# Ontvangstbewijzen

> Een ontvangstbewijs is een begeleidend document dat wordt aangemaakt voor een inkooporder en wordt gebruikt om een specifieke hoeveelheid van elke regel op de inkooporder te markeren als

Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes

Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes.md

# Ontvangstbewijzen
Ga naar:

-   [Wat is een ontvangstbewijs?](#what-is-a-receiving-note)
    -   [Statussen van ontvangstbewijzen](#ReceivingNoteStatuses)
-   [Ontvangstbewijzen bekijken](#ViewingReceivingNotes)
    -   [Een specifiek ontvangstbewijs bekijken](#ViewingASpecificReceivingNote)
-   [Ontvangstbewijzen aanmaken](#CreatingReceivingNotes)
-   [Ontvangen in voorraad](#ReceivingGoodsToInventory)
    -   [Een ontvangstbewijs afdrukken](#PrintReceivingNote)
-   [Inkooporders matchen met facturen](#match-purchase-orders-to-invoices)
-   [Een ontvangstbewijs annuleren](#CancelAReceivingNote)

### Wat is een ontvangstbewijs?

Een ontvangstbewijs is een begeleidend document dat wordt aangemaakt voor een [Inkooporder](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) en wordt gebruikt om een specifieke hoeveelheid van elke regel op de inkooporder te markeren als fysiek ontvangen. Op deze manier kunnen we zien wanneer een inkooporder door de leverancier is geleverd.

Dit is een belangrijke stap voor organisaties die willen weten of artikelen op een inkooporder volledig zijn ontvangen bij het [vergelijken van een factuur met een inkooporder](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), voorafgaand aan het [goedkeuren van een factuur](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) voor betaling.  

#### Statussen van ontvangstbewijzen

Een ontvangstbewijs kan de volgende statussen hebben:

-   de status '**Concept**' (Draft), wat betekent dat er een ontvangstbewijs is aangemaakt, maar de goederen nog niet zijn gemarkeerd als ontvangen, of
-   de status '**Ontvangen**' (Received), wat betekent dat de gebruiker verklaart dat de opgegeven hoeveelheid goederen fysiek is ontvangen. 
-   de status '**Geannuleerd**' (Cancelled), wat betekent dat een gebruiker een concept- of ontvangen ontvangstbewijs handmatig heeft geannuleerd.

Afhankelijk van het aantal fysieke zendingen waarin een leverancier de inkooporder splitst, kunnen er meerdere ontvangstbewijzen nodig zijn voordat een inkooporder van de status 'Verzonden' naar de status 'Gesloten' kan gaan.

### Ontvangstbewijzen bekijken

Voor een inkooporder kunnen meerdere ontvangstbewijzen worden aangemaakt, omdat niet alle [producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products) op de inkooporder tegelijkertijd fysiek geleverd hoeven te worden. Er zijn verschillende manieren waarop u de [ontvangstbewijzen kunt bekijken](https://learn.purchaseplus.com/articles/view-receiving-notes?hsLang=en) die voor uw inkooporders zijn aangemaakt:

1.  Navigeer naar \[**Inkooporders**\] → \[**Ontvangstbewijzen**\],
2.  Navigeer naar een specifieke inkooporder en klik op het tabblad \[**Ontvangstbewijzen**\], of
3.  Navigeer naar \[**Inkooporders**\] → **\[Alles weergeven\]** en klik op de waarde in de kolom **\[Ontvangstbewijzen\]** (of klik op het vrachtwagenpictogram om een nieuw ontvangstbewijs aan te maken).

![Viewing Receiving Notes from All Purchase Orders view in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-1.avif) 

#### Een specifiek ontvangstbewijs bekijken

Klik op een \[**Ontvangstbewijs**\] met de status 'ONTVANGEN' om de als ontvangen geregistreerde hoeveelheid voor elk artikel te bekijken. Wanneer een ontvangstbewijs wordt aangemaakt, bevat het dezelfde artikelen als op de inkooporder waarvoor het is aangemaakt.

Voer naar wens de volgende acties uit:

a. Productregeldetails bekijken

b. Bestelde hoeveelheid vs. Ontvangen hoeveelheid bekijken 

c. Open \[**Geavanceerde**\] instellingen om:

-   -   Het hoeveelheidsoverzicht te bekijken,
        
    -   Gekoppelde factuurregels te bekijken,
        
    -   De ontvangstprijs per eenheid / overschreven prijs per eenheid te bekijken,
        
    -   De opmerking bij de regel te bekijken, 
        
    -   De vervaldatum van het product te bekijken,
        
    -   De voertuigtemperatuur te bekijken,
        
    -   De producttemperatuur te bekijken.
        

d. Prijs per eenheid en totalen van de regel bekijken.

e. Totaalbedrag van de inkooporder vs. totale ontvangstwaarde bekijken.

f. \[**Toon of verberg details**\] van het ontvangstbewijs.

g. Ontvangstbewijs \[**Afdrukken**\].

h. \[**Meer opties**\] → \[**Auditlogboek bekijken**\] → \[**Openen in Legacy P+**\] → \[**Ontvangstbewijs annuleren**\] → \[**Hulp vragen**\].

i. Bijbehorende \[**Inkooporder**\] openen.

j. \[**Instellingen**\] bekijken.

k. \[**Kolommen beheren**\].

![View Single Receiving note](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-2.avif)

### Ontvangstbewijzen aanmaken

In PurchasePlus **moeten ontvangstbewijzen altijd worden aangemaakt op basis van inkooporders.** Het is niet mogelijk om een ontvangstbewijs los van een inkooporder aan te maken. 

Ontvangstbewijzen kunnen alleen worden gegenereerd voor [inkooporders met de status VERZONDEN](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-purchase-orders?hsLang=en). Zodra alle goederen op een inkooporder zijn ontvangen en de [factuur](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) is gematcht met de inkooporder, kan de inkooporder worden gesloten.

![Receiving Notes in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-3.avif)

Raadpleeg ons artikel [Goederen ontvangen van een inkooporder](/nl/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order) voor meer informatie over het aanmaken van een ontvangstbewijs.

### Ontvangen in voorraad

**Als uw organisatie gebruikmaakt van de module [Voorraad](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) van PurchasePlus**, wordt het aanmaken van ontvangstbewijzen nog waardevoller, omdat u de ontvangen goederen kunt koppelen aan de specifieke producten die u in voorraad houdt.

Hierdoor worden de voorraadartikelen op de doellocatie verhoogd met het ontvangen aantal, en zijn ze direct beschikbaar voor overdrachten, voorraadtellingen en meer.

![Receiving Goods to Inventory in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-4.avif)

Zie ons artikel [Goederen ontvangen in voorraad](/nl/docs/for-purchasers/receiving-goods-to-inventory) voor meer informatie.

#### Een ontvangstbewijs afdrukken

Organisaties die onze module [Voorraad](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) hebben ingeschakeld, kunnen een ontvangstbewijs afdrukken door op de knop **\[Afdrukken\]** in de koptekst van het ontvangstbewijs te klikken:

![Print Receiving Note](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-5.avif)

Er verschijnt een dialoogvenster van uw browser waarin u uw printer en afdrukopties kunt selecteren.

### Inkooporders matchen met facturen

Wanneer de leverancier de inkoper een factuur stuurt, is het een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat de factuur wordt afgestemd voordat deze wordt [goedgekeurd voor betaling](/nl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note). 

PurchasePlus helpt onze inkopers op twee manieren bij het afstemmen van facturen, afhankelijk van de werkwijze van hun financiële afdeling:

-   Door een [inkooporder te matchen met een factuur](/nl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), om te controleren of wat de leverancier heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld. Dit wordt ook wel '2-Way AP Matching' (tweeweg-matching) genoemd.
-   Door een inkooporder **en** de bijbehorende ontvangstbewijzen te matchen met een factuur, om te controleren of wat de leverancier heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld **en** heeft ontvangen. Dit wordt ook wel '3-Way AP Matching' (drieweg-matching) genoemd. 

![Invoice Analysis in 3-way AP Matching in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-6.avif)

Verschillen tussen de inkooporder, ontvangstbewijzen en een factuur worden automatisch gesignaleerd door PurchasePlus en gemarkeerd in de vorm van [Factuurmarkeringen](/nl/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained). Deze moeten worden afgehandeld door de bevoegde gebruikers voordat de factuur kan worden goedgekeurd voor betaling.

### Een ontvangstbewijs annuleren

U kunt een ontvangstbewijs met de status 'CONCEPT' of 'ONTVANGEN' annuleren. Deze actie is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. 

1\. Selecteer \[**Inkooporders**\] → \[**Ontvangstbewijzen**\] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2\. Klik op het \[**Ontvangstbewijs**\] dat u wilt annuleren.

![Open Receiving Note to Cancel](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-7.avif)

3\. Selecteer \[**Meer opties**\] → \[**Ontvangstbewijs annuleren**\] in de rechterbovenhoek.

![Select Cancel Receiving Note](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-8.avif)

4\. Klik op \[**Annuleren**\] om de annulering te bevestigen.

![Confirm cancellation of Receiving Note](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-9.avif)

5\. Bovendien kan een ontvangstbewijs in 'CONCEPT' ook worden geannuleerd vanuit de overzichtspagina van de ontvangstbewijzen. Selecteer \[**Inkooporders**\] → \[**Ontvangstbewijzen**\] in de navigatiebalk aan de zijkant.

6\. Zoek het ontvangstbewijs in 'CONCEPT' dat u wilt annuleren en klik vervolgens op \[**Meer**\] → \[**Ontvangstbewijs annuleren**\].

![Cancel Draft Receiving Note](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes-10.avif)

Let op: als u [goederen in voorraad heeft ontvangen](/nl/docs/for-purchasers/receive-goods-from-a-purchase-order#ReceiveToInventory), kunt u het ontvangstbewijs niet annuleren. Indien nodig kunt u een [Overdracht](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers) voltooien met de leverancier als bestemming om uw voorraadniveaus te corrigeren. [Meer informatie](/nl/docs/for-purchasers/receiving-goods-to-inventory#ReturnStock).