# Overzicht > Het begrijpen van het organisatiemodel van PurchasePlus en de gevolgen daarvan is een van de beste manieren om een geavanceerde gebruiker van PurchasePlus te worden. Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1 Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md # Overzicht Het begrijpen van het organisatiemodel van PurchasePlus en de gevolgen daarvan is een van de beste manieren om een geavanceerde gebruiker van PurchasePlus te worden. Dit is het eerste deel van een zesdelige serie die is ontworpen voor alle systeembeheerders.  Ga naar: - [Organisatie](#organisation) - [Organisatietypen](#OrgTypes) - [Juridische entiteiten](#LegalEntities) - [Verificatiestatus](#VerificationStatus) - [Organisatiehiërarchie](#Hierarchy) - [Voorbeeld van een hiërarchie](#examplehierarchy) - [Uw organisatiehiërarchie bekijken](#ViewingOrgHierarchy) - [Organisatielidmaatschap](#OrgMembership) - [Geavanceerd - AP-systemen](#APSystems) - [AP-exportindelingen](#APExportFormats) - [Varianten van AP-exportindelingen](#APExportFormatVariants) - [Exporttype van het AP-systeem](#APSystemType) ### Organisatie Een organisatie is een entiteit in PurchasePlus die representatief kan zijn voor: - Een inkoper, - Een afzonderlijk hotel, ziekenhuis of horeca-/lifestylelocatie, - Een afdeling binnen die locatie, of - Een leverancier. Organisaties in PurchasePlus kunnen op verschillende manieren worden geclassificeerd. Afhankelijk van hun classificaties en hun uiterst configureerbare organisatie-instellingen kunnen ze op krachtige manieren met elkaar communiceren. Dit leidt er uiteindelijk toe dat inkoperorganisaties de juiste [producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products) inkopen bij de juiste [leveranciersorganisaties](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers), tegen de juiste prijs. Wanneer gebruikers inloggen bij PurchasePlus, worden ze ingelogd bij een organisatie om namens die organisatie hun werkzaamheden uit te voeren en taken te voltooien. De functionaliteit die beschikbaar is voor elke gebruiker wordt deels bepaald door het type organisatie, de instellingen ervan, de positie in de organisatiehiërarchie en de persoonlijke (gebruikers)machtigingen. Organisaties hebben een unieke Organisatie-ID, een organisatienaam en een aantal verschillende identificatoren, beschrijvingen en contactgegevens die gebruikers met de machtiging 'Organisaties beheren' kunnen bekijken en bewerken op het tabblad **\[Algemeen\]** van de organisatie: ![Organisaties](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif) #### Organisatietypen Organisaties kunnen worden geclassificeerd als een inkoper of een leverancier. De functionaliteit die beschikbaar is voor gebruikers die inloggen bij elk type organisatie verschilt aanzienlijk: - Leveranciers beschikken over functionaliteit voor het aanmaken en beheren van producten en catalogi, evenals aanvullende inzichten in hun facturen en inkooporders die afkomstig zijn uit PurchasePlus. - Inkopers hebben toegang tot ons uiterst configureerbare procure-to-pay-platform ([Producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products), [Catalogi](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs), [Aanvragen](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions), [Goedkeuringen](/nl/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), [Inkooporders](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), [Ontvangst](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes), [Papierloze factuurafstemming](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)), evenals extra functies zoals [Voorraadbeheer](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory), [Recepten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes), [Point of Sale](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) en meer. #### Juridische entiteiten Organisaties kunnen in PurchasePlus juridische entiteiten of niet-juridische entiteiten zijn. Een juridische entiteit is een bedrijf of bedrijfsonderdeel dat is geregistreerd bij het centrale handelsregister in het desbetreffende land en beschikt over een ondernemingsnummer (bijv. in Australië is dat een ABN, in Nederland een KVK-nummer). Commerciële bedrijven (zoals een hotel) moeten vrijwel altijd worden ingesteld als juridische entiteiten, maar afdelingen (d.w.z. suborganisaties) onder dat bedrijf (bijv. Housekeeping) moeten gewoonlijk worden ingesteld als niet-juridische entiteiten.   Juridische entiteiten en niet-juridische entiteiten worden verschillend behandeld in PurchasePlus. Een niet-juridische entiteit (bijv. een afdeling of onderliggende organisatie) kan bijvoorbeeld aanvragen en inkooporders genereren, maar de dichtstbijzijnde bovenliggende organisatie die een juridische entiteit is, wordt ingesteld als de inkoper van die juridische entiteit: ![Juridische entiteiten](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif) #### Verificatiestatus Organisaties kunnen in PurchasePlus geverifieerd of niet-geverifieerd zijn. Een geverifieerde organisatie is een inkoperorganisatie of een geregistreerde leveranciersorganisatie. Dat wil zeggen dat echte gebruikers inloggen bij deze organisatie en hun taken voltooien. Een niet-geverifieerde organisatie is een leveranciersorganisatie die wordt beheerd door een inkoper (d.w.z. een zelfbeheerde leverancier), en er logt nooit een gebruiker in bij deze organisatie. ### Organisatiehiërarchie Organisaties kunnen eindeloos worden 'genest' onder andere organisaties. Zo geven we organisatiestructuren uit de praktijk digitaal weer. Deze structuur stelt inkopers in staat om hun vestigingen te bekijken, vestigingen om hun afdelingen te bekijken, en afdelingen om hun specifieke documenten en gegevens te bekijken.  ![Organisatiehiërarchiediagram](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif) Bovendien wordt dit organisatiehiërarchiemodel gebruikt om te voorkomen dat gebruikers die [lid](#OrgMembership) zijn van het ene organisatieknooppunt gegevens zien die toebehoren aan andere knooppunten waar ze niet bij betrokken zijn, terwijl gebruikers die lid zijn van de bovenliggende organisaties een overzicht krijgen van alles wat zich onder hen bevindt.  Een gebruiker die is ingelogd bij een bovenliggende organisatie kan de onderliggende organisaties selecteren bij het voltooien van diverse acties in PurchasePlus. Naar deze onderliggende organisaties wordt in het systeem vaak verwezen als 'Afdelingen'; een afdeling is simpelweg een onderliggende organisatie die is genest onder de organisatie van de huidige sessie, oftewel de organisatie waarbij de gebruiker op dat moment is ingelogd.  Gebruikers die zijn ingelogd bij onderliggende organisaties kunnen geen zakelijke handelingen verrichten namens hun bovenliggende organisatie(s), hoewel veel functies (bijvoorbeeld catalogi, recepten en meer) wel trapsgewijs omlaag worden doorgegeven in de hiërarchie. Dit betekent dat onderliggende organisaties dergelijke gegevensstructuren 'overerven' van hun bovenliggende organisaties en ze niet opnieuw hoeven te worden geconfigureerd. #### Voorbeeld van een organisatiehiërarchie Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe een organisatie kan worden opgezet in een functionerende hiërarchie en welke rol de juridische entiteitsstatus en de verificatiestatus hierbij spelen. **Klantengroep:** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Vestiging:** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. **Afdeling:** TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Afdeling:** TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Afdeling:** TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Vestiging:** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE) 1. 1. **Afdeling:** TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 2. **Afdeling:** TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE) 3. **Afdeling:** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE) Enkele veelvoorkomende scenario's ter verduidelijking: - Gebruikers die zijn ingelogd bij (1) kunnen gegevens inzien en namens de onderliggende afdelingen (1a), (1b) en (1c) acties uitvoeren. - Gebruikers die zijn ingelogd bij 1b kunnen geen handelingen verrichten namens (1), (1a) of (1c). - Gebruikers bij (2) of een van de onderliggende niveaus daarvan kunnen geen gegevens inzien of handelingen verrichten namens (1) of een van de onderliggende niveaus daarvan. - Gebruikers die zijn ingelogd op het niveau van de klantengroep kunnen gegevens inzien en handelingen verrichten namens (1), (2) en al hun onderliggende niveaus. #### Uw organisatiehiërarchie bekijken Gebruikers met de machtiging 'Organisaties beheren' kunnen hun organisatiehiërarchie bekijken via **\[Systeeminstellingen\] → \[Organisatie-instellingen\]** en vervolgens op het pijltje in het paneel **\[Organisatiehiërarchie\]** te klikken: ![Organisatiehiërarchie in organisatie-instellingen](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif) De hiërarchie wordt visueel weergegeven doordat onderliggende organisaties zijn genest onder hun bovenliggende organisaties. Sommige organisaties hebben een chevron-pictogram aan de linkerkant van hun rij. Deze organisaties kunnen worden uitgevouwen om de onderliggende organisaties weer te geven, of worden samengevouwen om ze te verbergen: ![organisatiehiërarchie uitvouwen of samenvouwen](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif) In deze tabel kunt u bovendien de unieke Org ID, de juridische entiteitsstatus en een paneel **\[Info bekijken\]** zien dat een overzicht geeft van de geselecteerde organisatie.  Ten slotte kunt u door op **\[Selecteren\]** te klikken naar de instellingenpagina van die organisatie gaan en indien nodig wijzigingen aanbrengen.  ### Organisatielidmaatschap De manier waarop PurchasePlus bepaalt bij welke organisatie(s) een gebruiker mag inloggen, is gebaseerd op een 'lidmaatschapsmodel'.  Een gebruiker kan 'lid' zijn van een of meer organisaties. In het laatste geval kan deze inloggen bij de verschillende organisaties waarvan diegene lid is (en namens deze organisatie taken voltooien) met behulp van de organisatiewisselaar:  ![Organisatiewisselaar](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif) Elke gebruiker moet een 'Standaardorganisatie' hebben, die bepaalt in welke organisatie de sessie start wanneer deze voor het eerst inlogt. De gebruiker kan de eigen standaardorganisatie op elk gewenst moment bijwerken in het accountgedeelte, waarbij de beschikbare organisaties beperkt zijn tot de organisaties waarvan diegene lid is: ![Standaardorganisatie bijwerken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif) Andere gebruikers die (a) lid zijn van dezelfde organisatie(s) en (b) beschikken over de machtigingen 'Gebruikers bekijken' en/of 'Gebruikers beheren', kunnen deze gebruiker (en alle andere gebruikers) binnen de organisatie bekijken en/of beheren. ### AP-systemen Dit gedeelte is uitsluitend bedoeld voor geavanceerde gebruikers. Een AP-systeem is een systeemobject binnen PurchasePlus dat de potentiële complexiteit van de [organisatiehiërarchie](#Hierarchy) van een inkoper abstraheert naar een overkoepelende 'container'. Deze maakt bepaalde gegevens die door de lidorganisaties worden gegenereerd beschikbaar voor export via integratie met het opgegeven (externe) boekhoudsysteem aan de zijde van de inkoper.  Bovendien hebben organisaties die een AP-systeem delen toegang tot gedeelde gegevens die bij het AP-systeem horen (zoals leveranciers). Meer dan enig ander object of kenmerk in PurchasePlus vertegenwoordigt een AP-systeem een klant in zijn geheel. AP-systemen hebben: - **Een naam** - meestal de naam van het hoogste organisatieknooppunt dat dit AP-systeem als organisatieknooppunt zal gebruiken, gevolgd door 'AP Hub'. Bijvoorbeeld 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'. - Een **AP-systeem-ID** (deze is uniek) - Een [**AP-systeemtype**](#APSystemType). - Een **valuta**.  - Een [**exportindeling**](#APExportFormats) (voor facturen en creditnota's die worden geëxporteerd naar een extern boekhoudsysteem) en, indien van toepassing, een of meer [**varianten van exportindelingen**](#APExportFormatVariants).  - **Elektronische bestemmingen** die kunnen worden gebruikt door inkoperorganisaties die tot dit AP-systeem behoren om exportbestanden en rapportbestanden elektronisch te verzenden. Hier kunnen zoveel bestemmingen zijn als nodig is, maar er kan er slechts één worden ingesteld als de standaardexport voor een AP-systeem.  - **Inkopers** die het AP-systeem gebruiken. - **Leveranciers** die handmatig zijn toegevoegd aan het AP-systeem of die via het systeem zijn gekoppeld aan een inkoper die het AP-systeem gebruikt, worden vermeld in het AP-systeem. - **Handelsrelaties** tussen inkopers en leveranciers in het AP-systeem. - (Optioneel) **Aangepaste velden voor kopteksten.**  - (Optioneel) **Aangepaste velden voor subregels.**   #### AP-exportindeling Een AP-exportindeling is [GraphQL](https://graphql.org/)-code (GQL) die gegevens uit de PurchasePlus-database haalt en een onbewerkt JSON-bestand exporteert. Dit JSON-bestand is ontworpen om automatisch te worden verwerkt door het specifieke boekhoudsysteem van de inkoper, waardoor er doorgaans nogal wat variatie is tussen AP-exportindelingen. AP-exportindelingen vereisen: - Een naam - meestal vernoemd naar de inkoper op het hoogste niveau, bijv. 'Inland Hotels Group'. - Een klasse - altijd GQL in PurchasePlus. - Een type uitvoerbestand. Let op: voor PurchasePlus (GQL-klasse) is alleen JSON beschikbaar als exportindeling. AP-exportindelingen kunnen ook een status voor boekhoudperiode ingeschakeld of uitgeschakeld hebben, wat gebruikers bij [Type B-organisaties](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) (indien ingeschakeld) vraagt om een boekhoudperiode op te geven in hun AP-exportbestand. #### Varianten van AP-exportindelingen Elke AP-exportindeling kan meerdere varianten hebben. Een variant is GQL-code die het onbewerkte JSON-bestand neemt, er bewerkingen op uitvoert en de AP-exportgegevens in een andere indeling kan uitvoeren (bijv. CSV). De variant moet echter specifiek zijn ontworpen om het gedefinieerde type uitvoerbestand te creëren en vereist maatwerk vanuit PurchasePlus. Varianten van AP-exportindelingen vereisen: - Een naam. Volg een vergelijkbare naamgevingsconventie als de AP-exportindeling, met 'Variant' aan het einde. - Een type uitvoerbestand. Er zijn meerdere bestandstypen beschikbaar; zorg er dus voor dat u de optie selecteert die vereist is voor uw externe AP-systeem. - Een functienaam. Deze wordt gebruikt om de transformaties aan te roepen die door de variant worden toegepast, en is een van de redenen waarom AP-exportindelingen en hun varianten technische invoer (engineering) vereisen. - Een eigenaar-organisatie-ID. De eigenaar-ID wordt gebruikt om te identificeren voor wie de variant van de AP-exportindeling is gemaakt. #### Exporttype van het AP-systeem Zodra een organisatie is toegevoegd aan een AP-systeem, kan het exporttype worden ingesteld. - [**Type A**](/nl/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) moet worden gebruikt als de organisatie facturen en creditnota's één voor één exporteert naar een vooraf ingestelde elektronische bestemming. Deze organisaties kunnen meerdere facturen en creditnota's selecteren en deze in bulk exporteren — hiermee worden meerdere exportbestanden (één voor elk document) naar de elektronische bestemming verzonden. - [**Type B**](/nl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) moet worden gebruikt als de organisatie handmatig exportbestanden aanmaakt (met één of meerdere facturen/creditnota's) via het exportcentrum, en deze naar eigen inzicht downloadt of als één bestand verzendt naar een elektronische bestemming. Deze voorkeur verandert niets aan de AP-exportindeling die op deze organisatie wordt toegepast; het bepaalt alleen welke opties worden getoond aan gebruikers bij deze organisatie op een afgestemde factuur of creditnota, en in het gedeelte Facturen en creditnota's van het exportcentrum. Elke organisatie heeft een eigen voorkeur voor het exporttype, afhankelijk van de organisatievereisten. Over het algemeen is dit echter een zeer belangrijke instelling; wijzig deze niet zonder eerst een grondig begrip te hebben van de overige instellingen voor de AP-exportindeling van de organisatie. Het wordt aanbevolen om deze instelling alleen bij te werken in overleg met leden van het PurchasePlus-configuratieteam.