# Számlázási bevált gyakorlatok

> Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat. Mindazonáltal kifejezetten javasoljuk a kizárólag számokból álló értékek használatát. A PurchasePlus által generált megrendelésszámok a következő mintát követik:

Source: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice

Markdown: https://www.purchaseplus.com/hu/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md

# Számlázási bevált gyakorlatok
### **Számla-adatelemek**

#### **1\. Megrendelés (PO)**

-   **Érvényes formátum:**  
    Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat. Mindazonáltal **kifejezetten javasoljuk** a kizárólag számokból álló értékek használatát. A PurchasePlus által generált megrendelésszámok a **PO:000000** konvenciót követik, és szekvenciálisan növekednek (pl. 000001, 000002 stb.).
-   **Példa:** PO:000345
-   **Magyarázat:**  
    A Megrendelés megadása **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, mivel elősegíti a számlák és a Megrendelések automatikus párosítását a rendszeren belül, biztosítva a hatékonyabb és pontosabb folyamatot.

* * *

#### **2\. Bizonylattípus**

-   **Érvényes formátum:**  
    „Invoice” VAGY „INV:” VAGY „Tax Invoice”.  
    „Credit Note” „CR Note”
-   **Példa:** INV-123456
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KÖTELEZŐ** a bizonylatok osztályozásának és rendezésének segítéséhez, ami elengedhetetlen a pontos feldolgozáshoz és nyilvántartáshoz. A számla feldolgozása ezen információ nélkül nem lehetséges. 

* * *

#### **3\. Számlaszám**

-   **Érvényes formátum:**  
    Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat. Bár bármilyen formátum megengedett, **kifejezetten javasoljuk** a kizárólag számokból álló értékek használatát.
-   **Példa:** INV-123456
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KÖTELEZŐ** a feldolgozáshoz és a kifizetéshez. A duplikált számlaszámokat a rendszer automatikusan megjelöli és elutasítja a hibák elkerülése érdekében. Megjegyzés: A számlaszámokat újra felhasználhatja különböző beszerzők esetén, de ugyanannál a beszerzőnél soha. A számla feldolgozása ezen információ nélkül nem lehetséges. 

* * *

#### **4\. Vállalkozása neve, címe, telefonszáma és e-mail-címe**

-   **Érvényes formátum:**  
    Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat.
-   **Példa:**  
    **Beszállító neve:** Fresh Produce Co.  
    **Cím:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **Telefon:** +61 2 9876 5432  
    **E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN/Adószám:** 12 345 678 910
-   **Magyarázat:**  
    A pontos üzleti adatok megadása **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT** az érvényesítéshez, valamint annak biztosításához, hogy a számlák feldolgozása a megfelelő fiókokhoz történjen.

* * *

#### **5\. Adószám vagy cégjegyzékszám**

-   **Érvényes formátum:**  
    Érvényes numerikus cégazonosító/adószám (pl. ABN Ausztráliában).
-   **Példa:** ABN: 12 345 678 910
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT** azonosítási és megfelelőségi célokból. Segít igazolni a vállalkozás legitimitását. Számos országban, például Ausztráliában, törvényi követelmény ezen információk feltüntetése bármely 82,50 dollár feletti összeg esetén. Az ilyen információk nélküli számlák feldolgozása késedelmet szenved, amíg a vállalkozást nem ellenőrzik. 

* * *

#### **6\. Beszerző adatai**

-   **Érvényes formátum:**   
    Teljes név, cégnév (adott esetben) és cím.
-   **Példa:**  
    
    **Név:** HotelPlus Sydney  
    **Cím:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, mivel segít a Számlát a megfelelő Beszerzőhöz rendelni.  
      
    

* * *

#### **7\. A Beszerző dedikált számlázási e-mail-címe**

-   **Érvényes formátum:**  
    Minden Beszerzőhöz egy egyedi e-mail-cím van rendelve a számlák fogadására a `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` formátumban. 
-   **Példa:**  
    
    **Beszerző e-mail-címe:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KÖTELEZŐ** a beszerző entitás programozott azonosításához. Bár az e-mail-címnek nem szükséges megjelennie a számlán, **minden számlát erre a postafiókra kell küldeni**. A számla **nem kerül feldolgozásra**, ha nem a Beszerző egyedi számlázási e-mail-címére küldik.

* * *

#### **8\. Számla kelte**

-   **Érvényes formátum:** `ÉÉÉÉ.HH.NN` vagy `NN/HH/ÉÉÉÉ`
-   **Példa:** 10/01/2025
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KÖTELEZŐ** a számla programozott érvényesítéséhez. A dátum nem lehet jövőbeli, és figyelmeztetést generál, ha túlságosan régen volt. A számla **nem kerül feldolgozásra** ezen információ nélkül.

* * *

#### **9\. Fizetési határidő**

-   **Érvényes formátum: `NN/HH/ÉÉÉÉ` vagy `ÉÉÉÉ.HH.NN`**
-   **Példa:** **Fizetési határidő:** 24/01/2025
-   **Magyarázat:**  
    Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, és a Beszerző Szállítói könyvelési csapata használja a kifizetések ütemezésekor. 

* * *

#### **10\. Számlatétel-adatok** 

-   **Az Ön beszállítói termékkódja** 
    -   **Érvényes formátum:** alfanumerikus karakterlánc 
    -   **Példa:** 563732

-   -   **Magyarázat:** Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, mivel ezt az információt használják a megrendelt és a leszállított tételek egyeztetésére. 

  

-   **Leírás** 
    -   **Érvényes formátum:** szöveges karakterlánc 
    -   **Példa:** Apple Red Delicious

-   -   **Magyarázat:** Ez a mező **KÖTELEZŐ**, mivel részletes tájékoztatást nyújt a leszállított termékről. A számla **nem kerül feldolgozásra** ezen információ nélkül.  
          
        

-   **Mennyiség** 
    -   **Érvényes formátum:** numerikus karakterlánc  
    -   **Példa:** 10

-   -   **Magyarázat:**
        -   Ha a tételt megrendelték, de nem teljesítették, javasoljuk, hogy ne szerepeltesse a számlán. Ha mégis szerepelteti a Számlán, akkor a helyes feldolgozás érdekében „0” (nulla) mennyiséggel és „$0” tételértékkel kell feltüntetni. 
        -   Ez a mező **KÖTELEZŐ**, mivel meghatározza a szállított tételek mennyiségét.
        -   A számla **nem kerül feldolgozásra** ezen információ nélkül, vagy ha a mennyiség nem egyeztethető össze az egységárral.  
              
            
-   **Nettó egységár (áfa nélkül)**
    -   **Érvényes formátum:** numerikus karakterlánc  
    -   **Magyarázat:**  Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, mivel ez számítja ki a tétel végösszegét a számlán. Ha az összegeket bruttó módon (áfával együtt) adja meg, elengedhetetlen a felszámított áfakulcsok feltüntetése is, hogy a szállítói kötelezettségek rendszerébe való feltöltéshez vissza tudjuk számolni a nettó árat.   
          
        
-   **Adó / ÁFA (ha releváns)**  
    -   **Érvényes formátum:**
        -   Az áfakulcs százalékban kifejezve (pl. 10%).
        -   Az áfa összege pénznem szerinti értékként (pl. `$2.00`).
        -   Az adóköteles tételekre alkalmazott egységes azonosító (pl. egy csillag `*` az adókötelesség jelölésére).
    -   **Magyarázat:**  
        Ez a mező **KÖTELEZŐ**, mivel ez határozza meg a számla teljes adóösszegét. A bevált gyakorlat az, hogy az adószázalék és a pénzösszeg is szerepel. A számla **nem kerül feldolgozásra** a fenti adatelemek közül legalább az egyik nélkül.

  

-   **Teljes adóösszeg (ha releváns)**

-   -   **Érvényes formátum:**  
        Számszerű érték pénznemformátumban (pl. `$200.00`).
    -   **Magyarázat:**  
        Ez a mező **KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT**, mivel biztosítja, hogy a számla végösszege megegyezzen az egyes tételek összegével. Ha a számla adómentes és adóköteles tételeket is tartalmaz ugyanazon bizonylaton belül, számos országban (beleértve Ausztráliát is) törvényi követelmény az adó tételekre lebontott feltüntetése. Ha csak a nettó végösszeg van megadva, az adó részleteit egyértelműen fel kell tüntetni.

  

* * *

#### **11\. Győződjön meg a végösszegek pontosságáról**

-   Jelenítse meg a teljes költség bontását:
    -   A Számla minden egyes sorának rendelkeznie kell sorösszeggel. 
    -   A sorszintű adó- és költségösszegeknek meg kell egyezniük a Számla adó- és költség-végösszegével. 
    -   A szállítási díjakat külön sorként kell feltüntetni a számla összesítésében.
    -   Ha nem a vevő működési pénznemében számol fel díjat, a pénznemet fel kell tüntetni a számla végösszegénél. Például SGD Ausztráliában vagy USD Szingapúrban. 

  

* * *

#### **12\. Professzionális formázás**

-   Használjon tiszta, jól olvasható betűtípust és rendezett elrendezést.
-   Tüntesse fel vállalati logóját a márkaépítés érdekében.
-   A számlát PDF vagy E-PDF formátumban küldje el. 
-   Ne illesszen be képeket a dokumentumba. 

* * *

### **MINTASZÁMLA**

* * *

**\[Vállalati logó\]**  
**Beszállító neve:** Fresh Produce Co.  
**Cím:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**Telefon:** +61 2 9876 5432  
**E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN/Adószám:** 12 345 678 910

* * *

#### **Számla**

**Számlaszám:** INV-123456  
**Számla kelte:** 10/01/2025  
**Fizetési határidő:** 24/01/2025  
**Bizonylattípus:** Adószámla (Tax Invoice)  
**Megrendelés (PO):** PO:000345

**Vevő adatai:**  
**Név:** HotelPlus Sydney  
**Cím:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **Terméktételek adatai**

| **Termékkód** | **Leírás** | **Mennyiség** | **Egységár (áfa nélkül)** | **Tételösszeg (áfa nélkül)** | **Áfa (10%)** | **Áfa összege (AUD)** | **Tételösszeg (áfával)** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |

**Részösszeg (áfa nélkül):** $90.00  
**Áfa (10%):** $14.00  
**Összesen (áfával együtt):** **$104.00**

* * *

#### **További megjegyzések**

-   Kérjük, a fizetést banki átutalással teljesítse a következő számlára:  
    **Bank neve:** ANZ Bank  
    **Számlatulajdonos neve:** Fresh Produce Co.  
    **BSB:** 012-345  
    **Számlaszám:** 678901234
-   Kérdés esetén vegye fel velünk a kapcsolatot a billing@freshproduceco.com.au címen.