# चालान (Invoices) देखें और अपडेट करें

> 1\. साइड नेविगेशन बार से \[चालान\] → \[सभी देखें\] चुनें।

Source: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hi/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices.md

# चालान (Invoices) देखें और अपडेट करें

यहाँ जाएं:

-   [चालान एक्सेस करें](#AccessInvoices)
-   [चालान अपडेट करना](#UpdatingInvoices)
    -   [चालान स्वीकृत करना](#ApprovingInvoices)
-   [Invoice Power Editor का उपयोग करना](#UsingInvoicePowerEditor)
-   [सर्वोत्तम प्रथाएं](#BestPractices)

### चालान एक्सेस करें

1\. साइड नेविगेशन बार से \[**चालान**\] → \[**सभी देखें**\] चुनें।

![सभी चालान देखें](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-1.avif)

2\. 'सभी चालान देखें' टेबल व्यू से, आप निम्नलिखित कार्य पूरे कर सकते हैं:

a. सभी चालानों को स्थिति (Status) के अनुसार फ़िल्टर करें।

b. जिस चालान की आप समीक्षा करना चाहते हैं उसे खोजने के लिए \[**खोजें**\] का उपयोग करें।

c. टेबल में दिखाए गए कॉलम को दिखाने या छिपाने के लिए \[**कॉलम प्रबंधित करें**\]। 

d. [चालान](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) खोलने के लिए \[**चालान संख्या**\] पर क्लिक करें।

e. चालान संदर्भ (Reference) जोड़ने या संपादित करने के लिए \[**संदर्भ**\] पर कर्सर ले जाएं। यह केवल तभी संभव है जब चालान 'Open' या 'Awaiting Approval' स्थिति में हो।

f. जिस विभाग या खाते के तहत चालान खर्च किया गया है उसे जोड़ने या संपादित करने के लिए \[**व्यय खाता**\] पर कर्सर ले जाएं। यह केवल तभी संभव है जब चालान 'Open' या 'Awaiting Approval' स्थिति में हो।

g. \[**खरीद आदेश (Purchase Order)**\]। जांचें कि क्या चालान का मिलान किसी खरीद आदेश से हुआ है। अधिक जानने के लिए हमारा [चालान को खरीद आदेश से मिलाना](/hi/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) लेख देखें।

h. चालान की **\[स्थिति\]** देखें।

i. \[**GR नोट्स**\]। चालान से जुड़े [सामान प्राप्ति नोट्स (Goods Receiving Notes)](/hi/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) देखें या उस खरीद आदेश के सापेक्ष एक नया सामान प्राप्ति नोट बनाएं जिससे चालान का मिलान हुआ है। 

j. चालान की \[**PDF प्रति**\] देखें। यह विकल्प तब उपलब्ध होता है जब चालान PurchasePlus पेपरलेस चालान समाधान के माध्यम से [PDF से बनाया गया हो](/hi/docs/for-purchasers/send-an-invoice-to-purchaseplus)।

![चालान सभी देखें तालिका](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-2.avif)

### चालान अपडेट करना

आम तौर पर, **'Open'** या **'Awaiting Approval'** स्थिति वाले चालान को 'Manage Invoices and Credit Notes' अनुमति और/या 'Manage Invoices and Credit Note Lines' अनुमति वाले किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा अपडेट किया जा सकता है (यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे क्या अपडेट करना चाहते हैं)।

Open या Awaiting Approval स्थिति के अलावा चालानों को अपडेट करने के लिए कोई भी बदलाव करने से पहले अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता होती है:

-   **'Reconciled'** स्थिति वाले चालान को अपडेट करने के लिए, चालान के हेडर में **\[अधिक\]** मेनू में 'Re-Open Invoice' पर क्लिक करके चालान को फिर से खोलना होगा:
    

![चालान फिर से खोलें](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-3.avif)

-   **'Export Ready'** या **'Exported'** स्थिति वाले चालान को अपडेट करने के लिए, चालान को पहले उसके हेडर में **\[अधिक\]** मेनू में **\[Revert to Reconciled\]** किया जाना चाहिए, और फिर ऊपर बताए अनुसार 'फिर से खोला' जाना चाहिए।

![Reconciled पर वापस लाएं](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-4.avif)

जब चालान में आवश्यक बदलाव कर दिए जाते हैं, तो उसे संबंधित संगठनात्मक इकाई (Organisation Unit) के लिए लागू किसी भी चालान स्वीकृति कार्यप्रवाह (Invoice Approval Workflow) से फिर से गुजरना होगा।

#### चालान स्वीकृत करना

यदि कोई चालान 'Awaiting Approval' स्थिति में है, तो इसका मतलब है कि चालान को 'Reconciled' स्थिति में ले जाने के लिए इसे एक [स्वीकृति कार्यप्रवाह (Approval Workflow)](/hi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) से सफलतापूर्वक पारित होना आवश्यक है।

किसी चालान के [फ़्लैग होने](/hi/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) और स्वीकृति की आवश्यकता होने के कई कारण हो सकते हैं। प्रत्येक फ़्लैग का कारण 'Invoice Flags' टैब पर दिखाया जाता है, साथ ही प्रत्येक चालान लाइन फ़्लैग प्रत्येक चालान लाइन के 'Flags' कॉलम में प्रदर्शित होता है।

एक नामित स्वीकृतकर्ता (Approver) के रूप में, आप प्रत्येक फ़्लैग कारण की समीक्षा कर सकते हैं और तय कर सकते हैं कि क्या आप फ़्लैग कारण का समाधान करना चाहते हैं, या कुछ या सभी फ़्लैग को हल किए बिना [चालान को स्वीकृत करना](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) चाहते हैं।

चालान और क्रेडिट नोट स्वीकृति कार्यप्रवाह को विस्तार से समझाने के लिए एक अलग लेख की आवश्यकता होती है। [इस गाइड को पढ़कर](/hi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#ReviewAFlaggedInvoice) अधिक जानें।

### Invoice Power Editor का उपयोग करना

जिन उपयोगकर्ताओं के पास 'Can Manage Invoices and Credit Notes' [अनुमति](/hi/docs/general/introduction-to-user-management) है, वे PurchasePlus में चालान की समीक्षा और अपडेट करने के लिए Invoice Power Editor का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही अपने [पेपरलेस चालान](https://www.purchaseplus.com/paperless-invoicing) ईमेल पते पर प्राप्त PDF चालान को साथ-साथ देख सकते हैं।

Invoice Power Editor का उपयोग शुरू करने के लिए:

1.  \[**चालान**\] → \[**सभी देखें**\], या \[**चालान**\] → \[**मेरी स्वीकृति की प्रतीक्षा में**\] क्षेत्रों से कोई भी चालान चुनें।
2.  चालान हेडर में, **\[Power Editor\]** चुनें।  
    ![Invoice Power Editor](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-5.avif)
3.  यदि चालान PurchasePlus में किसी आपूर्तिकर्ता (Supplier) द्वारा आपके पेपरलेस चालान ईमेल पते पर PDF चालान ईमेल करने के माध्यम से बनाया गया था, तो आप चालान को अपडेट करते समय आसान संदर्भ के लिए PurchasePlus में Invoice Editor पृष्ठ के दाईं ओर PDF देख सकेंगे।  
    ![PurchasePlus में आसान चालान अपडेट के लिए PowerEditor](/images/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices-6.avif)

### समीक्षा सुझाव

#### खरीद आदेश और चालान का मिलान करें

-   यदि आपके संगठन पर लागू होता है, तो किसी भी फ़्लैग कारणों की समीक्षा करने से पहले सुनिश्चित करें कि चालान का मिलान किसी खरीद आदेश (Purchase Order) से किया गया है।
    
-   यदि आवश्यक हो, तो चालान लाइन आइटम को खरीद आदेश लाइन आइटम से लिंक करें।

#### सामान और सेवाएं प्राप्त करें

-   जांचें कि क्या आइटम प्राप्त हो गए हैं। यदि आपके संगठन पर लागू होता है, तो खरीद आदेश प्राप्त करना यह सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है कि सामान डिलीवर हो गया है और यह चालान स्वीकृतकर्ता को संकेत देता है कि चालान स्वीकृत किया जा सकता है।

#### स्वीकृत करने से पहले चालान पर लाइन आइटम की जांच करें

-   खरीद आदेश मूल्य और चालान मूल्य के बीच विसंगतियों के मामले में, आप किसी भी अंतर के लिए संभावित क्रेडिट नोट (Credit Note) के लिए आपूर्तिकर्ता से संपर्क कर सकते हैं।