# Fichier d'exportation par lot

> Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez exporter les factures et les avoirs individuellement (Type A) ou via un fichier d'exportation par lot (Type B).

Source: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file

Markdown: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file.md

# Fichier d'exportation par lot
Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez exporter les [factures](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) et les avoirs individuellement (Type A) ou via un fichier d'exportation par lot (Type B).

Dans cet article, nous expliquerons le scénario de **Type B**, dans lequel les factures et les avoirs sont [marqués comme « Prêt pour l'exportation »](/fr/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) afin d'être inclus dans un fichier d'exportation par lot. Si votre organisation exporte les factures et les avoirs individuellement (Type A), consultez notre article [Exporter une facture ou un avoir](/fr/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note).

Aller à :

-   [Créer un fichier d'exportation](#CreateAnExportFile)
    
-   [Dépannage](#troubleshooting)
    
    -   [Facture ou avoir bloqué en cours d'exportation](#StuckInExporting)
    -   [Générer un fichier journal des réponses d'exportation](#GenerateLogFile)

### Créer un fichier d'exportation

1\. Sélectionnez \[**Factures**\] **→** \[**Centre d'exportation**\] dans la barre de navigation latérale.

2\. Cliquez sur \[**Créer un nouveau fichier d'exportation**\]. Veuillez noter : seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer des fichiers d'exportation.

![Créer un nouveau fichier d'exportation par lot](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-1.avif)

3\. Remplissez tous les champs requis.

a. Déterminez les \[**Types de documents à inclure**\]. Vous pouvez inclure uniquement les factures, uniquement les avoirs, ou à la fois les factures et les avoirs.

b. \[**Sélection de l'acheteur**\] pour choisir les acheteurs inclus. Cette sélection s'applique uniquement si plusieurs organisations acheteuses utilisent le même système de comptabilité fournisseurs dans PurchasePlus. 

c. \[**Sélectionner une plage de dates**\].

d. Décidez si vous souhaitez automatiquement \[**Marquer les documents comme exportés une fois terminé**\]. Il s'agit d'une étape importante, car elle met à jour automatiquement le statut de toute facture ou de tout avoir inclus dans le fichier d'exportation à \`Exporté\`, dès la création réussie du fichier d'exportation. 

e. \[**Envoyer par e-mail le fichier d'exportation terminé en pièce jointe**\]. Il s'agit d'une étape facultative qui vous permet d'envoyer le fichier d'exportation finalisé en pièce jointe à une ou plusieurs adresses e-mail. Veuillez noter que si la taille du fichier d'exportation joint à l'e-mail devient très importante, l'envoi de l'e-mail peut échouer. Dans ce cas, vous pourrez toujours télécharger manuellement le fichier d'exportation depuis PurchasePlus.

f. **\[Nom du fichier d'exportation\].** Vous pouvez définir ici le nom du fichier d'exportation. Le nom du fichier sera inséré avant l'extension du fichier. 

g. \[**Envoyer le fichier d'exportation terminé par voie électronique**\]. Si votre organisation a été configurée avec des destinations électroniques pour l'exportation, chaque destination sera disponible ici. Le cas échéant, vous pouvez sélectionner une destination vers laquelle le fichier d'exportation sera envoyé par voie électronique dès sa création réussie. Veuillez [contacter notre équipe du service client](https://www.purchaseplus.com/contact-us) si vous souhaitez envoyer vos fichiers d'exportation vers une destination électronique telle qu'un serveur FTP ou un point de terminaison d'API.

![Formulaire de création d'un nouveau fichier d'exportation](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-2.avif)

4\. Cliquez sur \[**Créer le fichier d'exportation**\] au bas du formulaire.

5\. Vous serez redirigé vers le Centre d'exportation, et le fichier d'exportation créé apparaîtra en haut de la liste des fichiers d'exportation. Le fichier d'exportation sera initialement dans l'état « En traitement », puis passera automatiquement à « Terminé » une fois le fichier prêt à être téléchargé. Cliquez sur \[**Télécharger**\] pour accéder au fichier et l'enregistrer sur votre appareil. Le fichier sera formaté conformément aux paramètres appliqués à votre organisation dans PurchasePlus. Vous pouvez désormais importer manuellement le fichier dans votre plateforme de comptabilité externe. 

![Centre d'exportation Télécharger le fichier d'exportation](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-3.avif)

6\. Lors de la création du fichier d'exportation, si vous n'avez pas sélectionné « Marquer les documents comme exportés une fois terminé », vous constaterez que les factures et les avoirs inclus dans le fichier d'exportation seront toujours dans l'état « Prêt pour l'exportation ». Il s'agit d'une pratique courante si vous préférez attendre que le fichier d'exportation soit correctement importé dans votre système comptable externe avant de marquer les documents comme Exportés dans PurchasePlus.

Lorsque vous êtes prêt à le faire, pour faire passer toutes les factures et tous les avoirs à l'état « Exporté », cliquez sur \[**Plus**\] **→** \[**Marquer comme exporté**\]. Les factures et les avoirs passeront alors au statut « Exporté ». 

![Marquer comme exporté](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-4.avif)

7\. Pour afficher les factures incluses dans un export, cliquez sur le \[**Numéro**\] dans la colonne Factures. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, listant toutes les factures incluses dans l'exportation.

![Afficher les factures incluses dans l'exportation](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-5.avif)

8\. Vous pouvez également cliquer sur le numéro d'exportation pour afficher les données d'exportation CSV sous forme de tableau, ainsi qu'une liste de la ou des factures ou avoirs inclus dans le fichier d'exportation.

### Dépannage

#### Facture ou avoir bloqué dans l'état « En cours d'exportation »

Si une facture ou un avoir est bloqué dans le statut En cours d'exportation, cela indique généralement un problème de synchronisation temporaire avec votre système de comptabilité fournisseurs. Pour résoudre ce problème, vous devez [rétablir le document à l'état « Rapproché »](/fr/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) pour relancer la transmission en suivant ces étapes :

1.  Ouvrez la facture ou l'avoir actuellement bloqué en cours d'exportation. Dans le coin supérieur droit de l'en-tête de la facture, cliquez sur l'icône des **trois points verticaux (⋮)**.
    
2.  Sélectionnez \[**Rétablir à Rapproché\]**. Cela interrompt la tentative d'exportation actuelle et ramène la facture à un état modifiable.
    
3.  Cliquez sur le bouton rouge \[**Rétablir la facture\]** pour confirmer. Le statut passera de Jaune (En cours d'exportation) à Vert (Rapproché).
    
4.  Vérifiez les détails de la facture. Avant de tenter à nouveau l'exportation, vérifiez les éléments suivants pour vous assurer de l'absence d'erreurs :
    
    1.  Détails du fournisseur et numéro d'entreprise du fournisseur.
        
    2.  Départements et codes comptables.
        
    3.  Totaux de la facture et montants des taxes.
        
5.  Relancez l'exportation. Une fois que vous avez confirmé que les détails sont corrects :
    
    1.  Repérez le bouton jaune intitulé \[**Marquer comme prêt pour l'exportation\]**. Cliquez sur ce bouton pour replacer la facture dans la file d'attente d'exportation.
        
    2.  [Créez un fichier par lot de factures et d'avoirs](/fr/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) qui inclut ce document.
6.  PurchasePlus tentera alors de renvoyer la facture ou l'avoir dans un fichier par lot vers votre système de comptabilité fournisseurs. Une fois le fichier transmis avec succès, l'étiquette de statut passera au **Violet (Exporté)**.
    

**Vous rencontrez toujours des problèmes ?**

1.  Contactez votre service informatique interne ou l'administrateur de votre système pour vérifier que la connexion API de votre organisation au système de comptabilité fournisseurs est active.
    
2.  [Contactez le service client PurchasePlus.](/fr/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) Si votre service informatique confirme que la connexion fonctionne correctement, veuillez contacter notre équipe d'assistance pour obtenir de l'aide.
    

#### Générer un fichier journal des réponses d'exportation

Votre équipe informatique interne peut souhaiter examiner un fichier journal de réponse en cas d'échecs de transmission. Pour générer l'un de ces fichiers, procédez comme suit :

1.  Accédez à **\[Factures\] → \[Centre d'exportation\]**
    
2.  Localisez l'exportation concernée. Vous pouvez filtrer par Échoué ou rechercher l'exportation avec un statut Échoué dans la colonne Événement d'envoi :  
    ![Exportation échouée dans le Centre d'exportation](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-6.avif)
    
3.  Sur la même ligne, cliquez sur le bouton \[**Afficher\]** sous la colonne Résumé :  
    ![Bouton Afficher du résumé de l'exportation](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-7.avif)
    
4.  Sur la fenêtre des détails de l'exportation qui s'affiche, faites défiler vers le bas jusqu'à la section **Réponse** et **Fichier journal de réponse** :  
    ![Fichier journal de réponse](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-8.avif)
    
5.  Téléchargez le fichier journal. Vous pouvez également copier les détails de la réponse si nécessaire :  
    ![Fichier journal de réponse sur une exportation échouée](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-9.avif)