# Email Tanpa Kertas (Paperless Emails)

> Area Paperless Emails di PurchasePlus adalah tempat Anda dapat:

Source: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails

Markdown: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md

# Email Tanpa Kertas (Paperless Emails)
**Langsung ke**:

-   [Apa itu Area 'Paperless Emails'](#InboxDefn)
-   [Melihat Paperless Emails](#ViewPaperlessEmails)
-   [Tugas Pemindaian](#scanning-task)
    -   [Status Tugas Pemindaian](#ScanTaskStatuses)
-   [Melihat Tugas Pemindaian](#ViewingScanTasks)
    -   [Mengunci dan Membuka Kunci Tugas Pemindaian](#LockingAndUnlockingScanTasks)
    -   [Asal Tugas Pemindaian](#ScanTaskOrigins)
    -   [Tips Navigasi Cepat](#QuickNav)

-   [Membuat Tugas Pemindaian Baru](#CreatingNewScanTasks1)
    -   [Memindai Beberapa Berkas Sekaligus](#Scanningmultiplefiles)
    -   [Apa yang Dideteksi dan Diisi Otomatis oleh Pemindai AI?](#whatIsDetected2)
-   [Mengonversi Tugas Pemindaian menjadi Faktur atau Nota Kredit](#ConvertingToDocument)
-   [Menghapus Tugas Pemindaian](#DeletingScanTasks)

### Email Tanpa Kertas (Paperless Emails)

Area Paperless Emails di PurchasePlus adalah tempat Anda dapat:

1.  Melihat email yang dikirimkan oleh Pemasok Anda (atau pengguna lain di Organisasi Anda) ke Alamat Email Faktur Tanpa Kertas (Paperless Invoicing Email Address) khusus Anda,
2.  Mengikuti pekerjaan yang dilakukan oleh [AI Faktur Tanpa Kertas](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai) kami dengan dokumen tersebut, dan melihat [Faktur](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) serta [Nota Kredit](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) yang dihasilkan di sistem kami.

Jika diaktifkan untuk Organisasi Anda, fitur Paperless Emails akan muncul sebagai **\[Paperless Emails\]** di bilah navigasi samping:

![Paperless Emails di navigasi samping](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif)

Area Paperless Emails terdiri dari dua sub-area:

-   **\[Lihat Semua\]** Paperless Emails, tempat Anda dapat melihat setiap email yang dikirim oleh Pemasok Anda ke Alamat Email Faktur Tanpa Kertas khusus Anda. Ini mencakup email yang secara otomatis 'disaring' oleh sistem kami - yaitu tidak digunakan untuk membuat Faktur atau Nota Kredit - seperti laporan mutasi (statement), konten pemasaran, dan dokumen duplikat.
-   **\[Item Tindakan\],** tempat Anda dapat meninjau dan mengubah Tugas Pemindaian apa pun (lihat di bawah untuk informasi lebih lanjut) yang Pemasoknya belum teridentifikasi.
-   **\[Tugas Pemindaian\]**, yang merupakan tahap perantara antara email Pemasok Anda (termasuk lampiran PDF apa pun) dan Faktur atau Nota Kredit yang dihasilkan di sistem kami.

### Melihat Paperless Emails

Untuk melihat semua Paperless Emails Anda dalam tabel, klik **\[Paperless Emails\] → \[Lihat Semua\]** di bilah navigasi samping. Dari tampilan ini, Anda dapat:

-   Mencari email tertentu berdasarkan Email Pengirim (From Email), Email Penerima (To Email), dan lainnya,
-   Melihat tautan dengan cepat ke Tugas Pemindaian, Faktur, dan/atau Nota Kredit terkait yang dibuat oleh sistem kami dari email tersebut:

![Tabel Lihat Semua Paperless Emails](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif)

-   Melihat email asli secara lebih terperinci dengan mengeklik nilai **\[Email\]** di tabel. Berkas lampiran asli juga tersedia untuk diunduh di bagian bawah email:

![Lihat Paperless Email](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif)

### Tugas Pemindaian

Ketika Pemasok mengirimkan email berisi Faktur atau Nota Kredit PDF ke Alamat Email Faktur Tanpa Kertas Anda (atau saat Anda [mengunggah Faktur atau Nota Kredit PDF secara manual ke fitur Pemindaian AI kami](#CreatingNewScanTasks1)), AI kami membuat Tugas Pemindaian, dan menetapkan Nomor Pindai unik untuk tugas tersebut.

Di bagian **\[Tugas Pemindaian\]**, Anda dapat melihat Tugas-tugas ini, serta dokumen apa pun yang pada akhirnya dihasilkan dari Tugas Pemindaian tersebut:

![Lihat Tugas Pemindaian](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif)

Anda dapat menganggap Tugas Pemindaian sebagai langkah perantara antara Faktur atau Nota Kredit PDF dari Pemasok Anda, dan [Faktur](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) atau [Nota Kredit](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) PurchasePlus yang Anda rekonsiliasi dan ekspor menggunakan perangkat lunak kami.

#### Status Tugas Pemindaian

Tugas Pemindaian dapat berada dalam salah satu Status berikut:

-   **Memindai (Abu-abu)**: Tugas Pemindaian baru saja dimulai dan proses pemindaian masih berjalan.
-   **Memindai (Merah)**: Tugas Pemindaian telah memindai lebih dari 5 menit dan AI telah berhenti mencoba, tetapi secara teknis tugas tersebut belum gagal.
-   **Dipindai (Biru)**: Tugas Pemindaian telah berhasil memproses berkas PDF namun tidak memenuhi aturan bisnis kami, sehingga memerlukan peninjauan manual. Tim faktur kami yang beroperasi 24/7 akan menanganinya dalam beberapa jam. Atau, Anda dapat [membuat koreksi yang diperlukan kapan saja](#ConvertingToDocument) untuk mempercepat proses.
-   **Selesai (Hijau)**: Tugas Pemindaian telah menghasilkan Faktur atau Nota Kredit dan tidak memerlukan tindakan lagi. Kami menyimpan catatan Tugas Pindai ini, sehingga pengguna dapat melihat dokumen aktual (Faktur atau Nota Kredit) yang dihasilkan dari Tugas tersebut dengan cepat.
-   **Gagal (Merah)**: Tugas Pemindaian gagal karena alasan tertentu. Anda dapat mengeklik dan melihat Tugas Pemindaian yang Gagal serta meninjau dan memperbaruinya secara manual.

Anda dapat mengarahkan kursor ke indikator status untuk informasi lebih lanjut mengenai status masing-masing Tugas Pindai.

### Melihat Tugas Pemindaian

Anda dapat melihat catatan semua Tugas Pemindaian Organisasi Anda dengan membuka **\[Paperless Emails\] → \[Tugas Pemindaian\]** di bilah navigasi samping:

![Tabel Tugas Pemindaian](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif)

Dalam tampilan tabel ini, Anda dapat melihat beberapa informasi penting mengenai setiap Tugas Pindai, termasuk:

-   **Nomor Pindai:** Pengidentifikasi Tugas unik yang diberikan oleh Pemindai AI ke Tugas Pindai ini.
-   **Status Kunci:** Apakah pengguna lain telah [mengunci tugas untuk diedit](#LockingAndUnlockingScanTasks) atau tidak.

-   **Pemasok:** Pemasok yang mengirimkan PDF asli ke Organisasi Anda.
-   **Pembeli:** Organisasi tempat dokumen tersebut ditetapkan.
-   **Dokumen yang Dibuat:** Tautan ke Faktur atau Nota Kredit yang telah dibuat dari Tugas Pindai.
-   **Jenis Dokumen:** Menunjukkan apakah Tugas Pindai telah diidentifikasi sebagai Faktur atau Nota Kredit.
-   **Status:** Status Tugas Pindai saat ini. Anda dapat mengarahkan kursor ke indikator status untuk informasi selengkapnya tentang status Tugas Pindai. _Silakan lihat [Status Tugas Pemindaian](#ScanTaskStatuses) di atas untuk informasi lebih lanjut._
-   **Berkas PDF**: Tautan ke PDF asli yang diunggah ke Pemindai AI.
-   **Dibuat Pada:** Waktu dan tanggal saat Tugas Pindai dibuat.

Anda juga dapat memilih kelola kolom untuk menambahkan poin data tambahan.  
  

Anda dapat melihat setiap Tugas Pemindaian tunggal dengan mengeklik **\[Nomor Pindai\]** dari tabel:

![Tugas Pindai dalam Status Dipindai](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif)

Dari tampilan ini, Anda dapat memperbarui Tugas Pemindaian jika diperlukan, dan Membuat Faktur atau Nota Kredit. Penjelasan selengkapnya ada di [bawah](#ConvertingToDocument).

#### Mengunci dan Membuka Kunci Tugas Pemindaian

Tugas Pemindaian dapat berstatus 'Terkunci' (Locked) atau 'Tidak Terkunci' (Unlocked). Pengguna dapat Mengunci Tugas Pemindaian yang sedang mereka tinjau, untuk memberi tahu pengguna lain bahwa mereka sedang mengeditnya, dan Membuka Kuncinya setelah selesai.

![Tugas pemindaian terkunci atau tidak terkunci](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif)

Anda juga dapat [Membuat Tugas Pemindaian](#CreatingNewScanTasks1) dalam status Terkunci.

#### Asal Tugas Pemindaian

Halaman Tugas Pemindaian menampilkan semua Tugas Pindai yang:

-   Diterima sebagai email (dengan lampiran PDF) dari Pemasok Anda (atau pengguna di organisasi Anda sendiri),
-   Dibuat langsung melalui halaman Tugas Pemindaian, dan
-   Dibuat melalui alur [Buat Faktur Baru](/id/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) dan [Buat Nota Kredit Baru](/id/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note), jika pengguna memilih opsi **\[Tarik dan Lepas PDF\]**:

![Buat Faktur baru dari PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif)

#### Tips Cepat Menavigasi Halaman Tugas Pemindaian

Halaman Tugas Pemindaian memiliki tiga fitur bantuan navigasi utama, untuk membantu pengguna menemukan Tugas Pindai yang tepat dengan cepat:  
  
![Cari Tugas Pemindaian](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif)

1.  **Filter berdasarkan Status:** Menggunakan tab di sepanjang bagian atas halaman, pengguna dapat memfilter daftar Tugas Pemindaian secara cepat berdasarkan status: Memindai, Dipindai, Selesai, Diblokir, Gagal, Dihapus.
2.  **Pencarian Lanjutan,** yang mencakup: 
    1.  **Cari berdasarkan Nomor Dokumen:** Pengguna dapat mencari menggunakan Nomor Dokumen yang dihasilkan oleh AI saat membuat Faktur atau Nota Kredit dari Tugas Pindai. 
    2.  **Cari berdasarkan Email Pengirim:** Pengguna dapat mencari menggunakan alamat email pengirim untuk menemukan sebagian atau semua Faktur yang dikirim dari email tertentu tersebut.  
    3.  **Filter** berdasarkan Faktur, Nota Kredit, atau keduanya.
3.  **Cari berdasarkan Nama Pemasok:** Masukkan nama Pemasok tunggal (seperti yang tertera di PurchasePlus) untuk melihat daftar Tugas Pindai yang Pemasoknya telah diidentifikasi sebagai pengirim PDF asli.

### Membuat Tugas Pemindaian Baru 

Untuk membuat Tugas Pindai baru secara manual langsung di halaman Tugas Pemindaian, klik **\[Buat Tugas Pemindaian Baru\]**:

![Buat Tugas Pemindaian Baru Secara Manual](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif)

Anda akan memiliki opsi untuk mengidentifikasi apakah Tugas tersebut berkaitan dengan Faktur atau Nota Kredit, sebelum mengunggah PDF yang akan dipindai:

![Buat Tugas Pemindaian Baru](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif)

Anda dapat memilih untuk menentukan Pemasok yang terkait dengan dokumen tersebut, tetapi jika tidak, Pemindai AI kami akan mencoba mendeteksi Pemasok selama proses Pemindaian.

Terakhir, Anda memiliki opsi untuk menentukan apakah Tugas Pemindaian harus ditandai sebagai Terkunci.

Jika opsi **\[Tandai sebagai Terkunci\]** dipilih, Tugas yang dihasilkan akan Terkunci dan akan tetap berada dalam status Dipindai. Peninjauan manusia secara manual akan diperlukan sebelum Faktur atau Nota Kredit dibuat.

Klik **\[Mulai\]** saat Anda siap untuk memulai pemindaian.

![Mulai Tugas Pemindaian](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif)

Anda akan mendapatkan peringatan jika Faktur atau Nota Kredit yang akan Anda buat kemungkinan merupakan duplikat; jika tidak, Tugas Pemindaian akan muncul di tabel **\[Tugas Pemindaian\]** dengan Status 'Memindai', dan tidak lama kemudian, 'Dipindai'.

Setelah PDF masuk ke status Dipindai, Anda akan memiliki kesempatan untuk meninjau data yang telah diekstrak, sebelum mengeklik **\[Lihat Faktur\]** atau **\[Lihat Nota Kredit\]**. Anda juga dapat Menyimpan dan Keluar dengan mengeklik **\[Kembali ke Tugas Pemindaian\]**.

![Tinjauan Faktur yang dipindai](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif)

Saat berada di tampilan ini, Anda dapat menggulir ke bawah pada panel sebelah kiri dan memeriksa Pesanan Pembelian yang cocok secara otomatis:

![Pesanan Pembelian yang cocok secara otomatis pada pemindaian](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif)

Dan Anda dapat mengedit Baris dokumen sebelum Melihat Faktur atau Nota Kredit:

![Edit baris Faktur yang dipindai](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif)

(Di atas): Anda dapat memilih satu atau beberapa Baris dari Tugas Pindai untuk:

-   **\[Hapus\]** baris tersebut,
    
-   **\[Putuskan Tautan\]** baris untuk menghapus keterkaitan apa pun dengan produk Katalog yang ada, 
    
-   **\[Atur Persentase Pajak\]** untuk memperbarui nilai perhitungan pajak untuk baris yang dipilih, atau
-   **\[Hapus Pilihan\]** untuk membatalkan pilihan baris yang dipilih.

Setelah Anda memilih **\[Putuskan Tautan\]** pada suatu baris, Anda dapat mengedit beberapa detail tentang baris Faktur dengan mengarahkan kursor ke baris tersebut dan mengeklik ikon pensil:

![Edit baris tugas pemindaian yang belum ditautkan](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif)

Anda dapat memperbarui banyak bidang di sini, misalnya Kode Produk, Merek, Kuantitas Jual, dan lainnya. Selain itu, Anda dapat menggunakan opsi **\[Tautkan\]**, **\[Hapus\]**, atau **\[Sisipkan Baris\]** (di sebelah kiri item baris) untuk membuat lebih banyak perubahan pada Tugas Pindai jika diperlukan.

![Edit baris pemindaian yang belum ditautkan](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif)

#### Memindai Beberapa Berkas Sekaligus

Anda dapat memilih untuk mengunggah beberapa berkas PDF secara bersamaan dalam tindakan yang sama. Dalam skenario ini, Pemindai AI kami akan membuat satu Tugas Pemindaian per berkas PDF. Ini adalah cara yang sangat ampuh untuk memasukkan volume Faktur atau Nota Kredit PDF yang besar ke dalam PurchasePlus dengan cepat.

**Tips**: Jika Anda memilih ‘Faktur’ atau ‘Nota Kredit’ saat pembuatan Tugas Pemindaian, pilihan ini akan diterapkan ke semua Tugas Pemindaian yang dihasilkan, dan saat ini pilihan tersebut tidak dapat diubah setelah proses pemindaian berjalan. Kami menyarankan untuk mengunggah semua Faktur PDF dan memulai Tugas Pemindaian, kemudian mengulangi proses tersebut untuk semua Nota Kredit PDF.

#### Apa yang dapat diekstrak dari PDF dan diisi otomatis oleh Pemindai AI?

-   Pemasok (jika ditemukan kecocokan),
    
-   Nomor PO (jika Nomor PO ditemukan),
    
-   Departemen dan Kode Akun (jika berlaku),
    
-   Produk pada setiap Baris Faktur (jika ditemukan kecocokan), dan
    
-   Kategori dan Sub-Kategori dari setiap produk baru pada setiap Baris Faktur.
    

### Mengonversi Tugas Pemindaian menjadi Faktur atau Nota Kredit

Tugas Pemindaian harus ditinjau dan dikonversi secara manual menjadi Faktur atau Nota Kredit oleh pengguna PurchasePlus di Organisasi Anda.

Untuk melakukannya, pertama-tama klik Nomor Pindai dari Tugas Pindai di Kotak Masuk Pemindaian AI. Tugas Pindai harus berada dalam status Dipindai:

![Konversi Tugas Pindai ke Dokumen](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif)

Anda akan diarahkan ke layar Pembuat Faktur atau Nota Kredit, yang menampilkan data yang diekstrak dan diisi otomatis oleh Pemindai AI kami berdampingan dengan PDF aslinya.

Anda memiliki opsi di sini untuk meninjau dan mengubah sebagian besar data yang diekstrak (misalnya, Referensi, Kode Akun, Item Baris, dan Harga Satuan) jika diinginkan. 

Setelah data sesuai, klik **\[Buat Faktur\]** atau **\[Buat Nota Kredit\]**:

![Mengonversi Pemindaian ke faktur langkah kedua - Pembuat Faktur](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif)

#### Pengaturan: Pemrosesan Manual vs Otomatis

Bergantung pada pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda, saat Anda mengeklik **\[Buat Faktur\]** atau **\[Buat Nota Kredit\]**, dokumen yang dihasilkan dapat diproses secara otomatis sesuai dengan Pengaturan Bendera (Flag Settings) dan Ambang Batas Anda sehingga langsung muncul dalam status Menunggu Persetujuan atau Terekonsiliasi. Jika pengaturan ini dinonaktifkan untuk Organisasi Anda, Faktur atau Nota Kredit akan muncul dalam status Terbuka pada awalnya.

### Menghapus Tugas Pemindaian

Tugas Pemindaian dapat dihapus dengan mengeklik **\[Hapus\]** dari menu **\[Lainnya\]** di halaman Tugas Pemindaian:

![Hapus Tugas Pindai](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif)

Anda akan diberikan kesempatan untuk memberikan alasan Penghapusan, yang dapat dilihat oleh pengguna lain yang memiliki izin yang sesuai.

Tugas Pemindaian dapat dihapus saat berada dalam status apa pun kecuali Selesai.