# 페이퍼리스 이메일

> PurchasePlus의 페이퍼리스 이메일 영역에서 수행할 수 있는 작업:

Source: https://www.purchaseplus.com/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails

Markdown: https://www.purchaseplus.com/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md

# 페이퍼리스 이메일
**바로가기**:

-   ['페이퍼리스 이메일' 영역이란 무엇인가요?](#InboxDefn)
-   [페이퍼리스 이메일 확인하기](#ViewPaperlessEmails)
-   [스캔 작업](#scanning-task)
    -   [스캔 작업 상태](#ScanTaskStatuses)
-   [스캔 작업 확인하기](#ViewingScanTasks)
    -   [스캔 작업 잠금 및 잠금 해제](#LockingAndUnlockingScanTasks)
    -   [스캔 작업 생성 경로](#ScanTaskOrigins)
    -   [빠른 탐색 팁](#QuickNav)

-   [새 스캔 작업 생성하기](#CreatingNewScanTasks1)
    -   [여러 파일 스캔하기](#Scanningmultiplefiles)
    -   [AI 스캐너는 무엇을 감지하고 자동 입력하나요?](#whatIsDetected2)
-   [스캔 작업을 송장 또는 크레딧 노트로 변환하기](#ConvertingToDocument)
-   [스캔 작업 삭제하기](#DeletingScanTasks)

### 페이퍼리스 이메일

PurchasePlus의 페이퍼리스 이메일 영역에서는 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다:

1.  공급업체(또는 조직의 다른 사용자)가 전용 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 보낸 이메일을 확인합니다.
2.  [페이퍼리스 송장 처리 AI](/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai)가 문서를 처리하는 과정을 추적하고, 시스템에 생성된 결과 [송장](/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) 및 [크레딧 노트](/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes)를 확인합니다.

조직에 활성화되어 있는 경우, 페이퍼리스 이메일 기능은 사이드 탐색 표시줄에 **\[페이퍼리스 이메일\]**로 표시됩니다:

![사이드 탐색 표시줄의 페이퍼리스 이메일](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif)

페이퍼리스 이메일 영역은 두 개의 하위 영역으로 구성되어 있습니다:

-   **\[모두 보기\]** 페이퍼리스 이메일: 공급업체가 전용 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 보낸 각 이메일을 확인할 수 있습니다. 여기에는 거래명세서, 마케팅 콘텐츠, 중복 문서와 같이 시스템에서 자동으로 '필터링'(즉, 송장 또는 크레딧 노트를 생성하는 데 사용하지 않음)한 이메일도 포함됩니다.
-   **\[조치 항목\]:** 공급업체 정보가 누락된 스캔 작업(자세한 내용은 아래 참조)을 검토하고 수정할 수 있습니다.
-   **\[스캔 작업\]:** 공급업체의 이메일(PDF 첨부 파일 포함)과 시스템의 최종 송장 또는 크레딧 노트 사이의 중간 단계입니다.

### 페이퍼리스 이메일 확인하기

모든 페이퍼리스 이메일을 표 형태로 보려면 사이드 탐색 표시줄에서 **\[페이퍼리스 이메일\] → \[모두 보기\]**를 클릭합니다. 이 화면에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

-   보낸 사람 이메일, 받는 사람 이메일 등을 기준으로 특정 이메일 검색
-   이메일을 바탕으로 시스템에서 생성한 결과 스캔 작업, 송장 및/또는 크레딧 노트 링크 바로 확인:

![페이퍼리스 이메일 모두 보기 표](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif)

-   표에서 **\[이메일\]** 값을 클릭하여 원본 이메일을 자세히 확인합니다. 원본 첨부 파일은 이메일 하단에서 다운로드할 수도 있습니다:

![페이퍼리스 이메일 보기](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif)

### 스캔 작업

공급업체가 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 이메일로 전송하거나 사용자가 [AI 스캔 기능에 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 수동으로 업로드](#CreatingNewScanTasks1)하면, AI가 스캔 작업을 생성하고 고유한 스캔 번호를 할당합니다.

**\[스캔 작업\]** 섹션에서는 이러한 작업과 스캔 작업에서 최종적으로 생성된 모든 문서를 확인할 수 있습니다:

![스캔 작업 보기](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif)

스캔 작업은 공급업체의 PDF 송장 또는 크레딧 노트와 당사 소프트웨어를 사용하여 대사하고 내보내는 PurchasePlus [송장](/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) 또는 [크레딧 노트](/ko/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) 사이의 중간 단계라고 볼 수 있습니다.

#### 스캔 작업 상태

스캔 작업은 다음 상태 중 하나를 가질 수 있습니다:

-   **스캔 중 (회색)**: 스캔 작업이 최근에 시작되어 아직 스캔이 진행 중입니다.
-   **스캔 중 (빨간색)**: 스캔 작업이 5분 이상 지속되어 AI가 작업을 중단했으나, 기술적으로 작업이 아직 실패 처리되지는 않았습니다.
-   **스캔 완료 (파란색)**: 스캔 작업이 PDF 파일을 성공적으로 처리했으나 비즈니스 규칙을 충족하지 못하여 사람의 검토가 필요한 상태입니다. 연중무휴 24시간 운영되는 송장 처리 팀이 몇 시간 내에 이를 처리합니다. 또는 처리 속도를 높이기 위해 언제든지 [직접 필요한 수정을 진행](#ConvertingToDocument)할 수도 있습니다.
-   **완료됨 (초록색)**: 스캔 작업을 통해 송장 또는 크레딧 노트가 생성되었으며 더 이상 조치가 필요하지 않습니다. 스캔 작업 기록이 유지되므로 해당 작업에서 생성된 실제 문서(송장 또는 크레딧 노트)를 빠르게 확인할 수 있습니다.
-   **실패함 (빨간색)**: 어떤 이유로 스캔 작업이 실패했습니다. 실패한 스캔 작업을 클릭하여 열고 수동으로 검토 및 업데이트할 수 있습니다.

개별 스캔 작업 상태에 대한 자세한 내용을 보려면 상태 표시기 위로 마우스를 가져가면 됩니다.

### 스캔 작업 확인하기

사이드 탐색 표시줄에서 **\[페이퍼리스 이메일\] → \[스캔 작업\]**으로 이동하여 조직의 모든 스캔 작업 기록을 확인할 수 있습니다:

![스캔 작업 표](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif)

이 표 화면에서는 각 스캔 작업에 대한 다음과 같은 주요 정보를 확인할 수 있습니다:

-   **스캔 번호:** AI 스캐너가 이 스캔 작업에 할당한 고유 작업 식별자입니다.
-   **잠금 상태:** 다른 사용자가 [편집을 위해 작업을 잠갔는지](#LockingAndUnlockingScanTasks) 여부입니다. 

-   **공급업체:** 조직에 원본 PDF를 보낸 공급업체입니다. 
-   **구매자:** 해당 문서가 할당된 조직입니다.
-   **생성된 문서:** 스캔 작업에서 생성된 송장 또는 크레딧 노트로 연결되는 링크입니다.
-   **문서 유형:** 스캔 작업이 송장인지 크레딧 노트인지 식별된 유형을 나타냅니다.
-   **상태:** 스캔 작업의 현재 상태입니다. 상태 표시기 위에 마우스를 올리면 스캔 작업 상태에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다. _자세한 내용은 위의 [스캔 작업 상태](#ScanTaskStatuses)를 참조하세요._
-   **PDF 파일**: AI 스캐너에 업로드된 원본 PDF 링크입니다.
-   **생성 일시:** 스캔 작업이 생성된 날짜와 시간입니다.  

열 관리를 선택하여 추가 데이터 항목을 표시할 수도 있습니다.   
  

표에서 **\[스캔 번호\]**를 클릭하면 개별 스캔 작업을 확인할 수 있습니다:

![스캔 완료 상태의 스캔 작업](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif)

이 화면에서 필요한 경우 스캔 작업을 업데이트하고 송장 또는 크레딧 노트를 생성할 수 있습니다. 자세한 내용은 [아래](#ConvertingToDocument)를 참조하세요.

#### 스캔 작업 잠금 및 잠금 해제

스캔 작업은 '잠금' 또는 '잠금 해제' 상태일 수 있습니다. 사용자는 검토 중인 스캔 작업을 잠가 다른 사용자에게 자신이 편집 중임을 알릴 수 있으며, 완료되면 잠금을 해제할 수 있습니다.

![잠김 또는 잠금 해제된 스캔 작업](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif)

잠금 상태로 [스캔 작업을 생성](#CreatingNewScanTasks1)할 수도 있습니다.

#### 스캔 작업 생성 경로

스캔 작업 페이지에는 다음과 같은 경로로 생성된 모든 스캔 작업이 표시됩니다:

-   공급업체(또는 소속 조직의 사용자)로부터 이메일(PDF 첨부 파일 포함)로 수신된 작업
-   스캔 작업 페이지를 통해 직접 생성된 작업
-   사용자가 **\[PDF 끌어다 놓기\]** 옵션을 선택한 경우, [새 송장 생성](/ko/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) 및 [새 크레딧 노트 생성](/ko/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) 화면을 통해 생성된 작업:

![PDF에서 새 송장 생성](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif)

#### 스캔 작업 페이지 탐색을 위한 빠른 팁

스캔 작업 페이지에는 사용자가 원하는 스캔 작업을 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 세 가지 주요 탐색 지원 기능이 있습니다:  
  
![스캔 작업 검색](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif)

1.  **상태별 필터링:** 페이지 상단의 탭을 사용하여 스캔 중, 스캔 완료, 완료됨, 차단됨, 실패함, 삭제됨 상태 중 하나로 스캔 작업 목록을 빠르게 필터링할 수 있습니다.
2.  **고급 검색:** 다음 항목이 포함됩니다. 
    1.  **문서 번호로 검색:** 사용자는 스캔 작업에서 송장 또는 크레딧 노트를 생성할 때 AI가 부여한 문서 번호를 사용하여 검색할 수 있습니다.  
    2.  **보낸 사람 이메일로 검색:** 보낸 사람의 이메일 주소를 사용하여 해당 특정 이메일에서 전송된 일부 또는 모든 송장을 찾을 수 있습니다.  
    3.  송장, 크레딧 노트 또는 둘 다로 **필터링**.
3.  **공급업체 이름으로 검색:** 단일 공급업체 이름(PurchasePlus에 표시된 이름)을 입력하여 해당 공급업체가 원본 PDF의 발신자로 식별된 스캔 작업 목록을 확인합니다.

### 새 스캔 작업 생성하기 

스캔 작업 페이지에서 직접 새 스캔 작업을 수동으로 생성하려면 **\[새 스캔 작업 생성\]**을 클릭합니다:

![수동으로 새 스캔 작업 생성](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif)

스캔할 PDF를 업로드하기 전에 해당 작업이 송장과 크레딧 노트 중 어느 것에 해당하는지 지정할 수 있는 옵션이 제공됩니다:

![새 스캔 작업 생성](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif)

문서와 관련된 공급업체를 직접 지정할 수도 있지만, 지정하지 않더라도 AI 스캐너가 스캔 중에 공급업체 감지를 시도합니다.

마지막으로 스캔 작업을 잠금 상태로 표시할지 여부를 결정하는 옵션이 있습니다.

**\[잠금으로 표시\]** 옵션을 선택하면 결과 작업이 잠금 처리되며 스캔 완료 상태로 유지됩니다. 송장 또는 크레딧 노트가 생성되기 전에 사람의 수동 검토가 필요합니다.

스캔을 시작할 준비가 되면 **\[시작\]**을 클릭합니다.

![스캔 작업 시작](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif)

생성하려는 송장 또는 크레딧 노트가 중복될 가능성이 있는 경우 경고가 표시됩니다. 그렇지 않은 경우 스캔 작업이 **\[스캔 작업\]** 표에 '스캔 중' 상태로 표시되고, 잠시 후 '스캔 완료' 상태로 바뀝니다.

PDF가 스캔 완료 상태로 진행되면 추출된 데이터를 검토한 후 **\[송장 보기\]** 또는 **\[크레딧 노트 보기\]**를 클릭할 수 있습니다. 또한 **\[스캔 작업으로 돌아가기\]**를 클릭하여 저장하고 나갈 수도 있습니다.

![스캔된 송장 검토](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif)

이 화면에서 왼쪽 패널을 아래로 스크롤하여 자동으로 일치된 구매 주문을 확인할 수 있습니다:

![스캔에서 자동으로 일치된 구매 주문](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif)

그리고 송장 또는 크레딧 노트를 보기 전에 문서의 품목 라인을 편집할 수 있습니다:

![스캔된 송장 품목 라인 편집](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif)

(위 이미지): 스캔 작업의 라인을 하나 이상 선택하여 다음을 수행할 수 있습니다:

-   라인 **\[삭제\]**
    
-   기존 카탈로그 제품과의 연결을 제거하기 위한 라인 **\[연결 해제\]** 
    
-   선택한 라인의 세금 계산 값을 업데이트하기 위한 **\[세율 설정\]** 또는
-   선택한 라인의 선택을 취소하기 위한 **\[선택 해제\]**

라인을 **\[연결 해제\]**한 후에는 해당 라인 위에 마우스를 올리고 연필 아이콘을 클릭하여 송장 품목 라인의 일부 세부 정보를 편집할 수 있습니다:

![스캔 작업의 연결 해제된 라인 편집](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif)

여기에서 제품 코드, 브랜드, 판매 수량 등 다양한 필드를 업데이트할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 품목 라인 왼쪽의 **\[연결\]**, **\[삭제\]** 또는 **\[라인 삽입\]** 옵션을 사용하여 스캔 작업을 더 수정할 수 있습니다.

![연결 해제된 스캔 라인 편집](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif)

#### 여러 스캔 작업 동시 생성하기

한 번의 작업으로 여러 PDF를 업로드하도록 선택할 수 있습니다. 이 경우 AI 스캐너는 PDF당 하나의 스캔 작업을 생성합니다. 이는 대량의 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 PurchasePlus로 신속하게 가져올 수 있는 매우 강력한 방법입니다.

**팁**: 스캔 작업을 생성하는 동안 '송장' 또는 '크레딧 노트'를 선택하면 이 선택 항목이 결과로 생성되는 모든 스캔 작업에 적용되며, 현재 스캔 후에는 이 선택을 변경할 수 없습니다. 따라서 모든 PDF 송장을 업로드하여 스캔 작업을 시작한 다음, 모든 PDF 크레딧 노트에 대해 동일한 과정을 반복하는 것을 권장합니다.

#### PDF에서 무엇을 추출하고 AI 스캐너가 자동 입력할 수 있나요?

-   공급업체(일치하는 항목이 있는 경우)
    
-   PO 번호(PO 번호가 있는 경우)
    
-   부서 및 계정 코드(해당하는 경우)
    
-   각 송장 품목 라인의 제품(일치하는 항목이 있는 경우)
    
-   각 송장 품목 라인에 있는 각 신규 제품의 카테고리 및 하위 카테고리
    

### 스캔 작업을 송장 또는 크레딧 노트로 변환하기

스캔 작업은 조직 내의 PurchasePlus 사용자가 검토한 후 송장 또는 크레딧 노트로 수동 변환해야 합니다.

변환하려면 먼저 AI 스캔 수신함에서 스캔 작업의 스캔 번호를 클릭합니다. 스캔 작업은 스캔 완료 상태여야 합니다:

![스캔 작업을 문서로 변환](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif)

원본 PDF와 함께 AI 스캐너가 추출하고 자동 입력한 데이터가 표시되는 송장 또는 크레딧 노트 생성기 화면으로 이동합니다.

원하는 경우 여기에서 추출된 대부분의 데이터(예: 참조 번호, 계정 코드, 품목 라인 및 단가)를 검토하고 수정할 수 있습니다. 

데이터 확인이 끝나면 **\[송장 생성\]** 또는 **\[크레딧 노트 생성\]**을 클릭합니다:

![스캔을 송장으로 변환하는 두 번째 단계 - 송장 생성기](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif)

#### 설정: 수동 처리 vs 자동 처리

조직에 적용된 설정에 따라 **\[송장 생성\]** 또는 **\[크레딧 노트 생성\]**을 클릭할 때 플래그 설정 및 임계값에 맞춰 결과 문서가 자동으로 처리되어 처음에 승인 대기 중 또는 대사 완료 상태로 나타날 수 있습니다. 조직에서 이 설정을 사용하지 않는 경우 송장 또는 크레딧 노트는 처음에 미결 상태로 표시됩니다.

### 스캔 작업 삭제하기

스캔 작업 페이지의 **\[더 보기\]** 메뉴에서 **\[삭제\]**를 클릭하여 스캔 작업을 삭제할 수 있습니다:

![스캔 작업 삭제](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif)

적절한 권한을 가진 다른 사용자가 볼 수 있도록 삭제 사유를 입력할 수 있습니다.

완료됨 상태를 제외한 모든 상태에서 스캔 작업을 삭제할 수 있습니다.