# Migliori pratiche per le fatture > Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. Tuttavia, consigliamo vivamente di utilizzare solo valori numerici. I numeri degli ordini di acquisto generati da PurchasePlus seguono la Source: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice Markdown: https://www.purchaseplus.com/it/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md # Migliori pratiche per le fatture ### **Dati da includere nelle fatture** #### **1\. Ordine di acquisto (Purchase Order - PO)** - **Dato valido:** Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. Tuttavia, **consigliamo vivamente** di utilizzare solo valori numerici. I numeri degli ordini di acquisto generati da PurchasePlus seguono la convenzione **PO:000000** e aumentano in modo sequenziale (ad es., 000001, 000002, ecc.) - **Esempio:** PO:000345 - **Spiegazione:** L'inclusione di un ordine di acquisto è **FORTEMENTE CONSIGLIATA** in quanto agevola la riconciliazione automatica delle fatture con gli ordini di acquisto all'interno del sistema, garantendo un processo più efficiente e accurato. * * * #### **2\. Tipo di documento** - **Dato valido:** "Invoice" O "INV:" O "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note" - **Esempio:** INV-123456 - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** per facilitare la classificazione e l'ordinamento dei documenti, essenziali per un'elaborazione accurata e l'archiviazione. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni.  * * * #### **3\. Numero fattura** - **Dato valido:** Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. Sebbene sia consentito qualsiasi formato, **consigliamo vivamente** di utilizzare solo valori numerici. - **Esempio:** INV-123456 - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** per l'elaborazione e il pagamento. I numeri di fattura duplicati verranno automaticamente segnalati e rifiutati dal sistema per prevenire errori. Nota: è possibile riutilizzare gli stessi numeri di fattura per acquirenti diversi, ma mai per lo stesso acquirente. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni.  * * * #### **4\. Nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono ed e-mail** - **Dato valido:** Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. - **Esempio:** **Nome fornitore:** Fresh Produce Co. **Indirizzo:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **Telefono:** +61 2 9876 5432 **E-mail:** billing@freshproduceco.com.au **ABN:** 12 345 678 910 - **Spiegazione:** Fornire dati aziendali accurati è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** a fini di convalida e per garantire che le fatture vengano elaborate a fronte dei conti corretti. * * * #### **5\. Numero di registrazione fiscale o aziendale** - **Dato valido:** Un numero di registrazione aziendale numerico valido (ad es., l'ABN in Australia o la Partita IVA). - **Esempio:** ABN: 12 345 678 910 - **Spiegazione:** Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** per l'identificazione aziendale e per fini di conformità normativa. Aiuta a verificare la legittimità dell'azienda. In molti Paesi come l'Australia, è un requisito legale includere queste informazioni per qualsiasi importo superiore a $ 82,50. Le fatture prive di queste informazioni subiranno ritardi durante la verifica dell'attività.  * * * #### **6\. Dettagli dell'acquirente** - **Dato valido:**  Nome e cognome, ragione sociale (se applicabile) e indirizzo. - **Esempio:** **Nome:** HotelPlus Sydney **Indirizzo:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 - **Spiegazione:** Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** poiché aiuta ad associare la fattura all'acquirente corretto. * * * #### **7\. Indirizzo e-mail dedicato alla fatturazione dell'acquirente** - **Dato valido:** A ciascun acquirente viene assegnato un indirizzo e-mail univoco per le fatture nel formato ``  - **Esempio:** **E-mail acquirente:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** per identificare a livello programmatico l'entità acquirente. Sebbene non sia necessario che l'indirizzo e-mail compaia sulla fattura, **tutte le fatture devono essere inviate a questa casella di posta**. Una fattura **non verrà elaborata** se non viene inviata all'indirizzo e-mail di fatturazione univoco dell'acquirente. * * * #### **8\. Data della fattura** - **Dato valido:** `GG/MM/AAAA` - **Esempio:** 10/01/2025 - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** per la convalida programmatica della fattura. La data non deve essere futura e genererà un avviso se è collocata troppo indietro nel tempo. Una fattura **non verrà elaborata** senza queste informazioni. * * * #### **9\. Data di scadenza** - **Dato valido: `GG/MM/AAAA`** - **Esempio:** **Data di scadenza:** 24/01/2025 - **Spiegazione:** Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** e viene utilizzato dal team di contabilità fornitori dell'acquirente per la pianificazione dei pagamenti.  * * * #### **10\. Dati delle righe della fattura**  - **Codice prodotto del fornitore**  - **Dato valido:** stringa alfanumerica  - **Esempio:** 563732 - - **Spiegazione:** Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** poiché queste informazioni vengono utilizzate per riconciliare quanto ordinato con quanto consegnato.  - **Descrizione**  - **Dato valido:** stringa alfabetica  - **Esempio:** Mela Red Delicious - - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** in quanto fornisce i dettagli sul prodotto consegnato. Una fattura **non verrà elaborata** senza queste informazioni. - **Quantità**  - **Dato valido:** stringa numerica   - **Esempio:** 10 - - **Spiegazione:** - Se l'articolo è stato ordinato ma non evaso, è preferibile non includerlo nella fattura. Se lo si include nella fattura, deve essere indicato con una quantità pari a "0" (zero) e un valore totale di riga pari a "$0" per garantire una corretta elaborazione.  - Questo campo è **OBBLIGATORIO** in quanto specifica la quantità di articoli forniti. - Una fattura **non verrà elaborata** senza queste informazioni o se la quantità non corrisponde al prezzo unitario. - **Prezzo unitario (imposte escluse)** - **Dato valido:** stringa numerica   - **Spiegazione:**  Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** in quanto calcola il totale della riga nella fattura. Se si forniscono importi comprensivi di imposte, è essenziale includere le aliquote fiscali applicate per consentire di scorporare il prezzo imposte escluse e caricarlo nei sistemi di contabilità fornitori.  - **Imposta (se applicabile)** - **Dato valido:** - L'aliquota d'imposta in percentuale (ad es., 10%). - L'importo dell'imposta come valore monetario (ad es., `$2.00`). - Un identificatore coerente applicato agli articoli imponibili (ad es., un asterisco `*` per indicare l'applicabilità dell'imposta). - **Spiegazione:** Questo campo è **OBBLIGATORIO** in quanto determina l'importo totale delle imposte sulla fattura. La procedura consigliata prevede l'indicazione sia della percentuale di imposta sia dell'importo monetario. Una fattura **non verrà elaborata** senza almeno uno dei dati sopra indicati. - **Imposta totale (se applicabile)** - - **Dato valido:** Un valore numerico in formato valuta (ad es., `$200.00`). - **Spiegazione:** Questo campo è **FORTEMENTE CONSIGLIATO** poiché garantisce che il totale della fattura coincida con le singole voci. Nei casi in cui la fattura contenga sia articoli esenti che soggetti a imposta nello stesso documento, in molti Paesi (inclusa l'Australia) è un obbligo di legge includere il dettaglio delle imposte a livello di singola riga. Se viene fornito solo il totale al netto delle imposte, devono essere inclusi chiaramente i dettagli fiscali. * * * #### **11\. Assicurarsi che gli importi totali siano corretti** - Mostrare una suddivisione del costo totale: - Ogni riga della fattura deve avere un totale  - La somma delle imposte e dei costi di riga deve riconciliarsi con il totale delle imposte e dei costi della fattura  - Eventuali spese di spedizione devono essere incluse come riga separata nei totali della fattura. - Se si addebita in una valuta DIVERSA da quella in cui opera l'acquirente, la valuta deve essere specificata nel totale della fattura. Ad esempio SGD in Australia, o USD a Singapore.  * * * #### **12\. Formattazione professionale** - Utilizzare un font chiaro e leggibile e un layout ben organizzato. - Includere il logo aziendale per il branding. - Fornire la fattura in formato PDF o E-PDF  - Non inserire immagini all'interno del documento  * * * ### **ESEMPIO DI FATTURA** * * * **\[Logo della tua azienda\]** **Nome fornitore:** Fresh Produce Co. **Indirizzo:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **Telefono:** +61 2 9876 5432 **E-mail:** billing@freshproduceco.com.au **ABN:** 12 345 678 910 * * * #### **Fattura** **Numero fattura:** INV-123456 **Data della fattura:** 10/01/2025 **Data di scadenza:** 24/01/2025 **Tipo di documento:** Tax Invoice **Ordine di acquisto (PO):** PO:000345 **Dati dell'acquirente:** **Nome:** HotelPlus Sydney **Indirizzo:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 * * * #### **Dati delle righe di prodotto** | **Codice prodotto** | **Descrizione** | **Quantità** | **Prezzo unitario (Escl. GST)** | **Totale riga (Escl. GST)** | **GST (10%)** | **Importo GST (AUD)** | **Totale riga (Incl. GST)** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 | | 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 | | 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 | **Subtotale (Escl. GST):** $90.00 **GST (10%):** $14.00 **Totale (Incl. GST):** **$104.00** * * * #### **Note aggiuntive** - Si prega di effettuare il pagamento tramite bonifico bancario sul seguente conto: **Nome banca:** ANZ Bank **Intestatario conto:** Fresh Produce Co. **BSB:** 012-345 **Numero di conto:** 678901234 - Per eventuali domande, vi invitiamo a contattarci all'indirizzo billing@freshproduceco.com.au.