# Panoramica > Comprendere il modello delle organizzazioni di PurchasePlus e le sue implicazioni è uno dei modi migliori per diventare utenti esperti di PurchasePlus. Source: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1 Markdown: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md # Panoramica Comprendere il modello delle organizzazioni di PurchasePlus e le sue implicazioni è uno dei modi migliori per diventare utenti esperti di PurchasePlus. Questa è la prima parte di una serie in 6 parti progettata per tutti gli amministratori di sistema.  Vai a: - [Organizzazione](#organisation) - [Tipi di organizzazione](#OrgTypes) - [Entità giuridiche](#LegalEntities) - [Stato di verifica](#VerificationStatus) - [Gerarchia dell'organizzazione](#Hierarchy) - [Esempio di gerarchia](#examplehierarchy) - [Visualizzare la gerarchia dell'organizzazione](#ViewingOrgHierarchy) - [Appartenenza all'organizzazione](#OrgMembership) - [Avanzate - Sistemi AP](#APSystems) - [Formati di esportazione AP](#APExportFormats) - [Varianti del formato di esportazione AP](#APExportFormatVariants) - [Tipo di esportazione del sistema AP](#APSystemType) ### Organizzazione Un'organizzazione è un'entità in PurchasePlus che può rappresentare: - Un acquirente, - Un singolo hotel, ospedale o struttura ricettiva, - Un reparto all'interno di tale struttura, oppure - Un fornitore. Le organizzazioni in PurchasePlus possono essere classificate in modi diversi e, a seconda delle loro classificazioni e delle impostazioni dell'organizzazione altamente configurabili, possono interagire tra loro in modi efficaci, consentendo infine alle organizzazioni acquirenti di approvvigionarsi dei [prodotti](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-products) corretti, dalle organizzazioni [fornitrici](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) giuste, al prezzo corretto. Quando gli utenti effettuano l'accesso a PurchasePlus, accedono a un'organizzazione per svolgere la propria attività e completare le proprie attività per conto di tale organizzazione. Le funzionalità disponibili per ciascun utente sono determinate in parte dal tipo di organizzazione, dalle relative impostazioni, dalla sua posizione nella gerarchia dell'organizzazione e dal proprio set personale di autorizzazioni (utente). Le organizzazioni dispongono di un ID organizzazione univoco, un nome organizzazione e una serie di identificatori, descrittori e dettagli di contatto diversi che gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci organizzazioni" possono visualizzare e modificare nella scheda **\[Generale\]** dell'organizzazione: ![Organizzazioni](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif) #### Tipi di organizzazione Le organizzazioni possono essere classificate come acquirente o fornitore. Le funzionalità disponibili per gli utenti che accedono a ciascun tipo di organizzazione sono molto diverse: - I fornitori dispongono di funzionalità per creare e gestire prodotti e cataloghi, oltre a informazioni aggiuntive sulle relative fatture e ordini di acquisto generati da PurchasePlus. - Gli acquirenti hanno accesso alla nostra piattaforma procure-to-pay altamente configurabile ([Prodotti](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Cataloghi](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Richieste di acquisto](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Approvazioni](/it/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Ordini di acquisto](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Ricezione](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Riconciliazione fatture senza carta](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)), nonché a funzionalità aggiuntive come la gestione dell'[inventario](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory), le [ricette](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), il [punto vendita](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) (POS) e altro ancora. #### Entità giuridiche In PurchasePlus, le organizzazioni possono essere entità giuridiche o entità non giuridiche. Un'entità giuridica è una società o un'unità aziendale registrata presso il registro centrale delle imprese del proprio paese e dispone di un codice identificativo fiscale/aziendale (ad es., in Australia, un ABN). Le attività commerciali operative (come un hotel) dovrebbero quasi sempre essere configurate come entità giuridiche, mentre i reparti (ovvero le sotto-organizzazioni) all'interno di tale attività commerciale (ad es. Servizio pulizie) dovrebbero solitamente essere configurati come entità non giuridiche.   Le entità giuridiche e le entità non giuridiche vengono gestite diversamente in PurchasePlus. Ad esempio, un'entità non giuridica (ovvero un reparto o un'organizzazione figlia) può generare richieste di acquisto e ordini di acquisto, ma l'organizzazione madre più vicina che sia un'entità giuridica verrà impostata come acquirente di tale entità giuridica: ![Entità giuridiche](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif) #### Stato di verifica Le organizzazioni in PurchasePlus possono essere verificate o non verificate. Un'organizzazione verificata è un'organizzazione acquirente o un'organizzazione fornitrice registrata. Ciò significa che utenti reali effettueranno l'accesso a questa organizzazione e completeranno le proprie attività. Un'organizzazione non verificata è un'organizzazione fornitrice gestita da un acquirente (ovvero un fornitore autogestito) e nessun utente vi effettua mai l'accesso. ### Gerarchia dell'organizzazione Le organizzazioni possono essere annidate senza limiti all'interno di altre organizzazioni. È in questo modo che rappresentiamo digitalmente la struttura organizzativa del mondo reale, e questa struttura consente agli acquirenti di visualizzare le proprie strutture, alle strutture di visualizzare i propri reparti e ai reparti di visualizzare i documenti e i dati specifici di loro competenza.  ![Diagramma della gerarchia dell'organizzazione](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif) Inoltre, questo modello di gerarchia dell'organizzazione viene utilizzato per impedire agli utenti che sono [membri](#OrgMembership) di un nodo dell'organizzazione di visualizzare i dati appartenenti ad altri nodi con cui non hanno alcuna relazione, offrendo al contempo agli utenti che sono membri delle organizzazioni madri una visione completa di tutto ciò che si trova al di sotto di esse.  Un utente che ha effettuato l'accesso a un'organizzazione madre potrà selezionare le relative organizzazioni figlie durante l'esecuzione di varie azioni in PurchasePlus. Nel sistema, queste organizzazioni figlie vengono spesso definite "Reparti"; un reparto è semplicemente un'organizzazione figlia annidata sotto l'organizzazione della sessione corrente, ovvero l'organizzazione a cui l'utente ha attualmente effettuato l'accesso.  Gli utenti che hanno effettuato l'accesso a organizzazioni figlie non potranno operare per conto delle rispettive organizzazioni madri, sebbene molte funzionalità (ad esempio, cataloghi, ricette e altro) vengano propagate a cascata lungo la gerarchia; ciò significa che le organizzazioni figlie "ereditano" tali strutture di dati dai relativi genitori e non è necessario configurarle una seconda volta. #### Esempio di gerarchia dell'organizzazione L'esempio seguente illustra come un'organizzazione può essere configurata all'interno di una gerarchia funzionante e quali sono le implicazioni dello stato di entità giuridica e dello stato di verifica. **Gruppo di clienti:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Struttura:** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Reparto:** Cucina TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Reparto:** Bar TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Reparto:** Bevande alcoliche TSH (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Struttura:** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. 1. **Reparto:** Front Bar TCC (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Reparto:** Back Bar TCC (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Reparto:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE) Alcuni scenari comuni per chiarire: - Gli utenti che hanno effettuato l'accesso a (1) potranno visualizzare e operare per conto dei reparti sottostanti (1a), (1b), (1c). - Gli utenti che hanno effettuato l'accesso a 1b non potranno operare per conto di (1), (1a), (1c). - Gli utenti in (2) o in uno qualsiasi dei suoi discendenti non potranno visualizzare né operare per conto di (1) o di alcuno dei suoi discendenti. - Gli utenti che hanno effettuato l'accesso a livello del gruppo di clienti potranno visualizzare e operare per conto di (1), (2) e di tutti i loro discendenti. #### Visualizzare la gerarchia dell'organizzazione Gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci organizzazioni" possono visualizzare la gerarchia della propria organizzazione andando su **\[Impostazioni di sistema\] → \[Impostazioni organizzazione\]** e facendo clic sull'icona a freccia nel riquadro **\[Gerarchia dell'organizzazione\]**: ![Gerarchia dell'organizzazione in Impostazioni organizzazione](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif) La gerarchia è rappresentata visivamente con le organizzazioni figlie annidate sotto le rispettive organizzazioni madri. Alcune organizzazioni presentano un'icona a forma di freccia (chevron) sul lato sinistro della riga; queste organizzazioni possono essere espanse per mostrare le organizzazioni discendenti oppure compresse per nasconderle: ![espandi o comprimi gerarchia organizzazione](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif) Da questa tabella è possibile visualizzare inoltre l'ID univoco dell'organizzazione, lo stato di entità giuridica e un riquadro **\[Visualizza informazioni\]** che riepiloga l'organizzazione selezionata.  Infine, facendo clic su **\[Seleziona\],** è possibile accedere alla pagina delle impostazioni di tale organizzazione e apportare modifiche, se necessario.  ### Appartenenza all'organizzazione Il metodo utilizzato da PurchasePlus per determinare a quali organizzazioni un utente è autorizzato ad accedere è un modello basato sull'"appartenenza".  Un utente può essere "membro" di una o più organizzazioni: in quest'ultimo caso, può accedere alle diverse organizzazioni di cui è membro (e svolgere le proprie mansioni per conto dell'organizzazione) utilizzando il selettore dell'organizzazione:  ![Selettore dell'organizzazione](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif) Ciascun utente deve avere un'organizzazione "Predefinita", che determina l'organizzazione in cui inizia la sessione al momento del primo accesso. L'utente può aggiornare la propria organizzazione predefinita in qualsiasi momento nella sezione del proprio account, scegliendo tra le organizzazioni disponibili di cui è membro: ![Aggiorna organizzazione predefinita](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif) Gli altri utenti che (a) sono membri delle stesse organizzazioni e (b) dispongono delle autorizzazioni "Visualizza utenti" e/o "Gestisci utenti" potranno visualizzare e/o gestire questo utente (e tutti gli altri utenti) all'interno dell'organizzazione. ### Sistemi AP Questa sezione è riservata agli utenti esperti. Un sistema AP è un oggetto di sistema di proprietà di PurchasePlus che astrae la potenziale complessità della [gerarchia dell'organizzazione](#Hierarchy) di un acquirente in un "contenitore" di alto livello; quest'ultimo rende disponibili determinati dati generati dalle organizzazioni associate per l'esportazione tramite integrazione nel sistema di contabilità (esterno) specificato sul lato dell'acquirente.  Inoltre, le organizzazioni che condividono un sistema AP potranno accedere ai dati condivisi appartenenti al sistema AP stesso (ad esempio i fornitori). Più di qualsiasi altro oggetto o attributo in PurchasePlus, un sistema AP è ciò che rappresenta un cliente nella sua interezza. I sistemi AP presentano: - **Un nome**: solitamente il nome del nodo dell'organizzazione di livello più alto che utilizzerà questo sistema AP come nodo dell'organizzazione, seguito da "AP Hub". Ad esempio, "Inland Hotels New South Wales AP Hub". - Un **ID sistema AP** (che è univoco) - Un [**Tipo di sistema AP**](#APSystemType). - Una **Valuta**.  - Un [**Formato di esportazione**](#APExportFormats) (per le fatture e le note di credito esportate in un sistema di contabilità esterno) e, se applicabile, una o più [**Varianti del formato di esportazione**](#APExportFormatVariants).  - **Destinazioni elettroniche** che possono essere utilizzate dalle organizzazioni acquirenti appartenenti a questo sistema AP per inviare elettronicamente file di esportazione e file di report. È possibile configurare tutte le destinazioni necessarie, ma solo una può essere impostata come predefinita per l'esportazione per un sistema AP.  - **Acquirenti** che utilizzano il sistema AP. - **Fornitori** che sono stati aggiunti manualmente al sistema AP o collegati a un acquirente che utilizza il sistema AP tramite la piattaforma. - **Relazioni commerciali** tra acquirenti e fornitori all'interno del sistema AP. - (Facoltativo) **Campi personalizzati di intestazione.**  - (Facoltativo) **Campi personalizzati di sotto-riga.**   #### Formato di esportazione AP Un formato di esportazione AP è codice [GraphQL](https://graphql.org/) (GQL) che estrae i dati dal database di PurchasePlus ed esporta un file JSON grezzo. Questo file JSON è progettato per essere acquisito automaticamente dallo specifico sistema di contabilità dell'acquirente, motivo per cui solitamente esiste una notevole variabilità tra i formati di esportazione AP. I formati di esportazione AP richiedono: - Un nome: solitamente prende il nome dall'acquirente di livello superiore, ad es. "Inland Hotels Group". - Una classe: sempre GQL in PurchasePlus. - Un tipo di file di output. Si noti che per PurchasePlus (classe GQL), come formato di esportazione è disponibile solo il formato JSON. I formati di esportazione AP possono anche avere un valore di Periodo contabile abilitato o disabilitato che (se abilitato) richiederà agli utenti delle [Organizzazioni di tipo B](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) di specificare un periodo contabile nel relativo file di esportazione AP. #### Varianti del formato di esportazione AP Ciascun formato di esportazione AP può avere più varianti. Una variante è codice GQL che elabora il file JSON grezzo, esegue manipolazioni su di esso e può generare i dati di esportazione AP in un formato diverso (ad es. CSV); tuttavia, la variante deve essere progettata appositamente per creare il tipo di file di output definito e richiede un intervento di sviluppo personalizzato da parte di PurchasePlus. Le varianti del formato di esportazione AP richiedono: - Un nome. Segue una convenzione di denominazione simile a quella del formato di esportazione AP, con "Variant" al termine. - Un tipo di file di output. Sono disponibili più tipi di file, pertanto assicurati di selezionare l'opzione richiesta dal tuo sistema AP esterno. - Un nome funzione. Viene utilizzato per richiamare le trasformazioni che verranno applicate dalla variante ed è uno dei motivi per cui i formati di esportazione AP e le relative varianti richiedono un intervento di sviluppo tecnico. - Un ID organizzazione proprietaria. L'ID proprietario viene utilizzato per identificare per chi è stata creata la variante del formato di esportazione AP. #### Tipo di esportazione del sistema AP Una volta aggiunta un'organizzazione a un sistema AP, è possibile impostarne il tipo di esportazione. - Il [**Tipo A**](/it/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) deve essere utilizzato se l'organizzazione esporta fatture e note di credito una alla volta verso una destinazione elettronica predefinita. Queste organizzazioni possono selezionare più fatture e note di credito ed esportarle in blocco; in questo modo verranno inviati più file di esportazione (uno per ciascun documento) alla destinazione elettronica. - Il [**Tipo B**](/it/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) deve essere utilizzato se l'organizzazione crea manualmente i file di esportazione (contenenti una o più fatture/note di credito) tramite il Centro esportazioni, e li scarica o li invia a propria discrezione verso una destinazione elettronica come file singolo. Questa preferenza non modifica in alcun modo il formato di esportazione AP applicato a questa organizzazione: controlla solo quali opzioni verranno mostrate agli utenti di questa organizzazione su una fattura o nota di credito riconciliata e nell'area Fatture e note di credito del Centro esportazioni. Ciascuna organizzazione avrà le proprie preferenze per il tipo di esportazione in base alle proprie esigenze organizzative; tuttavia, come regola generale, si tratta di un'impostazione molto importante e si raccomanda di non modificarla senza aver prima compreso a fondo le altre impostazioni del formato di esportazione AP dell'organizzazione. Si consiglia di aggiornare questa impostazione solo in collaborazione con i membri del team di configurazione di PurchasePlus.