# Ikhtisar > Memahami model Organisasi PurchasePlus dan implikasinya adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi pengguna mahir PurchasePlus. Source: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1 Markdown: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md # Ikhtisar Memahami model Organisasi PurchasePlus dan implikasinya adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi pengguna mahir PurchasePlus. Ini adalah bagian pertama dari seri 6 bagian yang dirancang untuk semua Administrator Sistem.  Lompat ke: - [Organisasi](#organisation) - [Tipe Organisasi](#OrgTypes) - [Entitas Hukum](#LegalEntities) - [Status Verifikasi](#VerificationStatus) - [Hierarki Organisasi](#Hierarchy) - [Contoh Hierarki](#examplehierarchy) - [Melihat Hierarki Organisasi Anda](#ViewingOrgHierarchy) - [Keanggotaan Organisasi](#OrgMembership) - [Tingkat Lanjut - Sistem AP](#APSystems) - [Format Ekspor AP](#APExportFormats) - [Varian Format Ekspor AP](#APExportFormatVariants) - [Tipe Ekspor Sistem AP](#APSystemType) ### Organisasi Organisasi adalah sebuah entitas di PurchasePlus yang dapat mewakili: - Pembeli, - Satu hotel, rumah sakit, atau tempat gaya hidup, - Departemen di dalam properti tersebut, atau - Pemasok. Organisasi di PurchasePlus dapat diklasifikasikan dengan berbagai cara, dan bergantung pada klasifikasi serta pengaturan Organisasi yang sangat dapat dikonfigurasi, mereka dapat berinteraksi satu sama lain secara optimal - yang pada akhirnya berujung pada Organisasi Pembeli yang mengadakan [produk](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-products) yang tepat, dari Organisasi [Pemasok](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) yang tepat, dengan harga yang tepat. Saat pengguna masuk ke PurchasePlus, mereka masuk ke suatu Organisasi untuk menjalankan bisnis dan menyelesaikan tugas mereka atas nama Organisasi tersebut. Fungsionalitas yang tersedia untuk setiap pengguna ditentukan sebagian oleh Tipe Organisasi, Pengaturannya, posisinya dalam Hierarki Organisasi, serta kumpulan Izin (pengguna) pribadinya sendiri. Organisasi memiliki ID Organisasi yang unik, Nama Organisasi, dan sejumlah pengenal, deskriptor, serta rincian kontak berbeda yang tersedia bagi pengguna dengan izin 'Kelola Organisasi' untuk dilihat dan diedit pada tab **\[Umum\]** Organisasi: ![Organisasi](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif) #### Tipe Organisasi Organisasi dapat diklasifikasikan sebagai Pembeli atau Pemasok. Fungsionalitas yang tersedia untuk pengguna yang masuk ke setiap Tipe Organisasi sangat berbeda: - Pemasok memiliki fungsionalitas untuk membuat dan mengelola Produk serta Katalog, dan wawasan tambahan tentang Faktur serta Pesanan Pembelian mereka yang berasal dari PurchasePlus. - Pembeli memiliki akses ke platform procure-to-pay kami yang sangat dapat dikonfigurasi ([Produk](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Katalog](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Permintaan](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Persetujuan](/id/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Pesanan Pembelian](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Penerimaan](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Rekonsiliasi Faktur Tanpa Kertas](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)), serta fitur tambahan seperti Manajemen [Inventaris](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory), [Resep](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), [Point of Sale](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale), dan lainnya. #### Entitas Hukum Organisasi dapat berupa Entitas Hukum atau Entitas Non-Hukum di PurchasePlus. Entitas Hukum adalah Perusahaan atau unit Bisnis yang terdaftar di registri bisnis pusat di negaranya, dan akan memiliki Nomor Bisnis (misalnya di Australia, adalah ABN). Bisnis Perdagangan (seperti Hotel) hampir selalu harus disiapkan sebagai Entitas Hukum, tetapi Departemen (yaitu sub-Organisasi) di bawah Bisnis Perdagangan tersebut (misalnya Housekeeping) biasanya harus disiapkan sebagai Entitas Non-Hukum.   Entitas Hukum dan Entitas Non-Hukum diperlakukan secara berbeda di PurchasePlus. Sebagai contoh, Entitas Non-Hukum (yaitu Departemen, atau Organisasi Turunan) dapat membuat Permintaan dan Pesanan Pembelian, tetapi Organisasi Induk terdekat yang merupakan Entitas Hukum akan ditetapkan sebagai Pembeli dari Entitas Hukum tersebut: ![Entitas Hukum](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif) #### Status Verifikasi Organisasi dapat Terverifikasi atau Belum Terverifikasi di PurchasePlus. Organisasi Terverifikasi adalah Organisasi Pembeli atau Organisasi Pemasok Terdaftar. Artinya, pengguna di dunia nyata akan masuk ke Organisasi ini dan menyelesaikan tugas-tugas mereka. Organisasi Belum Terverifikasi adalah Organisasi Pemasok yang dikelola oleh Pembeli (yaitu Pemasok Dikelola Sendiri) dan tidak ada pengguna yang pernah masuk ke Organisasi ini. ### Hierarki Organisasi Organisasi dapat 'disarangkan' tanpa batas di bawah Organisasi lain. Ini adalah cara kami merepresentasikan struktur Organisasi di dunia nyata secara digital, dan struktur ini memungkinkan Pembeli melihat Properti mereka, Properti melihat Departemen mereka, dan Departemen melihat dokumen serta data spesifik mereka.  ![Diagram Hierarki Organisasi](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif) Selain itu, model Hierarki Organisasi ini digunakan untuk mencegah pengguna yang merupakan [anggota](#OrgMembership) dari satu node Organisasi melihat data milik node lain yang tidak terkait dengan mereka, dan memberi pengguna yang merupakan anggota Organisasi Induk tampilan dari semua yang ada di bawah mereka.  Pengguna yang masuk ke Organisasi Induk akan dapat memilih Organisasi Turunannya saat menyelesaikan berbagai tindakan di PurchasePlus. Organisasi turunan ini sering disebut sebagai 'Departemen' di dalam sistem; Departemen hanyalah Organisasi Turunan yang disarangkan di bawah Organisasi Sesi Saat Ini - yaitu Organisasi tempat pengguna saat ini masuk.  Pengguna yang masuk ke Organisasi Turunan tidak akan dapat menjalankan bisnis atas nama Organisasi Induk mereka, meskipun banyak fitur (misalnya Katalog, Resep, dan lainnya) menurun ke bawah hierarki - artinya Organisasi Turunan 'mewarisi' struktur data seperti ini dari Induknya, dan tidak perlu disiapkan untuk kedua kalinya. #### Contoh Hierarki Organisasi Contoh di bawah ini menggambarkan bagaimana suatu Organisasi dapat disiapkan dalam Hierarki yang berfungsi dan bagaimana Status Entitas Hukum serta Status Verifikasi berperan. **Customer Group:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Properti:** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Departemen:** Dapur TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Departemen:** Kafe TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Departemen:** Alkohol TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Properti:** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. 1. **Departemen:** Bar Depan TCC (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Departemen:** Bar Belakang TCC (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Departemen:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE) Beberapa skenario umum untuk memperjelas: - Pengguna yang masuk ke (1) akan dapat melihat dan menjalankan bisnis atas nama departemen di bawah mereka (1a), (1b), (1c). - Pengguna yang masuk ke 1b tidak akan dapat menjalankan bisnis atas nama (1), (1a), (1c). - Pengguna di (2) atau salah satu turunannya tidak akan dapat melihat atau menjalankan bisnis atas nama (1) atau salah satu turunannya. - Pengguna yang masuk di tingkat Customer Group akan dapat melihat dan menjalankan bisnis atas nama (1), (2), dan semua keturunannya. #### Melihat Hierarki Organisasi Anda Pengguna dengan Izin 'Kelola Organisasi' dapat melihat Hierarki Organisasi mereka dengan membuka **\[Pengaturan Sistem\] → \[Pengaturan Organisasi\]** dan mengeklik ikon tanda sisipan di panel **\[Hierarki Organisasi\]**: ![Hierarki Organisasi di Pengaturan Organisasi](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif) Hierarki ini direpresentasikan secara visual dengan Organisasi Turunan yang disarangkan di bawah Organisasi Induknya. Beberapa Organisasi memiliki ikon chevron di sisi kiri barisnya, dan Organisasi ini dapat Diperluas untuk memperlihatkan Organisasi turunannya, atau diciutkan untuk menyembunyikannya: ![perluas atau ciutkan hierarki org](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif) Dari tabel ini, Anda juga dapat melihat ID Org unik, Status Entitas Hukum, dan panel **\[Lihat Info\]** yang merangkum Organisasi yang dipilih.  Terakhir, dengan mengeklik **\[Pilih\],** Anda dapat membuka Halaman Pengaturan Organisasi tersebut dan melakukan perubahan jika diperlukan.  ### Keanggotaan Organisasi Cara PurchasePlus menentukan Organisasi mana yang diizinkan untuk dimasuki pengguna adalah dengan model 'keanggotaan'.  Seorang pengguna dapat menjadi 'anggota' dari satu atau beberapa Organisasi - jika lebih dari satu, mereka dapat masuk ke Organisasi berbeda tempat mereka menjadi anggota (dan menyelesaikan tugas atas nama Organisasi ini) menggunakan Pengalih Organisasi:  ![Pengalih Organisasi](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif) Setiap pengguna harus memiliki Organisasi 'Default', yang menentukan Organisasi tempat mereka memulai sesi saat pertama kali masuk. Pengguna dapat memperbarui Organisasi Default mereka sendiri kapan saja di bagian Akun mereka, dengan Organisasi yang tersedia terbatas pada Organisasi tempat mereka menjadi anggota: ![Perbarui Org Default](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif) Pengguna lain yang (a) merupakan anggota dari Organisasi yang sama dan (b) memiliki izin 'Lihat Pengguna' dan/atau 'Kelola Pengguna' akan dapat melihat dan/atau mengelola pengguna ini (dan semua pengguna lain) di Organisasi tersebut. ### Sistem AP Bagian ini hanya untuk Pengguna Tingkat Lanjut. Sistem AP adalah objek sistem milik PurchasePlus yang mengabstraksi potensi kompleksitas [Hierarki Organisasi](#Hierarchy) Pembeli menjadi 'wadah' tingkat tinggi yang membuat data tertentu yang dihasilkan oleh organisasi anggotanya tersedia untuk diekspor melalui integrasi ke dalam sistem akuntansi (eksternal) yang ditentukan di pihak Pembeli.  Selain itu, Organisasi yang berbagi Sistem AP akan dapat mengakses data bersama yang menjadi milik sistem AP tersebut (misalnya, Pemasok). Lebih dari objek atau atribut lainnya di PurchasePlus, Sistem AP adalah hal yang mewakili Klien secara keseluruhan. Sistem AP memiliki: - **Nama** - biasanya nama node organisasi tingkat tertinggi yang akan menggunakan Sistem AP ini sebagai Node Organisasi, diikuti dengan 'AP Hub'. Misalnya, 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'. - **ID Sistem AP** (yang bersifat unik) - [**Tipe Sistem AP**](#APSystemType). - **Mata Uang**.  - [**Format Ekspor**](#APExportFormats) (untuk Faktur dan Nota Kredit yang diekspor ke sistem akuntansi eksternal) dan jika berlaku, satu atau lebih [**Varian Format Ekspor**](#APExportFormatVariants).  - **Tujuan Elektronik** yang dapat digunakan oleh Organisasi Pembeli milik Sistem AP ini untuk mengirim File Ekspor dan File Laporan secara elektronik. Jumlah Tujuan di sini dapat sebanyak yang diperlukan, tetapi hanya satu yang dapat ditetapkan sebagai Default Ekspor untuk suatu Sistem AP.  - **Pembeli** yang menggunakan Sistem AP tersebut. - **Pemasok** yang telah ditambahkan secara manual ke Sistem AP, atau terhubung ke Pembeli yang menggunakan Sistem AP melalui sistem akan dicantumkan pada Sistem AP. - **Hubungan Perdagangan** antara Pembeli dan Pemasok dalam Sistem AP. - (Opsional) **Bidang Kustom Header.**  - (Opsional) **Bidang Kustom Sub-Baris.**   #### Format Ekspor AP Format Ekspor AP adalah Kode [GraphQL](https://graphql.org/) (GQL) yang mengambil data dari database PurchasePlus dan mengekspor file JSON mentah. File JSON ini dirancang untuk dicerna secara otomatis oleh sistem Akuntansi spesifik milik Pembeli, sehingga biasanya terdapat cukup banyak variasi di antara Format Ekspor AP. Format Ekspor AP memerlukan: - Nama - biasanya dinamai sesuai Pembeli tingkat teratas, mis. 'Inland Hotels Group'. - Kelas - selalu GQL di PurchasePlus. - Tipe File Output. Perhatikan bahwa untuk PurchasePlus (Kelas GQL), hanya JSON yang tersedia sebagai Format Ekspor. Format Ekspor AP juga dapat memiliki nilai Periode Akuntansi Diaktifkan atau Dinonaktifkan, yang (jika diaktifkan) akan meminta pengguna di [Organisasi Tipe B](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) untuk memberikan Periode Akuntansi dalam File Ekspor AP mereka. #### Varian Format Ekspor AP Setiap Format Ekspor AP dapat memiliki beberapa Varian. Varian adalah Kode GQL yang mengambil file JSON mentah, melakukan manipulasi terhadapnya, dan dapat menghasilkan Data Ekspor AP dalam format yang berbeda (misalnya CSV), tetapi Varian tersebut harus dirancang secara khusus untuk membuat Tipe File Output yang ditentukan, dan memerlukan pengerjaan rekayasa kustom dari PurchasePlus. Varian Format Ekspor AP memerlukan: - Nama. Mengikuti konvensi penamaan yang serupa dengan Format Ekspor AP, dengan akhiran 'Variant'. - Tipe File Output. Ada beberapa Tipe File yang tersedia, jadi pastikan Anda memilih opsi yang diperlukan oleh Sistem AP eksternal Anda. - Nama Fungsi. Ini digunakan untuk memanggil transformasi yang akan diterapkan oleh Varian, dan merupakan salah satu alasan mengapa Format Ekspor AP dan Variannya memerlukan Masukan Rekayasa Teknik. - ID Organisasi Pemilik. ID Pemilik digunakan untuk mengidentifikasi untuk siapa Varian Format Ekspor AP tersebut dibuat. #### Tipe Ekspor Sistem AP Setelah Organisasi ditambahkan ke Sistem AP, Tipe Ekspor mereka dapat diatur. - [**Tipe A**](/id/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) harus digunakan jika Organisasi mengekspor Faktur dan Nota Kredit satu per satu, ke tujuan elektronik yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi ini dapat memilih beberapa Faktur dan Nota Kredit serta mengekspornya secara massal - ini akan mengirimkan beberapa file ekspor (satu untuk setiap dokumen) ke Tujuan Elektronik. - [**Tipe B**](/id/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) harus digunakan jika Organisasi membuat File Ekspor secara manual (berisi satu atau banyak Faktur/Nota Kredit) melalui Pusat Ekspor, serta mengunduh atau mengirimkannya ke Tujuan Elektronik sesuai kebijakan mereka sebagai satu file tunggal. Preferensi ini tidak mengubah apa pun tentang Format Ekspor AP yang diterapkan pada Organisasi ini, preferensi ini hanya mengontrol opsi apa yang akan muncul kepada pengguna di Organisasi ini pada Faktur atau Nota Kredit yang Direkonsiliasi, dan di area Faktur dan Nota Kredit di Pusat Ekspor. Setiap Organisasi akan memiliki preferensinya sendiri untuk Tipe Ekspor mereka tergantung pada persyaratan Organisasinya, tetapi sebagai aturan umum, ini adalah pengaturan yang sangat penting dan harap jangan mengubahnya tanpa terlebih dahulu memahami secara menyeluruh Pengaturan Format Ekspor AP Organisasi lainnya. Disarankan agar pengaturan ini hanya diperbarui bersama dengan anggota tim konfigurasi PurchasePlus.