# Inkooporders

> Een inkooporder is een document dat een inkooporganisatie naar een leveranciersorganisatie stuurt. Het specificeert de aan te schaffen producten of diensten, in een

Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders

Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders.md

# Inkooporders
Ga naar:

-   [Inleiding - Wat is een inkooporder?](#Introduction)
-   [Uw inkooporders bekijken](#ViewingPurchaseOrders)
    -   [Een afzonderlijke inkooporder bekijken](#ViewingASinglePurchaseOrder)
        -   [Snelle panelen op brede beeldschermen](#QuickPanels)
    -   [Statussen van inkooporders](#PurchaseOrderStatuses)
-   [Inkooporders aanmaken](#CreatingPurchaseOrders)
-   [Inkooporders consolideren](#consolidate-purchase-orders)
-   [Inkooporders verzenden](#SendingPurchaseOrders)
-   [Inkooporders annuleren](#CancellingPurchaseOrders)
-   [Ontvangstbonnen](#ReceivingNotes)
-   [Een inkooporder sluiten](#ClosingPOs)
-   [Inkooporders matchen met facturen](#match-purchase-orders-to-invoices)
-   [Inkooporders afdrukken](#PrintingPOs)
-   [Veelgestelde vragen](#FrequentlyAskedQuestions)

### Inkooporder

Een inkooporder is een document dat een inkooporganisatie naar een [leveranciersorganisatie](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) stuurt. Het specificeert de aan te schaffen [producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products) of diensten, in een gewenste hoeveelheid en tegen een verwachte prijs. 

Een inkooporder kan ook belangrijke informatie bevatten, zoals het afleveradres, de verwachte leverdatum en andere nuttige informatie die de inkoper en de leverancier helpt te communiceren over de inkooporder.

### Uw inkooporders bekijken

Om uw inkooporders te vinden, selecteert u \[**Inkooporders**\] → \[**Alles bekijken**\] in de navigatiebalk aan de zijkant:

![Inkooporders bekijken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-1.avif)  
U kunt inkooporders filteren op status: \[**Niet verzonden**\], \[**Verzonden**\], \[**Gesloten**\], \[**Geannuleerd**\], of zoeken naar een specifieke inkooporder.

#### Een afzonderlijke inkooporder bekijken

Klik op het inkoopordernummer in de tabel met inkooporders om het document gedetailleerder te bekijken.

![Details van inkooporder](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-2.avif)

De volgende acties zijn beschikbaar op elke inkooporder:

a. Snelle acties zijn beschikbaar in de koptekst van de inkooporder. \[**Inkooporder markeren als verzonden**\], \[**Goederen ontvangen**\], \[**Factuur matchen**\], \[**Details tonen of verbergen**\], \[**Gerelateerde documenten bekijken**\], en een \[**Menu Meer**\] → \[**Auditlog bekijken**\] → \[**Afdrukken**\] → \[**Inkooporder sluiten**\] → \[**Inkooporder annuleren**\] → \[**Hulp krijgen**\]. Zie ons artikel [Een inkooporder verzenden](/nl/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) en ons artikel [Een inkooporder matchen met een factuur](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) voor meer informatie.

b. Handige informatie bekijken: Status, indicator Goederen ontvangen en de indicator Goederen gefactureerd. 

c. Tabbladen van inkooporder: \[**Productoverzicht**\], \[**Instellingen**\], \[**Opmerkingen**\], \[**Facturen**\], \[**Ontvangstbonnen**\], \[**Verzendgebeurtenissen**\].

d. \[**Geavanceerde weergave**\]. Klik hierop om geconsolideerde subregels van de inkooporder te bekijken. 

e. \[**Goederen ontvangen**\]. Klik hierop om een goederenontvangstbon aan te maken.

f. \[**Producten zoeken**\]. Voer productnamen in om de inkooporder op artikel te doorzoeken.

g. \[**Kolommen beheren**\]. Klik hierop om tabelkolommen te tonen en te verbergen.

h. Inkooporderregels. Klik op \[**Info**\] om gedetailleerde informatie over de inkooporderregel te bekijken. Dit kan handig zijn om de gefactureerde en ontvangen status van elke afzonderlijke inkooporderregel te begrijpen.

j. Prijs- en belastinginformatie over elke inkooporderregel bekijken.

k. Totale waarden van de inkooporder bekijken.

#### Snelle panelen op brede beeldschermen

Geavanceerde gebruikers die PurchasePlus op een groot beeldscherm gebruiken, kunnen ook profiteren van de snelle panelen die aan de rechterkant van de inkooporder verschijnen:

![Snel paneel inkooporder](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-3.avif)

Het snelle paneel kan worden geconfigureerd om het volgende weer te geven:

-   Eventuele opmerkingen die op de inkooporder zijn geplaatst door een andere gebruiker binnen uw organisatie, of door de leverancier zelf als deze PurchasePlus gebruikt,
-   De links naar gerelateerde documenten - bijv. de factuur die is gematcht met de inkooporder, of eventuele goederenontvangstbonnen gerelateerd aan die inkooporder,

U kunt de knop **\[Beheren\]** in de rechterbovenhoek van het snelle paneel gebruiken om te configureren wat uw panelen weergeven.

Het snelle paneel wordt niet weergegeven als uw beeldscherm niet groot genoeg is om de rest op het scherm te laten passen.

#### Statussen van inkooporders

Een inkooporder kan zich in verschillende statussen bevinden:

![Statussen van inkooporders in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-4.avif)

-   **Niet verzonden:** Een niet-verzonden inkooporder is aangemaakt op basis van een goedgekeurde aanvraag, maar moet nog naar de leverancier worden verzonden. Voordat deze is verzonden, kunnen artikelen op een inkooporder niet worden [ontvangen](/nl/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) of [gefactureerd](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices). 
-   **Verzonden**: Een verzonden inkooporder is gemarkeerd als verzonden en de artikelen op de inkooporder kunnen nu worden ontvangen en gefactureerd. Zodra alle artikelen op de inkooporder zijn ontvangen en gefactureerd, kan de inkooporder worden gesloten.
-   **Gesloten**: Een inkooporder kan worden gesloten zodra deze is verzonden en alle artikelen op de inkooporder volledig zijn ontvangen. Gesloten is de definitieve status van een inkooporder en geeft aan dat de artikelen van de inkooporder succesvol zijn ontvangen en gefactureerd.
-   **Geannuleerd**: Een inkooporder kan worden geannuleerd voordat deze volledig is verwerkt. Deze actie beëindigt de order en maakt alle bijbehorende transacties ongeldig. Geannuleerd is de status die aangeeft dat de inkooporder niet zal worden voltooid. **Belangrijk:** Als de inkooporder al is verzonden, wordt de leverancier op de hoogte gesteld van de annulering. Om de levering van onjuiste goederen te voorkomen, is het belangrijk om de inkooporder zo vroeg mogelijk te annuleren en ook rechtstreeks contact op te nemen met de leverancier om de annulering te bevestigen. Bij het annuleren van oudere inkooporders in het kader van een opschoning, raden we ten zeerste aan om de leverancier hiervan vooraf op de hoogte te stellen. Dit helpt duidelijke verwachtingen te scheppen en verkleint het risico op verwarring of onbedoelde zendingen. Lees meer over [Inkooporders annuleren](#CancellingPurchaseOrders).

### Inkooporders aanmaken

  

Inkooporders (PO's) in PurchasePlus worden automatisch gegenereerd wanneer een [aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions) wordt goedgekeurd. **Het is niet mogelijk om een inkooporder aan te maken zonder eerst een aanvraag in te dienen en goed te keuren**. Producten kunnen niet worden toegevoegd aan een inkooporder nadat deze is gegenereerd - in plaats daarvan moet een nieuwe aanvraag worden aangemaakt (en goedgekeurd, indien geconfigureerd).

Inkooporders nemen hun instellingen (bijv. de toegewezen rekeningcode, het afleveradres enz.) over van de goedgekeurde aanvraag waaruit ze zijn ontstaan, en hoeven niet veel (of helemaal niet) te worden bewerkt voordat ze [naar de leverancier(s) worden verzonden](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-purchase-orders?hsLang=en).

### Inkooporders consolideren

Het consolideren van twee of meer inkooporders van dezelfde leverancier leidt tot één (nieuwe) inkooporder, en eventuele subregeldetails zijn beschikbaar in de nieuw aangemaakte inkooporder. De oorspronkelijke inkooporders worden verborgen en lijken niet meer te bestaan in PurchasePlus. Dit kan een krachtig hulpmiddel zijn voor efficiëntie voor inkopers en hun leveranciers, maar vereist wel zorgvuldigheid bij het gebruik. [Lees meer over het consolideren van inkooporders.](/nl/docs/for-purchasers/consolidate-purchase-orders)

![Inkooporders consolideren in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-5.avif)

### Inkooporders verzenden

Een inkooporder met de status Niet verzonden kan handmatig elektronisch naar een leverancier worden verzonden, of de instelling kan op de aanvraag zijn toegepast om inkooporders automatisch te verzenden na goedkeuring van de aanvraag.

Het elektronisch [verzenden van inkooporders naar leveranciers](/nl/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) vereist:

1.  Dat de machtiging 'Inkooporders verzenden' is ingeschakeld voor de gebruiker, en
2.  Dat de [leverancier een elektronische bestemming heeft](/nl/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#SupplierDestinations) (bijvoorbeeld een e-mailinbox of een ander softwaresysteem) geconfigureerd voor diens organisatie in PurchasePlus. 

De actie van het verzenden van een inkooporder en de actie van het markeren van de inkooporder als verzonden zijn niet hetzelfde; een gebruiker kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de inkooporder als verzonden te markeren, maar ervoor kiezen de inkooporder niet elektronisch te verzenden (bijvoorbeeld als de order telefonisch aan de leverancier is doorgegeven).

![Inkooporders verzenden naar leveranciers in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-6.avif)

Ten slotte kunnen inkooporders die al als verzonden zijn gemarkeerd, opnieuw worden verzonden naar dezelfde of een andere elektronische bestemming (als de leverancier meerdere bestemmingen heeft geconfigureerd voor diens organisatie).

### Inkooporders annuleren

Inkooporders kunnen niet worden geannuleerd als een van de goederen is ontvangen (d.w.z. dat er een goederenontvangstbon is aangemaakt) of gefactureerd. PurchasePlus staat de annulering niet toe omdat de registratie van de ontvangen of gefactureerde goederen afhankelijk is van de inkooporder voor de nauwkeurigheid van de rapportage.

Volg deze stappen om een inkooporder te annuleren:

1.  Navigeer naar de specifieke inkooporder die u wilt annuleren.
    
2.  Klik op de drie puntjes **\[⋮\]** in de rechterbovenhoek en selecteer \[**Inkooporder annuleren\]** in het menu:  
    ![Inkooporder annuleren](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-7.avif)
    
3.  Typ een reden voor de annulering in het vak en klik op de rode knop \[**Bevestigen en annuleren\]**. Zodra u op **\[Bevestigen en annuleren\]** klikt, is de inkooporder definitief gesloten en kan deze niet meer worden heropend.
    
4.  **Stel uw leverancier op de hoogte.** Aangezien systeemmeldingen over het hoofd kunnen worden gezien, kunt u het beste handmatig opvolgen om te zorgen dat de goederen niet worden verzonden.
    
    1.  **Per e-mail:** Stuur een kort bericht met het **inkoopordernummer** en het **totaalbedrag**, en vraag om bevestiging van ontvangst van de annulering.
        
    2.  **Telefonisch:** Bel uw contactpersoon. Vermeld het **inkoopordernummer** en vraag om een eventuele verzending onmiddellijk stop te zetten.
        

### Ontvangstbonnen

Wanneer de levering van de leverancier aankomt op het afleveradres van de inkoper, kunnen de goederen als ontvangen worden gemarkeerd (of kunnen eventuele verschillen worden verwerkt) door een [ontvangstbon](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) aan te maken. 

Als de goederen in meerdere afzonderlijke leveringen zijn aangekomen, kunnen er meerdere ontvangstbonnen worden aangemaakt en blijft de inkooporder in de status Verzonden totdat alle bestelde producten zijn ontvangen (en gefactureerd). 

[Lees ons artikel over Goederen ontvangen](/nl/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) voor meer informatie over ontvangstbonnen.

### Een inkooporder sluiten

Gesloten is de definitieve status van een inkooporder en geeft aan dat de artikelen van de inkooporder succesvol zijn ontvangen.

Inkooporders kunnen worden gesloten zodra:

-   deze is [verzonden](#SendingPurchaseOrders), 
-   alle artikelen op de inkooporder volledig zijn [ontvangen](#ReceivingNotes). 

Als aan deze criteria is voldaan, kunt u een inkooporder handmatig sluiten door te klikken op **\[Inkooporder sluiten\]** in het menu **\[Meer\]** binnen de inkooporder:

![Een PO sluiten](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-8.avif)

U kunt een inkooporder ook sluiten vanuit de tabel Alle inkooporders, door het selectievakje naast de desbetreffende inkooporder(s) aan te vinken en op **\[Sluiten\]** te klikken in de lijst met beschikbare acties:

![Meerdere PO's sluiten](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-9.avif)Zodra een inkooporder is gesloten, kunnen er geen ontvangstbonnen meer voor worden aangemaakt en kunnen facturen er niet meer handmatig aan worden gematcht. Om deze reden raden we aan om, als de inkooporder met een factuur moet worden gematcht, deze pas te sluiten nadat de factuur is gematcht.

### Inkooporders matchen met facturen

Wanneer de leverancier de inkoper een [factuur](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) stuurt, is het een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat de factuur is afgestemd voordat deze wordt [goedgekeurd voor betaling](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note). 

PurchasePlus helpt onze inkopers om de facturen op twee manieren af te stemmen, afhankelijk van hoe hun financiële afdeling bij voorkeur werkt:

-   Door [een inkooporder te matchen met een factuur](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), om ervoor te zorgen dat wat de leverancier aan de inkoper heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld. Dit wordt ook wel '2-wegs AP-matching' genoemd.
-   Door een inkooporder **en** de bijbehorende ontvangstbonnen te matchen en te vergelijken met een factuur, om ervoor te zorgen dat wat de leverancier aan de inkoper heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld **en** ontvangen. Dit wordt ook wel '3-wegs AP-matching' genoemd. 

![Inkooporders matchen met facturen in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-10.avif)

Verschillen tussen de inkooporder, ontvangstbonnen en een factuur worden automatisch opgemerkt door PurchasePlus en gemarkeerd in de vorm van [factuurvlaggen](/nl/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained), die door de bevoegde inkopers moeten worden afgehandeld voordat ze kunnen worden [goedgekeurd](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) voor betaling. 

### Inkooporders afdrukken

Om een afzonderlijke inkooporder af te drukken, selecteert u **\[Meer\] → \[Afdrukken\]** in de tabel **\[Inkooporders\]** → **\[Alles bekijken\]**:

![Inkooporder afdrukken vanuit Alles bekijken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-11.avif)

Om één of meer inkooporders in dezelfde actie af te drukken, vinkt u het selectievakje aan naast de relevante inkooporders in de tabel en klikt u vervolgens op **\[Afdrukken\]** in de tabelkop:

![Bulk PO's afdrukken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders-12.avif)

De inkooporders worden gecombineerd in één PDF-bestand en zijn beschikbaar om te downloaden of af te drukken.

### Veelgestelde vragen

**Vraag:** Kan ik een inkooporder bewerken nadat deze is goedgekeurd?

**Antwoord:** Nee, zodra een inkooporder (PO) is aangemaakt op basis van een goedgekeurde aanvraag, kan deze niet meer worden bewerkt. In de meeste gevallen worden inkooporders automatisch naar de leverancier verzonden op basis van uw gebruikersinstellingen. U kunt dit verifiëren door de **kolom Status** te controleren. Als de inkooporder volledig onjuist is, kunt u deze annuleren door de volgende stappen te volgen:

1.  Klik op het pictogram **'Meer informatie'** (drie puntjes) in de rechterbovenhoek van de PO.
2.  Selecteer **'Inkooporder annuleren'**.

**Belangrijk:** De leverancier wordt op de hoogte gesteld van de annulering als deze de status "Verzonden" heeft. Om de verzending van onjuiste goederen te voorkomen, is het cruciaal om de inkooporder direct te annuleren. Daarnaast moet u rechtstreeks contact opnemen met de leverancier om de annulering te bevestigen en verzending te voorkomen.

In gevallen waarin klanten een opschoning van oudere PO's uitvoeren, raden we ook ten zeerste aan om de leverancier van deze activiteit op de hoogte te stellen, omdat dit helpt duidelijke verwachtingen te scheppen en het risico op verwarring of mogelijke problemen verkleint.

* * *

  

**Vraag:** Kan ik een geannuleerde inkooporder (PO) heropenen?

**Antwoord:** Nee, zodra een inkooporder (PO) is geannuleerd, kan deze niet meer worden heropend.

U kunt echter [een nieuwe inkoopaanvraag (PR) aanmaken op basis van de factuur](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order). Zodra de aanvraag een nieuwe inkooporder genereert, kunt u de factuur matchen met de nieuw aangemaakte inkooporder.

* * *