# Overzicht > Een aanvraag is een verzoek om goederen die een inkoper wenst aan te schaffen bij diens leveranciers. Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md # Overzicht Ga naar: - [Inleiding](#Introduction) - [Een nieuwe aanvraag aanmaken](#CreatingARequisition) - [Soorten aanvragen](#RequisitionTypes) - [Aanvraaginstellingen](#RequisitionSettings) - [Basis- versus Geavanceerde winkelmodus](#BasicVsAdvancedMode) - [Een aanvraag goedkeuren](#ApprovingRequisitions) - [Gerelateerde documenten](#RelatedDocuments) - [Aanvraagstatussen](#RequisitionStates) - [Probleemoplossing](#Troubleshooting) - [Producten van leverancier niet op voorraad](#SupplierProductsOutofStock) ### Wat is een aanvraag? Een aanvraag (Requisition) is een verzoek om goederen die een inkoper wenst aan te schaffen bij diens [Leveranciers](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers). In PurchasePlus kan een gebruiker bij een inkopersorganisatie [een aanvraag aanmaken,](#CreatingARequisition) de [Producten](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products) toevoegen die zij willen kopen en de gewenste hoeveelheden van dat product opgeven. Zodra de gebruiker tevreden is met de aanvraag, kan deze ter [goedkeuring](/nl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) worden ingediend bij een afdelingshoofd, een operationeel manager of een financieel manager binnen de organisatie. Zodra de aanvraag ter goedkeuring is ingediend, worden de prijzen van de opgenomen producten vastgelegd in een 'momentopname' (snapshot). Deze prijzen worden overgenomen op de inkooporders, ongeacht eventuele prijswijzigingen nadat de aanvraag is ingediend. Als de aanvraag van de gebruiker vervolgens wordt goedgekeurd, worden er automatisch inkooporders gegenereerd (en verzonden, afhankelijk van de instellingen van de aanvraag) naar elke leverancier die in de aanvraag is opgenomen. ### Een aanvraag aanmaken Gebruikers kunnen op de volgende manieren een nieuwe aanvraag aanmaken: - **\[Aanvragen\] → \[Nieuwe aanvraag\]** in het navigatiemenu aan de zijkant, - Door te klikken op de knop **\[Nieuwe aanvraag aanmaken\]** bovenaan het overzicht **\[Aanvragen\] →** **\[Alles weergeven\]**, - **\[Inkooporders\] → \[Nieuwe inkooporder\]** in het navigatiemenu aan de zijkant, of - **\[Beginnen met winkelen\]** op het dashboard. ![Nieuwe aanvraag aanmaken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif) Al deze opties leiden de gebruiker naar de pagina Nieuwe inkoopaanvraag aanmaken: ![Een nieuwe aanvraag aanmaken in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif) Afhankelijk van de [Gebruikersmachtigingen](/nl/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions) van de inkoper en de configuratie-instellingen van de organisatie zijn er verschillende soorten aanvragen beschikbaar. Klik op elk type aanvraag voor meer informatie. 1. Een [Alle leveranciers-aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers), waarmee de gebruiker een lijst te zien krijgt van alle producten die worden aangeboden door alle gekoppelde leveranciers van de organisatie. Dit is een uitstekende manier om te winkelen en offertes voor een breed scala aan producten te vergelijken. 2. Een [Enkele leverancier-aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier), waarmee de gebruiker een overzicht krijgt van alle producten die momenteel voor uw organisatie beschikbaar zijn bij één geselecteerde leverancier. 3. Een [Inkooplijst-aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list), wat een vooraf gedefinieerde lijst met producten is. Inkooplijsten zijn een uitstekende manier voor managers en afdelingshoofden om exact aan te geven welke producten andere gebruikers binnen hun organisatie moeten bestellen bij het aanmaken van een aanvraag. [Offertes](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes) van elk van hun ingeschakelde leveranciers verschijnen bij elk item op de inkooplijst. 4. Een [Aangepaste aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition), waarmee een gebruiker ad-hoc artikelen kan bestellen bij zijn ingeschakelde leveranciers. Een aangepaste aanvraag kan worden gebruikt wanneer geen van de andere aanvraagtypen geschikt is. 5. Een [Externe aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition), waarmee gebruikers een aanvraag kunnen aanmaken door te winkelen op de externe e-commercewebsite van een leverancier, mits de leverancier dit in samenwerking met PurchasePlus heeft ingeschakeld. De gebruiker kan gebruikmaken van de volledige functionaliteit van de website van de leverancier om goederen te bestellen. Zodra het winkelen op de website van de leverancier is afgerond, wordt de gebruiker teruggestuurd naar PurchasePlus en worden de geselecteerde producten, prijzen en hoeveelheden automatisch toegevoegd aan de aanvraag in PurchasePlus. 6. Een [Nabestelling-aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order), waarmee gebruikers de mogelijkheid hebben om artikelen opnieuw te bestellen uit een eerdere aanvraag, [Inkooporder](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) of [Factuur](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices). 7. Een [Voorraadlocatie-aanvraag](/nl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location), waarmee gebruikers van onze module [Voorraadbeheer](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) de voorraadartikelen op een specifieke voorraadlocatie kunnen aanvullen, inclusief extra functionaliteiten om de juiste producten in de juiste hoeveelheden in te kopen en zo hun voorraadniveaus nauwkeurig te beheren. Aanvragen kunnen ook worden aangemaakt via Snelle aanmaak (Quick Create). Wanneer Quick Create is ingeschakeld voor een organisatie, krijgen gebruikers die op de startpagina op de knop **\[Beginnen met winkelen\]** klikken een gestroomlijnd proces voor het aanmaken van aanvragen te zien, waarbij alleen een (optioneel) referentieveld vereist is. De aanvraag wordt aangemaakt als een type 'Alle leveranciers' en staat standaard in de [Basiswinkelmodus](/nl/docs/for-purchasers/basic-shopping) (hoewel de gebruiker nog steeds de mogelijkheid heeft om andere soorten aanvragen aan te maken).![Snelle aanmaak Beginnen met winkelen](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif) ### Aanvraaginstellingen Elk type aanvraag heeft verschillende instellingen. Deze instellingen kunnen belangrijk zijn voor de leveranciers (bijvoorbeeld een afleveradres of leverdatum) of voor de collega's van de gebruiker (bijvoorbeeld het toewijzen van de aanvraag aan een afdeling en grootboekrekening). Deze instellingen kunnen voor het eerst worden opgegeven in het formulier **\[Nieuwe aanvraag aanmaken\]**: ![Aanvraaginstellingen - Alle leveranciers](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif) Standaard is het selectievakje **\[Inkooporders naar leveranciers verzenden\]** aangevinkt, wat betekent dat de inkooporder automatisch naar de leverancier wordt verzonden zodra deze volledig is [goedgekeurd](#ApprovingRequisitions). In de volgende gevallen: 1. U maakt achteraf een inkooporder aan (d.w.z. de goederen zijn al ontvangen en gefactureerd), of 2. U registreert een aankoop die buiten PurchasePlus om is gedaan (bijv. telefonisch), ...is het belangrijk om het selectievakje **\[Inkooporders naar leveranciers verzenden\]** uit te vinken om verwarring of dubbele bestellingen te voorkomen. Zodra de aanvraag is aangemaakt en de status [Open](#RequisitionStates) heeft, kunnen de instellingen worden bijgewerkt door gebruikers met de juiste machtigingen via (a) het aanwijzen van de betreffende instelling in het overzicht **\[Aanvragen\] →** **\[Alles weergeven\]**: ![Instellingen van openstaande aanvraag bewerken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...of (b) door in het overzicht op de aanvraag te klikken en te navigeren naar het tabblad **\[Instellingen\]** of het **\[Informatiepaneel\]**: ![Aanvraaginstellingen bewerken in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif) U kunt de gewenste instelling(en) opzoeken en aanpassen, en vervolgens klikken op **\[Wijzigingen opslaan\]:** **![Een aanvraaginstelling bijwerken](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)** Let op: sommige instellingen zijn systeemvelden en kunnen daarom niet door gebruikers worden bewerkt. #### Basis- versus Geavanceerde winkelmodus Aanvragen kunnen worden aangemaakt in de [Basiswinkelmodus](/nl/docs/for-purchasers/basic-shopping) of de [Geavanceerde winkelmodus](/nl/docs/for-purchasers/advanced-shopping). De basiswinkelmodus is de standaard, visueel georiënteerde modus op basis van kaarten die gebruikers te zien krijgen bij het aanmaken van een aanvraag: ![Basisweergave van een aanvraag in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif) Als de gebruiker op de pagina voor het aanmaken van de aanvraag kiest voor **\[Geavanceerd winkelen inschakelen\]**, verschijnt er een krachtige, minder visuele tabel waarmee aanvragen kunnen worden samengesteld: ![Geavanceerde weergave van een aanvraag in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif) ### Een aanvraag goedkeuren Wanneer een aanvraag door een gebruiker ter goedkeuring wordt ingediend, krijgt deze de status 'In afwachting van goedkeuring' en wordt deze opgenomen in de goedkeuringswerkstroom die van toepassing is op de opgegeven afdeling en rekeningcode van de aanvraag. De gebruikers die zijn aangewezen in het eerste niveau van de goedkeuringswerkstroom ontvangen een e-mail met het bericht dat de aanvraag is ingediend en dat zij [de aanvraag kunnen goedkeuren.](/nl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) Deze gebruikers zijn doorgaans afdelingshoofden, financieel managers of operationeel managers binnen de inkopersorganisatie. De aangewezen fiatteurs hebben toegang tot de aanvragen die zij kunnen goedkeuren via **\[Aanvragen\] → \[In afwachting van mijn goedkeuring\]:** **![Aanvragen bekijken en goedkeuren in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)** Zodra de aanvraag alle relevante fasen van de goedkeuringswerkstroom heeft doorlopen, worden een of meer inkooporders aangemaakt die kunnen worden verzonden naar de leverancier(s) van wie producten in de aanvraag waren opgenomen. De nieuw aangemaakte [inkooporders kunnen handmatig naar leveranciers worden verzonden](/nl/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order), maar vaak heeft de gebruiker de automatische instelling **\[Inkooporders naar leveranciers verzenden\]** ingeschakeld op de aanvraag, of is dezelfde instelling geactiveerd als een [Gebruikersvoorkeur](/nl/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences). In dat geval worden de inkooporders zodra de aanvraag is goedgekeurd door PurchasePlus rechtstreeks naar de voorkeursbestemming van de leverancier gestuurd. Zodra een aanvraag is goedgekeurd (en de resulterende inkooporders zijn aangemaakt), kan de _aanvraag_ niet meer worden bewerkt. Indien nodig kunnen wijzigingen in sommige gevallen worden aangebracht in de gegenereerde _inkooporder(s)_ door te navigeren naar het tabblad **\[Instellingen\]** van de inkooporder. ### Gerelateerde documenten Aanvragen kunnen worden gekoppeld aan: - Een of meer inkooporders die worden aangemaakt na de goedkeuring van een aanvraag, - Een of meer facturen die zijn gematcht met de inkooporders die zijn gegenereerd na goedkeuring van een aanvraag, - Bijlagen, dit zijn bestanden die aan de aanvraag worden toegevoegd om context en belangrijke informatie te bieden aan fiatteurs en andere lezers. ### Aanvraagstatussen Aanvragen kunnen verschillende statussen hebben, wat belangrijke informatie geeft over de fase waarin de aanvraag zich bevindt. ![Aanvraagstatussen in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif) - **Open**: Een aanvraag met de status Open kan worden gezien als een concept — de gebruiker die de aanvraag heeft aangemaakt, kan deze [bekijken in de sectie(s) 'Mijn concepten'](/nl/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions) op verschillende plekken in de PurchasePlus-applicatie. Zolang een aanvraag de status Open heeft, kan deze worden bewerkt, kunnen er producten worden toegevoegd of verwijderd, of kan deze worden geannuleerd. Om de aanvraag verder te verwerken, moet deze ter goedkeuring worden ingediend door te klikken op **\[Aanvraag indienen\]**. - **In afwachting van goedkeuring (Awaiting Approval)**: Een aanvraag die wacht op goedkeuring is ingediend, maar heeft nog geen definitieve goedkeuring gekregen. Alle relevante gebruikers in de goedkeuringswerkstroom moeten hun akkoord geven voordat een aanvraag definitief wordt goedgekeurd. Lees ons artikel over [Een aanvraag goedkeuren](/nl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) voor meer informatie. - **Geannuleerd (Cancelled)**: Een geannuleerde aanvraag is een aanvraag die is geannuleerd terwijl deze de status Open, In afwachting van goedkeuring of Afgewezen had. Een geannuleerde aanvraag kan niet opnieuw worden geopend en is binnen uw organisatie niet langer bruikbaar. Er kunnen geen acties meer worden ondernomen op een geannuleerde aanvraag. - **Goedgekeurd (Approved)**: Een goedgekeurde aanvraag is een aanvraag die ter goedkeuring is ingediend en vervolgens is goedgekeurd door de betreffende gebruikers in de goedkeuringswerkstroom. Een goedgekeurde aanvraag genereert [Inkooporders](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) voor elke leverancier die in de aanvraag is opgenomen. Een goedgekeurde aanvraag kan worden gesloten of in de status Goedgekeurd blijven staan. - **Afgewezen (Declined)**: Een afgewezen aanvraag is een aanvraag die ter goedkeuring is ingediend en vervolgens is afgewezen door een fiatteur in de goedkeuringswerkstroom. Een afgewezen aanvraag kan worden geannuleerd, of het winkelen kan worden hervat waarna de aanvraag opnieuw kan worden ingediend. - **Gesloten (Closed):** Een gesloten aanvraag bevindt zich in de definitieve eindstatus. ### Probleemoplossing #### Producten van leverancier niet op voorraad Af en toe kan een leverancier een van diens producten markeren als 'Niet op voorraad'. Inkopers krijgen een waarschuwing te zien dat het product niet op voorraad is bij het aanmaken van een aanvraag: ![Leveranciersproduct niet op voorraad](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif) De inkoper wordt er **niet** van weerhouden het product toe te voegen aan de aanvraag — het is slechts een waarschuwing — maar houd er rekening mee dat als het product snel nodig is, u het beste het volgende kunt doen: 1. Een offerte van een andere leverancier voor hetzelfde product bestellen (na te hebben afgewogen of het prijsverschil opweegt tegen de gewenste levertijd), of 2. Een vervangend product bestellen.