# Paperless AI > A Papírmentes számlázás a PurchasePlus olyan modulja, amely célzottan kifejlesztett, saját MI-szolgáltatásunk segítségével fogadja, beolvassa és feldolgozza mind a számlákat, mind a jóváíró számlákat Source: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai Markdown: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai.md # Paperless AI Ugrás ide: - [Bevezetés](#Introduction) - [Hogyan érkeznek a dokumentumok](#how-documents-arrive) - [E-mailben](#ViaEmail) - [A felhasználói felületen keresztül](#ViaUI) - [Hogyan olvassa be az MI a PDF-eket](#HowTheAIScansPDFs) - [Fájlok szétbontása külön számlákra](#SplittingFiles) - [Adatok kinyerése](#ExtractingData) - [Mit tud az MI kinyerni és előre kitölteni?](#WhatCantheAIExtract) - [Beszállítók párosítása](#MatchingSuppliers) - [Részlegek és számlakódok párosítása (Automatikus kódolás)](#MatchingDeptsAccountCodes) - [Egyéb fejlécszintű adatok](#OtherHeaderLevelData) - [Termékek párosítása](#MatchingProducts) - [Egyéb tételsorszintű adatok](#OtherLineLevelData) - [Utasítások (Prompts)](#Prompts) - [Átlagos beolvasási idő dokumentumonként](#AverageScanningTime) - [Támogatott nyelvek](#SupportedLanguages) - [Beolvasott számlák és jóváíró számlák feldolgozása](#ProcessingInvoicesCreditNotes) - [Jelenlegi korlátok és hibaelhárítás](#LimitationsAndTroubleshooting) - [Beolvasott számla- és jóváíró számla PDF-ek elérése](#AccessingScannedDocuments) - [Gyakran ismételt kérdések](#FrequentlyAskedQuestions) - [Megjegyzés a Legacy PurchasePlus felhasználóknak](#NoteForLegacyUsers) * * * ### Papírmentes számlázás A Papírmentes számlázás a PurchasePlus olyan modulja, amely a szervezet számára konfigurált feldolgozási szabályok (pl. [Jelzők (Flags)](/hu/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) és [Küszöbértékek](/hu/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)) szerint saját célfejlesztésű MI-szolgáltatásunk segítségével **fogadja**, **beolvassa** és **feldolgozza** mind a [Számlákat](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices), mind a [Jóváíró számlákat](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) a [Beszállítóktól](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers). Gyakorlatilag egy olyan szállítói számla-koordinátor szerepét tölti be, aki a nap 24 órájában, a hét minden napján, rendkívül gyors ütemben dolgozik, lehetővé téve csapata számára, hogy a magasabb hozzáadott értékű és proaktív feladatokra koncentrálhasson. ![Papírmentes számlázás beolvasási feladatai](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-1.avif) ### Hogyan érkeznek a dokumentumok #### E-mailben Minden ügyfél kap egy dedikált MI beolvasási e-mail-címet, például: „[yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com](mailto:yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com)”, amelyet megoszthat beszállítóival mint preferált szállítói számla-beérkezési fiókot. A kapott számlákat vagy jóváíró számlákat Ön is továbbíthatja erre az e-mail-címre, amennyiben egy beszállító közvetlenül Önnek küldte volna azokat. Az erre a címre érkező e-mailek a **\[Papírmentes e-mailek\] → \[Összes megtekintése\]** menüpontban lesznek láthatók: ![Papírmentes e-mailek](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-2.avif) MI-beolvasónk figyeli ezt a postaládát, intelligensen felismeri a számla- és jóváíró számla PDF-eket, és létrehoz egy „Beolvasási feladatot” az adatok kinyeréséhez és feldolgozásához. A beolvasási feladatok – amint az adatkinyerési munka megkezdődik – a **\[Papírmentes e-mailek\] → [Beolvasási feladatok](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails) ** menüpontban láthatók (ha engedélyezve van a szervezete számára).![Beolvasási feladatok listája Beolvasás állapotú feladattal](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-3.avif)A beolvasás befejezése után a feladat állapota **Beolvasás alatt** értékről **Beolvasva** értékre módosul, és megtekinthetővé, valamint szerkeszthetővé válik. #### A felhasználói felületen keresztül A beolvasó MI elindítható úgy is, hogy új számlát (vagy jóváíró számlát) hoz létre a felhasználói felületen, és a **\[PDF számla húzása és ejtése\]** lehetőséget választja az [Új számla létrehozása](/hu/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice), az [Új jóváíró számla létrehozása](/hu/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) vagy az [Új beolvasási feladat létrehozása](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails) műveletek valamelyikéből. ![Új számla létrehozása PDF-feltöltéssel](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-4.avif) Egyszerre legfeljebb 10 számlát vagy jóváíró számlát tölthet fel – az MI mindegyik számlát vagy jóváíró számlát külön-külön olvassa be. A felületen keresztül feltöltött számlák és jóváíró számlák a **\[Papírmentes e-mailek\] → \[Beolvasási feladatok\]** menüpontban jelennek meg, amint megkezdődik az adatkinyerés, „Beolvasás alatt” állapottal. ### Hogyan olvassa be az MI a PDF-eket #### Fájlok szétbontása külön számlákra A rendszer ellenőrzi a fájlokban, hogy több számla vagy jóváíró számla található-e bennük; ha többet észlel, a fájlt külön beolvasási feladatokra bontja. A felosztás a következő logikát követi: az első oldallal kezdve az új számla vagy jóváíró számla kezdeténél bontja szét a dokumentumot. Ha kísérő mellékleteket szeretne a számlához csatolni, ügyeljen arra, hogy azok a vonatkozó számla után következzenek, például: 1. Számla 2. Kísérő dokumentum 3. Számla 4. Kísérő dokumentum És **NEM** így: 1. Számla 2. Számla 3. Kísérő dokumentum 4. Kísérő dokumentum #### Adatok kinyerése Amint az MI biztos abban, hogy egyedi számlákkal dolgozik, a rendszer optikai karakterfelismerő (OCR) technológiával kinyeri az adatokat az egyes dokumentumokból, megtisztítja a hibák eltávolítása érdekében (és megfelelően formázza a rendszerünk számára), majd többször ellenőrzi azokat, biztosítva, hogy kizárólag a helyes értékek menjenek át emberi beavatkozás nélkül. A dokumentumból fejlécszintű és tételsorszintű információk kerülnek kinyerésre, és a releváns mezők előre kitöltődnek a PurchasePlus számla- vagy jóváíró számla-létrehozójában, ahol a kinyert adatokat egymás mellett tekintheti át a beolvasott PDF-fel: ![Beolvasási feladat Beolvasva állapotban](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-5.avif) ### Mit tud az MI kinyerni és előre kitölteni? #### Beszállítók párosítása Az MI képes azonosítani a beszállítókat, amennyiben szervezete [engedélyezte az adott beszállítót a Saját beszállítók menüpontban](/hu/docs/for-purchasers/enable-or-disable-a-supplier#EnableASupplier). Az MI nem azonosít olyan beszállítót, amellyel az Ön szervezetének nincs kapcsolata, még akkor sem, ha az a beszállító létezik az adatbázisunkban. Ha számlát vagy PDF-et tölt fel a kezelőfelületen keresztül, lehetősége van kiválasztani a beszállítót egy legördülő listából: ![Beszállító kiválasztása a PDF feltöltése során](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-6.avif)Ellenkező esetben a beszállító automatikusan azonosítható az adószáma/cégjegyzékszáma (pl. ABN Ausztráliában) alapján, feltéve, hogy az be van állítva az adott beszállítónál a Saját beszállítók között: ![Saját beszállító adószáma/cégjegyzékszáma](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-7.avif) Ha azonban a beszállító azonosítószáma (pl. ABN Ausztráliában) nem szerepel a számlán vagy a jóváíró számlán, az MI nem fogja automatikusan azonosítani a beszállítót. Ha a beszállító automatikusan párosításra kerül, az MI ezt követően a termékeket és a (Nyitott állapotú) Megrendeléseket is automatikusan párosítani tudja. Ha több, egyező megrendeléssel rendelkező beszállító is található, nem kerül kiválasztásra beszállító. Ha nem található egyező beszállító, a beolvasási folyamat a beszállító adatai nélkül folytatódik. Végül a beszállítók azonosíthatók úgy is, hogy a Beszállító azonosítóját (megjegyzés: NEM az adószámot/cégjegyzékszámot) hozzáadja egy másodlagos papírmentes e-mail-címhez, pl. „yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com”, ahol az 1234 a beszállító azonosítója. Ez hasznos lehet olyan beszállítók esetében, amelyek nem tüntetik fel adószámukat a számláikon; szervezete egyszerűen megadhat ezeknek a beszállítóknak egy „egyedi” e-mail-címet, amelyre elküldhetik a számláikat. #### Részlegek és számlakódok párosítása (Automatikus kódolás) MI-nk rendelkezik egy opcionális, „Automatikus kódolás” nevű alfunkcióval, amely alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Ez megpróbálja automatikusan felajánlani a pénzügyi kódolást egy beolvasott számlához az elérhető részleg- és számlakód-beállítások alapján, bizonytalan esetekben (vagy ha nincsenek beállítások) pedig figyelembe veszi, hogy a hasonló számlákat korábban hogyan szokták lekönyvelni. Elsőként a részleg- és számlakódok előre kitölthetők a Vevő és a Beszállító közötti Kereskedelmi kapcsolat beállításai alapján. Ezeket a beállításokat a beszállító profiljának Általános lapján tekintheti meg és frissítheti (a **\[Saját beszállítók\]** menüponton keresztül elérve)**:** ![Részleg- és számlakód a Saját beszállítónál](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-8.avif) Ha a Saját beszállító rekordjában nincs részleg- vagy számlakód-beállítás, de egy [Megrendelés](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) hozzá lett rendelve a beolvasott számlához, az MI a Megrendelésen szereplő részleg- és számlakódot fogja beemelni helyette: ![Részleg- és számlakód a Megrendelésen](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-9.avif) Ha nincsenek részleg- vagy számlakód-beállítások a Megrendelésen (vagy ha nem található megrendelés), az MI megpróbálja automatikusan beállítani a fejlécszintű részleget és főkönyvi számlát, valamint a tételsorszintű részleget és főkönyvi számlát (ha bármelyik eltér a fejlécétől), a korábbi hasonló számlák és/vagy jóváíró számlák alapján. #### Egyéb fejlécszintű adatok Egyéb fejlécszintű információk is kinyerhetők a PDF-ből és előre kitölthetők, többek között: - Dátum, - Pénznem, - Végösszegek, - Adóértékek, - Szállítási díjak (beleértve az Áfa%-ot). #### Termékek párosítása Az MI kinyeri a számla vagy jóváíró számla minden egyes tételét, és először megpróbál meglévő, az adott tételsornak megfelelő Termékeket keresni az adatbázisunkban. - Először az MI megpróbálja megfeleltetni a tételeket a Beszállító tulajdonában lévő Termékekkel, a rendelkezésre álló termékkód(ok) használatával az egyezések megtalálásához. Ha talál olyan Terméket, amelynek az adott Beszállító a tulajdonosa, akkor előre kitölti az adatokat a Beszállító termékéből (pl. P+ kód, márka, egységméret stb.). - Másodszor megpróbálja megtalálni a beszállító tulajdonában lévő termék _pontos egyezését_ (anélkül, hogy figyelembe venné a rendelkezésre álló termékkódokat). Több egyezés esetén a rendszer a legjobb egyezést választja ki. - Harmadszor megpróbál egy pontos egyezést találni egy Marketboomer-tulajdonú Főtermékkel (Master Product). Több azonos Marketboomer-tulajdonú Főtermék találata esetén a rendszer előnyben részesíti a rendszerünkben legrégebben szereplő terméket, valamint azokat a termékeket, amelyekhez tartozik kép. A párosított termékek zároltként jelennek meg a kezelőfelületen, és a rendszer adatbázisában az adott termékhez szereplő adatokat mutatják. A rendszer a pontos egyezéseket részesíti előnyben, majd a részleges egyezéseket. Abban az esetben, ha az egyezés nem határozható meg kellő biztonsággal, a tételsor új termékként jön létre rendszerünkben.. Bármely párosítást eltávolíthat a Számlakészítő űrlap tételsorának bal oldalán található Beállítások gomb használatával, majd a **\[Termék törlése\]** lehetőségre kattintva. **![Termék törlése](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-10.avif)** Ha több lehetséges egyezés található, a Legjobb választás (Best Choice) algoritmusunk minden egyezést pontoz, majd a legmagasabb pontszámot elérő Termék kerül kiválasztásra. Döntetlen esetén a lista első találata kerül kiválasztásra. Ha nem áll rendelkezésre egyezés, az MI teljesen új Termékeket hoz létre, és automatikusan hozzárendel egy Kategóriát és Alkategóriát az új Termék(ek)hez a rendelkezésre álló termékadatok és a Beszállító neve alapján. Az új Termékek tulajdonosa a számlát vagy jóváíró számlát küldő Beszállító lesz. _Tudjon meg többet a [Terméktulajdonról](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-products#ProductOwnership)._ #### Egyéb tételsorszintű adatok Egyéb tételsorszintű információk is kinyerhetők és előre kitölthetők, többek között: - Mértékegység és egység neve, - Értékesítési csomag mérete és értékesítési csomag mennyisége, - Mennyiség, - Egységár, - Áfa %, - És a Tételsor összege, amely valójában egy számított érték (nem pedig kinyert érték). Kérjük, vegye figyelembe, hogy minden közüzemi számla **egyetlen összesített számlaösszegként** kerül kinyerésre a telekommunikációs, gáz- és villamosenergia-számlák összetett számlázási struktúrája miatt. #### Utasítások (Prompts) A PurchasePlus adminisztrációs csapatának lehetősége van „Utasításokat” (prompts) adni az MI-nek, segítve a helyes döntések meghozatalát. Ezek az „Utasítások” opcionálisak, és nem kötelező őket átvenniük az MI-beolvasási szolgáltatást használó Beszerző Szervezeteknek. Például: _„A PDF-en szereplő »Vevői hivatkozás« értelmezése »Megrendelésszámként«”_. Ily módon kezelni tudjuk a valós életbeli bizonytalanságokat, és folyamatosan fejleszthetjük az MI működését. Ha javaslata van egy MI-utasításra, kérjük, vegye fel a kapcsolatot ügyfélmenedzserével. #### Átlagos beolvasási idő dokumentumonként Egy átlagos számla beolvasási ideje körülbelül 30 másodperc (2024. novemberi állapot szerint). #### Támogatott nyelvek Jelenleg minden nyelv beolvasására képes az MI. A termékleírásokat azonban nem fordítjuk le (például ha a számlán a termékleírások franciául szerepelnek, az MI franciául fogja beolvasni és előre kitölteni a termékleírásokat). ### Beolvasott számlák és jóváíró számlák feldolgozása Miután a kinyert adatok kitöltésre kerültek a számla- vagy jóváíró számla-készítőben, az MI automatikusan megkísérli feldolgozni a számlát az Ön számlajelzői, küszöbértékei és a kapcsolódó szervezeti beállítások szerint. Ha a feldolgozási kísérlet sikertelen, a beolvasási feladatok **Beolvasva** állapotban maradnak, és kézi felhasználói áttekintést igényelnek a számlaként vagy jóváíró számlaként történő létrehozásuk előtt. Szervezetének jogosult felhasználói elvégezhetik ezt a feladatot, vagy dedikált csapatunk egyik tagja felülvizsgálja és feldolgozza a dokumentumot legfeljebb 3 órán belül; a kézi ellenőrzés átlagos ideje jelenleg körülbelül 30 perc. ### Jelenlegi korlátok és hibaelhárítás - A Papírmentes számlázás MI kizárólag PDF-fájlokat tud beolvasni. A fájlok lehetnek digitális PDF-ek vagy beolvasott (szkennelt) PDF-ek. - Beolvasásonként legfeljebb 10 oldal támogatott. - A legjobb eredmény érdekében győződjön meg arról, hogy a beolvasott dokumentumok álló helyzetben (megfelelő tájolással) szerepelnek a beküldött fájlban. - A WET-adóval (bortermelői adó) ellátott számlák még nem támogatottak teljes körűen, és következetlen eredményeket adhatnak. - A több pénznemben megadott értékeket tartalmazó számlák esetében előfordulhatnak eltérések. - A kinyert kézzel írott szöveg nem olyan pontos, mint a gépelt szöveg. - A szkennelt vagy digitális PDF-re írt kézírásos szöveg is bekerül a beolvasásba, és nem kívánt szöveghez vezethet az adatkinyerés során. ### Beolvasott számlák és jóváíró számlák elérése A beolvasott PDF-ek (egyénileg) megtekinthetők és letölthetők a **\[Papírmentes e-mailek\] → \[Beolvasási feladatok\]** menüpontban, a kapcsolódó dokumentumokkal és adatokkal együtt: ![Beolvasási feladatok a beolvasott dokumentumokkal](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-11.avif) ### Gyakran ismételt kérdések - **Milyen dokumentumtípusokat támogat a Papírmentes számlázás MI-beolvasója?** Támogatjuk a PDF-eket – mind a digitális, mind a beolvasott dokumentumokat. A beolvasott PDF-ek minősége befolyásolja a kinyert adatok pontosságát. A beszállítók saját API-nkon vagy a nemzetközi PEPPOL szabványokon keresztül is elküldhetik számláikat. - **Bármilyen e-mail-címről küldhetek számlát?** A számlákat mindig hivatalos, bejegyzett vállalati e-mail-címről kell elküldeni. Személyes vagy nyilvános domainek (például Gmail vagy Outlook) használata esetén a rendszer biztonsági és ellenőrzési okokból letilthatja a számlákat. - **Mi a fájlméret korlátja?** Javasoljuk, hogy a fájl mérete ne haladja meg a 10 MB-ot. Bár az MI megpróbálja beolvasni és feldolgozni az ennél nagyobb fájlokat is, ez jóval tovább tart, és a beolvasási feladat automatikusan sikertelen lesz, ha 15 percen belül nem sikerül feldolgozni. - **Van korlátozás arra vonatkozóan, hogy hány oldal olvasható be egyetlen fájlban?** Fájlfeltöltésenként legfeljebb 10 oldal megengedett. - **Mennyi ideig tart egy dokumentum beolvasása?** 2026. júniusi állapot szerint egy számla vagy jóváíró számla beolvasásának átlagos ideje a PurchasePlus rendszerben kevesebb mint 26 másodperc. - **Hány dokumentumot tölthetek fel egyszerre?** Egyszerre 10 számlát vagy jóváíró számlát tölthet fel (az MI beolvasási postaládát használva, nem a Számla vagy Jóváíró számla létrehozása műveleteket). Ha több fájlt tölt fel a felületen keresztül, egy feltöltéssel csak azonos típusú fájlokat adhat meg (azaz vagy mind számla, vagy mind jóváíró számla). Ha a fájlok e-mailben érkeznek, lehetnek számlák és jóváíró számlák vegyesen is. - **Tanul ez az eszköz a javításaimból?** Igen, valahányszor kézileg javítanak egy számlát vagy jóváíró számlát, a rendszer rögzíti a szerkezeti változtatást, hogy javítsa az adott beszállítóra vonatkozó jövőbeli kinyerési pontosságot. - **Mi történik, ha egy számla vagy PDF nem felel meg az MI érvényesítési szabályainak?** Ha egy dokumentum nem felel meg az érvényesítési szabályoknak, az „MI beolvasási postaládába” kerül emberi felülvizsgálatra. Lehetősége van arra, hogy ezt az ellenőrzést saját maga azonnal elvégezze, vagy rábízhatja a feldolgozást dedikált operációs csapatunkra. Csapatunk 24/7 rendszerben működik, biztosítva a gyors átfutási időt: a legtöbb dokumentumot három órán belül felülvizsgálják és feldolgozzák, az átlagos idő pedig mindössze 30 perc. - **Miért „Sikertelen” vagy „Törölt” az Adatkinyerés állapota?** A Sikertelen vagy Törölt állapot általában arra utal, hogy a rendszer észlelte: a számla vagy jóváíró számla bizonylatszáma már szerepel az adott Beszállítótól (duplikáció). - **Mennyi időbe telik, amíg egy újonnan hozzáadott beszállító elérhetővé válik a „Saját beszállítók” között (és a kapcsolódó legördülő menükben az alkalmazás egészében)? **Csúcsidőszakban akár 6 óra is lehet, de általában 1-2 óra. - **Miért kerül néhány számlám egyeztetésre anélkül, hogy jóváhagyást kapott volna? **Ennek oka a 3-utas egyeztetési (3-way matching) folyamat lehet, amelynek során a számlák automatikusan egyeztetésre kerülnek, ha a megadott tűréshatárokon belül egyeznek a megfelelő Megrendeléssel és Áruátvételi bizonylattal. [Tudjon meg többet a 3-utas egyeztetésről](/hu/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#MatchingPOsGRsToInvoices). ### Megjegyzés a Legacy PurchasePlus felhasználóknak A Papírmentes számlázás MI a P+i utódja, és kizárólag a PurchasePlus rendszerben érhető el. A korábbi P+i modulról [itt](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-invoices-to-pi-purchase-plus-help-documents?hsLang=en) talál további információt.