# चालान (Invoices)

> चालान (Invoice) एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसे आपूर्तिकर्ता (Supplier) खरीदार (Purchaser) को भेजता है, जिसमें उन उत्पादों और मात्राओं का विवरण होता है जो आपूर्तिकर्ता ने खरीदार को डिलीवर किए हैं और जिनके लिए वह

Source: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices.md

# चालान (Invoices)
यहाँ जाएं:

-   [परिचय](#Introduction)
-   [चालान प्रबंधित करना](#ManagingInvoices)
-   [पेपरलेस चालान (Paperless Invoicing)](#PaperlessInvoicing)
-   [चालान बनाना](#CreatingInvoices)
-   [चालान की स्थितियां](#InvoiceStatuses)
-   [PO और रिसीविंग नोट का मिलान करें](#match-pos-and-receiving-notes)
    -   [चालान पंक्तियों और खरीद ऑर्डर पंक्तियों को लिंक करना](#LinkingLines)
-   [चालान फ़्लैग और सीमाएँ (Thresholds)](#InvoiceFlagsAndThresholds)
-   [चालान प्रबंधन के लिए उन्नत मोड (Advanced Mode)](#AdvancedMode)
    -   [चौड़े मॉनिटर पर त्वरित दृश्य पैनल (Quick View Panels)](#QuickViewPanels)
-   [चालान स्वीकृत करना](#ApprovingInvoices)
-   [चालान निर्यात करना](#ExportingInvoices)

### चालान (Invoice)

चालान (Invoice) एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसे एक [आपूर्तिकर्ता](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) खरीदार को भेजता है, जिसमें उन [उत्पादों](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-products) और मात्राओं का विवरण होता है जो आपूर्तिकर्ता ने खरीदार को डिलीवर किए हैं और जिनके लिए वह भुगतान प्राप्त करना चाहता है।

चालान में खरीदार को डिलीवर किए गए सामान का विवरण शामिल होता है - उदाहरण के लिए, प्रत्येक उत्पाद का इकाई मूल्य (Unit Value), वितरित प्रत्येक उत्पाद की मात्रा से गुणा किया गया, और इसमें कर मूल्य (Taxation Values) और कुल मूल्य शामिल होते हैं जिनका आपूर्तिकर्ता भुगतान की अपेक्षा कर रहा है।

चालान में आपूर्तिकर्ता से संबंधित जानकारी भी शामिल हो सकती है (उदा. संपर्क विवरण, ABN, भुगतान की शर्तें, बैंक खाता विवरण) जिससे खरीदार के लिए आपूर्तिकर्ता को विश्वास के साथ भुगतान करना आसान हो जाता है।

### चालान प्रबंधित करना

एक एंड-टू-एंड प्रोक्योर-टू-पे (Procure-to-Pay) प्रणाली के रूप में, चालान PurchasePlus का एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा हैं और हमारे सॉफ़्टवेयर में ऐसी कई कार्यक्षमताएं हैं जो खरीदारों को अपने आपूर्तिकर्ताओं के चालानों पर अपने खर्च को प्रबंधित करने में मदद करती हैं।

संक्षेप में, हमारी चालान प्रबंधन कार्यक्षमता यह सत्यापित करने में मदद करती है कि आपूर्तिकर्ता ने आपके संगठन को जिस चीज़ के लिए चालान भेजा है, वह (a) वही है जो आपने [ऑर्डर किया था](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), (b) वास्तव में [डिलीवर किया गया है](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), और (c) आपके संगठन के सभी आवश्यक उपयोगकर्ताओं द्वारा भुगतान के लिए [स्वीकृत](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) किया गया है। 

![चालान प्रबंधन अवलोकन](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-1.avif)

#### पेपरलेस चालान (Paperless Invoicing)

PurchasePlus की पेशकश का एक विशेष रूप से शक्तिशाली हिस्सा हमारा [Paperless Invoicing](https://www.purchaseplus.com/paperless-invoicing) मॉड्यूल है, जो आपके PurchasePlus सिस्टम में एक वैकल्पिक समावेशन है। 

पेपरलेस इनवॉइसिंग मॉड्यूल का उपयोग करने वाले संगठनों को एक **पेपरलेस इनवॉइसिंग ईमेल पता** सौंपा जाता है, जिस पर:

-   आपके संगठन के उपयोगकर्ता (अर्थात आंतरिक कर्मचारी) आपूर्तिकर्ता का PDF चालान भेज सकते हैं, और इसे स्वचालित रूप से स्कैन करके PurchasePlus में उपलब्ध एक नए चालान के रूप में बना दिया जाएगा।
-   आपूर्तिकर्ताओं के साथ साझा किया जा सकता है ताकि वे अपने चालान सीधे इस ईमेल पते पर भेज सकें, जिसे फिर आपके PurchasePlus खाते में स्वचालित रूप से बना दिया जाएगा।

पेपरलेस इनवॉइसिंग ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (OCR) स्कैनिंग, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (AI), मशीन लर्निंग (ML), और हमारी अनूठी ह्यूमन-इन-द-लूप (Human-In-The-Loop) सेवा का लाभ उठाता है ताकि:

1.  आपके या आपके आपूर्तिकर्ताओं द्वारा पेपरलेस इनवॉइसिंग ईमेल पते पर भेजे गए PDF चालानों को डिजिटली ‘पढ़ा’ जा सके,
2.  PurchasePlus में स्वचालित रूप से चालान बनाया जा सके,
3.  चालान को खरीद ऑर्डर (Purchase Order) से ‘[मिलाने (match)](/hi/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice)’ का प्रयास किया जा सके, और
4.  आपके संगठन द्वारा निर्धारित किसी भी [चालान फ़्लैग](/hi/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) की सीमाओं का सम्मान करते हुए पंक्ति वस्तुओं (line items) को एक-एक करके संसाधित किया जा सके। 

पेपरलेस इनवॉइसिंग ईमेल पते पर प्राप्त हुए ईमेल (उनके PDF अटैचमेंट सहित) साइड नेविगेशन बार में **\[Paperless Emails\]** क्षेत्र में देखने और प्रबंधित करने के लिए उपलब्ध हैं:

![साइड नेविगेशन में पेपरलेस ईमेल](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-2.avif)[Paperless Emails के बारे में अधिक जानें](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)।

#### चालान बनाना

‘Manage Invoices and Credit Notes’ अनुमति वाले उपयोगकर्ता साइड नेविगेशन मेनू में **\[Invoices\] → \[New Invoice\]** विकल्प पर क्लिक करके PurchasePlus में मैन्युअल रूप से एक चालान बना सकते हैं।

अधिक जानकारी के लिए [नया चालान बनाने के बारे में हमारा लेख](/hi/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) पढ़ें।

#### चालान की स्थितियां

चालान कई स्थितियों में से किसी एक में हो सकते हैं:

![चालान की स्थितियां](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-3.avif)

-   **Open**: एक ओपन चालान बन चुका है, लेकिन अभी उसका समाधान (Reconciled) होना बाकी है। आपके संगठन की प्राथमिकताओं के आधार पर, एक ओपन चालान को [खरीद ऑर्डर](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) से मिलाने की आवश्यकता हो सकती है, या मिलान किए गए खरीद ऑर्डर के विरुद्ध [माल प्राप्ति नोट (Goods Receiving Notes)](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) बनाने की आवश्यकता हो सकती है। आप किसी भी उठाए गए फ़्लैग को हल करने के लिए ओपन चालान को संपादित करना जारी रख सकते हैं। यदि चालान पर फ़्लैग उठाए गए हैं, तो आप इसे Awaiting Approval के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, और संबंधित [स्वीकृतिकर्ताओं (Approvers)](/hi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) को सूचित किया जाएगा। यदि चालान पर कोई फ़्लैग नहीं उठाया गया है, तो आप इसे Reconciled के रूप में चिह्नित कर सकते हैं। एक ओपन चालान को पार्क (Parked) या रद्द (Cancelled) भी किया जा सकता है।
-   **Awaiting Approval**: Awaiting Approval चालान पर एक या अधिक [चालान फ़्लैग](/hi/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) उठाए गए होते हैं, और अब आपके संगठन में एक या अधिक स्वीकृतिकर्ताओं द्वारा स्वीकृति की आवश्यकता होती है। स्वीकृतियां मिल जाने के बाद, चालान Reconciled स्थिति में आगे बढ़ जाएगा।
-   **Reconciled**: एक Reconciled चालान आपके संगठन द्वारा आवश्यक सभी जांचों को पास कर चुका है और अब आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किए जाने के लिए उपयुक्त है। जब चालान Reconciled स्थिति में होता है तो आप उसमें परिवर्तन नहीं कर सकते। यदि आप परिवर्तन करना चाहते हैं, तो आप [चालान को फिर से खोल (Re-Open) सकते हैं](/hi/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices)।
    -   **कृपया ध्यान दें:** ‘Can Super Approve Invoices and Credit Notes’ अनुमति वाले उपयोगकर्ता Reconciled चालान पर कुछ फ़ील्ड को अपडेट करने में सक्षम हैं। [अधिक जानें।](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#SuperApproverPermission)
-   **Parked**: एक Parked चालान को आपके संगठन के किसी उपयोगकर्ता द्वारा पार्क किया गया है क्योंकि इसमें आगे विचार या चर्चा की आवश्यकता हो सकती है। Parked स्थिति में चालान में परिवर्तन नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप इसमें परिवर्तन जारी रखने के लिए चालान को फिर से खोल सकते हैं। 
-   **Cancelled**: एक Cancelled चालान को किसी उपयोगकर्ता द्वारा रद्द कर दिया गया है और अब यह आपके संगठन में उपयोग में नहीं है। Cancelled स्थिति वाले चालान में आप परिवर्तन नहीं कर सकते। यदि आप चालान को फिर से बहाल करना चाहते हैं और उसमें बदलाव करना चाहते हैं, तो आप चालान को फिर से खोल सकते हैं।
-   **Export Ready:** एक [Export Ready चालान](/hi/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) आगामी [निर्यात फ़ाइल (Export File)](/hi/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) में शामिल किए जाने के लिए अब आपके **\[Invoices\]** → **\[Export Centre\]** में उपलब्ध है। चालान के आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर सफलतापूर्वक निर्यात हो जाने के बाद, चालान की स्थिति Exported में अपडेट हो जाएगी। जब चालान Export Ready स्थिति में होता है तो उसमें परिवर्तन नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप [चालान को Reconciled स्थिति में वापस ला सकते हैं](/hi/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices), और फिर बदलाव करने के लिए चालान को फिर से खोल सकते हैं।
    -   **कृपया ध्यान दें**: यह स्थिति केवल [Type B संगठनों](#TypeAtypeB) के लिए उपलब्ध है।
-   **Exporting**: Exporting चालान वर्तमान में आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात होने की प्रक्रिया में है। इस प्रक्रिया में आमतौर पर कुछ मिनट लगते हैं। निर्यात सफल हो जाने पर, चालान की स्थिति Exported में अपडेट हो जाएगी। जब चालान Exporting स्थिति में होता है तो उसमें परिवर्तन नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप इसे फिर से निर्यात करने के लिए [चालान को Reconciled स्थिति में वापस ला सकते हैं](/hi/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices), या इसमें बदलाव करने के लिए चालान को फिर से खोल सकते हैं।
    -   **कृपया ध्यान दें**: यह स्थिति केवल [Type A संगठनों](#TypeAtypeB) के लिए उपलब्ध है।
-   **Exported**: एक Exported चालान एक या अधिक निर्यात फ़ाइलों में शामिल किया जा चुका है और आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किया जा चुका है। Exported स्थिति में चालान में परिवर्तन नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप चालान को Reconciled स्थिति में वापस ला सकते हैं, और फिर इसमें बदलाव करने के लिए चालान को फिर से खोल सकते हैं।

### PO और रिसीविंग नोट का मिलान करें

जब कोई आपूर्तिकर्ता खरीदार को चालान भेजता है, तो [भुगतान के लिए इसे स्वीकृत करने](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) से पहले यह सुनिश्चित करना एक अच्छा अभ्यास है कि चालान Reconciled है। 

PurchasePlus हमारे खरीदारों को चालानों का समाधान (reconcile) करने में दो तरह से मदद करता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि उनका वित्त विभाग कैसे काम करना पसंद करता है।

-   [खरीद ऑर्डर को चालान से मिलाकर](/hi/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपूर्तिकर्ता ने खरीदार से जिस चीज़ के लिए चालान किया है, वह वास्तव में खरीदार द्वारा ऑर्डर की गई चीज़ से मेल खाती है। इसे कभी-कभी ‘2-वे AP मैचिंग’ (2-Way AP Matching) कहा जाता है।
-   खरीद ऑर्डर **और** उसके रिसीविंग नोट्स को चालान से मिलाकर, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपूर्तिकर्ता ने खरीदार से जिस चीज़ के लिए चालान किया है, वह वास्तव में खरीदार द्वारा ऑर्डर की गई **और** प्राप्त की गई चीज़ से मेल खाती है। इसे कभी-कभी ‘3-वे AP मैचिंग’ (3-Way AP Matching) कहा जाता है: 

![चालान विश्लेषण टैब](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-4.avif)

#### चालान पंक्तियों को खरीद ऑर्डर पंक्तियों से लिंक करना

PurchasePlus में आपके संगठन पर लागू सेटिंग्स के आधार पर, जब किसी चालान का मिलान [खरीद ऑर्डर](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) से किया जाता है, तो चालान की सभी पंक्तियों की तुलना खरीद ऑर्डर की सभी पंक्तियों से की जाती है, और जहाँ दो पंक्तियाँ समान होती हैं, वे एक दूसरे से लिंक हो जाती हैं। अधिक जानकारी के लिए, कृपया [चालान पंक्तियों और खरीद ऑर्डर पंक्तियों को लिंक या अनलिंक करें](/hi/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) पढ़ें। 

#### चालान फ़्लैग और सीमाएँ (Thresholds)

जब किसी खरीद ऑर्डर का मिलान किसी चालान से किया जाता है, तो PurchasePlus चालान पंक्ति के पंक्ति-स्तरीय विवरण की तुलना लिंक किए गए खरीद ऑर्डर पंक्ति के पंक्ति-स्तरीय विवरण से करता है, जिससे आपको यह तय करने में मदद मिलती है कि क्या कोई ऐसी विसंगतियां हैं जो चिंता का विषय होनी चाहिए। यदि विसंगतियां हैं, तो हमारा सिस्टम एक [चालान फ़्लैग](/hi/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) उठाएगा, जो फ़्लैग हल होने तक चालान को स्वचालित रूप से Reconciled (और निर्यात) होने से रोकेगा।

![फ़्लैग के साथ चालान](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-5.avif)

कुछ फ़्लैग्स को [चालान फ़्लैग थ्रेशोल्ड](/hi/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained) सेट करके बारीकी से नियंत्रित किया जा सकता है, जो हमारे सिस्टम को ठीक-ठीक बताता है कि खरीद ऑर्डर और चालान के बीच कितना अंतर आपके संगठन के लिए स्वीकार्य है, और किन परिस्थितियों में आप चाहते हैं कि फ़्लैग उठाया जाए।

### चालान प्रबंधन के लिए उन्नत मोड (Advanced Mode)

PurchasePlus के अनुभवी उपयोगकर्ता अकाउंटिंग और निर्यात के उद्देश्यों से चालान, उसकी पंक्तियों या उप-पंक्तियों में महत्वपूर्ण विवरण जोड़ने के लिए चालान उन्नत मोड (Invoice Advanced Mode) का उपयोग कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए [उन्नत मोड का उपयोग करके चालान पंक्तियों को अपडेट करना](/hi/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) पर हमारा लेख पढ़ें।

![उन्नत मोड चालान दृश्य](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-6.avif)

#### चौड़े मॉनिटर पर त्वरित दृश्य पैनल (Quick View Panels)

बड़े मॉनिटर पर PurchasePlus का उपयोग करने वाले उन्नत उपयोगकर्ताओं को चालान के दाईं ओर दिखाई देने वाले इनवॉइस क्विक व्यू पैनल से भी लाभ मिल सकता है:

![चालान त्वरित दृश्य पैनल](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-7.avif)

चालान त्वरित दृश्य पैनल को निम्नलिखित प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है:

-   आपके संगठन के किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा, या स्वयं आपूर्तिकर्ता द्वारा (यदि वे PurchasePlus का उपयोग करते हैं) चालान पर छोड़ी गई कोई भी टिप्पणी,
-   संबंधित दस्तावेज़ों के लिंक - उदा. वह खरीद ऑर्डर जिसका मिलान चालान से किया गया है या उस खरीद ऑर्डर से संबंधित कोई भी माल प्राप्ति नोट (Goods Receiving Notes),
-   चालान पर बकाया फ़्लैग (यदि कोई हो), और
-   उस स्वीकृति कार्यप्रवाह (Approval Workflow) के संबंध में जानकारी जिसमें यह चालान रखा गया है। 

आपके पैनल क्या प्रदर्शित करेंगे, इसे कॉन्फ़िगर करने के लिए आप त्वरित दृश्य पैनल के ऊपरी-दाएँ कोने में मौजूद **\[Manage\]** बटन का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आपका मॉनिटर स्क्रीन पर अन्य सभी चीज़ों को फ़िट करने के लिए पर्याप्त बड़ा नहीं है, तो त्वरित दृश्य पैनल प्रदर्शित नहीं होगा।

### चालान स्वीकृत करना

यदि कोई चालान हमारे सिस्टम द्वारा की जाने वाली सभी जाँचों को स्वचालित रूप से पास नहीं करता है (अर्थात, एक या अधिक चालान फ़्लैग उठाए जाते हैं), तो इससे पहले कि वह Reconciled स्थिति में आगे बढ़ सके और आपके अकाउंटिंग सिस्टम में निर्यात किया जा सके, चालान को एक या अधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा स्वीकृत किया जाना चाहिए।

वे उपयोगकर्ता जो चालान स्वीकृत कर सकते हैं, उन्हें चालान स्वीकृति कार्यप्रवाह में परिभाषित किया जाता है, जिन्हें PurchasePlus प्लेटफ़ॉर्म विशेषज्ञों के सहयोग से आपके संगठन के व्यवस्थापकों (Administrators) द्वारा कॉन्फ़िगर किया जाता है। अधिक जानकारी के लिए [चालान स्वीकृत करना](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) पर हमारा लेख पढ़ें।

### चालान निर्यात करना

आपके संगठन के प्रकार के आधार पर, PurchasePlus से आपके अकाउंटिंग सिस्टम में चालानों को दो तरीकों में से किसी एक तरीके से निर्यात किया जा सकता है।

#### Type A बनाम Type B संगठन

-   Type A संगठन मैन्युअल रूप से [चालान (और क्रेडिट नोट) व्यक्तिगत रूप से निर्यात करते हैं](/hi/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)। यह चालान के Reconciled स्थिति में पहुंचने के बाद किसी भी समय हो सकता है।
-   Type B संगठन पहले [चालान (या क्रेडिट नोट) को Export Ready के रूप में चिह्नित करते हैं](/hi/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready), और फिर एक [बैच निर्यात फ़ाइल](/hi/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) बनाते हैं और भेजते हैं जिसमें वे सभी चालान और क्रेडिट नोट शामिल होते हैं जिन्हें आपके पिछले निर्यात के बाद से Export Ready के रूप में चिह्नित किया गया है। 

![PurchasePlus में चालान और क्रेडिट नोट निर्यात फ़ाइल बनाना](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-8.avif)

#### AP सिस्टम गंतव्य और निर्यात प्रारूप

[Type A और Type B दोनों संगठनों](#TypeAtypeB) के लिए निर्यात फ़ाइलों का सटीक इलेक्ट्रॉनिक गंतव्य (Destination) और प्रारूप (Format) आपके PurchasePlus सिस्टम के कार्यान्वयन (Implementation) के दौरान कॉन्फ़िगर किया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो PurchasePlus टीम के साथ परामर्श करके कार्यान्वयन के बाद इसे संशोधित किया जा सकता है। [अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारी सहयोगी कस्टमर सक्सेस टीम से संपर्क करें।](/hi/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team)