# Batch-exportbestand

> Afhankelijk van hoe uw Organisatie is geconfigureerd, kunt u Facturen en Creditnota's individueel exporteren (Type A), of via een Batch-exportbestand (Type B).

Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file

Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file.md

# Batch-exportbestand
Afhankelijk van hoe uw Organisatie is geconfigureerd, kunt u [Facturen](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) en Creditnota's individueel exporteren (Type A), of via een Batch-exportbestand (Type B).

In dit artikel lichten we het **Type B**-scenario toe, waarbij Facturen en Creditnota's worden [gemarkeerd als 'Klaar voor export'](/nl/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) om te worden opgenomen in een Batch-exportbestand. Als uw Organisatie Facturen en Creditnota's individueel exporteert (Type A), raadpleeg dan ons artikel [Een Factuur of Creditnota exporteren](/nl/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note).

Ga direct naar:

-   [Een exportbestand aanmaken](#CreateAnExportFile)
    
-   [Probleemoplossing](#troubleshooting)
    
    -   [Factuur of Creditnota blijft hangen op Exporteren](#StuckInExporting)
    -   [Een Export Response Logbestand genereren](#GenerateLogFile)

### Een exportbestand aanmaken

1\. Selecteer \[**Facturen**\] **→** \[**Exportcentrum**\] in het navigatiemenu aan de zijkant.

2\. Klik op \[**Nieuw exportbestand aanmaken**\]. Let op: alleen gebruikers met de juiste machtigingen kunnen Exportbestanden aanmaken.

![Een nieuw Batch-exportbestand aanmaken](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-1.avif)

3\. Vul alle velden naar wens in.

a. Bepaal de \[**Op te nemen documenttypen**\]. U kunt alleen Facturen, alleen Creditnota's, of zowel Facturen als Creditnota's opnemen.

b. \[**Inkoperselectie**\] om te selecteren welke Inkopers worden opgenomen. Deze selectie is alleen van toepassing als meerdere Inkooporganisaties hetzelfde crediteurenadministratiesysteem (AP-systeem) gebruiken in PurchasePlus.

c. \[**Selecteer een datumbereik**\].

d. Bepaal of u automatisch \[**Documenten wilt markeren als geëxporteerd na voltooiing**\]. Dit is een belangrijke stap, aangezien hiermee de status van elke Factuur of Creditnota in het Exportbestand automatisch wordt bijgewerkt naar \`Geëxporteerd\` zodra het Exportbestand succesvol is aangemaakt.

e. \[**Voltooid exportbestand per e-mail verzenden als bijlage**\]. Dit is een optionele stap waarmee u het voltooide Exportbestand als bijlage naar een of meerdere e-mailadressen kunt sturen. Let op: als het exportbestand dat als bijlage wordt verzonden erg groot wordt, kan de verzending per e-mail mislukken. In dat geval kunt u het Exportbestand nog altijd handmatig downloaden vanuit PurchasePlus.

f. **\[Exportbestandsnaam\].** Hier kunt u de bestandsnaam voor het Exportbestand instellen. De bestandsnaam wordt vóór de bestandsextensie ingevoegd.

g. \[**Voltooid exportbestand elektronisch verzenden**\]. Als uw Organisatie is geconfigureerd met Elektronische bestemmingen voor export, is elke Bestemming hier beschikbaar. Indien van toepassing kunt u een Bestemming selecteren waarnaar het Exportbestand elektronisch wordt verzonden zodra het succesvol is aangemaakt. Neem [contact op met ons vriendelijke klantenserviceteam](https://www.purchaseplus.com/contact-us) als u uw Exportbestanden naar een Elektronische bestemming wilt sturen, zoals een FTP-server of API-eindpunt.

![Formulier Nieuw exportbestand aanmaken](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-2.avif)

4\. Klik onderaan het formulier op \[**Exportbestand aanmaken**\].

5\. U wordt teruggeleid naar het Exportcentrum en het Exportbestand dat u hebt gestart, verschijnt bovenaan de lijst met Exportbestanden. Het Exportbestand heeft aanvankelijk de status 'In behandeling' en wordt automatisch bijgewerkt naar 'Voltooid' zodra het Exportbestand gereed is om te downloaden. Klik op \[**Downloaden**\] om het bestand te openen en op uw apparaat op te slaan. Het bestand wordt opgemaakt volgens de instellingen die voor uw Organisatie in PurchasePlus zijn toegepast. U kunt het bestand nu handmatig importeren in uw externe boekhoudplatform.

![Exportcentrum Exportbestand downloaden](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-3.avif)

6\. Als u bij het aanmaken van het Exportbestand niet hebt gekozen voor 'Documenten markeren als geëxporteerd na voltooiing', zult u zien dat de Facturen en Creditnota's in het Exportbestand nog steeds de status 'Klaar voor export' hebben. Dit is gebruikelijk, aangezien u wellicht wilt wachten tot het Exportbestand met succes is geïmporteerd in uw externe boekhoudsysteem voordat u de documenten in PurchasePlus markeert als Geëxporteerd.

Wanneer u zover bent om alle Facturen en Creditnota's naar de status 'Geëxporteerd' over te zetten, klikt u op \[**Meer**\] **→** \[**Markeren als geëxporteerd**\]. De Facturen en Creditnota's worden bijgewerkt naar 'Geëxporteerd'.

![Markeren als geëxporteerd](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-4.avif)

7\. Om facturen te bekijken die in een export zijn opgenomen, klikt u op \[**Aantal**\] in de kolom Facturen. Er opent zich een pop-upvenster waarin alle Facturen worden weergegeven die in de export zijn opgenomen.

![In de export opgenomen facturen bekijken](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-5.avif)

8\. U kunt ook op het Exportnummer klikken om de CSV-exportgegevens in een tabel te bekijken, evenals een lijst met de Factu(u)r(en) of Creditnota('s) in het Exportbestand.

### Probleemoplossing

#### Factuur of Creditnota blijft hangen op de status 'Exporteren'

Als een Factuur of Creditnota vastzit op de status Exporteren, duidt dit meestal op een tijdelijk synchronisatieprobleem met uw AP-systeem. Om dit op te lossen, moet u het [document terugzetten naar de status "Afgestemd"](/nl/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) om de verzending opnieuw in gang te zetten. Volg hiervoor deze stappen:

1.  Open de Factuur of Creditnota die momenteel vastzit op Exporteren. Klik in de rechterbovenhoek van de factuurkop op het pictogram met de **drie verticale puntjes (⋮)**.
    
2.  Selecteer \[**Terugzetten naar Afgestemd\]**. Hiermee wordt de huidige exportpoging gestopt en keert de Factuur terug naar een beheerbare staat.
    
3.  Klik op de rode knop \[**Factuur terugzetten\]** om te bevestigen. De status verandert van geel (Exporteren) naar groen (Afgestemd).
    
4.  Controleer de factuurgegevens. Controleer vóórdat u de export opnieuw probeert het volgende om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn:
    
    1.  Leveranciersgegevens en het bedrijfsnummer van de leverancier.
        
    2.  Afdelingen en grootboekrekeningen.
        
    3.  Factuurtotalen en btw-bedragen.
        
5.  Start de export opnieuw. Zodra u hebt gecontroleerd of de gegevens juist zijn:
    
    1.  Zoek de gele knop met de tekst \[**Markeren als klaar voor export\]**. Klik op deze knop om de Factuur weer in de exportwachtrij te plaatsen.
        
    2.  [Maak een Batch Factuur- en Creditnotabestand aan](/nl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) dat dit document bevat.
6.  PurchasePlus zal nu proberen de Factuur of Creditnota opnieuw in een Batchbestand naar uw AP-systeem te verzenden. Zodra het bestand succesvol is verzonden, verandert de statusbadge naar **paars (Geëxporteerd)**.
    

**Nog steeds problemen?**

1.  Neem contact op met uw interne IT- of systeembeheerder om te controleren of de API-verbinding van uw organisatie met het AP-systeem actief is.
    
2.  [Neem contact op met de PurchasePlus-klantenservice.](/nl/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) Als uw IT-afdeling bevestigt dat de verbinding in orde is, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp.
    

#### Een Export Response Logbestand genereren

Uw interne IT-team wil bij verzendingsfouten mogelijk een Response Logbestand bekijken. Volg deze stappen om zo'n bestand te genereren:

1.  Navigeer naar **\[Facturen\] → \[Exportcentrum\]**
    
2.  Zoek de desbetreffende export op. U kunt filteren op Mislukt, of zoeken naar de export met de status Mislukt in de kolom Gebeurtenis verzenden:  
    ![Mislukte export in Exportcentrum](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-6.avif)
    
3.  Klik in dezelfde rij op de knop \[**Bekijken\]** onder de kolom Overzicht:  
    ![Knop Exportoverzicht bekijken](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-7.avif)
    
4.  Scrol in het venster met exportdetails dat verschijnt naar beneden naar het gedeelte **Respons** en **Response Logbestand**:  
    ![Response Logbestand](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-8.avif)
    
5.  Download het logbestand. U kunt indien gewenst ook de responsgegevens kopiëren:  
    ![Response Logbestand bij een mislukte export](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-9.avif)