# Paperless AI > Paperless Invoicing is een module van PurchasePlus die onze speciaal ontwikkelde, eigen AI-service gebruikt om zowel facturen als creditnota's te ontvangen, scannen en verwerken. Source: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai Markdown: https://www.purchaseplus.com/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai.md # Paperless AI Ga naar: - [Inleiding](#Introduction) - [Hoe documenten binnenkomen](#how-documents-arrive) - [via e-mail](#ViaEmail) - [via de gebruikersinterface](#ViaUI) - [Hoe de AI pdf's scant](#HowTheAIScansPDFs) - [Bestanden opsplitsen in afzonderlijke facturen](#SplittingFiles) - [Gegevensextractie](#ExtractingData) - [Wat kan de AI extraheren en vooraf invullen?](#WhatCantheAIExtract) - [Leveranciers matchen](#MatchingSuppliers) - [Afdelingen en grootboekrekeningen matchen (automatische codering)](#MatchingDeptsAccountCodes) - [Overige gegevens op kopniveau](#OtherHeaderLevelData) - [Producten matchen](#MatchingProducts) - [Overige gegevens op regelniveau](#OtherLineLevelData) - [Prompts](#Prompts) - [Gemiddelde scantijd per document](#AverageScanningTime) - [Ondersteunde talen](#SupportedLanguages) - [Gescande facturen en creditnota's verwerken](#ProcessingInvoicesCreditNotes) - [Huidige beperkingen en probleemoplossing](#LimitationsAndTroubleshooting) - [Toegang tot gescande pdf's van facturen en creditnota's](#AccessingScannedDocuments) - [Veelgestelde vragen](#FrequentlyAskedQuestions) - [Opmerking voor gebruikers van Legacy PurchasePlus](#NoteForLegacyUsers) * * * ### Paperless Invoicing Paperless Invoicing is een module van PurchasePlus die onze speciaal ontwikkelde, eigen AI-service gebruikt om zowel [Facturen](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) als [Creditnota's](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) van uw [Leveranciers](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) te **ontvangen**, **scannen** en **verwerken**, volgens de verwerkingsregels (bijv. [Vlaggen](/nl/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) en [Drempelwaarden](/nl/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)) die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Het vervult in feite de rol van een Accounts Payable-coördinator die 24/7 op hoog tempo werkt, waardoor uw team zich kan richten op waardevoller en proactief werk. ![Paperless Invoicing Scanning Tasks](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-1.avif) ### Hoe documenten binnenkomen #### Via e-mail Elke klant krijgt een speciaal AI-scane-mailadres, bijv. ‘[yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com](mailto:yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com)’, dat u kunt delen met uw leveranciers als uw voorkeursinbox voor Accounts Payable. U kunt facturen of creditnota's die u ontvangt ook naar deze inbox doorsturen, voor het geval een leverancier deze rechtstreeks naar u heeft gestuurd. E-mails die op dit e-mailadres worden ontvangen, zijn voor u zichtbaar in het gedeelte **\[Paperless Emails\] → \[View All\]**: ![Paperless Emails](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-2.avif) Onze AI-scanner bewaakt deze inbox en herkent op intelligente wijze pdf's van facturen en creditnota's - waarbij een 'Scantaak' wordt aangemaakt om de gegevens te extraheren voor verwerking. Scantaken zijn zichtbaar in **\[Paperless Emails\] → [Scanning Tasks](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails) ** (indien ingeschakeld voor uw organisatie) zodra het extractiewerk is begonnen.![Scanning Tasks list with a task in Scanning status](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-3.avif)Zodra het scannen is voltooid, wordt de status van de scantaak bijgewerkt van **Scannen** naar **Gescand**, en kan deze worden beoordeeld en bewerkt. #### Via de gebruikersinterface De scan-AI kan ook worden geactiveerd door een nieuwe factuur (of creditnota) aan te maken in de gebruikersinterface en te kiezen voor **\[Drag and Drop PDF Invoice\]** vanuit de acties [Nieuwe factuur aanmaken](/nl/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice), [Nieuwe creditnota aanmaken](/nl/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) of [Nieuwe scantaak aanmaken](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails). ![Create New Invoice by PDF upload](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-4.avif) U kunt maximaal 10 facturen of creditnota's tegelijk uploaden - de AI scant elke factuur of creditnota afzonderlijk. Facturen en creditnota's die via de gebruikersinterface worden geüpload, zijn zichtbaar in **\[Paperless Emails\] → \[Scanning Tasks\]** zodra het extractiewerk is begonnen, met de status Scannen. ### Hoe de AI pdf's scant #### Bestanden opsplitsen in afzonderlijke facturen Bestanden worden gecontroleerd op meerdere facturen of creditnota's, en als er meerdere worden gedetecteerd, wordt het bestand opgesplitst in afzonderlijke scantaken. Het splitsen volgt deze logica: beginnend bij de eerste pagina vindt er een splitsing plaats aan het begin van een nieuwe factuur of creditnota. Als u ondersteunende bijlagen bij uw factuur wilt voegen, zorg er dan voor dat deze volgen op de factuur waar ze bij horen, bijv.: 1. Factuur 2. Ondersteunend bestand 3. Factuur 4. Ondersteunend bestand En **NIET**: 1. Factuur 2. Factuur 3. Ondersteunend bestand 4. Ondersteunend bestand #### Gegevensextractie Zodra de AI met zekerheid heeft vastgesteld dat het om afzonderlijke facturen gaat, worden de gegevens op elk document geëxtraheerd via Optical Character Recognition (OCR)-technologie, opgeschoond om fouten te verwijderen (en correct geformatteerd voor ons systeem) en vervolgens meerdere keren gevalideerd om ervoor te zorgen dat alleen correcte waarden doorkomen zonder menselijke tussenkomst. Informatie op kopniveau en regelniveau wordt uit het document geëxtraheerd en de relevante velden worden vooraf ingevuld in de factuur- of creditnotamodule van PurchasePlus, waar u de geëxtraheerde gegevens naast de gescande pdf kunt bekijken: ![Scan Task in Scanned State](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-5.avif) ### Wat kan de AI extraheren en vooraf invullen? #### Leveranciers matchen De AI kan leveranciers identificeren, zolang uw organisatie die leverancier heeft [‘Ingeschakeld’ in Mijn leveranciers](/nl/docs/for-purchasers/enable-or-disable-a-supplier#EnableASupplier). De AI herkent geen leverancier waarmee uw organisatie geen relatie heeft, zelfs niet als die leverancier in onze database voorkomt. Als u een factuur of pdf uploadt via de gebruikersinterface, hebt u de mogelijkheid om de leverancier te selecteren uit een vervolgkeuzelijst: ![Select Supplier during PDF Upload](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-6.avif)Anders kan de leverancier automatisch worden geïdentificeerd aan de hand van het bedrijfsnummer (bijv. ABN in Australië), mits dit is ingesteld bij die leverancier in Mijn leveranciers: ![My Supplier Business Number](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-7.avif) Als het bedrijfsnummer van de leverancier (bijv. ABN in Australië) echter niet op de factuur of creditnota staat, kan de AI de leverancier niet automatisch identificeren. Als de leverancier automatisch wordt gematcht, kan de AI vervolgens ook automatisch producten en inkooporders (met de status Open) matchen. Als er meerdere leveranciers worden gevonden met overeenkomende inkooporders, wordt er geen leverancier geselecteerd. Als er geen overeenkomende leverancier wordt gevonden, gaat de scantaak door zonder leveranciersinformatie. Ten slotte kunnen leveranciers worden geïdentificeerd door het leveranciers-ID (let op: NIET het bedrijfsnummer) toe te voegen aan een secundair paperless e-mailadres, bijv. ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’, waarbij 1234 het leveranciers-ID is. Dit kan handig zijn voor leveranciers die hun ABN/bedrijfsnummer niet op hun facturen vermelden; uw organisatie kan deze leveranciers eenvoudigweg een 'uniek' e-mailadres geven om hun facturen naartoe te sturen. #### Afdelingen en grootboekrekeningen matchen (automatische codering) Onze AI beschikt over een optionele subfunctie genaamd 'Automatische codering', die standaard is uitgeschakeld. Deze probeert automatisch de financiële codering voor een gescande factuur voor te stellen, gebaseerd op beschikbare instellingen voor afdelings- en rekeningcodes. In dubbelzinnige situaties (of wanneer er geen instellingen aanwezig zijn) wordt gekeken naar hoe vergelijkbare facturen in het verleden gewoonlijk zijn gecodeerd. Ten eerste kunnen afdelings- en rekeningcodes vooraf worden ingevuld op basis van de instellingen in de handelsrelatie tussen de inkoper en de leverancier. U kunt deze instellingen bekijken en bijwerken op het tabblad Algemeen van het leveranciersprofiel (toegankelijk via **\[Mijn leveranciers\]**)**:** ![Department and Account Code My Supplier](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-8.avif) Als er geen instelling voor afdelings- of rekeningcode bestaat in uw record bij Mijn leveranciers, maar er wel een [Inkooporder](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) is gematcht met de gescande factuur, vult de AI in plaats daarvan de afdelings- en rekeningcode van de inkooporder in: ![Department and Account Code Purchase Order](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-9.avif) Als er geen instellingen voor afdelings- of rekeningcodes bestaan op de inkooporder (of als er geen inkooporder is gevonden), probeert de AI automatisch de kopafdeling en -rekening in te stellen, evenals de regelafdeling en -rekening (als deze afwijken van de kop), gebaseerd op eerdere vergelijkbare facturen en/of creditnota's. #### Overige gegevens op kopniveau Andere informatie op kopniveau kan uit de pdf worden geëxtraheerd en vooraf worden ingevuld, zoals: - Datum, - Valuta, - Totalen, - Belastingbedragen, - Bezorgkosten (incl. btw-%). #### Producten matchen De AI extraheert elke regel van de factuur of creditnota en probeert eerst bestaande producten in onze database te vinden die overeenkomen met de regel. - Eerst probeert de AI een match te vinden met producten die eigendom zijn van de leverancier, met behulp van de beschikbare productcode(s). Als er een product wordt gevonden dat eigendom is van die leverancier, worden de gegevens van het product van de leverancier vooraf ingevuld (bijv. P+-code, merk, eenheidsgrootte, enz.). - Ten tweede probeert het een _exacte match_ te vinden van een product dat eigendom is van de leverancier (zonder rekening te houden met de beschikbare productcodes). Bij meerdere overeenkomsten kiest het systeem de beste match. - Ten derde probeert het een exacte match te vinden met een Master-product dat eigendom is van Marketboomer. In het geval van meerdere identieke Marketboomer Master-producten geeft het systeem voorrang aan het oudste product in ons systeem en aan producten met een afbeelding. Gematchte producten verschijnen in de gebruikersinterface als 'vergrendeld' en tonen de gegevens die in onze database voor dat product aanwezig zijn. Exacte matches krijgen voorrang, gevolgd door gedeeltelijke matches. Als een match niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt het regelitem in ons systeem als nieuw product aangemaakt. U kunt elke match verwijderen via de knop Opties aan de linkerkant van het regelitem in het formulier voor het aanmaken van facturen en te klikken op **\[Product wissen\]**. **![Clear Product](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-10.avif)** Als er meerdere potentiële matches worden gevonden, krijgt elke match een score van ons Best Choice-algoritme en wordt het product met de hoogste score geselecteerd. Bij een gelijke stand wordt de eerste match in de lijst geselecteerd. Als er geen match beschikbaar is, maakt de AI volledig nieuwe producten aan en wijst automatisch een categorie en subcategorie toe aan de nieuwe product(en), gebaseerd op de beschikbare productgegevens en de naam van de leverancier. De nieuwe producten worden 'eigendom' van de leverancier die de factuur of creditnota heeft verzonden. _Meer informatie over [Producteigendom](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-products#ProductOwnership)._ #### Overige gegevens op regelniveau Andere informatie op regelniveau kan worden geëxtraheerd en vooraf ingevuld, zoals: - Maateenheid & eenheidsnaam, - Verkooppakgrootte & verkooppakaantal, - Aantal, - Eenheidsprijs, - Btw-%, - En regeltotaal, wat in feite een berekende waarde is (en geen geëxtraheerde waarde). Houd er rekening mee dat alle energierekeningen worden geëxtraheerd als een **enkel totaal factuurbedrag**, vanwege de complexiteit van de factureringsstructuren binnen telecommunicatie-, gas- en elektriciteitsfacturen. #### Prompts Het PurchasePlus-beheerteam heeft de mogelijkheid om 'Prompts' aan de AI te geven om te helpen goede beslissingen te nemen. Deze 'Prompts' zijn optioneel en hoeven niet te worden overgenomen door de inkooporganisaties die de AI-scanservice gebruiken. Bijvoorbeeld: _‘Interpreteer ‘Klantreferentie’ op een pdf als ‘Inkoopordernummer’_. Op deze manier kunnen we rekening houden met onduidelijkheden in de praktijk en de werking van de AI voortdurend verbeteren. Als u een suggestie hebt voor een AI-prompt, neem dan contact op met uw accountmanager. #### Gemiddelde scantijd per document De scantijd voor een gemiddelde factuur bedraagt ongeveer 30 seconden (per november 2024). #### Ondersteunde talen Alle talen kunnen momenteel door de AI worden gescand. We vertalen productomschrijvingen echter niet (als de factuur bijvoorbeeld Franse productomschrijvingen heeft, scant en vult onze AI de productomschrijvingen in het Frans vooraf in). ### Gescande facturen en creditnota's verwerken Zodra de geëxtraheerde gegevens vooraf zijn ingevuld in de factuur- of creditnotamodule, probeert de AI de factuur automatisch te verwerken volgens uw factuurvlaggen, drempelwaarden en bijbehorende organisatie-instellingen. Als de verwerkingspoging mislukt, blijven de scantaken in de status **Gescand** staan en is handmatige controle door de gebruiker vereist voordat ze als factuur of creditnota worden aangemaakt. Geautoriseerde gebruikers binnen uw organisatie kunnen deze taak uitvoeren, of een medewerker van ons toegewijde team controleert en verwerkt het document binnen maximaal 3 uur; de gemiddelde tijd voor menselijke controle ligt momenteel echter rond de 30 minuten. ### Huidige beperkingen en probleemoplossing - Alleen pdf-bestanden kunnen worden gescand door de Paperless Invoicing AI. Dit kunnen digitale pdf's zijn of gescande pdf's. - Er geldt een maximum van 10 pagina's per scan. - Zorg voor de beste resultaten dat gescande documenten rechtop in het aangeleverde bestand staan. - Facturen met WET-belasting (Wine Equalisation Tax) worden nog niet volledig ondersteund en kunnen inconsistente resultaten opleveren. - Facturen met bedragen in meerdere valuta's kunnen inconsistente resultaten opleveren. - Geëxtraheerde handgeschreven tekst is minder nauwkeurig dan getypte tekst. - Handgeschreven tekst bovenop een gescande of digitale pdf wordt meegenomen in de scan, wat kan leiden tot ongewenste tekst in de extractie. ### Toegang tot gescande facturen en creditnota's Gescande pdf's kunnen (afzonderlijk) worden bekeken en gedownload in **\[Paperless Emails\] → \[Scanning Tasks\]**, samen met de bijbehorende documenten en gegevens: ![Scanning Tasks with scanned documents](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-11.avif) ### Veelgestelde vragen - **Welke documenttypen ondersteunt de Paperless Invoicing AI-scanner?** We ondersteunen pdf's - zowel digitaal als gescand. De kwaliteit van gescande pdf's is van invloed op de nauwkeurigheid van de geëxtraheerde gegevens. Leveranciers kunnen hun facturen ook naar ons sturen via onze eigen API of met behulp van internationale PEPPOL-standaarden. - **Kan ik facturen vanaf elk e-mailadres verzenden?** Facturen moeten altijd worden verzonden vanaf een officieel, geregistreerd bedrijfse-mailadres. Het gebruik van persoonlijke of openbare domeinen zoals Gmail of Outlook kan ertoe leiden dat facturen om veiligheids- en verificatieredenen door het systeem worden geblokkeerd. - **Wat is de maximale bestandsgrootte?** Het wordt aanbevolen om bestanden niet groter te laten zijn dan 10 MB. Hoewel de AI zal proberen bestanden te scannen en verwerken die groter zijn dan dit, duurt het veel langer en mislukt de scantaak automatisch als deze niet binnen 15 minuten kan worden verwerkt. - **Geldt er een limiet voor het aantal pagina's dat in één bestand kan worden gescand?** Er geldt een maximum van 10 pagina's per bestandsupload. - **Hoe lang duurt het om een document te scannen?** Vanaf juni 2026 is de gemiddelde tijd om een factuur of creditnota te scannen in PurchasePlus minder dan 26 seconden. - **Hoeveel documenten kan ik tegelijk uploaden?** U kunt 10 facturen of creditnota's tegelijk uploaden (via de AI-scaninbox, niet via de acties Factuur of Creditnota aanmaken). Wanneer u meerdere bestanden uploadt via de gebruikersinterface, kunt u alleen meerdere bestanden van hetzelfde type aanleveren (d.w.z. allemaal facturen of allemaal creditnota's) in dezelfde upload. Als de bestanden per e-mail worden ontvangen, mogen ze een mix van facturen en creditnota's zijn. - **Leert deze tool van mijn correcties?** Ja, telkens wanneer een factuur of creditnota handmatig wordt gecorrigeerd, legt het systeem de structurele wijziging vast om toekomstige extractienauwkeurigheid voor die specifieke leverancier te verbeteren. - **Wat gebeurt er als een factuur of pdf niet voldoet aan de validatieregels van de AI?** Als een document niet voldoet aan de validatieregels, wordt het naar de "AI Scanning Inbox" gestuurd voor menselijke controle. U hebt de mogelijkheid om deze controle zelf direct uit te voeren of dit over te laten aan ons toegewijde operationele team. Ons team werkt 24/7 en zorgt voor snelle doorlooptijden, waarbij de meeste documenten binnen drie uur worden gecontroleerd en verwerkt, met een gemiddelde tijd van slechts 30 minuten. - **Waarom is de extractiestatus 'Mislukt' of 'Verwijderd'?** Mislukt of Verwijderd betekent meestal dat er is gedetecteerd dat de factuur of creditnota een dubbel documentnummer van de leverancier bevat. - **Hoe lang duurt het voordat een nieuw toegevoegde leverancier beschikbaar is als 'Mijn leverancier' (en in de bijbehorende vervolgkeuzemenu's in de applicatie)? **Tot 6 uur tijdens piekuren, maar over het algemeen 1-2 uur. - **Waarom worden sommige van mijn facturen afgestemd zonder dat er goedkeuringen zijn gegeven? **Dit kan het gevolg zijn van het 3-way matching-proces, waarbij facturen automatisch worden afgestemd wanneer ze binnen de ingestelde toleranties overeenkomen met de bijbehorende inkooporder en goederenontvangst. [Meer informatie over 3-way matching](/nl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#MatchingPOsGRsToInvoices). ### Opmerking voor gebruikers van Legacy PurchasePlus De Paperless Invoicing AI is de opvolger van P+i en is exclusief voor PurchasePlus. Informatie over de Legacy P+i-module is [hier](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-invoices-to-pi-purchase-plus-help-documents?hsLang=en) te vinden.