# Approuver des factures > Lorsqu'une facture ou un avoir est à l'état « En attente d'approbation », il contient un ou plusieurs indicateurs (anomalies) nécessitant un examen et une approbation. Source: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note Markdown: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md # Approuver des factures Lorsqu'une facture ou un avoir est à l'état « En attente d'approbation », il contient un ou plusieurs indicateurs (c'est-à-dire des écarts ou anomalies) nécessitant un examen et une approbation par un utilisateur approprié de votre organisation. Les approbateurs désignés peuvent approuver ou refuser une facture ou un avoir. Approuver la [facture](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) ou l'[avoir](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) le fera passer à l'état Rapproché, et refuser la facture ou l'avoir le fera passer à l'état Annulé.  **Accéder directement à :** - [À propos des flux de travail d'approbation (Legacy vs Nouveaux)](#InvoiceApprovalWorkflows) - [Approuver avec les flux de travail Legacy](#approve-with-legacy-workflows) - [Approuver une facture (Nouveaux flux de travail)](#ApproveAnInvoiceNew) - [Permission « Super approbateur » de facture](#SuperApproverPermission) - [Consulter les approbateurs passés et à venir dans un flux de travail (Piste d'audit)](#ViewPastUpcomingApprovers) - [Examiner les factures en attente d'approbation](#ReviewAFlaggedInvoice) - [Bonnes pratiques pour examiner les factures en attente d'approbation](#BestPractices) ### À propos des flux de travail d'approbation (Legacy vs Nouveaux) PurchasePlus a historiquement pris en charge les flux de travail d'approbation de factures et d'avoirs basés sur les rôles, les utilisateurs opérationnels (ex. : responsable de la restauration) donnant leur approbation en premier, puis les utilisateurs financiers (ex. : comptabilité fournisseurs) intervenant en second. Nous appelons ce modèle « Flux de travail Legacy », et de nombreux acheteurs utilisent encore ce modèle de flux d'approbation. Depuis février 2025, PurchasePlus propose de nouveaux [flux de travail d'approbation basés sur des rangs](/fr/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), plus évolutifs et performants que le modèle de flux de travail Legacy. Nous appelons ce modèle actualisé les « Nouveaux flux de travail ». Les organisations acheteuses plus récentes ou les acheteurs ayant migré avec l'aide de nos équipes de configuration utiliseront ces nouveaux flux d'approbation.  Les deux modèles ne peuvent pas fonctionner en parallèle ; une organisation doit avoir l'un ou l'autre modèle activé pour son compte. Veuillez [nous contacter](mailto:help@purchaseplus.com) pour activer les nouveaux flux de travail pour votre organisation si vous souhaitez effectuer la transition. [_En savoir plus sur la différence entre les flux de travail Legacy et les nouveaux flux de travail._](/fr/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows) ### Approuver avec les flux de travail Legacy 1\. Cliquez sur \[**Factures en attente de mon approbation**\] sur la page d'accueil, ou sélectionnez \[**Factures**\] → \[**En attente de mon approbation**\] dans la barre de navigation latérale. ![Page Factures en attente de mon approbation](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif) 2\. Dans la vue en tableau des factures en attente de mon approbation, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : a. Utiliser \[**Rechercher**\] pour trouver une facture spécifique. b. \[**Gérer les colonnes**\] pour ajuster les informations affichées dans le tableau. c. Cliquer sur le \[**Numéro de facture**\] pour ouvrir une facture. d. \[**Référence**\]. Survoler la référence pour ajouter ou modifier la référence de la facture. e. Voir le « Fournisseur » émetteur de la facture. f. \[**Compte de dépenses**\]. Survoler le compte de dépenses pour ajouter ou modifier le département ou le compte auquel la facture est imputée. g. \[**Bon de commande**\]. Déterminer si la facture a été rapprochée d'un bon de commande. Consultez notre article [Rapprocher un bon de commande d'une facture](/fr/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) pour en savoir plus. h. \[**Bons de réception**\]. Afficher les bons de réception ou créer un [bon de réception](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) lié au [bon de commande](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders).  i. \[**Copie PDF**\]. Consulter la copie PDF de la facture, si la facture a été créée à partir d'un PDF. j. \[**Approuver**\] la facture sur le plan opérationnel ou financier, selon vos autorisations. ![Afficher le tableau des factures avec indicateurs](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. Vous pouvez également cliquer sur une facture en attente d'approbation et vous trouverez les boutons d'approbation financière et opérationnelle dans l'en-tête de la facture. Vous pouvez ici \[**Approuver**\] la facture sur le plan opérationnel ou financier selon vos autorisations. ![Approuver une facture avec indicateur depuis la facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Une fois l'approbation opérationnelle et financière accordée, la facture passera à l'état « RAPPROCHÉ ».  Si votre organisation crée des fichiers d'exportation par lot, consultez notre article [Marquer une facture ou un avoir comme prêt à l'exportation](/fr/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) pour en savoir plus sur la préparation des factures pour l'exportation. Si votre organisation exporte les factures et les avoirs individuellement, consultez notre article [Exporter une facture ou un avoir](/fr/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note).  ![Facture rapprochée](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif) ### Approuver avec de nouveaux flux de travail Les utilisateurs ont la possibilité d'approuver ou de refuser une facture ou un avoir qui a été imputé à une entité organisationnelle où (a) un nouveau flux de travail est attribué, et (b) ils sont approbateurs dans l'un de ses rangs de flux de travail. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser une facture depuis les pages **\[Factures\] → \[En attente de mon approbation\]**, et les avoirs depuis la page **\[Avoirs\]** **→ \[Voir tout\] → \[Avoir\]**. Veuillez noter que les approbateurs du deuxième rang (et des rangs suivants) du flux de travail ne verront les factures ou les avoirs dans ces listes qu'après leur approbation par le ou les rangs antérieurs : ![Page Factures en attente de mon approbation](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif) De plus, les approbateurs peuvent cliquer sur une facture ou un avoir et utiliser les boutons **\[Approuver\]** ou **\[Refuser\]** dans l'en-tête du document : ![Boutons Approuver et Refuser sur une facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif) **Que se passe-t-il lorsqu'une facture ou un avoir est approuvé ?** - Si la valeur du document est supérieure à la valeur maximale du rang de l'approbateur, la facture ou l'avoir passera au rang d'approbation suivant. Les utilisateurs du rang d'approbation suivant seront avertis par e-mail. - Si la valeur du document est inférieure à la valeur maximale du rang de l'approbateur, le flux de travail considère qu'il s'agit de l'« Approbation finale », et la facture ou l'avoir passe automatiquement à l'état Rapproché. Il peut être exporté vers votre système de comptabilité fournisseurs externe pour paiement. **Que se passe-t-il lorsqu'une facture ou un avoir est refusé ?** - Les approbateurs seront invités à ajouter un commentaire, et la facture ou l'avoir passera automatiquement à l'état Annulé. [_En savoir plus sur les nouveaux flux de travail d'approbation._](/fr/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) #### Permission « Super approbateur » de facture La permission « Peut super approuver les factures et les avoirs » active deux fonctions importantes dans le cadre des flux de travail d'approbation des factures et des avoirs : 1. L'utilisateur autorisé peut forcer le passage de toute facture ou tout avoir « En attente d'approbation » à l'état « Rapproché », qu'il fasse partie ou non d'un flux de travail d'approbation. Cette permission constitue donc un moyen efficace pour les personnes autorisées de « contourner » les rangs d'approbation du flux de travail. 2. L'utilisateur autorisé peut modifier les détails (à l'exception du département et des lignes de facture) d'une facture ou d'un avoir lorsqu'il est à l'état Rapproché. L'action Super approuver se trouve dans le menu **\[Plus\]** de l'en-tête de la facture ou de l'avoir à l'état « En attente d'approbation » : ![Super approuver une facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif) En raison des pouvoirs accrus conférés aux super approbateurs, il est essentiel que seuls de véritables super-utilisateurs et/ou des administrateurs hautement qualifiés et autorisés se voient attribuer cette permission. #### Consulter les approbateurs passés et à venir dans un flux de travail (Piste d'audit) Vous pouvez consulter les approbateurs précédents et à venir d'une facture ou d'un avoir spécifique dans un flux de travail d'approbation en accédant à **\[Factures\] OU \[Avoirs\] → \[Voir tout\]** ou **\[Factures\] OU \[Avoirs\] → \[En attente de mon approbation\]** et en cliquant sur le bouton **\[Voir\]** dans la colonne **\[Flux de travail\]** : ![Afficher le flux de travail d'une facture depuis le tableau Toutes les factures](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif) Les informations s'afficheront dans une fenêtre contextuelle, où vous pourrez examiner les horodatages, les mises à jour de statut, les noms des approbateurs et bien plus encore : ![Modale d'affichage du flux d'approbation d'une facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif) ### En attente d'approbation Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une facture ou un avoir peut être signalé par un indicateur, et chacune de ces raisons est affichée dans l'onglet **\[Indicateurs\]** du document ainsi que dans la colonne Indicateurs sur chaque ligne de la facture ou de l'avoir. En tant qu'approbateur, vous pouvez examiner chaque motif de signalement et décider si vous souhaitez le rectifier ou approuver le document sans rectifier tout ou partie de ces anomalies. Les indicateurs sont personnalisés par organisation ; contactez un administrateur de votre organisation si vous pensez que certains indicateurs apparaissant sur vos factures ou avoirs ne sont pas nécessaires. 1\. Sélectionnez la facture ou l'avoir dans la liste **\[En attente de mon approbation\]** pour l'examiner en détail. Vous pouvez utiliser les boutons d'action rapide dans l'en-tête du document pour : a. \[**Éditeur avancé**\]. Afficher et gérer les détails de la facture ou de l'avoir, aux côtés de la copie PDF originale. b. \[**Afficher ou masquer les détails**\]. Afficher des informations plus détaillées sur la facture ou l'avoir. c. \[**Afficher le PDF**\]. Visualiser le PDF original que notre système a utilisé pour créer la facture ou l'avoir (le cas échéant). d. **\[Documents associés\]**. Consulter les demandes d'achat, bons de commande, bons de réception ou avoirs associés à cette facture. e. **\[Plus d'options\]**. Consulter le journal d'audit de la facture, imprimer la facture, et plus encore.  ![Explication des options d'en-tête de facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif) 2\. Si nécessaire, cliquez sur \[**Mettre à jour les valeurs**\] pour ajuster manuellement les montants de la facture ou de l'avoir afin de parvenir à l'équilibre. Le panneau d'équilibre de la facture ou de l'avoir apparaît sur tous les documents et indique si la somme des lignes correspond aux totaux du document.  ![Mettre à jour les valeurs d'une facture avec indicateurs](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif) 3\. Toutes les lignes de facture ou d'avoir sont répertoriées dans l'onglet \[**Récapitulatif des produits**\] du document. Vous pouvez y : a. Choisir la \[**Vue avancée**\] pour afficher les sous-lignes. Consultez l'article d'aide [Mettre à jour les lignes de facture en mode avancé](/fr/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) pour plus d'informations. b. \[**Ajouter une ligne de facture OU d'avoir**\], selon que vous consultez une facture ou un avoir. c. \[**Lier**\] des lignes d'articles de facture à des lignes d'articles de bon de commande. Si votre organisation rapproche les factures des bons de commande, il est important que chaque ligne de la facture soit liée à une ligne correspondante sur le bon de commande rapproché. Consultez notre article [Lier les lignes de facture aux lignes de bon de commande](/fr/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) pour en savoir plus. d. \[**Indicateurs**\] Consulter les raisons pour lesquelles la facture ou l'avoir est en attente d'approbation. Si un ou plusieurs indicateurs sont présents sur la ligne de facture ou d'avoir, une icône de drapeau rouge s'affiche. e. Statut \[**Reçu**\]. Vérifier si la ligne de bon de commande rapprochée a été marquée comme reçue sur un ou plusieurs bons de réception.  f. \[**Info**\] Consulter les informations détaillées concernant la ligne de facture ou d'avoir. g. Consulter la quantité, le prix unitaire, le taux de taxe et les totaux de ligne de la facture ou de l'avoir. ![Détails des lignes de facture avec indicateurs](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif) Outre l'onglet par défaut **\[Récapitulatif\]**, d'autres onglets de la facture ou de l'avoir contiennent des informations importantes : 1\. L'onglet \[**Indicateurs**\] fournit un récapitulatif des motifs de signalement pour la facture ou l'avoir. 2\. L'onglet \[**Analyse**\] offre une vue détaillée de l'analyse de rapprochement à 2 ou 3 voies.  3\. L'onglet \[**Paramètres**\] vous permet de consulter et de gérer les détails de la facture ou de l'avoir, tels que le numéro de document, la référence, la date du document, la devise ainsi que le département et le code de compte. 4\. L'onglet \[**Commentaires**\] affiche les commentaires internes ou externes ajoutés à la facture ou à l'avoir par les utilisateurs de votre organisation. 5\. L'onglet **\[Avoirs\]** répertorie tous les avoirs associés à la facture, le cas échéant. 6\. L'onglet \[**Bon de commande**\] indique le bon de commande rapproché de la facture, le cas échéant. 7\. L'onglet \[**Bons de réception**\] affiche les bons de réception associés au bon de commande rapproché, le cas échéant. 8\. L'onglet \[**Pièces jointes**\] montre les fichiers joints qui ont été ajoutés à la facture ou à l'avoir par les utilisateurs de votre organisation, le cas échéant. ![Onglets de la facture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif) ### Conseils pour l'examen #### Rapprocher les bons de commande et les factures - Si cela s'applique à votre organisation, assurez-vous qu'un bon de commande est rapproché de la facture avant d'examiner les indicateurs de signalement. - Liez les lignes d'articles de la facture aux lignes d'articles du bon de commande si nécessaire. #### Réceptionner les marchandises et les services - Vérifiez si les articles ont été réceptionnés. Si cela s'applique à votre organisation, la réception d'un bon de commande est une étape cruciale pour s'assurer que les articles ont bien été livrés et indique à l'approbateur que la facture peut être approuvée. #### Vérifier les lignes d'articles sur les factures et les avoirs avant d'approuver - En cas d'écart entre le prix du bon de commande et celui de la facture ou de l'avoir, vous pouvez contacter le fournisseur pour obtenir un éventuel avoir correspondant à la différence.