    **Address:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** dahil nakatutulong ito sa pag-uugnay ng Invoice sa tamang Mamimili.  
      
    

* * *

#### **7\. Nakalaang email address para sa pag-invoice ng Mamimili**

-   **Wastong Input:**  
    Bawat Mamimili ay binibigyan ng natatanging email address para sa mga invoice sa format na `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` 
-   **Halimbawa:**  
    
    **Email ng Mamimili:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **MANDATORY** para sa programatikong pagtukoy sa entity na bumibili. Bagama't hindi kailangang lumabas ang email address sa invoice, **lahat ng invoice ay dapat ipadala sa inbox na ito**. Ang isang invoice ay **hindi ipoproseso** kung hindi ito naipadala sa natatanging email address para sa pag-invoice ng Mamimili.

* * *

#### **8\. Petsa ng Invoice**

-   **Wastong Input:** `DD/MM/YYYY`
-   **Halimbawa:** 10/01/2025
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **MANDATORY** para sa programatikong pagpapatunay ng invoice. Hindi dapat nasa hinaharap ang petsa at maglalabas ito ng babala kung ito ay masyadong matagal na sa nakaraan. Ang isang invoice ay **hindi ipoproseso** kung wala ang impormasyong ito.

* * *

#### **9\. Takdang Petsa (Due Date)**

-   **Wastong Input: `DD/MM/YYYY`**
-   **Halimbawa:** **Takdang Petsa:** 24/01/2025
-   **Paliwanag:**  
    Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** at ginagamit ng Accounts Payable team ng Mamimili kapag nag-iiskedyul ng pagbabayad. 

* * *

#### **10\. Data ng Linya ng Invoice** 

-   **Code ng produkto ng iyong supplier** 
    -   **Wastong Input:** alphanumeric string 
    -   **Halimbawa:** 563732

-   -   **Paliwanag:** Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** dahil ang impormasyong ito ay ginagamit upang ipagkasundo (reconcile) ang iniutos sa naihatid. 

  

-   **Paglalarawan** 
    -   **Wastong Input:** alpha string 
    -   **Halimbawa:** Apple Red Delicious

-   -   **Paliwanag:** Ang field na ito ay **MANDATORY** dahil nagbibigay ito ng mga detalye tungkol sa produktong inihatid. Ang isang invoice ay **hindi ipoproseso** kung wala ang impormasyong ito.  
          
        

-   **Dami (Quantity)** 
    -   **Wastong Input:** numerical string  
    -   **Halimbawa:** 10

-   -   **Paliwanag:**
        -   Kung ang item ay na-order ngunit hindi naipadala/napunan, mas mainam na huwag itong isama sa invoice. Kung isasama mo ito sa Invoice, dapat itong itakda nang may dami na "0" zero at kabuuang halaga ng linya na "$0" upang matiyak ang tamang pagpoproseso. 
        -   Ang field na ito ay **MANDATORY** dahil tinutukoy nito ang dami ng mga item na ibinigay.
        -   Ang isang invoice ay **hindi ipoproseso** kung wala ang impormasyong ito o kung ang dami ay hindi tumutugma sa presyo ng bawat yunit (unit price).  
              
            
-   **Presyo ng bawat yunit na Hindi Kasama ang GST (Ex GST)**
    -   **Wastong Input:** numerical string  
    -   **Paliwanag:**  Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** dahil kinakalkula nito ang kabuuan ng linya sa invoice. Kung ibibigay mo ang mga halaga na kasama ang GST, mahalagang isama mo ang mga inilapat na rate ng GST upang ma-calculate namin pabalik ang presyong Ex GST para ma-upload sa mga accounts payable system.   
          
        
-   **Buwis (kung naaangkop)**  
    -   **Wastong Input:**
        -   Ang rate ng GST bilang porsyento (hal., 10%).
        -   Ang halaga ng GST bilang halaga ng pera (hal., `$2.00`).
        -   Isang pare-parehong pagkakakilanlan na inilalapat sa mga bagay na may buwis (hal., isang asterisk `*` upang isaad ang pagiging angkop ng GST).
    -   **Paliwanag:**  
        Ang field na ito ay **MANDATORY** dahil tinutukoy nito ang kabuuang halaga ng buwis sa invoice. Ang pinakamahusay na kagawian ay ipakita ang parehong GST % at halaga sa $. Ang isang invoice ay **hindi ipoproseso** nang walang kahit isa man lang sa mga data point sa itaas.

  

-   **Kabuuang Buwis (kung naaangkop)**

-   -   **Wastong Input:**  
        Isang numeric value sa format ng pera (hal., `$200.00`).
    -   **Paliwanag:**  
        Ang field na ito ay **LUBOS NA INIREREKOMENDA** dahil tinitiyak nito na ang kabuuan ng invoice ay tumutugma sa bawat indibidwal na line item. Kung saan ang invoice ay naglalaman ng parehong mga item na libre sa GST at may GST sa iisang dokumento, legal na kinakailangan na isama ang breakdown ng buwis sa antas ng linya sa maraming bansa kabilang ang Australia. Kung ang kabuuang ex-GST lamang ang ibinigay, dapat magsama ng malilinaw na detalye ng GST.

  

* * *

#### **11\. Tiyaking Tumpak ang mga Kabuuang Halaga**

-   Magpakita ng breakdown ng kabuuang gastusin:
    -   Bawat linya sa Invoice ay dapat mayroong kabuuan 
    -   Ang kabuuan ng buwis sa linya at kabuuang halaga ay dapat tumugma sa buwis ng Invoice at kabuuang halaga ng gastusin 
    -   Anumang bayad sa paghahatid (delivery fee) ay dapat isama bilang isang hiwalay na linya sa mga kabuuan ng invoice.
    -   Kung ikaw ay naniningil sa isang pera (currency) na HINDI ang currency kung saan tumatakbo ang mamimili, dapat isama ang currency sa kabuuan ng invoice. Halimbawa SGD sa Australia, o USD sa Singapore. 

  

* * *

#### **12\. Format para sa Propesyonalismo**

-   Gumamit ng malinis, madaling basahing font at organisadong layout.
-   Isama ang logo ng iyong kumpanya para sa pagba-brand.
-   Ibigay ang invoice sa format na PDF, o E-PDF 
-   Huwag magsama ng mga larawan sa dokumento 

* * *

### **HALIMBAWANG INVOICE**

* * *

**\[Logo ng Iyong Kumpanya\]**  
**Pangalan ng Supplier:** Fresh Produce Co.  
**Address:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**Telepono:** +61 2 9876 5432  
**Email:** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN:** 12 345 678 910

* * *

#### **Invoice**

**Numero ng Invoice:** INV-123456  
**Petsa ng Invoice:** 10/01/2025  
**Takdang Petsa:** 24/01/2025  
**Uri ng Dokumento:** Tax Invoice  
**Purchase Order (PO):** PO:000345

**Mga Detalye ng Mamimili:**  
**Pangalan:** HotelPlus Sydney  
**Address:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **Data ng Linya ng Produkto**

| **Code ng Produkto** | **Paglalarawan** | **Dami** | **Presyo ng Bawat Yunit (Ex GST)** | **Kabuuan ng Linya (Ex GST)** | **GST (10%)** | **Halaga ng GST (AUD)** | **Kabuuan ng Linya (Inc GST)** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |

**Subtotal (Ex GST):** $90.00  
**GST (10%):** $14.00  
**Kabuuan (Inc GST):** **$104.00**

* * *

#### **Mga Karagdagang Paalala**

-   Mangyaring magbayad sa pamamagitan ng bank transfer sa sumusunod na account:  
    **Pangalan ng Bangko:** ANZ Bank  
    **Pangalan ng Account:** Fresh Produce Co.  
    **BSB:** 012-345  
    **Numero ng Account:** 678901234
-   Para sa anumang mga katanungan, mangyaring makipag-ugnayan sa amin sa billing@freshproduceco.com.au.