# Bonnes pratiques relatives aux factures > Toute chaîne de caractères alphanumériques. Cependant, nous recommandons vivement d'utiliser des valeurs uniquement numériques. Les numéros de bon de commande générés par PurchasePlus suivent le format Source: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice Markdown: https://www.purchaseplus.com/fr/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md # Bonnes pratiques relatives aux factures ### **Données nécessaires pour les factures** #### **1\. Bon de commande (PO)** - **Saisie valide :** Toute chaîne de caractères alphanumériques. Cependant, nous **recommandons vivement** d'utiliser des valeurs uniquement numériques. Les numéros de bon de commande générés par PurchasePlus suivent la convention **PO:000000** et augmentent de manière séquentielle (par ex., 000001, 000002, etc.) - **Exemple :** PO:000345 - **Explication :** L'inclusion d'un bon de commande est **FORTEMENT RECOMMANDÉE** car elle facilite le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande au sein du système, garantissant un processus plus efficace et précis. * * * #### **2\. Type de document** - **Saisie valide :** « Invoice » OU « INV: » OU « Tax Invoice ». « Credit Note » « CR Note » - **Exemple :** INV-123456 - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** pour aider à la classification et au tri des documents, ce qui est essentiel pour un traitement et un archivage précis. Une facture ne sera pas traitée sans cette information.  * * * #### **3\. Numéro de facture** - **Saisie valide :** Toute chaîne de caractères alphanumériques. Bien que tout format soit autorisé, nous **recommandons vivement** d'utiliser des valeurs uniquement numériques. - **Exemple :** INV-123456 - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** pour le traitement et le paiement. Les numéros de facture en double seront automatiquement signalés et rejetés par le système afin d'éviter les erreurs. Remarque : vous pouvez réutiliser des numéros de facture pour différents acheteurs, mais jamais pour le même acheteur. Une facture ne sera pas traitée sans cette information.  * * * #### **4\. Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail de votre entreprise** - **Saisie valide :** Toute chaîne de caractères alphanumériques. - **Exemple :** **Nom du fournisseur :** Fresh Produce Co. **Adresse :** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **Téléphone :** +61 2 9876 5432 **E-mail :** billing@freshproduceco.com.au **ABN :** 12 345 678 910 - **Explication :** Fournir des coordonnées commerciales exactes est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** à des fins de validation et pour s'assurer que les factures sont traitées sur les bons comptes. * * * #### **5\. Numéros d'immatriculation fiscale ou d'entreprise** - **Saisie valide :** Un numéro d'immatriculation d'entreprise numérique valide (par ex., ABN en Australie). - **Exemple :** ABN: 12 345 678 910 - **Explication :** Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** pour l'identification de l'entreprise et la conformité. Il permet de valider la légitimité de l'entreprise. Dans de nombreux pays comme l'Australie, il est légalement obligatoire d'inclure cette information pour toute dépense supérieure à 82,50 $. Les factures sans cette information seront retardées pendant la vérification de l'entreprise.  * * * #### **6\. Coordonnées de l'acheteur** - **Saisie valide :**  Nom complet, raison sociale (le cas échéant) et adresse. - **Exemple :** **Nom :** HotelPlus Sydney **Adresse :** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 - **Explication :** Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** car il aide à attribuer la facture au bon acheteur. * * * #### **7\. Adresse e-mail de facturation dédiée de l'acheteur** - **Saisie valide :** Chaque acheteur se voit attribuer une adresse e-mail unique pour les factures sous la forme ``  - **Exemple :** **E-mail de l'acheteur :** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** pour identifier par programmation l'entité acheteuse. Bien que l'adresse e-mail n'ait pas besoin d'apparaître sur la facture, **toutes les factures doivent être envoyées à cette boîte de réception**. Une facture **ne sera pas traitée** si elle n'est pas envoyée à l'adresse e-mail de facturation unique de l'acheteur. * * * #### **8\. Date de facturation** - **Saisie valide :** `JJ/MM/AAAA` - **Exemple :** 10/01/2025 - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** pour valider la facture par programmation. La date ne doit pas être dans le futur et déclenchera un avertissement si elle se situe trop loin dans le passé. Une facture **ne sera pas traitée** sans cette information. * * * #### **9\. Date d'échéance** - **Saisie valide : `JJ/MM/AAAA`** - **Exemple :** **Date d'échéance :** 24/01/2025 - **Explication :** Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** et utilisé par l'équipe Comptabilité fournisseurs de l'acheteur lors de la planification du paiement.  * * * #### **10\. Données des lignes de facture**  - **Votre code produit fournisseur**  - **Saisie valide :** chaîne alphanumérique  - **Exemple :** 563732 - - **Explication :** Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** car ces informations sont utilisées pour rapprocher ce qui a été commandé de ce qui a été livré.  - **Description**  - **Saisie valide :** chaîne alphabétique  - **Exemple :** Apple Red Delicious - - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** car il fournit des détails sur le produit livré. Une facture **ne sera pas traitée** sans cette information. - **Quantité**  - **Saisie valide :** chaîne numérique   - **Exemple :** 10 - - **Explication :** - Si l'article a été commandé mais non honoré, il est préférable de ne pas l'inclure sur la facture. Si vous l'incluez sur la facture, il doit être indiqué avec une quantité de « 0 » (zéro) et une valeur totale de ligne de « 0 $ » pour assurer un traitement correct.  - Ce champ est **OBLIGATOIRE** car il précise la quantité d'articles fournis. - Une facture **ne sera pas traitée** sans cette information ou si la quantité ne correspond pas au prix unitaire. - **Prix unitaire hors taxe (Ex GST)** - **Saisie valide :** chaîne numérique   - **Explication :**  Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** car il permet de calculer le total de la ligne sur la facture. Si vous fournissez les montants toutes taxes comprises (TTC), il est indispensable d'inclure les taux de taxe appliqués afin que nous puissions recalculer le prix hors taxe pour l'intégrer dans les systèmes de comptabilité fournisseurs.  - **Taxe (le cas échéant)** - **Saisie valide :** - Le taux de taxe en pourcentage (par ex., 10 %). - Le montant de la taxe sous forme de valeur monétaire (par ex., `2,00 $`). - Un identifiant cohérent appliqué aux articles taxables (par ex., un astérisque `*` pour indiquer l'applicabilité de la taxe). - **Explication :** Ce champ est **OBLIGATOIRE** car il détermine le montant total de la taxe sur la facture. La meilleure pratique consiste à indiquer à la fois le pourcentage de taxe et le montant en devise. Une facture **ne sera pas traitée** sans au moins l'un des points de données ci-dessus. - **Taxe totale (le cas échéant)** - - **Saisie valide :** Une valeur numérique au format monétaire (par ex., `200,00 $`). - **Explication :** Ce champ est **FORTEMENT RECOMMANDÉ** car il garantit que le total de la facture correspond aux lignes d'articles individuelles. Lorsque la facture contient à la fois des articles détaxés et des articles taxés dans un même document, il est légalement obligatoire d'inclure la ventilation des taxes au niveau des lignes dans de nombreux pays, y compris l'Australie. Si seul le total hors taxe est fourni, des détails clairs sur la taxe doivent être inclus. * * * #### **11\. S'assurer que les montants totaux sont exacts** - Afficher le détail du coût total : - Chaque ligne de la facture doit comporter un total.  - La somme des taxes et des coûts de chaque ligne doit concorder avec le total des taxes et des coûts de la facture.  - Tous les frais de livraison doivent être inclus sur une ligne distincte dans les totaux de la facture. - Si vous facturez dans une devise qui n'est PAS celle dans laquelle l'acheteur opère, la devise doit être indiquée dans le total de la facture. Par exemple, SGD en Australie, ou USD à Singapour.  * * * #### **12\. Présentation et professionnalisme** - Utilisez une police propre et lisible ainsi qu'une mise en page organisée. - Incluez le logo de votre entreprise pour l'image de marque. - Fournissez la facture au format PDF ou E-PDF.  - N'insérez pas d'images scannées dans le document.  * * * ### **EXEMPLE DE FACTURE** * * * **\[Logo de votre entreprise\]** **Nom du fournisseur :** Fresh Produce Co. **Adresse :** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **Téléphone :** +61 2 9876 5432 **E-mail :** billing@freshproduceco.com.au **ABN :** 12 345 678 910 * * * #### **Facture** **Numéro de facture :** INV-123456 **Date de facture :** 10/01/2025 **Date d'échéance :** 24/01/2025 **Type de document :** Facture fiscale (Tax Invoice) **Bon de commande (PO) :** PO:000345 **Coordonnées de l'acheteur :** **Nom :** HotelPlus Sydney **Adresse :** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 * * * #### **Données des lignes de produits** | **Code produit** | **Description** | **Quantité** | **Prix unitaire (HT)** | **Total ligne (HT)** | **TPS/GST (10 %)** | **Montant taxe (AUD)** | **Total ligne (TTC)** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 563732 | Apple Red Delicious | 10 | 3,00 $ | 30,00 $ | 10 % | 3,00 $ | 33,00 $ | | 874321 | Banana Cavendish | 20 | 2,50 $ | 50,00 $ | 10 % | 5,00 $ | 55,00 $ | | 452091 | Orange Valencia | 15 | 4,00 $ | 60,00 $ | 10 % | 6,00 $ | 66,00 $ | **Sous-total (HT) :** 90,00 $ **TPS/GST (10 %) :** 14,00 $ **Total (TTC) :** **104,00 $** * * * #### **Remarques supplémentaires** - Veuillez effectuer le paiement par virement bancaire sur le compte suivant : **Nom de la banque :** ANZ Bank **Titulaire du compte :** Fresh Produce Co. **BSB :** 012-345 **Numéro de compte :** 678901234 - Pour toute question, veuillez nous contacter à billing@freshproduceco.com.au.