# Overzicht

> Bestellijsten zijn een krachtige manier om inkoopbeslissingen binnen een organisatie te standaardiseren en te automatiseren - zodat inkopers de juiste producten kunnen kopen

Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists

Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists.md

# Overzicht
Ga naar:

-   [Overzicht](#overview)
-   [Een nieuwe bestellijst aanmaken](#CreatingANewBuyList)
-   [Producten beheren](#manage-products)
-   [Een bestellijst importeren of exporteren](#ImportOrExportABuyList)
-   [Een aanvraag aanmaken](#create-a-requisition)
-   [Geavanceerd](#BuyListAdvancedFeatures)
    -   [Gevolgen van bestellijsteigenaarschap en -hiërarchie](#OwnershipAndHierarchy) 
    -   [Afdelingen en grootboekrekeningen per bestellijst](#DeptAccountCodes)
    -   [Afdelingen en grootboekrekeningen per bestellijstitem](#DeptAccountCodePerBuyListItem)
    -   [Ingeschakelde leveranciers per bestellijst](#EnabledSuppliersPerBuyList)

### Overzicht

Bestellijsten zijn een krachtige manier om inkoopbeslissingen binnen een organisatie te standaardiseren en te automatiseren - zodat inkopers de **juiste producten van de juiste leveranciers tegen de juiste prijs** kunnen kopen.

Een bestellijst is een manier om een vooraf gedefinieerd 'boodschappenlijstje' van [Producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products) samen te stellen waarin de inkoper geïnteresseerd is. Een bestellijst toont alle beschikbare prijzen/offertes voor die producten, uit alle [Catalogi](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs) van hun leveranciers.

![Een bestellijst bekijken in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-1.avif)

Bestellijsten worden nog waardevoller wanneer een gebruiker met de machtiging 'Bestellijstaanvragen aanmaken' een [Bestellijstaanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list) aanmaakt. 

![Een aanvraag aanmaken vanuit een bestellijst in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-2.avif)

De gebruiker wordt begeleid bij het toevoegen van de vooraf gedefinieerde producten aan de [Aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions) en wordt aangemoedigd om de laagste prijs te selecteren van de [Leveranciers](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) die dat product aanbieden. 

Zodra de aanvraag door de gebruiker is ingediend en [goedgekeurd door de vereiste fiatteurs](/nl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition), wordt deze opgesplitst in meerdere [Inkooporders](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) en verzonden naar de leveranciers die in de aanvraag zijn aangewezen.

### Een nieuwe bestellijst aanmaken

Inkopers met de machtiging 'Bestellijsten beheren' kunnen een nieuwe bestellijst aanmaken via **\[Bestellijsten\] → \[Nieuwe bestellijst\]** in het navigatiemenu aan de zijkant, en beginnen met het toevoegen van producten aan de bestellijst.

![Een nieuwe bestellijst aanmaken in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-3.avif)

Lees ons artikel over [Een nieuwe bestellijst aanmaken](/nl/docs/for-purchasers/create-a-new-buy-list) voor meer informatie.

### Een bestellijst importeren en exporteren

Inkopers met de machtiging 'Bestellijsten beheren' kunnen een bestellijst vullen met producten via een CSV-upload op het tabblad **\[Bestellijst\] → \[Import\]**. Het is erg belangrijk dat het CSV-bestand correct is geformatteerd; u kunt de functie **\[Exporteren\]** gebruiken om een CSV-bestand te genereren dat de juiste indeling heeft voor importen.

Het importeren en exporteren van de bestellijst wordt weergegeven als tabbladen in de koptekst van de bestellijst:

![Een bestellijst importeren of exporteren](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-4.avif)

### Producten beheren

Inkopers met de machtiging 'Items toevoegen aan bestellijsten' kunnen producten toevoegen aan en verwijderen uit een bestaande bestellijst.

![Een product toevoegen aan een bestellijst in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-5.avif)

Bij het toevoegen van producten aan bestellijsten (vooral die bedoeld zijn voor het aanmaken van aanvragen voor geregistreerde leveranciers) wordt het **ten zeerste aanbevolen** om waar mogelijk artikelen te selecteren uit de [Door leverancier beheerde catalogus](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs#SupplierVsSelf-ManagedCatalog) (en niet uit een zelfbeheerde catalogus).

Dit zorgt ervoor dat de productgegevens (codes, prijzen, maateenheden, enz.) nauwkeurig en actueel zijn en door de leverancier worden herkend. Dit verkleint op zijn beurt de kans op afwijkingen, orderafwijzingen of handmatige correcties achteraf.

Bovendien kunnen leverancierscatalogi in de loop van de tijd veranderen; producten kunnen worden toegevoegd, bijgewerkt, vervangen of stopgezet — het is daarom een goede gewoonte om uw bestellijsten regelmatig te controleren.

Lees ons artikel over [Producten beheren in een bestellijst](/nl/docs/for-purchasers/manage-products-in-a-buy-list) voor meer informatie.

### Een aanvraag aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Bestellijstaanvragen aanmaken' kunnen een nieuwe aanvraag aanmaken vanuit de bestellijst. Lees ons artikel over [Een aanvraag aanmaken vanuit een bestellijst](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list) voor meer informatie.

### Geavanceerd

#### Gevolgen van bestellijsteigenaarschap en -hiërarchie 

Elke bestellijst heeft een 'Eigenaar', wat de organisatie is waaronder de bestellijst oorspronkelijk is aangemaakt:

![Eigenaar van bestellijst](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-6.avif)

Organisaties in PurchasePlus bestaan meestal binnen een hiërarchie - d.w.z. organisaties kunnen 'bovenliggende' en 'onderliggende' niveaus hebben die respectievelijk boven en onder de betreffende organisatie staan. PurchasePlus gebruikt de 'Eigenaar' van de bestellijst om te bepalen welke gebruikers, bij welke organisaties in de hiërarchie, de bestellijst kunnen beheren.

-   Gebruikers kunnen:
    -   Een bestellijst bekijken, de instellingen beheren en de producten beheren van een bestellijst die eigendom is van hun momenteel ingelogde organisatie.
    -   Alle bestellijsten bekijken die eigendom zijn van organisaties boven en onder hun momenteel ingelogde organisatie.
    -   De instellingen beheren van een bestellijst die eigendom is van een onderliggende organisatie ten opzichte van hun momenteel ingelogde organisatie (bijv. de naam, afdeling, enz.).
    -   Producten toevoegen aan en producten verwijderen uit een bestellijst die eigendom is van een onderliggende organisatie ten opzichte van hun momenteel ingelogde organisatie.

-   Gebruikers kunnen **niet**:
    -   De instellingen beheren van een bestellijst die eigendom is van een bovenliggende organisatie ten opzichte van hun momenteel ingelogde organisatie (bijv. de naam, afdeling, enz.),
    -   Producten toevoegen aan een bestellijst die eigendom is van een bovenliggende organisatie ten opzichte van hun momenteel ingelogde organisatie,
    -   Producten verwijderen uit een bestellijst die eigendom is van een bovenliggende organisatie ten opzichte van hun momenteel ingelogde organisatie.

Deze logica, gecombineerd met de relevante gebruikersmachtigingen voor bestellijstbeheer, stelt PurchasePlus in staat om top-down beheer van bestellijsten te ondersteunen zonder dat gebruikers de mogelijkheid verliezen om hun locatie- of afdelingsspecifieke bestellijsten te beheren die ze nauwlettend moeten opvolgen.

Ten slotte kan de eigenaar van de bestellijst niet worden gewijzigd. Als u een bestellijst omhoog of omlaag in de organisatiehiërarchie wilt verplaatsen, moet u de bestellijst [exporteren en vervolgens importeren](#ImportOrExportABuyList) op het gewenste niveau in de organisatiehiërarchie.

#### Afdeling en grootboekrekening per bestellijst

Wanneer een gebruiker met de machtiging 'Bestellijsten beheren' een nieuwe bestellijst aanmaakt, kan deze optioneel een standaardafdeling en grootboekrekening opgeven voor de bestellijst. Wanneer er een aanvraag wordt aangemaakt met behulp van de bestellijst, wordt de aanvraag standaard ingesteld op deze afdeling en grootboekrekening. Dit kan op elk gewenst moment worden bijgewerkt op het tabblad Instellingen van de bestellijst.

![Een standaardafdeling en grootboekrekening toevoegen voor een bestellijst in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-7.avif)

#### Afdeling en grootboekrekening per bestellijstitem

Wanneer een gebruiker met de machtiging 'Bestellijsten beheren' een bestaande bestellijst bekijkt (bijv. bij het toevoegen van een nieuw product aan de bestellijst), heeft deze de mogelijkheid om een standaardafdeling en grootboekrekening toe te voegen voor elk product in de bestellijst. 

![Een afdeling en grootboekrekening toevoegen aan een bestellijstitem in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-8.avif)

#### Ingeschakelde leveranciers per bestellijst

Soms wilt u wellicht specificeren welke leveranciersoffertes beschikbaar worden gesteld aan gebruikers die [Een aanvraag aanmaken vanuit een bestellijst](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list). Deze functie is te vinden op het tabblad **\[Instellingen\]** van de bestellijst:

![Leveranciers inschakelen per bestellijst](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-9.avif)

Standaard staat elke bestellijst toe dat alle leveranciers offertes/prijzen verstrekken voor bestellijstproducten. Als u wilt opgeven welke leveranciers mogen offreren, klikt u op **\[Leveranciers inschakelen\]** en zoekt en selecteert u vervolgens de leveranciers die u wilt toestaan door het selectievakje naast de naam van de leverancier aan te vinken. Klik op **\[Wijzigingen opslaan\]** om de wijzigingen door te voeren:

![Leveranciers selecteren per bestellijst](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-buy-lists-10.avif)