# Automatikus kontírozás megrendelés (PO) nélkül

> Amikor egy számla hozzá tartozó megrendelés nélkül érkezik, a PurchasePlus beolvassa a dokumentumot, és a számlaadatok, a beszállítói alapértelmezett beállítások

Source: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order.md

# Automatikus kontírozás megrendelés (PO) nélkül

### Automatikus kontírozás megrendelés (PO) nélkül

Amikor egy számla hozzá tartozó megrendelés nélkül érkezik, a PurchasePlus beolvassa a dokumentumot, és a számlaadatok, a beszállítói alapértelmezett beállítások, valamint az Ön korábbi kontírozási előzményei alapján automatikusan alkalmazza a főkönyvi kódokat az egyes tételekre. Ezt nevezzük megrendelés nélküli automatizált kontírozásnak. Önnek csak ellenőriznie kell, szükség esetén módosítania, majd jóváhagynia.  
  
Ez ugyanaz a beolvasó motor, amely a PurchasePlus összes számlájánál működik. A különbség a megrendelés nélküli számláknál az, hogy nincs olyan megrendelés, amelyről át lehetne másolni a kontírozást, így a rendszer ehelyett a beszállítói alapértelmezésekből és a korábbi kontírozási előzményekből vezeti le a kódolást.  
  
Ez a folyamat azonban nem teljesen automatikus felügyelet nélküli. A megrendelés nélküli számlák az egyeztetés (Reconcile) előtt mindig emberi jóváhagyást igényelnek. A PurchasePlus elvégzi a nehezét, de egy személynek továbbra is jóvá kell hagynia azt.

###   
**Hogyan határozza meg a rendszer a kontírozást?**

A PurchasePlus a következő adatokat vizsgálja meg sorrendben a kontírozás alkalmazásához:

1\. Beszállítói alapértelmezés – A rendszer megkeresi a beszállító adatlapján beállított alapértelmezett főkönyvi kódot és részleget, majd alkalmazza azt.

2\. Ha nincs beállítva beszállítói alapértelmezés, a PurchasePlus automatikusan alkalmazza a főkönyvi kódokat az Ön korábbi kontírozási szokásai alapján. Általában legalább három következetes választás mintájára van szüksége ahhoz, hogy kellő bizonyossággal tudjon automatikusan alkalmazni egy főkönyvi kódot.

Minél következetesebben kontíroz, a PurchasePlus annál hamarabb képes átvenni a feladatot. Minden alkalommal, amikor egy hasonló tételt ugyanúgy kontíroz, arra tanítja a rendszert, hogy legközelebb ezt önállóan végezze el Ön helyett.

### **Felkészülés a pontos automatikus kontírozásra**

Némi beállítással és következetes kontírozási szokásokkal a PurchasePlus egyre nagyobb pontossággal fogja automatikusan kontírozni a megrendelés nélküli számlákat.

-   **Beszállítói alapértelmezések beállítása** \- A Beszállító adatai oldalon [beállíthat egy alapértelmezett részleget és egy alapértelmezett főkönyvi kódot](/hu/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#EditGeneralSupplierSettings). Ez a leggyorsabb módja annak, hogy egy beszállító számlái már az első naptól kezdve helyesen legyenek kontírozva. 
-   **Következetes kontírozás** - Ha ugyanazt a beszállítót és tételtípust minden alkalommal ugyanúgy kontírozza, a PurchasePlus megtanulja ezeket a kódokat önállóan alkalmazni.
-   **Termékkódok** \- A saját kezelésű katalógusokban szereplő pontos beszállítói termékkódok elősegítik a pontos tételpárosítást.

### **Ellenőrzés, javítás, jóváhagyás**

A megrendelés nélküli számlákat a jóváhagyás előtt mindig érdemes ellenőrizni.

1.  **Ellenőrizze az egyes tételek főkönyvi kódját és részlegét** \- módosítsa azokat a tételeket, ahol az alkalmazott kód nem megfelelő. A PurchasePlus tanul a következetes javításokból.  
      
    
2.  **Ellenőrizze a végösszegeket** - győződjön meg arról, hogy a tételsorok összege megegyezik a számla végösszegével. Az eltérés egy **Összeg hibajelzést (Total flag)** eredményez.  
      
    
3.  **Jóváhagyás** - ha mindent rendben talál, adja meg a jóváhagyást az egyeztetéshez.

A hibajelzést feloldhatja (kijavítva a mögöttes problémát), vagy elfogadhatja (tudomásul véve azt és továbblépve). Mindkét út az Egyeztetve állapotba viszi a számlát. A döntés a jóváhagyók kezében van.

#### Megrendelés nélküli számlák megjelölése (Flagging)

A megrendelés nélküli számlák mindig jóváhagyásra váró megjelölést (Flagged for Approval) kapnak, mivel nem kapcsolódik hozzájuk megrendelés. Ez azt jelenti, hogy az egyeztetés előtt mindig szükségük lesz a megfelelő jóváhagyásra. Ez szándékosan működik így, biztosítva az emberi felügyeletet az olyan kiadásoknál, amelyek nem a szokásos beszerzési folyamaton mentek keresztül.

Kötelezettségek (Accounts Payable) munkafolyamat:

1.  A PurchasePlus beolvassa a számlát és előre kitölti a kontírozást.
2.  A számla megjelölt (Flagged) állapotba kerül.
3.  A Kötelezettségek (Accounts Payable) csapata ellenőrzi a kontírozást és a hibajelzéseket.
4.  Ön javítja a kontírozást vagy elfogadja azt, majd jóváhagyja.
5.  A számla átkerül az Egyeztetve (Reconciled) állapotba, és készen áll a pénzügyi rendszerbe történő exportálásra.