# Áttekintés

> A PurchasePlus Szervezeti modelljének és annak összefüggéseinek megértése az egyik legjobb módja annak, hogy a PurchasePlus profi felhasználójává váljon.

Source: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md

# Áttekintés
A PurchasePlus Szervezeti modelljének és annak összefüggéseinek megértése az egyik legjobb módja annak, hogy a PurchasePlus profi felhasználójává váljon.

Ez az első része egy 6 részes sorozatnak, amelyet minden Rendszeradminisztrátor számára készítettünk. 

Ugrás a következőre:

-   [Szervezet](#organisation)
    -   [Szervezettípusok](#OrgTypes)
    -   [Jogi személyek](#LegalEntities)
    -   [Ellenőrzési állapot](#VerificationStatus)
-   [Szervezeti hierarchia](#Hierarchy)
    -   [Példa hierarchia](#examplehierarchy)
    -   [A szervezeti hierarchia megtekintése](#ViewingOrgHierarchy)
-   [Szervezeti tagság](#OrgMembership)
-   [Haladó – Kötelezettségi (AP) rendszerek](#APSystems)
    -   [AP exportálási formátumok](#APExportFormats)
    -   [AP exportálási formátumvariánsok](#APExportFormatVariants)
    -   [AP rendszer exportálási típusa](#APSystemType)

### Szervezet

A Szervezet egy olyan entitás a PurchasePlus-ban, amely a következőket képviselheti:

-   Egy Beszerző,
    -   Egyetlen szálloda, kórház vagy rendezvényhelyszín,
        -   Egy Részleg az adott ingatlanon/egységen belül, vagy
-   Egy Beszállító.

A PurchasePlus-ban a Szervezetek különböző módokon osztályozhatók, és a besorolásuktól, valamint a rugalmasan konfigurálható Szervezeti beállításoktól függően hatékony módokon léphetnek interakcióba egymással – végső soron lehetővé téve, hogy a Beszerző Szervezetek a megfelelő [termékeket](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-products) a megfelelő [Beszállító](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) Szervezetektől, a megfelelő áron szerezzék be.

Amikor a felhasználók bejelentkeznek a PurchasePlus-ba, egy Szervezetbe jelentkeznek be, hogy az adott Szervezet nevében végezzék a munkájukat és hajtsák végre feladataikat. Az egyes felhasználók számára elérhető funkciókat részben a Szervezet Típusa, annak Beállításai, a Szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a saját személyes (felhasználói) Jogosultságkészletük határozza meg.

A Szervezetek egyedi Szervezeti azonosítóval (ID), Szervezetnévvel, valamint számos különféle azonosítóval, leírással és kapcsolattartási adattal rendelkeznek, amelyeket a „Szervezetek kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók a Szervezet **\[General\]** fülén tekinthetnek meg és szerkeszthetnek:

![Organisations](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif)

#### Szervezettípusok

A Szervezetek Beszerzőként vagy Beszállítóként osztályozhatók. Az egyes Szervezettípusokba bejelentkező felhasználók számára elérhető funkciók jelentősen eltérnek egymástól:

-   A Beszállítók funkciókat kapnak a Termékek és Katalógusok létrehozásához és kezeléséhez, valamint részletesebb betekintést nyerhetnek a PurchasePlus-ból származó Számláikba és Megrendeléseikbe.
-   A Beszerzők hozzáférnek a rugalmasan konfigurálható procure-to-pay platformunkhoz ([Termékek](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Katalógusok](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Igénylések](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Jóváhagyások](/hu/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Megrendelések](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Áruátvétel](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Papírmentes számlaegyeztetés](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)), valamint olyan további kiegészítőkhöz, mint a [Készletkezelés](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory), a [Receptek](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), az [Értékesítési pont (POS)](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) és egyebek.

#### Jogi személyek

A PurchasePlus-ban a Szervezetek lehetnek Jogi személyek vagy Nem jogi személyek.

A Jogi személy egy olyan Társaság vagy Üzleti egység, amely be van jegyezve az adott ország központi cégnyilvántartásába, és rendelkezik adószámmal vagy cégjegyzékszámmal (pl. Ausztráliában ez az ABN). A Kereskedelmi vállalkozásokat (például egy Szállodát) szinte mindig Jogi személyként kell beállítani, míg az adott Kereskedelmi vállalkozás alá tartozó Részlegeket (azaz al-Szervezeteket, pl. Housekeeping) általában Nem jogi személyként kell konfigurálni.  

A PurchasePlus eltérően kezeli a Jogi személyeket és a Nem jogi személyeket. Például egy Nem jogi személy (azaz egy Részleg vagy Alárendelt szervezet) létrehozhat Igényléseket és Megrendeléseket, de a legközelebbi Szülő szervezet, amely Jogi személy, lesz megjelölve ezen Jogi személy Beszerzőjeként:

![Legal Entities](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif)

#### Ellenőrzési állapot

A PurchasePlus-ban a Szervezetek állapota lehet Ellenőrzött (Verified) vagy Nem ellenőrzött (Unverified).

Az Ellenőrzött szervezet vagy egy Beszerző Szervezet, vagy egy Regisztrált Beszállító Szervezet. Ez azt jelenti, hogy valódi felhasználók fognak bejelentkezni ebbe a Szervezetbe, és itt végzik el a feladataikat.

A Nem ellenőrzött szervezet egy olyan Beszállító Szervezet, amelyet egy Beszerző kezel (azaz Saját kezelésű beszállító), és soha semmilyen felhasználó nem jelentkezik be ebbe a Szervezetbe.

### Szervezeti hierarchia

A Szervezetek tetszőleges mélységben egymás alá ágyazhatók („nested”). Így képezzük le digitálisan a valós életbeli szervezeti struktúrát, és ez a felépítés teszi lehetővé a Beszerzők számára, hogy átlássák az Egységeiket/Ingatlanjaikat, az Egységek számára, hogy lássák a Részlegeiket, a Részlegek számára pedig, hogy hozzáférjenek a saját konkrét dokumentumaikhoz és adataikhoz. 

![Organisation Hierarchy diagram](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif)

Ezen felül ez a Szervezeti hierarchia modell arra is szolgál, hogy megakadályozza, hogy az egyik szervezeti csomópont [tagjai](#OrgMembership) olyan adatokat lássanak, amelyek más olyan csomópontokhoz tartoznak, amelyekhez nincs közük, miközben a Szülő szervezetek tagjai számára teljes rálátást biztosít a hierarchiában alattuk lévő összes elemre. 

Egy Szülő szervezetbe bejelentkezett felhasználó kiválaszthatja annak Alárendelt szervezeteit, miközben különféle műveleteket hajt végre a PurchasePlus-ban. Ezekre az alárendelt Szervezetekre a rendszerben gyakran „Részlegekként” hivatkozunk; a Részleg egyszerűen egy olyan Alárendelt szervezet, amely az Aktuális munkamenet szervezete alá van beágyazva – azaz azon Szervezet alá, amelybe a felhasználó éppen be van jelentkezve. 

Az Alárendelt szervezetekbe bejelentkezett felhasználók nem jogosultak a Szülő szervezetük (vagy szervezeteik) nevében eljárni, bár számos funkció (például a Katalógusok, Receptek és egyebek) lefelé öröklődik a hierarchiában – ami azt jelenti, hogy az Alárendelt szervezetek „öröklik” ezeket az adatstruktúrákat a Szülőktől, így azokat nem szükséges újra beállítani.

#### Példa szervezeti hierarchia

Az alábbi példa bemutatja, hogyan épülhet fel egy Szervezet egy működő Hierarchiában, és milyen szerepet játszik a Jogi személy státusz, valamint az Ellenőrzési állapot.

**Ügyfélcsoport:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1.  **Egység (Property):** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
    1.  **Részleg:** TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2.  **Részleg:** TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    3.  **Részleg:** TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)  
          
        
2.  **Egység (Property):** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1.  1.  **Részleg:** TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2.  **Részleg:** TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    3.  **Részleg:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)  
          
        

Néhány gyakori forgatókönyv a szemléltetéshez:

-   Az (1) pontba bejelentkezett felhasználók megtekinthetik és kezelhetik az alattuk lévő részlegeket (1a), (1b), (1c), és eljárhatnak azok nevében.
-   Az 1b pontba bejelentkezett felhasználók nem járhatnak el az (1), (1a), (1c) nevében.
-   A (2) pontnál vagy annak bármely leszármazottjánál lévő felhasználók nem láthatják az (1) pontot vagy annak bármely leszármazottját, és nem járhatnak el azok nevében.
-   Az Ügyfélcsoport (Customer Group) szintjén bejelentkezett felhasználók láthatják az (1), a (2) pontot és azok összes leszármazottját, és eljárhatnak azok nevében.

#### A szervezeti hierarchia megtekintése

A „Szervezetek kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók megtekinthetik Szervezeti hierarchiájukat a **\[System Settings\] → \[Organisation Settings\]** menüpontban, a **\[Organisation Hierarchy\]** panelen található nyíl (caret) ikonra kattintva:

![Organisation Hierarchy in Organisation Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif)

A Hierarchia vizuálisan jelenik meg: az Alárendelt szervezetek a Szülő szervezeteik alá vannak behúzva.

Egyes Szervezetek sorának bal oldalán egy nyilacska (chevron) ikon található; ezek a Szervezetek kibonthatók a leszármazott Szervezetek megjelenítéséhez, vagy összecsukhatók az elrejtésükhöz:

![expand or collapse org hierarchy](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif)

Ebben a táblázatban látható továbbá az egyedi Szervezeti azonosító (Org ID), a Jogi személy státusz, valamint egy **\[View Info\]** panel, amely összefoglalja a kiválasztott Szervezet adatait. 

Végül a **\[Select\]** gombra kattintva megnyithatja az adott Szervezet Beállítások oldalát, és szükség esetén módosításokat végezhet rajta. 

### Szervezeti tagság

A PurchasePlus egy „tagsági” modell alapján határozza meg, hogy egy felhasználó mely Szervezet(ek)be jogosult bejelentkezni. 

Egy felhasználó egy vagy több Szervezet „tagja” lehet – ez utóbbi esetben a Szervezetváltó segítségével tud bejelentkezni a különböző Szervezetekbe, amelyeknek tagja (és az adott Szervezet nevében elvégezni a feladatait): 

![Organisation Switcher](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif)

Minden felhasználónak rendelkeznie kell egy „Alapértelmezett” Szervezettel, amely meghatározza, hogy melyik Szervezetben indul a munkamenete, amikor először bejelentkezik. A felhasználó a Fiók (Account) menüpontban bármikor módosíthatja a saját Alapértelmezett Szervezetét, az elérhető Szervezetek köre azonban azokra korlátozódik, amelyeknek tagja:

![Update Default Org](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif)

Azon többi felhasználó, aki (a) ugyanazon Szervezet(ek) tagja, és (b) rendelkezik a „Felhasználók megtekintése” és/vagy „Felhasználók kezelése” jogosultsággal, megtekintheti és/vagy kezelheti ezt a felhasználót (és minden más felhasználót) a Szervezetnél.

### AP rendszerek

Ez a szakasz kizárólag Haladó felhasználók számára készült.

Az AP rendszer egy PurchasePlus által kezelt rendszerobjektum, amely a Beszerző [Szervezeti hierarchiájának](#Hierarchy) esetleges összetettségét egy magas szintű „tárolóba” absztrahálja. Ez a tároló elérhetővé teszi a tagszervezetei által generált bizonyos adatokat, hogy azok integráció révén exportálhatók legyenek a Beszerző oldalán megadott (külső) könyvelési rendszerbe. 

Emellett az azonos AP rendszert használó Szervezetek hozzáférhetnek az AP rendszerhez tartozó közös adatokhoz is (például a Beszállítókhoz).

A PurchasePlus-ban minden más objektumnál vagy attribútumnál jobban az AP rendszer az, ami egy Ügyfelet a maga teljességében reprezentál.

Az AP rendszerek a következő tulajdonságokkal rendelkeznek:

-   **Név** – általában a legfelső szintű szervezeti csomópont neve, amely ezt az AP rendszert fogja használni Szervezeti csomópontként, a végén az „AP Hub” utótaggal. Például: „Inland Hotels New South Wales AP Hub”.
-   Egy **AP rendszerazonosító (AP System ID)** (amely egyedi)
-   Egy [**AP rendszer típusa**](#APSystemType).
-   Egy **Pénznem**. 
-   Egy [**Exportálási formátum**](#APExportFormats) (a külső könyvelési rendszerbe exportált Számlákhoz és Jóváíró számlákhoz), és ha alkalmazható, egy vagy több [**Exportálási formátumvariáns**](#APExportFormatVariants). 

-   **Elektronikus célhelyek**, amelyeket az ehhez az AP rendszerhez tartozó Beszerző Szervezetek használhatnak az Exportfájlok és Jelentésfájlok elektronikus kiküldésére. Itt tetszőleges számú Célhely adható meg, de egy AP rendszerhez csak egy állítható be Exportálási alapértelmezettként. 
-   **Beszerzők**, akik az adott AP rendszert használják.

-   **Beszállítók**, amelyeket manuálisan adtak hozzá az AP rendszerhez, vagy amelyeket a rendszert használó Beszerzőhöz kapcsoltak, listázva lesznek az AP rendszerben.

-   **Kereskedelmi kapcsolatok** az AP rendszerben szereplő Beszerzők és Beszállítók között.

-   (Opcionális) **Fejléc egyéni mezők.** 

-   (Opcionális) **Tételsor alatti egyéni mezők.**  

#### AP exportálási formátum

Az AP exportálási formátum egy [GraphQL](https://graphql.org/) (GQL) kód, amely adatokat nyer ki a PurchasePlus adatbázisából, és egy nyers JSON fájlt exportál. Ezt a JSON fájlt úgy alakították ki, hogy a Beszerző specifikus könyvelési rendszere automatikusan fel tudja dolgozni, ezért az AP exportálási formátumok között általában jelentős eltérések mutatkoznak.

Az AP exportálási formátumokhoz a következők szükségesek:

-   Egy Név – általában a legfelső szintű Beszerzőről kapja a nevét, pl. „Inland Hotels Group”.
-   Egy Osztály – a PurchasePlus-ban mindig GQL.
-   Egy Kimeneti fájltípus. Vegye figyelembe, hogy a PurchasePlus (GQL osztály) esetén kizárólag a JSON érhető el exportálási formátumként.

Az AP exportálási formátumok rendelkezhetnek Könyvelési időszak engedélyezve vagy letiltva értékkel is, amely (ha engedélyezve van) rákérdez a [B típusú Szervezetek](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) felhasználóinál arra, hogy adjanak meg egy Könyvelési időszakot az AP exportfájljukban.

#### AP exportálási formátumvariánsok

Minden AP exportálási formátum több Variánssal is rendelkezhet. A Variáns egy olyan GQL kód, amely fogja a nyers JSON fájlt, műveleteket hajt végre rajta, és az AP exportadatokat egy másik formátumban (pl. CSV) tudja kiadni, de a Variánst kifejezetten a meghatározott Kimeneti fájltípus előállítására kell megtervezni, és ez egyedi fejlesztői munkát igényel a PurchasePlus részéről.

Az AP exportálási formátumvariánsokhoz a következők szükségesek:

-   Egy Név. Kövesse az AP exportálási formátumhoz hasonló elnevezési konvenciót, a végén egy „Variant” szóval.
-   Egy Kimeneti fájltípus. Többféle Fájltípus áll rendelkezésre, ezért ügyeljen arra, hogy a külső AP rendszere által megkívánt opciót válassza.
-   Egy Függvénynév. Ezzel hívhatók meg a Variáns által alkalmazandó transzformációk, és ez az egyik oka annak, hogy az AP exportálási formátumokhoz és azok variánsaihoz fejlesztői közreműködés szükséges.
-   Egy Tulajdonos szervezet azonosítója (Owner Organisation ID). A Tulajdonos azonosítója határozza meg, hogy kinek a számára készült az adott AP exportálási formátumvariáns.

#### AP rendszer exportálási típusa

Miután egy Szervezetet hozzáadtak egy AP rendszerhez, beállítható az Exportálási típusa.

-   Az [**A típust**](/hu/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) akkor kell használni, ha a Szervezet egyesével exportálja a Számlákat és Jóváíró számlákat egy előre meghatározott elektronikus célhelyre. Ezek a Szervezetek több Számlát és Jóváíró számlát is kijelölhetnek, és tömegesen exportálhatják őket – ez több exportfájlt (dokumentumonként egyet) fog elküldeni az Elektronikus célhelyre.
-   A [**B típust**](/hu/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) akkor kell használni, ha a Szervezet manuálisan hoz létre (egy vagy több Számlát/Jóváíró számlát tartalmazó) Exportfájlokat az Export Centeren keresztül, és azokat saját belátása szerint egyetlen fájlként tölti le vagy küldi el egy Elektronikus célhelyre.

Ez a beállítás semmit sem változtat a Szervezetre alkalmazott AP exportálási formátumon; mindössze azt szabályozza, hogy milyen lehetőségek jelenjenek meg az adott Szervezet felhasználói számára egy Egyeztetett számlán vagy Jóváíró számlán, valamint az Export Center Számlák és Jóváíró számlák területén.

Mindegyik Szervezet saját preferenciával rendelkezik az Exportálási típusra vonatkozóan a szervezeti igényeitől függően, de alapszabályként ez egy nagyon fontos beállítás, és kérjük, ne módosítsa anélkül, hogy előbb alaposan megismerné a Szervezet egyéb AP exportálási formátumbeállításait. Javasoljuk, hogy ezt a beállítást csak a PurchasePlus konfigurációs csapatának tagjaival egyeztetve frissítse.