# अवलोकन

> जैसे ही हमारे सिस्टम द्वारा इनवॉइस और क्रेडिट नोट दर्ज किया जाता है, PurchasePlus 'ओपन' और 'अनुमोदन की प्रतीक्षा' स्थिति में मौजूद प्रत्येक दस्तावेज़ का लगातार विश्लेषण करता है

Source: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows.md

# अवलोकन
**यहाँ जाएं**:

-   [अनुमोदन वर्कफ़्लो](#approval-workflow)  
    -   [वर्कफ़्लो रैंक](#WorkflowRanks)
        -   [क्रम](#WorkflowRankOrder)
        -   [अधिकतम मूल्य](#WorkflowMaximumValue)
        -   [अनुमोदक](#WorkflowApprovers)
    -   [वर्कफ़्लो असाइनमेंट](#WorkflowAssignments)
        -   [संगठन पदानुक्रम (Organisation Hierarchies) पर नोट](#OrgHierarchies)
    -   [वर्कफ़्लो निष्पादन (ऑडिट लॉग)](#WorkflowExecutions)
-   [अनुमोदन वर्कफ़्लो कौन बना और प्रबंधित कर सकता है?](#WhoCanManageWorkflows)
-   [गाइड: अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाना](#CreatingInvoiceWorkflows)
-   [गाइड: अनुमोदन वर्कफ़्लो को अपडेट करना](#ManagingInvoiceWorkflows)  
    -   [अनुमोदन वर्कफ़्लो रैंक अपडेट करना](#UpdatingWorkflowRanks)
    -   [अनुमोदकों को जोड़ना या हटाना](#AddingOrRemovingApprovers)
    -   [वर्कफ़्लो के असाइनमेंट अपडेट करना](#UpdatingWorkflowAssignments)
    -   [वर्कफ़्लो हटाना](#DeletingAWorkflow)
-   [गाइड: अनुमोदन वर्कफ़्लो में किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित (या अस्वीकृत) करना](#ApprovingAnInvoice)
-   [नया बनाम लीगेसी](#new-vs-legacy)
-   [समस्या निवारण](#troubleshooting)

* * *

### अनुमोदन वर्कफ़्लो

जैसे ही हमारे सिस्टम द्वारा कोई **इनवॉइस और क्रेडिट नोट** दर्ज किया जाता है, PurchasePlus लगातार 'ओपन' और 'अनुमोदन की प्रतीक्षा' स्थिति में मौजूद प्रत्येक दस्तावेज़ का विश्लेषण करता है, और प्रत्येक संगठन की फ़्लैग सेटिंग्स के अनुसार दस्तावेज़ पर हेडर- या लाइन-स्तरीय [फ़्लैग](/hi/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) उठाता है। ये फ़्लैग हमें बताते हैं कि उस दस्तावेज़ में कोई समस्या है - उदाहरण के लिए, ऑर्डर की गई मात्रा (मिलान किए गए खरीद आदेश पर) इनवॉइस की गई मात्रा के समान नहीं है - और किसी नियुक्त व्यक्ति द्वारा इसकी समीक्षा की जानी आवश्यक है।

वास्तव में वह व्यक्ति _कौन_ है, यह इनवॉइस या क्रेडिट नोट प्राप्त करने वाली संगठन इकाई, दस्तावेज़ के मूल्य, या दोनों के आधार पर भिन्न हो सकता है। किसी संगठन के भीतर कई लोगों द्वारा भी इसकी समीक्षा की जानी पड़ सकती है। **इनवॉइस या क्रेडिट नोट को _किसे_ अनुमोदित करने की आवश्यकता है, साथ ही समीक्षक को सक्षम करने वाली स्वचालित सूचनाएं और कार्य, यह तर्क अनुमोदन वर्कफ़्लो द्वारा परिभाषित किया जाता है। (** ध्यान दें: यह अब स्टॉक ट्रांसफर और मांग-पत्रों (requisitions) पर भी लागू होता है**)**

एक बार किसी दस्तावेज़ को अंतिम अनुमोदन मिल जाने के बाद, यह स्वचालित रूप से 'समाधान किया गया' (Reconciled) स्थिति में आगे बढ़ जाएगा, और आपके [बाहरी AP सिस्टम में निर्यात](/hi/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) किए जाने के योग्य हो जाएगा।  
  
एक अनुमोदन वर्कफ़्लो में [रैंक](#WorkflowRanks), [असाइनमेंट](#WorkflowAssignments) शामिल होते हैं, और जब कोई पात्र इनवॉइस या क्रेडिट नोट असाइन किए गए संगठन/इकाई में कोड किया जाता है, तो यह [निष्पादित](#WorkflowExecutions) होता है। अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।  
  
**मांग-पत्रों (requisitions)** और **स्टॉक ट्रांसफर** के लिए, एक बार जब वे **अंतिम अनुमोदन** पर पहुंच जाते हैं:  
**मांग-पत्र (Requisitions)** पूरे हो जाएंगे और एक खरीद आदेश प्राप्त करेंगे।  
**स्टॉक ट्रांसफर** पूर्ण के रूप में चिह्नित किए जाएंगे। 

### वर्कफ़्लो रैंक

वर्कफ़्लो में रैंक होती हैं, जो उन उपयोगकर्ताओं को नियंत्रित करती हैं जो एक निर्दिष्ट मूल्य तक इनवॉइस या क्रेडिट नोट को अनुमोदित कर सकते हैं।

![वर्कफ़्लो रैंक](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-1.avif)वर्कफ़्लो रैंक का एक नाम होता है (उदा. 'रैंक 1', या 'किचन हैंड'), और प्रत्येक रैंक के तीन अलग-अलग घटक होते हैं: [रैंक क्रम](#WorkflowRankOrder), [रैंक का अधिकतम मूल्य](#WorkflowMaximumValue), और [रैंक अनुमोदक।](#WorkflowApprovers)  
  
यह मांग-पत्र वर्कफ़्लो और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होता है:

**इन्वेंटरी ट्रांसफर**  
![इन्वेंटरी ट्रांसफर अनुमोदन वर्कफ़्लो रैंक](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-2.avif)

#### **मांग-पत्र (Requisitions)![मांग-पत्र अनुमोदन वर्कफ़्लो रैंक](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-3.avif)**

#### वर्कफ़्लो रैंक क्रम

वर्कफ़्लो में प्रवेश करने वाले इनवॉइस या क्रेडिट नोट को निर्धारित रैंक क्रम में अनुमोदन की आवश्यकता होगी। कहने का तात्पर्य यह है कि, दस्तावेज़ को रैंक क्रम 2 द्वारा अनुमोदित किए जाने से पहले रैंक क्रम 1 द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, और इसी तरह आगे भी, जब तक कि इसे अंतिम अनुमोदन न मिल जाए। _अंतिम अनुमोदन के बारे में अधिक जानकारी के लिए कृपया अनुभाग देखें: [वर्कफ़्लो रैंक अधिकतम मूल्य](#WorkflowMaximumValue)_।

एक वर्कफ़्लो में 10 रैंक तक हो सकती हैं।

#### वर्कफ़्लो रैंक अधिकतम मूल्य

रैंक का अधिकतम मूल्य महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह हमें बताता है कि कौन सी रैंक किसी इनवॉइस, क्रेडिट नोट के लिए अंतिम अनुमोदन प्रदान कर सकती हैं, और कौन सी रैंक नहीं कर सकती हैं। 

यदि दस्तावेज़ का मूल्य रैंक अधिकतम मूल्य से कम या उसके बराबर है, तो उस रैंक द्वारा अंतिम अनुमोदन प्रदान किया जाएगा। यदि दस्तावेज़ का मूल्य रैंक अधिकतम मूल्य से अधिक है, तो उस रैंक द्वारा अंतिम अनुमोदन प्रदान नहीं किया जाएगा, और यह अगली रैंक पर चला जाएगा।

उदाहरण के लिए, यदि रैंक 1 का अधिकतम मूल्य $500 है, और $501 मूल्य का इनवॉइस वर्कफ़्लो में प्रवेश करता है, तो रैंक 1 के अनुमोदक इनवॉइस के लिए _अंतिम_ अनुमोदन प्रदान करने में सक्षम नहीं होंगे - अंतिम अनुमोदन $500 से अधिक रैंक अधिकतम मूल्य वाली रैंक के किसी व्यक्ति द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए। हालाँकि, यदि इनवॉइस का मूल्य $499 था, तो रैंक 1 के अनुमोदक उच्च रैंक के उपयोगकर्ता द्वारा अनुमोदित किए बिना ही इनवॉइस के लिए अंतिम अनुमोदन प्रदान कर सकते हैं।

**कृपया ध्यान दें:** कोई 'असीमित' रैंक मूल्य नहीं होता है। अंतिम वर्कफ़्लो रैंक का अधिकतम मूल्य उच्चतम संभावित इनवॉइस या क्रेडिट नोट मूल्य होना चाहिए जो आपको प्राप्त होने की संभावना है।

#### वर्कफ़्लो अनुमोदक

वर्कफ़्लो रैंक में एक या अधिक अनुमोदक हो सकते हैं:

![वर्कफ़्लो रैंक अनुमोदक](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-4.avif)जब कोई इनवॉइस या क्रेडिट नोट रैंक में प्रवेश करता है और उनके अनुमोदन की आवश्यकता होती है, तो प्रत्येक रैंक से संबंधित अनुमोदकों को ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा। रैंक का कोई भी उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को अनुमोदित कर सकता है, और रैंक अनुमोदन उस रैंक के भीतर सबसे पहले अनुमोदित करने वाले उपयोगकर्ता द्वारा 'प्रदत्त' माना जाएगा। 

### वर्कफ़्लो असाइनमेंट

इनवॉइस या क्रेडिट नोट अनुमोदन वर्कफ़्लो एक या अधिक संगठनों या संगठन इकाइयों को सौंपे जाते हैं। कोई भी दस्तावेज़ जिसे किसी संगठन या संगठन इकाई के लिए खर्च (कोड) किया जाता है, उस संगठन के लिए असाइन किए गए वर्कफ़्लो में रखा जाएगा। 

![वर्कफ़्लो असाइनमेंट](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-5.avif)

'संगठन प्रबंधित करें' अनुमति वाले उपयोगकर्ता **\[सिस्टम सेटिंग्स\] → \[संगठन सेटिंग्स\]** पेज पर अपने संगठन को एक वर्कफ़्लो असाइन कर सकते हैं।

एक वर्कफ़्लो कई संगठनों (विभागों) को असाइन किया जा सकता है, लेकिन एक संगठन में केवल एक ही वर्कफ़्लो असाइन हो सकता है। 

स्टॉक ट्रांसफर अनुमोदन वर्कफ़्लो के लिए - एकमात्र अंतर यह है कि आप उन्हें सीधे स्टॉक स्थान (Stock Location) पर असाइन करते हैं:![स्टॉक स्थान पर स्टॉक ट्रांसफर अनुमोदन वर्कफ़्लो](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-6.avif)  

#### संगठन पदानुक्रम पर नोट

वर्कफ़्लो मूल (पेरेंट) संगठनों से 'विरासत में' नहीं मिलते हैं। यदि आप चाहते हैं कि किसी संगठन इकाई का इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो उसके पैरेंट संगठनों में से किसी एक के समान हो, तो इसे संगठन पदानुक्रम में मूल और चाइल्ड दोनों स्तरों पर लागू किया जाना चाहिए।

### वर्कफ़्लो निष्पादन

वर्कफ़्लो तब 'निष्पादित' होते हैं जब एक योग्य इनवॉइस या क्रेडिट नोट किसी ऐसे संगठन में कोड किया जाता है जहां वर्कफ़्लो असाइन किया गया है। 

वर्कफ़्लो के भीतर एक **\[निष्पादन\]** टैब होता है जो उन सभी समयों को सूचीबद्ध करता है जब कोई विशेष वर्कफ़्लो लागू किया गया है, जिसमें शामिल दस्तावेज़ों का विवरण होता है:

![वर्कफ़्लो निष्पादन](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-7.avif)

किसी विशिष्ट वर्कफ़्लो निष्पादन और सभी निष्पादन घटनाओं के बारे में एक विस्तृत सूचना पैनल (अर्थात ऑडिट लॉग) देखने के लिए, **\[जानकारी\]** कॉलम में बटन पर क्लिक करें।

![वर्कफ़्लो निष्पादन सूचना पैनल](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-8.avif)

सक्रिय निष्पादन के दौरान किसी भी समय इनवॉइस या क्रेडिट नोट को रद्द करना, पार्क करना या हटाना वर्कफ़्लो निष्पादन को रद्द कर देगा।  
  
मांग-पत्रों (Requisitions) के लिए आप मांग-पत्रों की संख्या देखेंगे, यही बात स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है:

**मांग-पत्र (Requisitions)**

![मांग-पत्र वर्कफ़्लो निष्पादन](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-9.avif)

**स्टॉक ट्रांसफर**  
![स्टॉक ट्रांसफर वर्कफ़्लो निष्पादन](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-10.avif)

### वर्कफ़्लो कौन प्रबंधित कर सकता है

अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाने या प्रबंधित करने में सक्षम होने के लिए किसी उपयोगकर्ता के पास 'अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रबंधित कर सकते हैं' अनुमति सक्षम होनी चाहिए।

![अनुमति वर्कफ़्लो प्रबंधित कर सकते हैं](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-11.avif)

इस अनुमति वाले उपयोगकर्ता किसी भी ऐसे संगठन में वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने में सक्षम होंगे जिसके वे सदस्य हैं।

किसी संगठन को वर्कफ़्लो असाइन करने के लिए, उपयोगकर्ता के पास 'संगठन प्रबंधित करें' अनुमति होनी चाहिए।

### अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाना

'अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रबंधित कर सकते हैं' अनुमति वाले उपयोगकर्ता इन चरणों का पालन करके एक नया इनवॉइस या क्रेडिट नोट (मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के लिए भी लागू) अनुमोदन वर्कफ़्लो बना सकते हैं। एक बार बन जाने के बाद, वर्कफ़्लो को हटाया नहीं जा सकता।

**चरण 1.** साइड नेविगेशन बार में **\[सिस्टम सेटिंग्स\] → \[अनुमोदन वर्कफ़्लो\]** पर जाएं, और फिर **\[नया अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएं\]** बटन पर क्लिक करें:

![नया अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएं](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-12.avif)

**चरण 2.** वांछित वर्कफ़्लो प्रकार चुनें, और फिर **\[वर्कफ़्लो बनाएं\]** पर क्लिक करने से पहले वर्कफ़्लो को एक नाम और विवरण दें:

![क्रेडिट नोट विकल्प के साथ नया वर्कफ़्लो बनाएं](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-13.avif)

**चरण 3.** आप नए बनाए गए वर्कफ़्लो पर पहुंचेंगे, जिसमें एक डिफ़ॉल्ट रैंक होती है। यदि आप रैंक का नाम या अधिकतम मूल्य बदलना चाहते हैं, तो आप **\[अधिक\]** मेनू में **\[रैंक अपडेट करें\]** पर क्लिक करके डिफ़ॉल्ट रैंक को संपादित कर सकते हैं:

![नए वर्कफ़्लो पर रैंक अपडेट करें](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-14.avif)

**चरण 4.** अपनी आवश्यकतानुसार अधिक रैंक जोड़ने के लिए **\[नई रैंक बनाएं\]** पर क्लिक करें। यह दृढ़ता से अनुशंसित किया जाता है कि रैंकों को उनके अधिकतम मूल्यों के अनुसार आरोही क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। आप **\[अधिक\]** मेनू में प्रासंगिक विकल्प चुनकर रैंक और रैंक क्रम को संपादित कर सकते हैं:

![वर्कफ़्लो पर नई रैंक बनाएं](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-15.avif)

**चरण 5.** **\[अनुमोदक\]** कॉलम में बटन पर क्लिक करके प्रत्येक रैंक में अनुमोदक जोड़ें। आप केवल ऐसे अनुमोदकों को जोड़ पाएंगे जो (क) मौजूदा PurchasePlus उपयोगकर्ता हैं, और (ख) उस संगठन के सदस्य हैं जिसमें आप वर्कफ़्लो बना रहे हैं:

![वर्कफ़्लो रैंक में अनुमोदक जोड़ें](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-16.avif)

**चरण 6.** जैसे ही वर्कफ़्लो एक या अधिक संगठनों या संगठन इकाइयों को [असाइन](#UpdatingWorkflowAssignments) किया जाता है, यह 'सक्रिय' हो जाता है। 

### अनुमोदन वर्कफ़्लो को अपडेट करना

आप **\[सेटिंग्स\]** टैब पर जाकर वर्कफ़्लो का नाम और विवरण अपडेट कर सकते हैं:

![वर्कफ़्लो सेटिंग्स अपडेट करें](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-17.avif)

#### वर्कफ़्लो रैंक अपडेट करना

किसी वर्कफ़्लो रैंक पर **\[अधिक\]** मेनू पर क्लिक करके, आपको वर्कफ़्लो रैंक को अपडेट करने के विकल्पों की एक सूची प्रस्तुत की जाएगी:

![वर्कफ़्लो रैंक अपडेट करें](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-18.avif)

-   वर्कफ़्लो में रैंक के क्रम को संशोधित करने के लिए **\[रैंक ऊपर ले जाएं\]** और **\[रैंक नीचे ले जाएं\]** का उपयोग किया जा सकता है।
-   रैंक का नाम या अधिकतम मूल्य बदलने के लिए **\[रैंक अपडेट करें\]** का उपयोग किया जा सकता है।
-   **\[रैंक हटाएं\]** वर्कफ़्लो से रैंक को पूरी तरह से हटा देगा।

यदि वर्कफ़्लो में एक भी इनवॉइस अनुमोदन की प्रतीक्षा में है, तो उस वर्कफ़्लो की रैंक को अपडेट या हटाया नहीं जा सकता है। रैंक को अपडेट करने से पहले इनवॉइस को या तो पार्क किया जाना चाहिए, या अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरना चाहिए। हालाँकि, आप किसी भी समय रैंक में एक नया अनुमोदक (उपयोगकर्ता) जोड़ सकते हैं। **(यही बात मांग-पत्रों, क्रेडिट नोटों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**

#### अनुमोदकों को जोड़ना या हटाना

वर्कफ़्लो रैंक में अनुमोदकों को प्रबंधित करने के लिए, पहले **\[अनुमोदक\]** कॉलम में बटन पर क्लिक करें:

![वर्कफ़्लो रैंक पर अनुमोदक](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-19.avif)नया अनुमोदक जोड़ने के लिए, **\[अनुमोदक जोड़ें\]** बटन पर क्लिक करें और संबंधित उपयोगकर्ता को खोजें। आप केवल ऐसे अनुमोदकों को जोड़ पाएंगे जो (क) मौजूदा PurchasePlus उपयोगकर्ता हैं, और (ख) उस संगठन के सदस्य हैं जिसमें आप वर्कफ़्लो बना रहे हैं।

किसी अनुमोदक को हटाने के लिए, **\[अधिक\]** मेनू में **\[हटाएं\]** पर क्लिक करें:

![रैंक से अनुमोदक हटाएं](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-20.avif)

#### वर्कफ़्लो के असाइनमेंट अपडेट करना

वर्कफ़्लो को असाइन करने की क्षमता PurchasePlus में दो स्थानों पर पाई जा सकती है:

1\. वर्कफ़्लो का **\[असाइनमेंट\]** टैब: ![वर्कफ़्लो असाइनमेंट टैब](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-21.avif)

2\. **\[सिस्टम सेटिंग्स\] → \[संगठन सेटिंग्स\]** पेज:

![वर्कफ़्लो असाइन करें](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-22.avif)**कृपया ध्यान दें:** किसी संगठन या संगठन इकाई को अनुमोदन वर्कफ़्लो असाइन करने के लिए उपयोगकर्ताओं के पास 'संगठन प्रबंधित करें' अनुमति होनी चाहिए।

यदि वर्कफ़्लो के अनुसार एक भी इनवॉइस अनुमोदन की प्रतीक्षा स्थिति में है, तो किसी संगठन से वर्कफ़्लो को अन-असाइन नहीं किया जा सकता है। इनवॉइस को पहले पार्क किया जाना चाहिए या अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरना चाहिए। **(यही बात मांग-पत्रों, क्रेडिट नोटों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**

#### वर्कफ़्लो हटाना

वर्कफ़्लो को PurchasePlus कॉन्फ़िगरेशन टीम के सदस्य द्वारा हटाया जाना चाहिए। किसी संगठन इकाई से वर्कफ़्लो को हटाने की व्यवस्था करने के लिए कृपया [हमसे संपर्क करें](mailto:help@purchaseplus.com)।

### अनुमोदित या अस्वीकृत करें

उपयोगकर्ताओं के पास किसी ऐसे इनवॉइस या क्रेडिट नोट को अनुमोदित या अस्वीकृत करने की क्षमता होती है जिसे किसी संगठन इकाई में कोड किया गया है जहाँ (क) एक वर्कफ़्लो असाइन किया गया है, और (ख) वे इसके वर्कफ़्लो रैंक में से एक में अनुमोदक हैं।

अनुमोदक **\[इनवॉइस या क्रेडिट नोट\] → \[मेरे अनुमोदन की प्रतीक्षा में\]** पेज से दस्तावेज़ को अनुमोदित या अस्वीकृत कर सकते हैं। कृपया ध्यान दें, वर्कफ़्लो के दूसरे (और बाद के) रैंक के अनुमोदक इस सूची में इनवॉइस या क्रेडिट नोट केवल तभी देखेंगे जब उन्हें पूर्व रैंक द्वारा अनुमोदन प्रदान कर दिया गया हो:

![मेरे अनुमोदन की प्रतीक्षा में इनवॉइस पेज](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-23.avif)

इसके अतिरिक्त, अनुमोदक किसी इनवॉइस या क्रेडिट नोट पर क्लिक कर सकते हैं और दस्तावेज़ के हेडर में **\[अनुमोदित करें\]** या **\[अस्वीकृत करें\]** बटन का उपयोग कर सकते हैं:

![इनवॉइस पर अनुमोदित करें और अस्वीकृत करें बटन](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-24.avif)

**जब कोई इनवॉइस या क्रेडिट नोट अनुमोदित हो जाता है तो क्या होता है?**

-   यदि इनवॉइस या क्रेडिट नोट का मूल्य अनुमोदक के रैंक अधिकतम मूल्य से अधिक है, तो दस्तावेज़ को अगले अनुमोदन रैंक पर आगे बढ़ा दिया जाएगा। अगले अनुमोदन रैंक के उपयोगकर्ताओं को ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा।
-   यदि दस्तावेज़ का मूल्य अनुमोदक के रैंक अधिकतम मूल्य से कम है, तो वर्कफ़्लो इसे 'अंतिम अनुमोदन' मानता है, और इनवॉइस या क्रेडिट नोट स्वचालित रूप से समाधान किया गया (Reconciled) स्थिति में ले जाया जाता है। इसे भुगतान के लिए आपके बाहरी AP सिस्टम में निर्यात किया जा सकता है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**

**जब कोई इनवॉइस या क्रेडिट नोट अस्वीकृत हो जाता है तो क्या होता है?**

-   अनुमोदकों को एक टिप्पणी जोड़ने के लिए कहा जाएगा, और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से रद्द की गई स्थिति में बदल जाता है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**

### नया बनाम लीगेसी

PurchasePlus के पुराने उपयोगकर्ताओं के लिए, आप हमारे लीगेसी प्लेटफ़ॉर्म में वर्कफ़्लो के काम करने के तरीके से परिचित हो सकते हैं। यहाँ बताया गया है कि 'नए' अनुमोदन वर्कफ़्लो लीगेसी वर्कफ़्लो से कैसे भिन्न हैं:

-   लीगेसी इनवॉइस अनुमोदकों के विपरीत, नए वर्कफ़्लो अनुमोदक (और अनुमोदन क्रम) [रैंक](#WorkflowRanks) द्वारा परिभाषित होते हैं, न कि परिचालन या वित्तीय अनुमोदक भूमिका द्वारा किसी भी समय इनवॉइस को अनुमोदित करने के माध्यम से।
-   \[नए\] अनुमोदन वर्कफ़्लो को खरीदार संगठन के साथ-साथ व्यक्तिगत संगठन इकाइयों के लिए भी सक्षम किया जाना आवश्यक है।
-   लीगेसी अनुमोदन वर्कफ़्लो के विपरीत, कोई 'असीमित' रैंक लागू नहीं की जा सकती है, और अंतिम रैंक का मूल्य अनुमोदित किए जाने वाले उच्चतम आवश्यक मूल्य के बराबर होना चाहिए।
-   नए वर्कफ़्लो में, उपयोगकर्ता संबंधित इनवॉइस और क्रेडिट नोटों पर वर्कफ़्लो के [निष्पादन](#WorkflowExecutions) को देख सकते हैं। एक निष्पादन के भीतर, उपयोगकर्ता निष्पादन घटनाओं को देख सकते हैं - जो वर्कफ़्लो के भीतर इनवॉइस या क्रेडिट नोट के लिए एक प्रभावी ऑडिट लॉग प्रदान करता है।

अंत में, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि 'नए' अनुमोदन वर्कफ़्लो लीगेसी अनुमोदन वर्कफ़्लो के साथ परस्पर अनन्य हैं। जैसे ही किसी संगठन के लिए नए अनुमोदन वर्कफ़्लो सक्षम किए जाते हैं, उस संगठन के उपयोगकर्ता अब लीगेसी परिचालन और वित्तीय अनुमोदन वर्कफ़्लो के अनुसार इनवॉइस या क्रेडिट नोट को अनुमोदित नहीं कर सकते हैं।

### समस्या निवारण

-   **मैंने अभी अपने संगठन के लिए नए वर्कफ़्लो सक्षम किए हैं, लेकिन मेरा कोई भी (अनुमोदन की प्रतीक्षा में) इनवॉइस प्रासंगिक वर्कफ़्लो में नहीं रखा गया है।**  
    जब नए वर्कफ़्लो सक्षम किए गए थे, उस समय अनुमोदन की प्रतीक्षा में मौजूद इनवॉइस और क्रेडिट नोटों को प्रासंगिक अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रभावी होने के लिए फिर से खोलना होगा और फिर से 'अनुमोदन की प्रतीक्षा में' चिह्नित करना होगा। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **क्या होगा यदि वर्कफ़्लो निष्पादन के दौरान इनवॉइस या क्रेडिट नोट किसी भिन्न संगठन इकाई में कोड किया जाता है?**  
    वर्कफ़्लो निष्पादन स्थिति को रद्द के रूप में अपडेट किया जाता है, और दस्तावेज़ नए वर्कफ़्लो निष्पादन में प्रवेश करता है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **क्या होगा यदि कोई इनवॉइस या क्रेडिट नोट वर्कफ़्लो निष्पादन के बीच में है, और सभी फ़्लैग हल हो जाते हैं?**  
    निष्पादन रद्द कर दिया जाता है, और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से 'समाधान किया गया' (Reconciled) स्थिति में अपडेट हो जाता है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **क्या होगा यदि उस संगठन इकाई के लिए कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो नहीं मिलता है जिसमें इनवॉइस या क्रेडिट नोट कोड किया गया है?**  
    दस्तावेज़ अनुमोदन की प्रतीक्षा स्थिति में ही रहता है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **क्या होगा यदि किसी संगठन के लिए एक अनुमोदन वर्कफ़्लो सक्षम है, लेकिन किसी भी वर्कफ़्लो रैंक में कोई अनुमोदक नहीं जोड़ा गया है?  
    **इनवॉइस या क्रेडिट नोट तब तक अनुमोदन वर्कफ़्लो में रहेगा जब तक प्रासंगिक रैंक में कोई अनुमोदक नहीं जोड़ा जाता। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **मैं लीगेसी 'परिचालन और वित्तीय अनुमोदन वर्कफ़्लो' को दोहराना चाहता हूँ। मैं यह कैसे कर सकता हूँ?**  
    आप प्रत्येक के लिए $0 अधिकतम मूल्य के साथ दो वर्कफ़्लो रैंक बना सकते हैं, और एक रैंक में परिचालन अनुमोदक तथा दूसरी रैंक में वित्तीय अनुमोदक जोड़ सकते हैं। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **मुझे वर्कफ़्लो को संपादित करने से रोका जा रहा है, भले ही मेरे पास सही अनुमति हो।**   
    हमारा सिस्टम वर्कफ़्लो को संपादित होने से रोकता है यदि वर्कफ़्लो में कोई सक्रिय निष्पादन हैं। सबसे पहले, सक्रिय निष्पादन में इनवॉइस को अनुमोदित या अस्वीकृत करें, और फिर आप वर्कफ़्लो को संपादित करने में सक्षम होंगे। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**
-   **मुझे 'मेरे अनुमोदन की प्रतीक्षा में इनवॉइस' के दो ईमेल मिल रहे हैं।**  
    आपको लीगेसी इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो से एक अनुमोदक के रूप में हटाया जाना चाहिए।
-   **क्या मैं अनुमोदन रैंक को 'छोड़' (Skip) सकता हूँ यदि मैं इनवॉइस या क्रेडिट नोट के मूल्य से अधिक अधिकतम मूल्य वाली वर्कफ़्लो रैंक का सदस्य हूँ?**  
    नहीं, दस्तावेज़ को अभी भी वर्कफ़्लो के लिए कॉन्फ़िगर किए गए रैंक क्रम में परिभाषित उपयोगकर्ताओं से अनुमोदन की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि किसी इनवॉइस का मूल्य $1000 है, रैंक 1 $500 तक अनुमोदित कर सकता है और रैंक 2 $2000 तक अनुमोदित कर सकता है, तो रैंक 2 के सदस्यों को अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे इनवॉइस के लिए अंतिम अनुमोदन प्रदान करने से पहले रैंक 1 के अनुमोदन की प्रतीक्षा करनी होगी।  
    हालाँकि, 'इनवॉइस और क्रेडिट नोट को सुपर अनुमोदित कर सकते हैं' अनुमति अधिकृत उपयोगकर्ताओं को किसी भी 'अनुमोदन की प्रतीक्षा में' इनवॉइस या क्रेडिट नोट को बलपूर्वक 'समाधान किया गया' (Reconciled) स्थिति में स्थानांतरित करने की अनुमति देती है, भले ही वह वर्तमान में अनुमोदन वर्कफ़्लो में हो या नहीं। इसलिए यह अनुमति अधिकृत व्यक्तियों के लिए वर्कफ़्लो अनुमोदन रैंक को 'छोड़ने' का एक प्रभावी तरीका है। **(यही बात मांग-पत्रों और स्टॉक ट्रांसफर के साथ भी लागू होती है)**