# Een factuur aanmaken

> PurchasePlus-gebruikers kunnen een nieuwe factuur aanmaken om een digitaal, programmatisch overzicht te hebben van een factuur die is ontvangen van een leverancier, die vervolgens kan worden gekoppeld aan

Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice

Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice.md

# Een factuur aanmaken
PurchasePlus-gebruikers kunnen een nieuwe [factuur](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) aanmaken om een digitaal, programmatisch overzicht te hebben van een factuur die is ontvangen van een [leverancier](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers), die vervolgens kan worden [gekoppeld aan een inkooporder,](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) afgestemd, [goedgekeurd](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) en geëxporteerd naar een extern boekhoudsysteem.

Ga naar:

-   [Een factuur aanmaken](#create-an-invoice)
-   [Handmatig aanmaken](#create-manually)
    -   [Optie 1: Handmatig factuur aanmaken](#Option1ManuallyCreateInvoice)
        -   [Factuurregels toevoegen](#AddingInvoiceLines)
    -   [Optie 2: PDF slepen en neerzetten](#Option2DragAndDropPDF)
    -   [Optie 3: Aanmaken op basis van document](#Option3CreateFromDocument)
    -   [Factuur koppelen aan inkooporder](#MatchInvoiceToPurchaseOrder)
    -   [Factuurmarkeringen controleren](#ReviewInvoiceFlags)

### Een factuur aanmaken

Er zijn drie opties om een factuur aan te maken in de gebruikersinterface van PurchasePlus: **handmatig de factuur en [alle bijbehorende regels](#AddingInvoiceLines) aanmaken**, de PDF slepen en neerzetten in onze **PDF-scan-AI**, of een **inkooporder of goederenontvangstbewijs** als basis voor de factuur gebruiken. In dit artikel worden deze drie opties uitgelegd.

Daarnaast kunnen uw leveranciers [rechtstreeks een factuur naar PurchasePlus sturen,](/nl/docs/for-purchasers/send-an-invoice-to-purchaseplus) zodat onze software die factuur in het systeem kan scannen en automatisch de factuur vanuit de PDF kan aanmaken (en mogelijk verwerken) zonder dat gebruikers binnen uw organisatie enige actie hoeven te ondernemen. Dit is een optionele functie genaamd de [Paperless Invoicing](https://www.purchaseplus.com/paperless-invoicing)-module, en deze moet in uw account worden ingeschakeld door PurchasePlus. Neem [contact met ons op](/nl/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) als u deze module wilt laten inschakelen.

### Handmatig aanmaken

Selecteer \[**Facturen**\] → \[**Nieuwe factuur**\] in de navigatiebalk aan de zijkant. U ziet deze optie alleen als u over de juiste bevoegdheid beschikt (genaamd 'Facturen en creditnota's beheren'). Als u deze optie niet ziet, neem dan contact op met een beheerder van uw organisatie en vraag om deze bevoegdheid in te schakelen.

![Aanmaakopties voor nieuwe factuur](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-1.avif)

U krijgt drie opties te zien voor het aanmaken van uw nieuwe factuur:  
![Een factuur aanmaken](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-2.avif)

#### Optie 1: Handmatig factuur aanmaken  

Vul alle van toepassing zijnde velden voor de nieuwe factuur in en klik op \[**Factuur aanmaken**\]. U kunt de btw en totalen van de factuur wijzigen nadat de factuur is aangemaakt.

![Factuurgegevens invoeren](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-3.avif)

**Factuurregels toevoegen**

Zodra de factuur is aangemaakt, komt u in de factuur terecht en zult u zien dat deze aanvankelijk nul regels bevat. Klik op \[**Factuurregel toevoegen**\] om een of meer factuurregels aan uw factuur toe te voegen.  
  
![Factuurregel toevoegen](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-4.avif)

'Een factuurregel toevoegen' betekent dat u een product, aantal, eenheidsprijs en btw-% aan de factuur toevoegt. Voor elke factuurregel kunt u:

a. \[**Zoeken op naam of merk**\],

b. \[**Geavanceerd zoeken naar producten**\] gebruiken, of

c. \[**Een nieuw product aanmaken**\] indien nodig.

We raden aan om 'Geavanceerd zoeken naar producten' te gebruiken om er zeker van te zijn dat u het juiste product aan uw factuur toevoegt.

![Zoeken in factuurregel toevoegen](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-5.avif)

Zodra u het juiste product hebt gevonden en geselecteerd, vult u de velden van de factuurregel in en klikt u op \[**Factuurregel toevoegen**\].![Gegevens factuurregel toevoegen](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-6.avif)

Factuurregels kunnen subregels hebben; dit zijn krachtige methoden om aanvullende gegevens met betrekking tot een factuurregel te koppelen en te communiceren. Raadpleeg voor meer informatie over subregels ons artikel: [Factuurregels bijwerken met de geavanceerde modus](/nl/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode).

### Optie 2: PDF-factuur slepen en neerzetten

_**Let op:** Deze functie is experimenteel en werkt momenteel alleen goed bij eenvoudige PDF-facturen met eenvoudige regels. Probeer het gerust uit; we blijven deze functie de komende weken verbeteren, zodat complexere facturen van meerdere pagina's ook worden ondersteund._ 

Deze optie maakt gebruik van onze nieuwe [AI-scanfunctie](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails). Sleep de PDF simpelweg naar het uploadveld, selecteer de leverancier van wie de factuur afkomstig is en bepaal of u de scantaak als vergrendeld wilt markeren. Als de optie **\[Markeren als vergrendeld\]** is geselecteerd, wordt de scantaak vergrendeld en blijft deze in de status Gescand staan. Handmatige menselijke controle is vereist voordat er een factuur of creditnota wordt aangemaakt:

![PDF-factuur uploaden via slepen en neerzetten](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-7.avif)

De aangeleverde PDF wordt gescand met behulp van onze nieuwe AI-technologie en vervolgens in PurchasePlus als factuur aangemaakt. 

Bepaalde kopgegevens van de factuur worden gedetecteerd en vooraf ingevuld door onze AI-scanner, zoals:

-   Leverancier (als er een overeenkomst wordt gevonden),
-   Inkoopordernummer (als er een inkoopordernummer beschikbaar is),
-   Afdeling en grootboekrekening (indien van toepassing).

Op vergelijkbare wijze zal onze AI-scanner bepaalde gegevens op _regel-_niveau van de factuur detecteren en vooraf invullen, zoals:

-   Product (als er een overeenkomst wordt gevonden in onze database), en
-   Categorie en subcategorie van elk nieuw product op elke factuurregel (indien beschikbaar).

De factuurscan moet worden gecontroleerd door een PurchasePlus-gebruiker binnen uw organisatie voordat deze officieel als reguliere factuur wordt aangemaakt. Zodra u tevreden bent met de factuur, klikt u op **\[Factuur bekijken\]** in de rechterbovenhoek van het scherm:

![Gescande factuur controleren met Factuur bekijken](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-8.avif)Afhankelijk van de configuratie van uw organisatie kan het klikken op **\[Factuur bekijken\]** in de bovenstaande afbeelding de factuur automatisch verwerken op basis van uw [markeringsinstellingen en drempelwaarden](/nl/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained), zodat deze initieel de status 'Wacht op goedkeuring' _of_ 'Afgestemd' krijgt (in plaats van een 'Open'-status). Als deze instelling niet is ingeschakeld, verschijnt de factuur in de status 'Open', klaar voor handmatige controle.

_Als dit voor uw organisatie is ingeschakeld, kunt u er ook voor kiezen om een factuur te uploaden via **\[Facturen\] → [AI-scan-inbox](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)** als scantaak. De AI-scanner maakt de factuur of creditnota dan op een vergelijkbare manier aan als hierboven beschreven._

### Optie 3: Aanmaken op basis van document

Selecteer een inkooporder of goederenontvangstbewijs in de vervolgkeuzemenu's:

![3\. Factuurmaker - Vanuit een PO of GR](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-9.avif)

De factuur wordt vervolgens gegenereerd op basis van de informatie op de geselecteerde inkooporder of het goederenontvangstbewijs. Ook hier moet het resultaat worden gecontroleerd door een PurchasePlus-gebruiker binnen uw organisatie voordat het officieel als reguliere factuur wordt aangemaakt.

![Factuur aanmaken vanuit een inkooporder](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-10.avif)

Net als bij Optie 2 kan het klikken op **\[Factuur aanmaken\]** in de bovenstaande afbeelding, afhankelijk van de configuratie van uw organisatie, de factuur automatisch verwerken volgens uw [markeringsinstellingen en drempelwaarden](/nl/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained), zodat deze initieel in de status 'Wacht op goedkeuring' of 'Afgestemd' verschijnt (in plaats van de status 'Open').

### Factuur koppelen aan inkooporder

1\. Indien van toepassing moet u een inkooporder aan uw factuur koppelen. Klik op \[**Inkooporder zoeken en koppelen**\] om de factuur aan de juiste inkooporder te koppelen.

2\. Selecteer \[**Koppelen**\] bij de juiste inkooporder en klik vervolgens op \[**Koppeling toepassen**\].

![Inkooporder zoeken en koppelen](/images/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice-11.avif)

Raadpleeg ons artikel [Een inkooporder koppelen aan een factuur](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) voor meer informatie over het koppelen van facturen en inkooporders.

### Factuurmarkeringen controleren

Afhankelijk van hoe uw organisatie is geconfigureerd, kunnen er [markeringen](/nl/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) op de factuur (of op elke factuurregel) worden geplaatst. Deze moeten mogelijk worden opgelost voordat de factuur kan doorstromen naar de status Afgestemd en in aanmerking komt voor export. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een [onaanvaardbare afwijking](/nl/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained) tussen de eenheidsprijs op de factuur en de overeenkomstige regel op de gekoppelde inkooporder.

Nadat alle markeringen op de factuur zijn afgehandeld, kunt u kiezen of u de factuur wilt markeren als Afgestemd of wilt indienen ter goedkeuring. Als u de optie hebt om de factuur in te dienen ter goedkeuring, moet deze een beoordelings- en goedkeuringsproces doorlopen door een andere gebruiker binnen uw organisatie om de status Afgestemd te bereiken. Omgekeerd, als u de optie hebt om de factuur direct als Afgestemd te markeren, betekent dit dat u alle markeringen succesvol hebt opgelost en de factuur direct kunt doorzetten naar de status Afgestemd.

Zodra de factuur de status Afgestemd heeft, kunt u of een andere gebruiker van uw organisatie besluiten dat de factuur gereed is om te worden geëxporteerd naar uw externe boekhoudplatform.

Raadpleeg ons artikel [Een factuur goedkeuren](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) voor meer informatie over het controleren en goedkeuren van facturen.