# Ikhtisar

> Requisition adalah permintaan barang yang ingin dibeli oleh Pembeli dari Pemasok mereka.

Source: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions

Markdown: https://www.purchaseplus.com/id/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md

# Ikhtisar
Lompat ke:

-   [Pengantar](#Introduction)
-   [Membuat Requisition Baru](#CreatingARequisition)
-   [Jenis-Jenis Requisition](#RequisitionTypes)
-   [Pengaturan Requisition](#RequisitionSettings)
-   [Mode Belanja Basic vs. Advanced](#BasicVsAdvancedMode)
-   [Menyetujui Requisition](#ApprovingRequisitions)
-   [Dokumen Terkait](#RelatedDocuments)
-   [Status Requisition](#RequisitionStates)
-   [Pemecahan Masalah](#Troubleshooting)
    -   [Produk Pemasok Habis](#SupplierProductsOutofStock)

### Apa itu requisition?

Requisition adalah permintaan barang yang ingin dibeli oleh Pembeli dari [Pemasok](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) mereka.

Di PurchasePlus, Pengguna di Organisasi Pembeli dapat [Membuat Requisition,](#CreatingARequisition) menambahkan [Produk](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-products) yang ingin mereka beli, dan menentukan jumlah Produk yang ingin dibeli. Setelah pengguna puas dengan Requisition mereka, mereka dapat mengajukannya untuk [persetujuan](/id/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) oleh Kepala Departemen, Manajer Operasional, atau Manajer Keuangan di Organisasi mereka.

Segera setelah Requisition diajukan untuk Persetujuan, harga Produk yang disertakan akan disimpan dalam 'snapshot', dan akan diteruskan ke Purchase Order terlepas dari adanya perubahan harga apa pun setelah Requisition diajukan.

Jika Requisition pengguna kemudian Disetujui, Purchase Order akan dibuat secara otomatis (dan dikirim, tergantung pada pengaturan Requisition) ke setiap Pemasok yang tercantum dalam Requisition.

### Membuat Requisition

Pengguna dapat membuat Requisition baru dengan mengeklik salah satu dari:

-   **\[Requisitions\] → \[New Requisition\]** di bilah navigasi samping,
    
-   Mengeklik tombol **\[Create New Requisition\]** di bagian atas tabel **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**,
    
-   **\[Purchase Orders\] → \[New Purchase Order\]** di bilah navigasi samping, atau
-   **\[Start Shopping\]** di Dasbor.

![Create New Requisition](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif)

Semua opsi ini akan membawa pengguna ke halaman Buat Purchase Requisition Baru:

![Creating a New Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif)

Bergantung pada [Izin Pengguna](/id/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions) Pembeli dan pengaturan konfigurasi Organisasi mereka, akan ada sejumlah Jenis Requisition yang berbeda. Klik pada setiap jenis Requisition untuk mempelajari lebih lanjut.

1.  [All Suppliers Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers), yang menyediakan daftar semua Produk yang ditawarkan dari semua Pemasok yang terhubung dengan Organisasi mereka. Ini adalah cara yang tepat untuk berbelanja dan membandingkan penawaran harga untuk berbagai macam produk.
2.  [Single Supplier Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier), yang menyediakan daftar semua Produk yang saat ini tersedia untuk Organisasi Anda dari satu Pemasok yang dipilih.
3.  [Buy List Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list), yang merupakan daftar Produk yang telah ditentukan sebelumnya. Buy List adalah cara yang tepat bagi Manajer dan Kepala Departemen untuk menentukan Produk persis yang ingin mereka beli oleh pengguna lain di Organisasi mereka saat membuat Requisition. [Penawaran Harga](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes) dari masing-masing Pemasok yang diaktifkan akan muncul pada setiap item di Buy List.
4.  [Custom Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition), yang memungkinkan pengguna untuk memesan barang ad-hoc dari Pemasok yang diaktifkan. Custom Requisition dapat digunakan ketika tidak ada jenis Requisition lain yang sesuai.
5.  [External Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition), yang memungkinkan pengguna membuat Requisition dengan berbelanja di situs web e-commerce eksternal Pemasok, jika Pemasok telah mengaktifkan fitur ini dengan PurchasePlus. Pengguna akan dapat menggunakan fungsionalitas penuh situs web Pemasok untuk memesan barang mereka. Setelah selesai berbelanja di situs web Pemasok, mereka akan dialihkan kembali ke PurchasePlus, dan produk, harga, serta jumlah yang mereka pilih secara otomatis ditambahkan ke Requisition di PurchasePlus.
6.  [Re-order Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order), yang memberi pengguna opsi untuk memesan ulang barang dari Requisition sebelumnya, [Purchase Order](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), atau [Invoice](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices).
7.  [Stock Location Requisition](/id/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location), yang memungkinkan pengguna modul [Inventaris](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) kami untuk mengisi ulang Item Stok di Lokasi Stok tertentu, dengan fitur tambahan untuk membantu membeli Produk yang tepat dalam Jumlah yang tepat, dan dengan demikian mengontrol tingkat inventaris mereka secara ketat.

Requisition juga dapat dibuat melalui Quick Create. Ketika Quick Create Diaktifkan untuk suatu Organisasi, pengguna yang mengeklik tombol **\[Start Shopping\]** di halaman **\[Home\]** akan disajikan pengalaman pembuatan Requisition yang ringkas, yang hanya memerlukan bidang Referensi (opsional). Requisition akan dibuat sebagai Requisition tipe ‘All Suppliers’, dan akan disetel ke mode [Belanja Basic](/id/docs/for-purchasers/basic-shopping) (meskipun pengguna masih memiliki opsi untuk membuat jenis Requisition lainnya).![Quick Create Start Shopping ](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif)

### Pengaturan Requisition

Setiap jenis Requisition memiliki berbagai Pengaturan yang diterapkan padanya. Pengaturan ini bisa jadi penting bagi Pemasok (misalnya, Alamat Pengiriman atau Tanggal Pengiriman), atau bagi rekan kerja pengguna (misalnya, menetapkan Requisition ke Departemen dan Kode Akun).

Pengaturan ini pertama kali dapat ditentukan dalam formulir **\[Create New Requisition\]**:

![Requisition Settings - All Suppliers](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif)

Secara default, kotak centang **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** akan dicentang, yang berarti PO akan dikirim secara otomatis ke Pemasok setelah disetujui sepenuhnya ([approved](#ApprovingRequisitions)). Dalam hal:

1.  Anda membuat Purchase Order secara retrospektif (yaitu barang sudah Diterima dan Ditagih), atau
    
2.  Saat membuat Pembelian yang dilakukan di luar PurchasePlus (misalnya melalui telepon),
    

...sangat penting untuk menghapus centang pada kotak centang **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** guna meminimalkan kebingungan atau pemesanan ganda.

Setelah Requisition dibuat dan berada dalam [Status Terbuka (Open)](#RequisitionStates), Pengaturannya dapat diperbarui oleh pengguna dengan Izin yang sesuai dengan cara (a) mengarahkan kursor ke Pengaturan yang dimaksud dalam tabel **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**:

![Edit Open Requisition Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...atau (b) mengeklik Requisition dari tabel, lalu menavigasi ke tab **\[Settings\]** atau **\[Information Panel\]**:

![editing a Requisition's Settings in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif)

Anda akan dapat menemukan dan memperbarui Pengaturan tersebut, lalu mengeklik **\[Save Changes\]:**

**![Updating a Requisition Setting](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)**

Harap Dicatat: beberapa Pengaturan adalah bidang Sistem sehingga tidak dapat diedit oleh Pengguna.

#### Mode Belanja Basic vs. Advanced

Requisition dapat dibuat dalam [Mode Belanja Basic](/id/docs/for-purchasers/basic-shopping) atau [Mode Belanja Advanced](/id/docs/for-purchasers/advanced-shopping).

Mode Belanja Basic adalah mode belanja visual berbasis kartu bawaan (default) yang dialami pengguna saat membuat Requisition:

![Basic View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif)

Jika pengguna memilih untuk **\[Enable Advanced Shopping\]** pada halaman Pembuatan Requisition, mereka akan disajikan tabel yang andal dan lebih fungsional untuk membuat Requisition mereka:

![Advanced View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif)

### Menyetujui Requisition

Ketika Requisition diajukan untuk disetujui oleh pengguna, Requisition tersebut berlanjut ke status Menunggu Persetujuan (Awaiting Approval) dan ditempatkan ke dalam Alur Kerja Persetujuan (Approval Workflow) yang berlaku untuk Departemen dan Kode Akun yang ditentukan pada Requisition.

Pengguna yang ditunjuk pada tingkatan pertama dari Alur Kerja Persetujuan akan menerima email, yang memberi tahu mereka bahwa Requisition telah diajukan, dan bahwa mereka dapat [Menyetujui Requisition.](/id/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) Pengguna ini biasanya adalah Kepala Departemen, Manajer Keuangan, atau Manajer Operasional di Organisasi Pembeli.

Penyetuju yang ditunjuk dapat mengakses Requisition yang dapat mereka setujui dengan mengeklik **\[Requisitions\] → \[Awaiting My Approval\]:**

**![View and Approve Requisitions in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)**

Setelah Requisition melewati semua tahapan relevan dalam Alur Kerja Persetujuan, satu atau beberapa Purchase Order dibuat dan dapat dikirim ke Pemasok yang produknya disertakan dalam Requisition.

[Purchase Order yang baru dibuat dapat dikirim ke Pemasok secara manual](/id/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order), namun sering kali pengguna telah mengaktifkan pengaturan otomatis **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** pada Requisition, atau pengaturan yang sama telah diaktifkan sebagai [Preferensi Pengguna,](/id/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences) sehingga Purchase Order dikirimkan oleh PurchasePlus ke tujuan pilihan Pemasok segera setelah Requisition Disetujui.

Setelah Requisition Disetujui (dan Purchase Order yang dihasilkan telah dibuat), _Requisition_ tidak dapat diedit. Perubahan yang diperlukan dalam beberapa kasus dapat dilakukan pada _Purchase Order_ yang dihasilkan, dengan menavigasi ke tab **\[Settings\]** pada Purchase Order tersebut.

### Dokumen Terkait

Requisition dapat ‘terkait’ dengan:

-   Satu atau beberapa Purchase Order yang dibuat setelah Persetujuan Requisition,
-   Satu atau beberapa Invoice, yang dicocokkan dengan Purchase Order yang dibuat setelah Persetujuan Requisition,
-   Lampiran, yang merupakan berkas yang diunggah pada Requisition, untuk menambahkan konteks dan informasi penting bagi Penyetuju dan Pengamat lainnya.

### Status Requisition

Requisition dapat berada dalam sejumlah status yang berbeda, dan ini memberikan beberapa informasi penting tentang Requisition tersebut.

![Requisition Statuses in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif)

-   **Open**: Requisition dalam Status Open (Terbuka) dapat dianggap sebagai Draf - faktanya, pengguna yang membuat Requisition dapat [melihatnya di bagian ‘Draf Saya’ (‘My Drafts’)](/id/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions) di berbagai tempat dalam aplikasi PurchasePlus. Selama Requisition dalam status Open, Requisition dapat diedit, Produk dapat ditambahkan atau dihapus, atau dapat dibatalkan. Untuk memproses Requisition lebih lanjut, Requisition harus Diajukan untuk Persetujuan dengan mengeklik **\[Submit Requisition\]**.
-   **Awaiting Approval**: Requisition yang Menunggu Persetujuan telah diajukan untuk persetujuan, tetapi belum diberikan persetujuan akhir. Semua pengguna yang relevan dalam alur kerja persetujuan harus memberikan persetujuan agar Requisition menjadi Disetujui. Silakan baca artikel kami tentang [Menyetujui Requisition](/id/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) untuk informasi lebih lanjut.
-   **Cancelled**: Requisition yang Dibatalkan adalah Requisition yang Dibatalkan saat berada dalam status Open, Awaiting Approval, atau Declined. Requisition yang Dibatalkan tidak dapat Dibuka Kembali dan tidak lagi digunakan sama sekali di Organisasi Anda. Tidak ada tindakan yang dapat dilakukan pada Requisition yang Dibatalkan.
-   **Approved**: Requisition yang disetujui adalah Requisition yang diajukan untuk persetujuan, kemudian disetujui oleh pengguna yang relevan dalam Alur Kerja Persetujuan. Requisition yang disetujui akan menghasilkan [Purchase Order](/id/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) untuk setiap Pemasok yang disertakan dalam Requisition. Requisition yang disetujui dapat ditutup, atau dapat dibiarkan dalam status Approved.
-   **Declined**: Requisition yang ditolak adalah Requisition yang diajukan untuk persetujuan, kemudian ditolak oleh pengguna penyetuju dalam Alur Kerja Persetujuan. Requisition yang ditolak dapat dibatalkan, atau belanja dapat dilanjutkan dan Requisition dapat diajukan kembali.
-   **Closed:** Requisition yang ditutup adalah status akhir dari sebuah Requisition.

### Pemecahan Masalah

#### Produk Pemasok Habis

Terkadang, Pemasok dapat menandai salah satu Produk mereka sebagai 'Habis' ('Out of Stock'). Pembeli akan diperingatkan bahwa Produk Habis saat membuat Requisition:

![Supplier Product out of Stock](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif)

Pembeli **tidak** dilarang untuk menambahkan Produk ke Requisition - ini hanya peringatan - namun perlu diperhatikan bahwa jika Produk tersebut dibutuhkan dengan cepat, salah satu tindakan berikut harus diambil:

1.  Penawaran Pemasok lain untuk Produk yang sama harus dipesan (setelah menilai apakah perbedaan harga, atau 'premi', sebanding dengan kecepatannya), atau
2.  Produk Pengganti harus dipesan.