# Ordini di acquisto > Un Ordine di acquisto è un documento che un'Organizzazione acquirente invia a un'Organizzazione fornitrice. Specifica i prodotti o i servizi da acquistare, in una Source: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders Markdown: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders.md # Ordini di acquisto Vai a: - [Introduzione - Che cos'è un Ordine di acquisto?](#Introduction) - [Visualizzare i propri Ordini di acquisto](#ViewingPurchaseOrders) - [Visualizzare un singolo Ordine di acquisto](#ViewingASinglePurchaseOrder) - [Riquadri rapidi su monitor di grandi dimensioni](#QuickPanels) - [Stati dell'Ordine di acquisto](#PurchaseOrderStatuses) - [Creare Ordini di acquisto](#CreatingPurchaseOrders) - [Consolidare Ordini di acquisto](#consolidate-purchase-orders) - [Inviare Ordini di acquisto](#SendingPurchaseOrders) - [Annullare Ordini di acquisto](#CancellingPurchaseOrders) - [Buoni di ricezione](#ReceivingNotes) - [Chiudere un Ordine di acquisto](#ClosingPOs) - [Riconciliare ordini di acquisto con fatture](#match-purchase-orders-to-invoices) - [Stampare Ordini di acquisto](#PrintingPOs) - [Domande frequenti](#FrequentlyAskedQuestions) ### Ordine di acquisto Un Ordine di acquisto è un documento che un'Organizzazione acquirente invia a un'Organizzazione [Fornitore](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers). Specifica i [prodotti](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-products) o servizi da acquistare, nella quantità desiderata e al prezzo previsto.  Un Ordine di acquisto può anche includere informazioni importanti come l'Indirizzo di consegna, la Data di consegna prevista e altre informazioni utili che aiutano l'Acquirente e il Fornitore a comunicare in merito all'Ordine di acquisto. ### Visualizzare i propri Ordini di acquisto Per trovare i propri Ordini di acquisto, seleziona \[**Ordini di acquisto**\] → \[**Visualizza tutti**\] dalla barra di navigazione laterale: ![Visualizzazione degli Ordini di acquisto](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-1.avif) Puoi filtrare gli Ordini di acquisto per stato: \[**Non inviato**\], \[**Inviato**\], \[**Chiuso**\], \[**Annullato**\], oppure cercare un Ordine di acquisto specifico. #### Visualizzare un singolo Ordine di acquisto Fai clic sul Numero dell'Ordine di acquisto nella tabella degli Ordini di acquisto per esaminare il documento in maggior dettaglio. ![Dettagli dell'Ordine di acquisto](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-2.avif) Per ciascun Ordine di acquisto sono disponibili le seguenti azioni: a. Le azioni rapide sono disponibili nell'intestazione dell'Ordine di acquisto. \[**Contrassegna Ordine di acquisto come inviato**\], \[**Ricevi merce**\], \[**Riconcilia fattura**\], \[**Mostra o nascondi dettagli**\], \[**Visualizza documenti correlati**\] e un \[**Menu Altro**\] → \[**Visualizza registro di audit**\] → \[**Stampa**\] → \[**Chiudi Ordine di acquisto**\] → \[**Annulla Ordine di acquisto**\] → \[**Richiedi assistenza**\]. Consulta il nostro articolo [Inviare un Ordine di acquisto](/it/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) e il nostro articolo [Riconciliare un Ordine di acquisto con una Fattura](/it/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) per saperne di più. b. Visualizza informazioni utili: Stato, Indicatore merce ricevuta e Indicatore merce fatturata.  c. Schede dell'Ordine di acquisto: \[**Riepilogo prodotti**\], \[**Impostazioni**\], \[**Commenti**\], \[**Fatture**\], \[**Buoni di ricezione**\], \[**Eventi di invio**\]. d. \[**Visualizzazione avanzata**\]. Fai clic per visualizzare le sottorighe consolidate dell'Ordine di acquisto.  e. \[**Ricevi merce**\]. Fai clic per creare un Buono di ricezione merce. f. \[**Cerca prodotti**\]. Inserisci i nomi dei prodotti per cercare un articolo nell'Ordine di acquisto. g. \[**Gestisci colonne**\]. Fai clic per mostrare o nascondere le colonne della tabella. h. Righe dell'Ordine di acquisto. Fai clic su \[**Info**\] per visualizzare informazioni dettagliate relative alla riga dell'Ordine di acquisto. Questo può essere utile per comprendere lo stato di fatturazione e ricezione di ciascuna riga dell'Ordine di acquisto. j. Visualizza le informazioni su Prezzo e Imposte per ciascuna riga dell'Ordine di acquisto. k. Visualizza i Valori totali dell'Ordine di acquisto. #### Riquadri rapidi su monitor di grandi dimensioni Gli utenti avanzati che utilizzano PurchasePlus su un monitor di grandi dimensioni possono inoltre trarre vantaggio dai Riquadri rapidi visualizzati sul lato destro dell'Ordine di acquisto: ![Riquadro rapido dell'Ordine di acquisto](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-3.avif) Il Riquadro rapido può essere configurato per mostrare: - Tutti i commenti lasciati sull'Ordine di acquisto da un altro utente della tua Organizzazione, o dal Fornitore stesso se utilizza PurchasePlus, - I collegamenti ai Documenti correlati, ad esempio la Fattura riconciliata con l'Ordine di acquisto o eventuali Buoni di ricezione merce correlati a tale Ordine di acquisto, Puoi utilizzare il pulsante **\[Gestisci\]** nell'angolo in alto a destra del Riquadro rapido per configurare ciò che i tuoi riquadri mostreranno. Il Riquadro rapido non verrà visualizzato se il monitor non è sufficientemente grande per contenere tutti gli altri elementi sullo schermo. #### Stati dell'Ordine di acquisto Un Ordine di acquisto può trovarsi in diversi stati: ![Stati dell'Ordine di acquisto in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-4.avif) - **Non inviato**: un Ordine di acquisto non inviato è stato creato da una Richiesta di acquisto approvata, ma non è ancora stato inviato al Fornitore. Prima di essere inviati, gli articoli di un Ordine di acquisto non possono essere [Ricevuti](/it/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) o [Fatturati](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices).  - **Inviato**: un Ordine di acquisto inviato è stato contrassegnato come inviato e gli articoli al suo interno possono ora essere ricevuti e fatturati. Una volta che tutti gli articoli dell'Ordine di acquisto sono stati ricevuti e fatturati, l'Ordine di acquisto può essere chiuso. - **Chiuso**: un Ordine di acquisto può essere chiuso una volta inviato e dopo che tutti gli articoli al suo interno sono stati completamente ricevuti. Chiuso è lo stato finale di un Ordine di acquisto e indica che gli articoli dell'ordine sono stati ricevuti e fatturati correttamente. - **Annullato**: un Ordine di acquisto può essere annullato prima di essere stato elaborato completamente. Questa azione interrompe l'ordine e annulla qualsiasi transazione associata ad esso. Annullato è lo stato che indica che l'Ordine di acquisto non proseguirà fino al completamento. **Importante:** se l'OdA è già stato inviato, il fornitore riceverà una notifica dell'annullamento. Per evitare la consegna di merci non corrette, è fondamentale annullare l'OdA il prima possibile e contattare direttamente il fornitore per confermare l'annullamento. In caso di annullamento di OdA meno recenti nell'ambito di una pulizia dei dati, consigliamo vivamente di informare il fornitore in anticipo. Ciò contribuisce a definire aspettative chiare e riduce il rischio di confusione o spedizioni indesiderate. Scopri di più su come [Annullare Ordini di acquisto](#CancellingPurchaseOrders). ### Creare Ordini di acquisto Gli Ordini di acquisto (OdA) in PurchasePlus vengono generati automaticamente all'approvazione di una [Richiesta di acquisto](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions). **Non è possibile emettere un OdA senza aver prima emesso e approvato una Richiesta di acquisto**. Non è possibile aggiungere prodotti a un Ordine di acquisto dopo che è stato generato; è invece necessario creare (e far approvare, se configurato) una nuova Richiesta di acquisto. Gli Ordini di acquisto ereditano le impostazioni (ad es. il Codice conto assegnato, l'Indirizzo di consegna, ecc.) dalla Richiesta di acquisto approvata da cui sono stati generati e non dovrebbero richiedere molte modifiche (se del caso) prima di essere [inviati ai Fornitori](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-purchase-orders?hsLang=en). ### Consolidare Ordini di acquisto Consolidando due o più Ordini di acquisto dello stesso Fornitore si creerà un unico (nuovo) Ordine di acquisto e tutti i dettagli delle sottorighe saranno disponibili nel nuovo Ordine di acquisto creato. Gli Ordini di acquisto originali verranno nascosti e non figureranno più all'interno di PurchasePlus. Questo può essere un potente strumento di efficienza per gli Acquirenti e i loro Fornitori, ma richiede attenzione durante l'uso. [Scopri di più sul Consolidamento degli Ordini di acquisto.](/it/docs/for-purchasers/consolidate-purchase-orders) ![Consolidare Ordini di acquisto in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-5.avif) ### Inviare Ordini di acquisto Un Ordine di acquisto in stato Non inviato può essere inviato manualmente a un Fornitore in modalità elettronica, oppure la Richiesta di acquisto potrebbe avere l'impostazione configurata per inviare automaticamente gli Ordini di acquisto all'approvazione della Richiesta di acquisto stessa. [Inviare Ordini di acquisto ai Fornitori](/it/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) per via telematica richiede: 1. L'autorizzazione 'Invia Ordini di acquisto' abilitata per l'utente, e 2. Che il [Fornitore disponga di una Destinazione elettronica](/it/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#SupplierDestinations) (ad esempio, una casella di posta elettronica o un altro sistema software) configurata per la propria Organizzazione in PurchasePlus.  L'azione di inviare un Ordine di acquisto e l'azione di contrassegnare l'Ordine di acquisto come inviato non sono la stessa cosa; ad esempio, un utente può scegliere di contrassegnare l'Ordine di acquisto come inviato, ma decidere di non inviarlo elettronicamente (ad esempio se ha effettuato l'ordine telefonicamente al Fornitore). ![Invio di Ordini di acquisto ai Fornitori in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-6.avif) Infine, gli Ordini di acquisto che sono già stati contrassegnati come inviati possono essere inviati nuovamente alla stessa o a una diversa Destinazione elettronica (se il Fornitore ha più destinazioni configurate per la propria Organizzazione). ### Annullare Ordini di acquisto Gli Ordini di acquisto non possono essere annullati se una qualsiasi parte della merce è stata ricevuta (ovvero se è stato creato un buono di ricezione merce) o Fatturata. PurchasePlus non consente l'annullamento poiché la registrazione delle merci ricevute o fatturate fa riferimento all'Ordine di acquisto per garantire l'accuratezza dei report. Per annullare un Ordine di acquisto, segui questi passaggi: 1. Accedi allo specifico Ordine di acquisto che desideri annullare. 2. Fai clic sui tre puntini **\[⋮\]** nell'angolo in alto a destra e seleziona \[**Annulla Ordine di acquisto\]** dal menu: ![Annulla Ordine di acquisto](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-7.avif) 3. Inserisci un motivo di annullamento nella casella e fai clic sul pulsante rosso \[**Conferma e annulla\]**. Dopo aver fatto clic su **\[Conferma e annulla\]**, l'OdA viene chiuso in modo permanente e non può più essere riaperto. 4. **Informa il tuo Fornitore.** Poiché le notifiche di sistema potrebbero non essere notate, effettua una verifica manuale per assicurarti che non spediscano la merce. 1. **Via email:** invia una breve comunicazione con il **Numero OdA** e l'**Importo totale**, chiedendo di confermare la ricezione dell'annullamento. 2. **Per telefono:** chiama il tuo referente abituale. Indica il **Numero OdA** e chiedi di bloccare immediatamente la spedizione. ### Buoni di ricezione Quando la consegna del Fornitore arriva all'Indirizzo di consegna dell'Acquirente, la merce può essere contrassegnata come Ricevuta (oppure è possibile registrare eventuali discrepanze) creando un [Buono di ricezione](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes).  Se la merce è arrivata in più consegne separate, è possibile creare più Buoni di ricezione e l'Ordine di acquisto rimarrà nello stato Inviato fino a quando tutti i prodotti ordinati non saranno stati Ricevuti (e Fatturati).  [Consulta il nostro articolo sulla Ricezione merci](/it/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) per saperne di più sui Buoni di ricezione. ### Chiudere un Ordine di acquisto Chiuso è lo stato finale di un Ordine di acquisto e indica che gli articoli dell'ordine sono stati ricevuti correttamente. Gli Ordini di acquisto possono essere chiusi quando: - l'ordine è stato [Inviato](#SendingPurchaseOrders),  - tutti gli articoli dell'Ordine di acquisto sono stati completamente [Ricevuti](#ReceivingNotes).  Se questi criteri sono soddisfatti, puoi Chiudere manualmente un Ordine di acquisto facendo clic su **\[Chiudi Ordine di acquisto\]** nel menu **\[Altro\]** all'interno dell'Ordine di acquisto: ![Chiudi un OdA](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-8.avif) Puoi anche Chiudere un OdA dalla tabella Tutti gli Ordini di acquisto, selezionando la casella di controllo accanto agli OdA interessati e facendo clic su **\[Chiudi\]** nell'elenco delle Azioni disponibili: ![Chiudi più OdA](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-9.avif)Una volta chiuso un Ordine di acquisto, non sarà più possibile creare Buoni di ricezione a fronte di esso, né sarà possibile riconciliare manualmente le Fatture corrispondenti. Per questo motivo, se l'Ordine di acquisto deve essere riconciliato con una Fattura, consigliamo di non chiuderlo finché la Fattura non è stata riconciliata. ### Riconciliare ordini di acquisto con fatture Quando il Fornitore invia una [Fattura](/it/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) all'Acquirente, è buona norma verificare che la Fattura sia riconciliata prima di [approvarla per il pagamento](/it/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note).  PurchasePlus aiuta i nostri Acquirenti a riconciliare le Fatture in due modi, a seconda delle procedure adottate dal reparto contabilità: - [Riconciliando un Ordine di acquisto con una Fattura](/it/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), per garantire che quanto fatturato dal Fornitore all'Acquirente corrisponda effettivamente a quanto ordinato dall'Acquirente. Questo processo è talvolta noto come 'Riconciliazione a 2 vie' (2-Way Matching). - Riconciliando e confrontando un Ordine di acquisto **e** i relativi Buoni di ricezione con una Fattura, per verificare che quanto fatturato dal Fornitore all'Acquirente corrisponda effettivamente a quanto ordinato **e** ricevuto dall'Acquirente. Questo processo è talvolta noto come 'Riconciliazione a 3 vie' (3-Way Matching).  ![Riconciliazione di Ordini di acquisto con Fatture in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-10.avif) Le discrepanze tra l'Ordine di acquisto, i Buoni di ricezione e una Fattura vengono rilevate automaticamente da PurchasePlus e segnalate sotto forma di [Flag fattura](/it/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained), che devono essere gestiti dagli utenti acquirenti preposti prima di poter procedere all'[Approvazione](/it/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) per il pagamento.  ### Stampare Ordini di acquisto Per stampare un singolo Ordine di acquisto, seleziona **\[Altro\] → \[Stampa\]** nella tabella **\[Ordini di acquisto\]** → **\[Visualizza tutti\]**: ![Stampa Ordine di acquisto da Visualizza tutti](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-11.avif) Per stampare uno o più Ordini di acquisto contemporaneamente, seleziona la casella di controllo accanto agli Ordini di acquisto pertinenti nella tabella, quindi fai clic su **\[Stampa\]** nell'intestazione della tabella: ![Stampa massiva OdA](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-12.avif) Gli Ordini di acquisto verranno raggruppati in un unico file PDF e saranno disponibili per il download o la stampa. ### Domande frequenti **Domanda:** Posso modificare un ordine di acquisto dopo che è stato approvato? **Risposta:** No, una volta che un ordine di acquisto (OdA) è stato creato da una richiesta di acquisto approvata, non può essere modificato. Nella maggior parte dei casi, gli OdA vengono inviati automaticamente al fornitore in base alle impostazioni dell'utente. Puoi verificare questa condizione controllando la **Colonna Stato**. Se l'OdA è del tutto errato, puoi annullarlo seguendo questi passaggi: 1. Fai clic sull'icona **'Ulteriori informazioni'** (tre puntini) nell'angolo in alto a destra dell'OdA. 2. Seleziona **'Annulla Ordine di acquisto'**. **Importante:** il Fornitore riceverà una notifica dell'annullamento se l'ordine è in stato "Inviato". Per evitare la spedizione di merci non corrette, è fondamentale annullare tempestivamente l'OdA. Inoltre, è necessario contattare direttamente il fornitore per confermare l'annullamento ed evitare la spedizione. Nel caso in cui i clienti stiano eseguendo una pulizia dei vecchi OdA, consigliamo vivamente di informare il fornitore di questa operazione, in quanto contribuisce a definire aspettative chiare e riduce il rischio di confusione o potenziali problemi. * * * **Domanda:** Posso riaprire un ordine di acquisto (OdA) annullato? **Risposta:** No, una volta annullato, un ordine di acquisto (OdA) non può più essere riaperto. Tuttavia, puoi [creare una nuova richiesta di acquisto (PR) a partire dalla fattura](/it/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order). Una volta che la PR ha generato un nuovo OdA, puoi riconciliare la fattura con l'OdA appena creato. * * *