# Papírmentes e-mailek

> A PurchasePlus Papírmentes e-mailek területén a következőket teheti:

Source: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md

# Papírmentes e-mailek
**Ugrás ide**:

-   [Mi az a 'Papírmentes e-mailek' terület?](#InboxDefn)
-   [Papírmentes e-mailek megtekintése](#ViewPaperlessEmails)
-   [Szkennelési feladat](#scanning-task)
    -   [Szkennelési feladatok állapotai](#ScanTaskStatuses)
-   [Szkennelési feladatok megtekintése](#ViewingScanTasks)
    -   [Szkennelési feladatok zárolása és feloldása](#LockingAndUnlockingScanTasks)
    -   [Szkennelési feladatok forrásai](#ScanTaskOrigins)
    -   [Gyors navigációs tippek](#QuickNav)

-   [Új szkennelési feladatok létrehozása](#CreatingNewScanTasks1)
    -   [Több fájl egyidejű szkennelése](#Scanningmultiplefiles)
    -   [Mit észlel és tölt ki előre az AI Scanner?](#whatIsDetected2)
-   [Szkennelési feladatok átalakítása Számlákká vagy Jóváíró számlákká](#ConvertingToDocument)
-   [Szkennelési feladatok törlése](#DeletingScanTasks)

### Papírmentes e-mailek

A PurchasePlus Papírmentes e-mailek területén a következőket teheti:

1.  Megtekintheti azokat az e-maileket, amelyeket a Beszállítói (vagy a Szervezetének más felhasználói) küldtek a dedikált Papírmentes számlázási e-mail-címére,
2.  Nyomon követheti a munkát, amelyet a [Papírmentes számlázási AI](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai) végez a dokumentumokkal, és megtekintheti az eredményül kapott [Számlákat](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) és [Jóváíró számlákat](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) a rendszerünkben.

Ha engedélyezve van a Szervezete számára, a Papírmentes e-mailek funkció **\[Papírmentes e-mailek\]** néven jelenik meg az oldalsó navigációs sávban:

![Papírmentes e-mailek az oldalsó navigációban](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif)

A Papírmentes e-mailek terület két alrészből áll:

-   **\[Összes megtekintése\]** Papírmentes e-mailek: itt megtekintheti a Beszállítói által a dedikált Papírmentes számlázási e-mail-címére küldött összes e-mailt. Ide tartoznak azok az e-mailek is, amelyeket a rendszerünk automatikusan „kiszűr” – vagyis nem használ fel Számlák vagy Jóváíró számlák létrehozására –, például a folyószámla-kivonatok, a marketingtartalmak és a duplikált dokumentumok.
-   **\[Teendők\]**: ahol áttekintheti és módosíthatja azokat a Szkennelési feladatokat (további információkért lásd alább), amelyeknél hiányzik a Beszállító.
-   **\[Szkennelési feladatok\]**: amelyek afféle félúti állomást képeznek a Beszállítója e-mailje (beleértve a PDF-mellékletet) és a rendszerünkben létrejövő Számla vagy Jóváíró számla között.

### Papírmentes e-mailek megtekintése

Az összes Papírmentes e-mail táblázatos megtekintéséhez kattintson a **\[Papírmentes e-mailek\] → \[Összes megtekintése\]** lehetőségre az oldalsó navigációs sávban. Ebből a nézetből a következőket teheti:

-   Kereshet egy adott e-mailt a Feladó e-mail, Címzett e-mail és egyéb adatok alapján,
-   Gyorsan megtekintheti a hivatkozásokat azokra az eredményül kapott Szkennelési feladatokra, Számlákra és/vagy Jóváíró számlákra, amelyeket a rendszerünk az e-mailből hozott létre:

![Papírmentes e-mailek Összes megtekintése táblázat](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif)

-   Részletesebben megtekintheti az eredeti e-mailt a táblázat **\[E-mail\]** értékére kattintva. Az eredetileg csatolt fájlok az e-mail alján is letölthetők:

![Papírmentes e-mail megtekintése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif)

### Szkennelési feladat

Amikor egy Beszállító PDF-számlát vagy jóváíró számlát küld e-mailben a Papírmentes számlázási e-mail-címére (vagy amikor Ön manuálisan [feltölt egy PDF-számlát vagy jóváíró számlát az AI szkennelési funkciónkba](#CreatingNewScanTasks1)), az AI létrehoz egy Szkennelési feladatot, és hozzárendel egy egyedi Szkennelési számot.

A **\[Szkennelési feladatok\]** szakaszban megtekintheti ezeket a feladatokat, valamint a Szkennelési feladatból végül generált dokumentumokat:

![Szkennelési feladatok megtekintése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif)

A Szkennelési feladatra úgy tekinthet, mint a Beszállítója PDF-számlája vagy jóváíró számlája, valamint a szoftverünk segítségével egyeztetett és exportált PurchasePlus [Számla](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) vagy [Jóváíró számla](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) közötti köztes lépésre.

#### Szkennelési feladatok állapotai

A Szkennelési feladatok az alábbi Állapotok egyikében lehetnek:

-   **Szkennelés alatt (szürke)**: A Szkennelési feladat nemrég indult el, és még folyamatban van a szkennelés.
-   **Szkennelés alatt (piros)**: A Szkennelési feladat már több mint 5 perce szkennel, és az AI feladta, de technikailag a feladat még nem minősül sikertelennek.
-   **Beszkennelve (kék)**: A Szkennelési feladat sikeresen feldolgozta a PDF-fájlt, de nem felelt meg az üzleti szabályainknak, ezért emberi ellenőrzést igényel. A 0–24 órás számlázási csapatunk néhány órán belül foglalkozik vele. Alternatív megoldásként [bármikor elvégezheti a szükséges javításokat](#ConvertingToDocument) a folyamat felgyorsítása érdekében.
-   **Befejezve (zöld)**: A Szkennelési feladatból létrejött egy Számla vagy Jóváíró számla, és már nem igényel beavatkozást. Megőrizzük a Szkennelési feladat nyilvántartását, így a felhasználók gyorsan megtekinthetik a feladatból generált tényleges dokumentumot (Számlát vagy Jóváíró számlát).
-   **Sikertelen (piros)**: A Szkennelési feladat valamilyen okból meghiúsult. Megnyithatja és megtekintheti a Sikertelen szkennelési feladatot, valamint manuálisan áttekintheti és frissítheti azt.

Az egérmutatót az állapotjelző fölé húzva további információkat tudhat meg az adott Szkennelési feladat állapotáról.

### Szkennelési feladatok megtekintése

A Szervezete összes Szkennelési feladatának nyilvántartását megtekintheti az oldalsó navigációs sáv **\[Papírmentes e-mailek\] → \[Szkennelési feladatok\]** menüpontjára lépve:

![Szkennelési feladatok táblázat](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif)

Ebben a táblázatos nézetben fontos információkat láthat az egyes Szkennelési feladatokról, beleértve a következőket:

-   **Szkennelési szám:** Az az egyedi feladatazonosító, amelyet az AI Scanner hozzárendelt ehhez a Szkennelési feladathoz.
-   **Zárolási állapot:** Azt jelzi, hogy egy másik felhasználó [zárolta-e a feladatot szerkesztésre](#LockingAndUnlockingScanTasks). 

-   **Beszállító:** Az a Beszállító, amelyik az eredeti PDF-et elküldte az Ön Szervezetének. 
-   **Beszerző:** Az a Szervezet, amelyhez a dokumentum hozzá lett rendelve.
-   **Létrehozott dokumentum:** Hivatkozás a Szkennelési feladatból generált Számlára vagy Jóváíró számlára.
-   **Dokumentumtípus:** Azt jelzi, hogy a Szkennelési feladatot Számlaként vagy Jóváíró számlaként azonosították-e.
-   **Állapot:** Az az állapot, amelyben a Szkennelési feladat jelenleg található. Az egérmutatót az állapotjelző fölé húzva további információkat kaphat a feladat állapotáról. _További információért lásd fent a [Szkennelési feladatok állapotai](#ScanTaskStatuses) részt._
-   **PDF-fájl**: Hivatkozás az AI Scannerbe feltöltött eredeti PDF-fájlra.
-   **Létrehozás ideje:** A Szkennelési feladat létrehozásának dátuma és ideje.  

A További oszlopok kezelése opció kiválasztásával további adatpontokat is hozzáadhat.   
  

Bármelyik Szkennelési feladatot megtekintheti, ha a táblázatban a **\[Szkennelési szám\]**-ra kattint:

![Szkennelési feladat Beszkennelve állapotban](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif)

Ebben a nézetben szükség esetén frissítheti a Szkennelési feladatot, és Létrehozhatja a Számlát vagy a Jóváíró számlát. Erről bővebben [alább](#ConvertingToDocument) olvashat.

#### Szkennelési feladatok zárolása és feloldása

A Szkennelési feladatok lehetnek „Zároltak” vagy „Feloldottak”. A felhasználó zárolhatja az általa éppen áttekintett Szkennelési feladatot, hogy jelezze a többi felhasználónak, hogy szerkesztés alatt áll, a munka befejeztével pedig feloldhatja azt.

![Zárolt vagy feloldott szkennelési feladat](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif)

Lehetősége van arra is, hogy [Új szkennelési feladatot hozzon létre](#CreatingNewScanTasks1) már eleve Zárolt állapotban.

#### Szkennelési feladatok forrásai

A Szkennelési feladatok oldalon minden olyan Szkennelési feladat megjelenik, amely:

-   E-mailben (PDF-melléklettel) érkezett a Beszállítóitól (vagy a saját szervezetének felhasználóitól),
-   Közvetlenül a Szkennelési feladatok oldalon keresztül lett létrehozva, és
-   Az [Új számla létrehozása](/hu/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) és [Új jóváíró számla létrehozása](/hu/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) folyamatok során jött létre, amennyiben a felhasználó a **\[PDF húzása és ejtése\]** opciót választotta:

![Új számla létrehozása PDF-ből](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif)

#### Gyors tippek a Szkennelési feladatok oldalon történő navigációhoz

A Szkennelési feladatok oldal három fő navigációs segédfunkcióval rendelkezik, amelyek megkönnyítik a megfelelő Szkennelési feladat gyors megtalálását:  
  
![Szkennelési feladatok keresése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif)

1.  **Szűrés állapot szerint:** Az oldal tetején található fülek segítségével a felhasználó gyorsan leszűrheti a Szkennelési feladatok listáját a következő állapotok valamelyike szerint: Szkennelés alatt, Beszkennelve, Befejezve, Letiltva, Sikertelen, Törölve.
2.  **Részletes keresés,** amely magában foglalja a következőket: 
    1.  **Keresés dokumentumszám alapján:** A felhasználók az AI által a Szkennelési feladatból generált Számla vagy Jóváíró számla létrehozásakor megadott Dokumentumszám alapján kereshetnek.  
    2.  **Keresés a Feladó e-mail alapján:** A felhasználók a feladó e-mail-címe alapján megkereshetik az adott e-mailről küldött összes számlát.  
    3.  **Szűrés** Számlákra, Jóváíró számlákra vagy mindkettőre.
3.  **Keresés beszállító neve alapján:** Adja meg egy Beszállító nevét (ahogyan az a PurchasePlus-ban szerepel) azon Szkennelési feladatok listájának megtekintéséhez, ahol ez a Beszállító lett beazonosítva az eredeti PDF feladójaként.

### Új szkennelési feladatok létrehozása 

Új Szkennelési feladat közvetlenül a Szkennelési feladatok oldalon történő manuális létrehozásához kattintson az **\[Új szkennelési feladatok létrehozása\]** gombra:

![Új szkennelési feladatok manuális létrehozása](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif)

Lehetősége lesz megadni, hogy a feladat Számlára vagy Jóváíró számlára vonatkozik-e, mielőtt feltöltené a szkennelni kívánt PDF-fájl(oka)t:

![Új szkennelési feladatok létrehozása](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif)

Kiválaszthatja, hogy megadja-e azt a Beszállítót, amelyre a dokumentum vonatkozik; ha nem adja meg, az AI Scanner megpróbálja felismerni a Beszállítót a szkennelés során.

Végül eldöntheti, hogy a Szkennelési feladat Zároltként legyen-e megjelölve.

Ha a **\[Megjelölés zároltként\]** opciót választja, a létrejövő feladat Zárolt lesz, és a Beszkennelve állapotban marad. Emberi ellenőrzésre lesz szükség, mielőtt a Számla vagy a Jóváíró számla létrejönne.

Kattintson az **\[Indítás\]** gombra, ha készen áll a szkennelés megkezdésére.

![Szkennelési feladat indítása](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif)

Figyelmeztetést kap, ha a létrehozni kívánt Számla vagy Jóváíró számla valószínűleg duplikátum lesz; ellenkező esetben a Szkennelési feladat megjelenik a **\[Szkennelési feladatok\]** táblázatban „Szkennelés alatt”, majd röviddel ezután „Beszkennelve” állapottal.

Miután a PDF átkerült a Beszkennelve állapotba, lehetősége lesz áttekinteni a kinyert adatokat, mielőtt a **\[Számla megtekintése\]** vagy **\[Jóváíró számla megtekintése\]** gombra kattintana. A **\[Vissza a szkennelési feladatokhoz\]** gombra kattintva el is mentheti és elhagyhatja a felületet.

![Beszkennelt számla áttekintése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif)

Ebben a nézetben a bal oldali panelen lefelé görgetve megtekintheti az automatikusan párosított Megrendelést (Purchase Order):

![Automatikusan párosított Megrendelés a szkennelésnél](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif)

A dokumentum tételeit is szerkesztheti a Számla vagy a Jóváíró számla megtekintése előtt:

![Beszkennelt számlatételek szerkesztése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif)

(Fent): Kiválaszthatja a Szkennelési feladat egy vagy több tételét a következő műveletekhez:

-   A tétel **\[Törlése\]**,
    
-   A tétel **\[Leválasztása\]**, hogy eltávolítsa a meglévő Katalógus-termékekkel való bármilyen társítást, 
    
-   **\[Adószázalék beállítása\]** a kiválasztott tételek adószámítási értékének frissítéséhez, vagy
-   **\[Kijelölés törlése\]** a kiválasztott tételek kijelölésének megszüntetéséhez.

Miután **\[Leválasztott\]** egy tételt, a számlatétel egyes adatait szerkesztheti úgy, hogy az egérmutatót a sor fölé viszi, és a ceruza ikonra kattint:

![Szkennelési feladat leválasztott tételének szerkesztése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif)

Itt számos mezőt frissíthet, például a Termékkódot, a Márkát, az Értékesítési mennyiséget és egyebeket. Ezenkívül a tételsortól balra található **\[Összekapcsolás\]**, **\[Törlés\]** vagy **\[Sor beszúrása\]** opciók segítségével szükség esetén további módosításokat is végezhet a Szkennelési feladaton.

![Leválasztott szkennelési sor szerkesztése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif)

#### Több szkennelési feladat egyidejű létrehozása

Dönthet úgy is, hogy ugyanazon művelet részeként több PDF-fájlt tölt fel. Ebben az esetben az AI Scannerünk PDF-enként egy Szkennelési feladatot hoz létre. Ez egy rendkívül hatékony módja annak, hogy gyorsan nagy mennyiségű PDF-számlát vagy jóváíró számlát vigyen be a PurchasePlus rendszerbe.

**Tipp**: Ha a Szkennelési feladat(ok) létrehozása során a „Számla” vagy a „Jóváíró számla” opciót választja, ez a döntés az összes létrejövő Szkennelési feladatra érvényes lesz, és a szkennelés után jelenleg nem módosítható. Javasoljuk, hogy töltse fel az összes PDF-számlát, indítsa el a Szkennelési feladatot, majd ismételje meg a folyamatot az összes PDF-jóváíró számlával.

#### Mit tud kinyerni a PDF-ből és előre kitölteni az AI Scanner?

-   A Beszállítót (ha található egyezés),
    
-   A Megrendelésszámot (ha található PO-szám),
    
-   A Részleget és a Főkönyvi számlakódot (adott esetben),
    
-   Az egyes számlatételeken szereplő Terméket (ha található egyezés), valamint
    
-   Minden egyes új termék Kategóriáját és Alkategóriáját a számlatételeken.
    

### Szkennelési feladatok átalakítása Számlákká vagy Jóváíró számlákká

A Szkennelési feladatot a Szervezetén belül egy PurchasePlus felhasználónak ellenőriznie kell, és manuálisan Számlává vagy Jóváíró számlává kell alakítania.

Ehhez először kattintson a Szkennelési feladat Szkennelési számára az AI Szkennelési Beérkező levelek között. A Szkennelési feladatnak Beszkennelve állapotban kell lennie:

![Szkennelési feladat átalakítása dokumentummá](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif)

Ekkor a Számla- vagy Jóváíró számla-létrehozó képernyőre jut, amely az AI Scanner által kinyert és előre kitöltött adatokat az eredeti PDF mellett jeleníti meg.

Itt lehetősége van arra, hogy szükség szerint áttekintse és módosítsa a kinyert adatok többségét (például a Hivatkozást, a Főkönyvi számlakódot, a Tételeket és az Egységárakat).

Ha az adatok megfelelőek, kattintson a **\[Számla létrehozása\]** vagy a **\[Jóváíró számla létrehozása\]** gombra:

![Szkennelés számlává alakításának 2. lépése - Számlakészítő](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif)

#### Beállítás: Manuális vs. Automatikus feldolgozás

A Szervezetére érvényes beállítástól függően, amikor a **\[Számla létrehozása\]** vagy a **\[Jóváíró számla létrehozása\]** gombra kattint, a létrejövő dokumentum automatikusan feldolgozható a Jelölőbeállításai és Küszöbértékei szerint, így kezdetben Jóváhagyásra vár vagy Egyeztetett állapotban jelenik meg. Ha ez a beállítás le van tiltva a Szervezete számára, a Számla vagy a Jóváíró számla kezdetben Nyitott állapotban jelenik meg.

### Szkennelési feladatok törlése

A Szkennelési feladatok törléséhez kattintson a **\[Törlés\]** gombra a **\[Továbbiak\]** menüben a Szkennelési feladatok oldalon:

![Szkennelési feladat törlése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif)

Lehetősége lesz megadni a Törlés okát, amelyet a megfelelő jogosultsággal rendelkező többi felhasználó is láthat.

A Szkennelési feladat a Befejezve állapoton kívül bármely más állapotban törölhető.