# IA Sans Papier > La facturation sans papier est un module de PurchasePlus qui utilise notre service d'IA propriétaire et sur mesure pour recevoir, numériser et traiter à la fois les factures et les avoirs. Source: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai Markdown: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai.md # IA Sans Papier Aller à : - [Introduction](#Introduction) - [Comment arrivent les documents](#how-documents-arrive) - [Par e-mail](#ViaEmail) - [Via l'interface utilisateur](#ViaUI) - [Comment l'IA numérise les PDF](#HowTheAIScansPDFs) - [Séparation des fichiers en factures individuelles](#SplittingFiles) - [Extraction des données](#ExtractingData) - [Que peut extraire et pré-remplir l'IA ?](#WhatCantheAIExtract) - [Correspondance des fournisseurs](#MatchingSuppliers) - [Correspondance des départements et des codes comptables (codification automatique)](#MatchingDeptsAccountCodes) - [Autres données au niveau de l'en-tête](#OtherHeaderLevelData) - [Correspondance des produits](#MatchingProducts) - [Autres données au niveau des lignes](#OtherLineLevelData) - [Instructions (prompts)](#Prompts) - [Temps moyen de numérisation par document](#AverageScanningTime) - [Langues prises en charge](#SupportedLanguages) - [Traitement des factures et avoirs numérisés](#ProcessingInvoicesCreditNotes) - [Limites actuelles et dépannage](#LimitationsAndTroubleshooting) - [Accéder aux PDF des factures et avoirs numérisés](#AccessingScannedDocuments) - [Foire aux questions](#FrequentlyAskedQuestions) - [Remarque pour les utilisateurs de Legacy PurchasePlus](#NoteForLegacyUsers) * * * ### Facturation sans papier La facturation sans papier est un module de PurchasePlus qui utilise notre service d'IA propriétaire et sur mesure pour **recevoir**, **numériser** et **traiter** à la fois les [Factures](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) et les [Avoirs](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) de vos [Fournisseurs](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers), conformément aux règles de traitement (par exemple, les [Indicateurs](/fr/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) et les [Seuils](/fr/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)) configurées pour votre organisation. Elle joue concrètement le rôle d'un coordinateur de la comptabilité fournisseurs travaillant 24h/24 et 7j/7 à un rythme rapide, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches proactives et à forte valeur ajoutée. ![Tâches de numérisation de la facturation sans papier](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-1.avif) ### Comment arrivent les documents #### Par e-mail Chaque client bénéficie d'une adresse e-mail de numérisation IA dédiée, par exemple « [yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com](mailto:yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com) », que vous pouvez communiquer à vos fournisseurs comme adresse e-mail privilégiée pour la comptabilité fournisseurs. Vous pouvez également transférer les factures ou les avoirs que vous recevez vers cette boîte de réception, dans le cas où un fournisseur vous les aurait envoyés directement. Les e-mails reçus à cette adresse seront visibles dans la section **\[E-mails sans papier\] → \[Tout afficher\]** : ![E-mails sans papier](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-2.avif) Notre scanneur IA surveille cette boîte de réception et reconnaît intelligemment les PDF de factures et d'avoirs, en créant une « Tâche de numérisation » pour extraire les données en vue de leur traitement. Les tâches de numérisation sont visibles dans **\[E-mails sans papier\] → [Tâches de numérisation](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails) ** (si cette option est activée pour votre organisation) dès que le travail d'extraction commence.![Liste des tâches de numérisation avec une tâche au statut En cours de numérisation](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-3.avif)Une fois la numérisation terminée, le statut de la tâche de numérisation passera de **En cours de numérisation** à **Numérisé**, et elle pourra être examinée et modifiée. #### Via l'interface utilisateur L'IA de numérisation peut également être déclenchée en créant une nouvelle facture (ou un nouvel avoir) dans l'interface utilisateur, puis en sélectionnant **\[Glisser-déposer la facture PDF\]** depuis les actions [Créer une nouvelle facture](/fr/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice), [Créer un nouvel avoir](/fr/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) ou [Créer une nouvelle tâche de numérisation](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails). ![Créer une nouvelle facture par téléversement PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-4.avif) Vous pouvez téléverser jusqu'à 10 factures ou avoirs à la fois : l'IA numérisera chaque facture ou avoir individuellement. Les factures et avoirs téléversés via l'interface utilisateur seront visibles dans **\[E-mails sans papier\] → \[Tâches de numérisation\]** dès que le travail d'extraction aura commencé, avec le statut En cours de numérisation. ### Comment l'IA numérise les PDF #### Séparation des fichiers en factures individuelles Les fichiers sont analysés afin de détecter la présence éventuelle de plusieurs factures ou avoirs. Si plusieurs documents sont détectés, le fichier est divisé en plusieurs tâches de numérisation distinctes. Le découpage respecte la logique suivante : en commençant par la première page, une séparation intervient au début d'une nouvelle facture ou d'un nouvel avoir. Si vous souhaitez joindre des pièces justificatives à votre facture, veillez à ce qu'elles suivent immédiatement la facture à laquelle elles doivent être rattachées, par exemple : 1. Facture 2. Pièce justificative 3. Facture 4. Pièce justificative Et **NON PAS** : 1. Facture 2. Facture 3. Pièce justificative 4. Pièce justificative #### Extraction des données Une fois que l'IA a la certitude de travailler sur des factures individuelles, les données de chaque document sont extraites grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), nettoyées pour éliminer les erreurs (et les formater correctement pour notre système), puis validées à plusieurs reprises pour s'assurer que seules les valeurs correctes soient transmises sans intervention humaine. Les informations au niveau de l'en-tête et au niveau des lignes sont extraites du document et les champs correspondants sont pré-remplis dans le créateur de facture ou d'avoir de PurchasePlus, où vous pouvez examiner les données extraites côte à côte avec le PDF numérisé : ![Tâche de numérisation à l'état Numérisé](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-5.avif) ### Que peut extraire et pré-remplir l'IA ? #### Correspondance des fournisseurs L'IA peut identifier les fournisseurs, à condition que votre organisation ait [« Activé » ce fournisseur dans Mes fournisseurs](/fr/docs/for-purchasers/enable-or-disable-a-supplier#EnableASupplier). L'IA n'identifiera pas un fournisseur avec lequel votre organisation n'a aucune relation commerciale, même si ce fournisseur existe dans notre base de données. Si vous téléversez une facture ou un PDF via l'interface utilisateur, vous avez la possibilité de sélectionner le fournisseur dans une liste déroulante : ![Sélectionner un fournisseur pendant le téléversement PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-6.avif)Sinon, le fournisseur peut être automatiquement identifié par son numéro d'immatriculation d'entreprise (par exemple, l'ABN en Australie ou le numéro SIRET/TVA en Europe), à condition qu'il soit renseigné pour ce fournisseur dans Mes fournisseurs : ![Numéro d'immatriculation de l'entreprise dans Mes fournisseurs](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-7.avif) Toutefois, si le numéro d'immatriculation de l'entreprise du fournisseur (par exemple l'ABN en Australie) ne figure pas sur la facture ou l'avoir, l'IA n'identifiera pas automatiquement le fournisseur. Si le fournisseur est mis en correspondance automatiquement, l'IA peut également faire correspondre automatiquement les produits et les bons de commande (qui sont à l'état Ouvert). Si plusieurs fournisseurs sont trouvés avec des bons de commande correspondants, aucun fournisseur n'est sélectionné. Si aucun fournisseur correspondant n'est trouvé, la tâche de numérisation se poursuit sans informations sur le fournisseur. Enfin, les fournisseurs peuvent être identifiés en ajoutant l'identifiant du fournisseur (remarque : et NON le numéro d'immatriculation) à une adresse e-mail sans papier secondaire, par exemple « yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com », où 1234 est l'identifiant du fournisseur. Cela peut être utile pour les fournisseurs qui ne font pas figurer leur numéro fiscal sur leurs factures ; votre organisation peut simplement leur fournir une adresse e-mail « unique » vers laquelle envoyer leurs factures. #### Correspondance des départements et des codes comptables (codification automatique) Notre IA dispose d'une sous-fonctionnalité facultative appelée « Codification automatique », désactivée par défaut. Elle tente de suggérer automatiquement l'imputation comptable d'une facture numérisée, en fonction des paramètres de département et de code comptable disponibles, et dans les scénarios ambigus (ou en l'absence de paramètres), elle prend en compte la manière dont les factures similaires ont généralement été imputées auparavant. Tout d'abord, les départements et les codes comptables peuvent être pré-remplis sur la base des paramètres définis pour la relation commerciale entre l'acheteur et le fournisseur. Vous pouvez afficher et mettre à jour ces paramètres dans l'onglet Général de la fiche du fournisseur (accessible via **\[Mes fournisseurs\]**) **:** ![Département et code comptable Mes fournisseurs](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-8.avif) Si aucun paramètre de département ou de code comptable n'existe dans votre enregistrement Mes fournisseurs, mais qu'un [Bon de commande](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) a été associé à la facture en cours de numérisation, l'IA pré-remplira plutôt le département et le code comptable du bon de commande : ![Département et code comptable du bon de commande](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-9.avif) Si aucun paramètre de département ou de code comptable n'existe sur le bon de commande (ou si aucun bon de commande n'a été trouvé), l'IA tentera de définir automatiquement le département et le compte d'en-tête, ainsi que le département et le compte de ligne (si certains diffèrent de l'en-tête), sur la base de factures et/ou d'avoirs antérieurs similaires. #### Autres données au niveau de l'en-tête D'autres informations au niveau de l'en-tête peuvent être extraites du PDF et pré-remplies, notamment : - La date, - La devise, - Les totaux, - Les montants de taxes, - Les frais de livraison (y compris le % de taxe). #### Correspondance des produits L'IA extrait chaque ligne de la facture ou de l'avoir et tente d'abord de trouver dans notre base de données les produits existants qui correspondent à la ligne. - Dans un premier temps, l'IA tente d'établir une correspondance avec les produits appartenant au fournisseur, en utilisant le ou les codes produits disponibles pour trouver des correspondances. Si un produit appartenant à ce fournisseur est trouvé, elle pré-remplira les données à partir du produit du fournisseur (par exemple le code P+, la marque, le conditionnement, etc.). - Dans un deuxième temps, elle tentera de trouver une _correspondance exacte_ d'un produit appartenant au fournisseur (sans tenir compte des codes produits disponibles). En cas de correspondances multiples, le système choisira la meilleure. - Dans un troisième temps, elle tentera une correspondance exacte avec un produit maître appartenant à Marketboomer. En cas de résultats multiples identiques de produits maîtres appartenant à Marketboomer, le système donnera la priorité au produit le plus ancien de notre système et aux produits comportant une image. Les produits mis en correspondance apparaîtront dans l'interface utilisateur comme « verrouillés » et afficheront les données présentes dans notre base de données pour ce produit. Les correspondances exactes sont prioritaires, suivies des correspondances partielles. Dans le cas où une correspondance ne peut pas être déterminée avec certitude, la ligne sera créée dans notre système en tant que nouveau produit. Vous pouvez supprimer toute correspondance en utilisant le bouton Options situé sur le côté gauche de la ligne dans le formulaire de création de facture, puis en cliquant sur **\[Effacer le produit\]**. **![Effacer le produit](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-10.avif)** Si plusieurs correspondances potentielles sont trouvées, chaque correspondance est évaluée par notre algorithme de meilleur choix (« Best Choice »), puis le produit ayant obtenu le score le plus élevé est sélectionné. En cas d'égalité, la première correspondance de la liste est retenue. Si aucune correspondance n'est disponible, l'IA créera des produits entièrement nouveaux et attribuera automatiquement une catégorie et une sous-catégorie aux nouveaux produits, sur la base des données produit disponibles et du nom du fournisseur. Les nouveaux produits appartiendront au fournisseur qui a envoyé la facture ou l'avoir. _En savoir plus sur la [Propriété des produits](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-products#ProductOwnership)._ #### Autres données au niveau des lignes D'autres informations au niveau des lignes peuvent être extraites et pré-remplies, telles que : - L'unité de mesure et le nom de l'unité, - La taille du pack de vente et la quantité du pack de vente, - La quantité, - Le prix unitaire, - Le % de taxe, - Et le total de la ligne, qui est en réalité une valeur calculée (et non une valeur extraite). Veuillez noter que toutes les factures de services publics (eau, énergie, etc.) seront extraites sous la forme d'un **montant total de facture unique**, en raison de la complexité des structures de facturation des télécommunications, du gaz et de l'électricité. #### Instructions (prompts) L'équipe d'administration de PurchasePlus a la possibilité de fournir des « Prompts » (instructions) à l'IA pour l'aider à prendre les bonnes décisions. Ces « Prompts » sont facultatifs et ne s'appliquent pas obligatoirement aux organisations acheteuses utilisant le service de numérisation IA. Par exemple : _« Interpréter ‘Référence client’ sur un PDF comme ‘Numéro de bon de commande’ »_. De cette manière, nous pouvons gérer les ambiguïtés réelles et améliorer continuellement le fonctionnement de l'IA. Si vous avez une suggestion de prompt pour l'IA, veuillez contacter votre chargé de compte. #### Temps moyen de numérisation par document Le temps de numérisation d'une facture moyenne est d'environ 30 secondes (en date de novembre 2024). #### Langues prises en charge Toutes les langues peuvent actuellement être numérisées par l'IA. Cependant, nous ne traduisons pas les descriptions de produits (par exemple, si la facture comporte des descriptions de produits en français, notre IA numérisera et pré-remplira les descriptions de produits en français). ### Traitement des factures et avoirs numérisés Une fois les données extraites pré-remplies dans le créateur de facture ou d'avoir, l'IA tentera automatiquement de traiter la facture conformément à vos indicateurs de facture, à vos seuils et aux paramètres associés de votre organisation. Si la tentative de traitement échoue, les tâches de numérisation resteront à l'état **Numérisé** et nécessiteront un examen manuel par un utilisateur avant de pouvoir être créées sous forme de facture ou d'avoir. Les utilisateurs autorisés de votre organisation peuvent effectuer cette tâche, ou un membre de notre équipe dédiée examinera et traitera le document dans un délai maximal de 3 heures (le délai moyen d'examen humain se situant actuellement autour de 30 minutes). ### Limites actuelles et dépannage - Seuls les fichiers PDF peuvent être numérisés par l'IA de facturation sans papier. Il peut s'agir de PDF numériques ou de PDF scannés. - Il y a un maximum de 10 pages par numérisation. - Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que les documents numérisés soient orientés dans le bon sens dans le fichier fourni. - Les factures comportant la taxe WET ne sont pas encore totalement prises en charge et peuvent donner des résultats incohérents. - Les factures comportant des montants dans plusieurs devises peuvent présenter des résultats irréguliers. - Le texte manuscrit extrait est moins précis que le texte dactylographié. - Le texte manuscrit ajouté sur un PDF scanné ou numérique sera inclus dans la numérisation et peut entraîner la présence de texte indésirable dans l'extraction. ### Accéder aux PDF des factures et avoirs numérisés Les PDF numérisés peuvent être consultés et téléchargés (individuellement) dans **\[E-mails sans papier\] → \[Tâches de numérisation\]**, en même temps que les documents et données associés : ![Tâches de numérisation avec documents numérisés](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-11.avif) ### Foire aux questions - **Quels types de documents le scanneur IA de facturation sans papier prend-il en charge ?** Nous prenons en charge les PDF, qu'ils soient numériques ou scannés. La qualité des PDF scannés aura un impact sur la précision des données extraites. Les fournisseurs peuvent également nous transmettre leurs factures via notre API propriétaire ou en utilisant les normes internationales PEPPOL. - **Puis-je envoyer des factures depuis n'importe quelle adresse e-mail ?** Les factures doivent toujours être envoyées à partir d'une adresse e-mail officielle enregistrée de l'entreprise. L'utilisation de domaines personnels ou publics tels que Gmail ou Outlook peut entraîner le blocage des factures par le système pour des raisons de sécurité et de vérification. - **Quelle est la taille maximale de fichier autorisée ?** Il est recommandé que la taille du fichier ne dépasse pas 10 Mo. Bien que l'IA tente de numériser et de traiter des fichiers plus volumineux, l'opération prendra beaucoup plus de temps, et la tâche de numérisation échouera automatiquement si elle ne peut pas être traitée dans les 15 minutes. - **Y a-t-il une limite au nombre de pages pouvant être numérisées dans un seul fichier ?** Le nombre de pages est limité à 10 par téléversement de fichier. - **Combien de temps faut-il pour numériser un document ?** En date de juin 2026, le temps moyen de numérisation d'une facture ou d'un avoir dans PurchasePlus est inférieur à 26 secondes. - **Combien de documents puis-je téléverser à la fois ?** Vous pouvez téléverser 10 factures ou avoirs à la fois (en utilisant la boîte de réception de numérisation IA, et non les actions Créer une facture ou Créer un avoir). Lors du téléversement de plusieurs fichiers via l'interface utilisateur, vous ne pouvez fournir que des fichiers du même type (c'est-à-dire uniquement des factures ou uniquement des avoirs) au cours d'un même envoi. Si les fichiers sont reçus par e-mail, ils peuvent être un mélange de factures et d'avoirs. - **Cet outil apprend-il de mes corrections ?** Oui, chaque fois qu'une facture ou un avoir est corrigé manuellement, le système enregistre la modification structurelle afin d'améliorer la précision des extractions futures pour ce fournisseur spécifique. - **Que se passe-t-il si une facture ou un PDF ne respecte pas les règles de validation de l'IA ?** Si un document ne valide pas les règles de validation, il est envoyé vers la « Boîte de réception de numérisation IA » pour un examen humain. Vous avez le choix d'effectuer cet examen vous-même immédiatement ou de laisser notre équipe opérationnelle dédiée s'en charger pour vous. Notre équipe intervient 24h/24 et 7j/7, garantissant des délais de traitement rapides : la plupart des documents sont examinés et traités en moins de trois heures, avec un temps moyen de seulement 30 minutes. - **Pourquoi le statut d'extraction est-il « Échec » ou « Supprimé » ?** Les statuts Échec ou Supprimé indiquent généralement que la facture ou l'avoir a été détecté comme ayant un numéro de document en double pour ce fournisseur. - **Combien de temps faut-il pour qu'un fournisseur récemment ajouté soit disponible dans « Mes fournisseurs » (et dans les menus déroulants associés dans toute l'application) ? **Jusqu'à 6 heures lors des périodes de fort trafic, mais généralement entre 1 et 2 heures. - **Pourquoi certaines de mes factures sont-elles rapprochées sans avoir reçu aucune approbation ? **Cela peut être dû au processus de rapprochement à trois voies (3-way match), dans lequel les factures sont automatiquement rapprochées lorsqu'elles correspondent au bon de commande et au bon de réception correspondants, dans la limite des tolérances configurées. [En savoir plus sur le rapprochement à 3 voies](/fr/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#MatchingPOsGRsToInvoices). ### Migration depuis Legacy L'IA de facturation sans papier succède à P+i et est une exclusivité de PurchasePlus. Vous trouverez des informations sur l'ancien module P+i [ici.](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-invoices-to-pi-purchase-plus-help-documents?hsLang=en)