# Approvare le fatture > Quando una fattura o una nota di credito si trova nello stato "In attesa di approvazione", contiene uno o più contrassegni (flag), ossia discrepanze, che richiedono la revisione e l'approvazione da parte di un Source: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note Markdown: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md # Approvare le fatture Quando una fattura o una nota di credito si trova nello stato "In attesa di approvazione", contiene uno o più contrassegni (flag) – ossia discrepanze – che richiedono la revisione e l'approvazione da parte di un utente appropriato della tua organizzazione. Gli approvatori designati possono approvare o rifiutare una fattura o una nota di credito. L'approvazione della [fattura](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) o della [nota di credito](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) la contrassegnerà come riconciliata, mentre il rifiuto della fattura o della nota di credito la contrassegnerà come annullata.  **Vai a:** - [Informazioni sui flussi di lavoro di approvazione (Legacy vs Nuovi)](#InvoiceApprovalWorkflows) - [Approvare con i flussi di lavoro legacy](#approve-with-legacy-workflows) - [Approvare una fattura (Nuovi flussi di lavoro)](#ApproveAnInvoiceNew) - [Autorizzazione "Super Approver" per le fatture](#SuperApproverPermission) - [Visualizzare gli approvatori passati e futuri in un flusso di lavoro (Audit trail)](#ViewPastUpcomingApprovers) - [Revisionare le fatture in attesa di approvazione](#ReviewAFlaggedInvoice) - [Best practice per la revisione delle fatture in attesa di approvazione](#BestPractices) ### Informazioni sui flussi di lavoro di approvazione (Legacy vs Nuovi) PurchasePlus ha storicamente supportato flussi di lavoro di approvazione di fatture e note di credito basati sui ruoli, in cui gli utenti operativi (ad es. Head of Food and Beverage) forniscono prima la loro approvazione e poi gli utenti finanziari (ad es. Contabilità fornitori) forniscono la loro approvazione in un secondo momento. Chiamiamo questo modello di flusso di lavoro "Flussi di lavoro legacy" e molti acquirenti utilizzano ancora questo modello di approvazione. A partire da febbraio 2025, PurchasePlus ha introdotto nuovi [flussi di lavoro di approvazione basati sui livelli (Rank)](/it/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), più scalabili e performanti rispetto al modello di flusso di lavoro legacy. Ci riferiamo a questo modello aggiornato come "Nuovi flussi di lavoro". Le organizzazioni di acquirenti più recenti o gli acquirenti migrati con l'assistenza dei nostri team di configurazione utilizzeranno i nuovi flussi di lavoro di approvazione.  I due modelli non possono operare contemporaneamente; un'organizzazione deve avere abilitato l'uno o l'altro modello per il proprio account. [Contattaci](mailto:help@purchaseplus.com) per abilitare i nuovi flussi di lavoro per la tua organizzazione se desideri effettuare il passaggio. [_Scopri di più sulla differenza tra flussi di lavoro legacy e nuovi flussi di lavoro._](/it/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows) ### Approvare con i flussi di lavoro legacy 1\. Fai clic su \[**Fatture in attesa della mia approvazione**\] nella home page oppure seleziona \[**Fatture**\] → \[**In attesa della mia approvazione**\] dalla barra di navigazione laterale. ![Pagina Fatture in attesa della mia approvazione](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif) 2\. Nella visualizzazione a tabella delle fatture in attesa della mia approvazione, puoi completare le seguenti attività: a. Usa \[**Cerca**\] per trovare una fattura specifica. b. \[**Gestisci colonne**\] per modificare le informazioni mostrate nella tabella. c. Fai clic sul \[**Numero fattura**\] per aprire una fattura. d. \[**Riferimento**\]. Passa il cursore sul riferimento per aggiungere o modificare il riferimento della fattura. e. Visualizza il "Fornitore" da cui proviene la fattura. f. \[**Conto di spesa**\]. Passa il cursore sul conto di spesa per aggiungere o modificare il reparto o il conto su cui viene imputata la spesa della fattura. g. \[**Ordine di acquisto**\]. Verifica se la fattura è stata associata a un ordine di acquisto. Consulta il nostro articolo [Associare un ordine di acquisto a una fattura](/it/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) per saperne di più. h. \[**Note di ricezione**\]. Visualizza i buoni di entrata merci o crea un [buono di entrata merci](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) rispetto all'[ordine di acquisto](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders).  i. \[**Copia PDF**\]. Visualizza la copia PDF della fattura, se la fattura è stata creata da un PDF. j. Esegui l'\[**Approvazione**\] operativa o finanziaria della fattura, a seconda dei tuoi permessi. ![Visualizza tabella fatture contrassegnate](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. Puoi anche fare clic all'interno di una fattura in attesa di approvazione: troverai i pulsanti di approvazione finanziaria e operativa nell'intestazione della fattura. Qui puoi eseguire l'\[**Approvazione**\] operativa o finanziaria della fattura a seconda dei tuoi permessi. ![Approva fattura contrassegnata all'interno della fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Una volta concesse sia l'approvazione operativa sia quella finanziaria, la fattura passerà allo stato "RICONCILIATA".  Se la tua organizzazione crea file di esportazione in batch, consulta il nostro articolo [Contrassegnare una fattura o una nota di credito come pronta per l'esportazione](/it/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) per saperne di più sulla preparazione delle fatture per l'esportazione. Se la tua organizzazione esporta fatture e note di credito singolarmente, consulta il nostro articolo [Esportare una fattura o una nota di credito](/it/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note).  ![Fattura riconciliata](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif) ### Approvare con i nuovi flussi di lavoro Gli utenti hanno la possibilità di approvare o rifiutare una fattura o una nota di credito imputata a un'unità organizzativa in cui (a) è assegnato un nuovo flusso di lavoro e (b) l'utente è un approvatore in uno dei livelli (Rank) del flusso di lavoro. Gli approvatori possono approvare o rifiutare una fattura dalle pagine **\[Fatture\] → \[In attesa della mia approvazione\]** e le note di credito dalla pagina **\[Note di credito\]** **→ \[Visualizza tutte\] → \[Nota di credito\]**. Tieni presente che gli approvatori nel secondo (e successivi) livello del flusso di lavoro vedranno le fatture o le note di credito in questi elenchi solo dopo che sono state approvate dai livelli precedenti: ![Pagina Fatture in attesa della mia approvazione](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif) Inoltre, gli approvatori possono accedere a una fattura o nota di credito e utilizzare i pulsanti **\[Approva\]** o **\[Rifiuta\]** nell'intestazione del documento: ![Pulsanti Approva e Rifiuta su una fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif) **Cosa succede quando una fattura o una nota di credito viene approvata?** - Se il valore del documento è superiore al valore massimo del livello dell'approvatore, la fattura o la nota di credito passerà al livello di approvazione successivo. Gli utenti nel livello di approvazione successivo riceveranno una notifica via email. - Se il valore del documento è inferiore al valore massimo del livello dell'approvatore, il flusso di lavoro considera questa approvazione come "Approvazione finale" e la fattura o la nota di credito passa automaticamente allo stato di Riconciliata. Può quindi essere esportata nel tuo sistema contabile esterno per il pagamento. **Cosa succede quando una fattura o una nota di credito viene rifiutata?** - Agli approvatori verrà richiesto di aggiungere un commento e la fattura o la nota di credito passerà automaticamente allo stato Annullata. [_Scopri di più sui nuovi flussi di lavoro di approvazione._](/it/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) #### Autorizzazione "Super Approver" per le fatture Il permesso "Può super-approvare fatture e note di credito" abilita due importanti funzioni nel contesto dei flussi di lavoro di approvazione di fatture e note di credito: 1. L'utente autorizzato può forzare il passaggio di qualsiasi fattura o nota di credito "In attesa di approvazione" allo stato "Riconciliata", indipendentemente dal fatto che si trovi o meno in un flusso di lavoro di approvazione. Questa autorizzazione è quindi un modo efficace per consentire a persone autorizzate di "saltare" i livelli di approvazione del flusso di lavoro. 2. L'utente autorizzato può modificare i dettagli (eccetto il reparto e le righe della fattura) di una fattura o nota di credito quando si trova nello stato Riconciliata. L'azione Super Approva si trova nel menu **\[Altro\]** dell'intestazione della fattura o della nota di credito quando si trova nello stato "In attesa di approvazione": ![Super approvare una fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif) A causa dei poteri estesi di cui dispongono i Super Approver, è importante che questa autorizzazione sia concessa solo a veri Super User e/o ad amministratori altamente qualificati e autorizzati. #### Visualizzare gli approvatori passati e futuri in un flusso di lavoro (Audit trail) Puoi visualizzare gli approvatori precedenti e futuri relativi a una specifica fattura o nota di credito in un flusso di lavoro di approvazione andando su **\[Fatture\] O \[Note di credito\] → \[Visualizza tutte\]** oppure **\[Fatture\] O \[Note di credito\] → \[In attesa della mia approvazione\]** e facendo clic sul pulsante **\[Visualizza\]** nella colonna **\[Flusso di lavoro\]**: ![Visualizza flusso di lavoro della fattura dalla tabella Tutte le fatture](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif) Le informazioni verranno visualizzate in una finestra a comparsa, dove potrai esaminare timestamp, aggiornamenti di stato, nomi degli approvatori e altro ancora: ![Finestra modale Visualizza flusso di lavoro approvazione fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif) ### In attesa di approvazione Ci sono molti motivi per cui una fattura o una nota di credito può presentare contrassegni (flag); ciascuno dei motivi del flag viene mostrato nella scheda **\[Flag\]** del documento e nella colonna Flag su ciascuna riga della fattura o della nota di credito. In qualità di approvatore, puoi esaminare ciascun motivo del flag e decidere se desideri risolverlo oppure approvare il documento senza correggere alcuni o tutti i motivi segnalati. I contrassegni sono personalizzati per ciascuna organizzazione, quindi contatta un amministratore della tua organizzazione se ritieni che alcuni dei contrassegni che appaiono sulle tue fatture o note di credito non siano necessari. 1\. Seleziona la fattura o la nota di credito nell'elenco **\[In attesa della mia approvazione\]** per visualizzarla in dettaglio. Puoi utilizzare i pulsanti di azione rapida nell'intestazione del documento per: a. \[**Power Editor**\]. Visualizzare e gestire i dettagli relativi alla fattura o alla nota di credito, insieme alla copia PDF originale. b. \[**Mostra o nascondi dettagli**\]. Visualizzare informazioni più approfondite sulla fattura o sulla nota di credito. c. \[**Visualizza PDF**\]. Visualizzare il PDF originale utilizzato dal nostro sistema per creare la fattura o la nota di credito (se presente). d. **\[Documenti correlati\]**. Visualizzare eventuali richieste di acquisto, ordini di acquisto, buoni di entrata merci o note di credito associati a questa fattura. e. **\[Altre opzioni\]**. Visualizzare il registro di controllo (Audit Log) della fattura, stampare la fattura e altro ancora.  ![Spiegazione delle opzioni dell'intestazione della fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif) 2\. Se necessario, fai clic su \[**Aggiorna valori**\] per modificare manualmente i valori della fattura o della nota di credito e bilanciarla. Il riquadro Saldo fattura o nota di credito viene visualizzato su tutte le fatture e note di credito e indica se la somma delle righe del documento corrisponde ai totali del documento.  ![Aggiorna valori fattura con flag](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif) 3\. Tutte le righe della fattura o della nota di credito sono elencate all'interno della scheda \[**Riepilogo prodotti**\] del documento. Qui puoi: a. Scegliere \[**Visualizzazione avanzata**\] per visualizzare le sottorighe. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo della guida [Aggiornare le righe della fattura utilizzando la modalità avanzata](/it/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode). b. \[**Aggiungi riga fattura O nota di credito**\], a seconda che tu stia visualizzando una fattura o una nota di credito. c. \[**Collega**\] le voci della riga fattura alle voci della riga ordine di acquisto. Se la tua organizzazione associa le fatture agli ordini di acquisto, è importante che ciascuna riga della fattura sia collegata a una riga corrispondente nell'ordine di acquisto associato. Consulta il nostro articolo [Collegare le righe della fattura alle righe dell'ordine di acquisto](/it/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) per saperne di più. d. \[**Flag**\] Visualizza i motivi per cui la fattura o la nota di credito è in attesa di approvazione. Se sono presenti uno o più flag sulla riga della fattura o della nota di credito, verrà visualizzata un'icona a forma di bandierina rossa. e. Stato \[**Ricevuto**\]. Verifica se la riga dell'ordine di acquisto associata è stata contrassegnata come ricevuta in uno o più buoni di entrata merci.  f. \[**Info**\] Visualizza informazioni dettagliate sulla riga della fattura o della nota di credito. g. Quantità, prezzo unitario, % imposta e totali di riga della fattura o della nota di credito. ![Dettagli riga fattura con flag](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif) Oltre alla scheda predefinita **\[Riepilogo\]**, ci sono altre schede sulla fattura o sulla nota di credito che contengono informazioni importanti: 1\. La scheda \[**Flag**\] fornisce un riepilogo dei motivi dei contrassegni per la fattura o la nota di credito. 2\. La scheda \[**Analisi**\] fornisce una visualizzazione dettagliata dell'analisi di corrispondenza a 3 vie / a 2 vie.  3\. La scheda \[**Impostazioni**\] consente di visualizzare e gestire i dettagli relativi alla fattura o alla nota di credito, come Numero documento, Riferimento, Data documento, Valuta e Reparto e Codice conto. 4\. La scheda \[**Commenti**\] mostra i commenti interni o esterni aggiunti alla fattura o alla nota di credito dagli utenti della tua organizzazione. 5\. La scheda **\[Note di credito\]** mostra le eventuali note di credito collegate alla fattura. 6\. La scheda \[**Ordine di acquisto**\] mostra l'ordine di acquisto associato alla fattura, se presente. 7\. La scheda \[**Buoni di ricezione**\] mostra i buoni di entrata merci appartenenti all'ordine di acquisto associato, se presenti. 8\. La scheda \[**Allegati**\] mostra i file allegati aggiunti alla fattura o alla nota di credito dagli utenti della tua organizzazione, se presenti. ![Schede della fattura](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif) ### Suggerimenti per la revisione #### Associare ordini di acquisto e fatture - Se applicabile alla tua organizzazione, assicurati che un ordine di acquisto sia associato alla fattura prima di esaminare i motivi dei contrassegni (flag). - Collega le voci di riga della fattura alle voci di riga dell'ordine di acquisto, se necessario. #### Ricevere merci e servizi - Verifica se gli articoli sono stati ricevuti. Se applicabile alla tua organizzazione, la ricezione di un ordine di acquisto è un passaggio fondamentale per garantire che gli articoli siano stati consegnati e segnala all'approvatore della fattura che quest'ultima può essere approvata. #### Controllare le voci di riga su fatture e note di credito prima di approvare - In caso di discrepanze tra il prezzo dell'ordine di acquisto e il prezzo della fattura o della nota di credito, puoi contattare il fornitore per richiedere un'eventuale nota di credito per coprire la differenza.