# Zatwierdzanie faktur

> Gdy Faktura lub Nota kredytowa znajduje się w stanie „Oczekuje na zatwierdzenie”, oznacza to, że zawiera jedną lub więcej Flag — czyli rozbieżności — wymagających weryfikacji i zatwierdzenia przez

Source: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note

Markdown: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md

# Zatwierdzanie faktur
Gdy Faktura lub Nota kredytowa znajduje się w stanie „Oczekuje na zatwierdzenie”, oznacza to, że zawiera jedną lub więcej Flag — czyli rozbieżności — wymagających weryfikacji i zatwierdzenia przez odpowiedniego użytkownika w Twojej organizacji.

Wyznaczone osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić lub odrzucić Fakturę lub Notę kredytową. Zatwierdzenie [Faktury](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) lub [Noty kredytowej](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) zmieni jej status na Uzgodniona (Reconciled), a odrzucenie Faktury lub Noty kredytowej oznaczy ją jako Anulowana (Cancelled). 

**Przejdź do:**

-   [Informacje o procesach akceptacji (wersja klasyczna a nowa)](#InvoiceApprovalWorkflows)
-   [Zatwierdzanie w klasycznych procesach akceptacji](#approve-with-legacy-workflows)
-   [Zatwierdzanie faktury (nowe procesy akceptacji)](#ApproveAnInvoiceNew)
    -   [Uprawnienie „Superosoba zatwierdzająca faktury”](#SuperApproverPermission)
    -   [Przeglądanie poprzednich i nadchodzących osób zatwierdzających w procesie (Ścieżka audytu)](#ViewPastUpcomingApprovers)
-   [Weryfikacja faktur oczekujących na zatwierdzenie](#ReviewAFlaggedInvoice)
-   [Dobre praktyki dotyczące weryfikacji faktur oczekujących na zatwierdzenie](#BestPractices)



### Informacje o procesach akceptacji (wersja klasyczna a nowa)

PurchasePlus historycznie obsługiwał oparte na rolach procesy akceptacji Faktur i Not kredytowych, w których użytkownicy operacyjni (np. Kierownik działu gastronomii) udzielali zatwierdzenia jako pierwsi, a użytkownicy finansowi (np. Dział księgowości) jako drudzy. Ten model procesu nazywamy „Klasycznymi procesami akceptacji” (Legacy Workflows) i wielu Kupujących nadal z niego korzysta.

Od lutego 2025 r. platforma PurchasePlus udostępniła nowe, [oparte na rangach procesy akceptacji](/pl/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), które są bardziej skalowalne i wydajniejsze niż model klasyczny. Ten zaktualizowany model nazywamy „Nowymi procesami akceptacji”. Nowsze organizacje Kupujących lub Kupujący, którzy dokonali migracji przy pomocy naszych zespołów ds. konfiguracji, będą korzystać z Nowych procesów akceptacji. 

Oba modele nie mogą działać równolegle; organizacja musi mieć włączony na swoim koncie jeden albo drugi model. [Skontaktuj się z nami](mailto:help@purchaseplus.com), aby włączyć Nowe procesy akceptacji dla swojej organizacji, jeśli chcesz dokonać zmiany.

[_Dowiedz się więcej o różnicach między klasycznymi a nowymi procesami akceptacji._](/pl/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows)

### Zatwierdzanie w klasycznych procesach akceptacji

1\. Kliknij \[**Faktury oczekujące na moje zatwierdzenie**\] na stronie głównej lub wybierz \[**Faktury**\] → \[**Oczekujące na moje zatwierdzenie**\] z bocznego paska nawigacji.

![Strona faktur oczekujących na moje zatwierdzenie](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif)

2\. W widoku tabeli Faktury oczekujące na moje zatwierdzenie możesz wykonać następujące czynności:

a. Użyj pola \[**Szukaj**\], aby znaleźć konkretną Fakturę.

b. \[**Zarządzaj kolumnami**\], aby dostosować informacje wyświetlane w tabeli.

c. Kliknij \[**Numer faktury**\], aby otworzyć Fakturę.

d. \[**Numer referencyjny**\]. Najedź kursorem na Numer referencyjny, aby dodać lub edytować referencję Faktury.

e. Zobacz, od jakiego „Dostawcy” pochodzi Faktura.

f. \[**Konto kosztowe**\]. Najedź kursorem na Konto kosztowe, aby dodać lub edytować Dział lub Konto, do którego przypisana jest Faktura.

g. \[**Zamówienie zakupu**\]. Sprawdź, czy Faktura została dopasowana do Zamówienia zakupu. Zobacz nasz artykuł [Dopasowywanie Zamówienia zakupu do Faktury](/pl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), aby dowiedzieć się więcej.

h. \[**Protokoły przyjęcia towaru**\]. Wyświetl Protokoły przyjęcia towaru lub utwórz [Protokół przyjęcia towaru](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) do [Zamówienia zakupu](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders). 

i. \[**Kopia PDF**\]. Wyświetl kopię Faktury w formacie PDF, jeśli Faktura została utworzona z pliku PDF.

j. Dokonaj zatwierdzenia operacyjnego lub finansowego Faktury za pomocą przycisku \[**Zatwierdź**\], w zależności od posiadanych uprawnień.

![Widok tabeli oznaczonych faktur](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. Możesz również kliknąć Fakturę oczekującą na zatwierdzenie, aby przejść do jej widoku — w nagłówku Faktury znajdziesz przyciski zatwierdzenia finansowego i operacyjnego. W tym miejscu możesz operacyjnie lub finansowo \[**Zatwierdzić**\] Fakturę w zależności od posiadanych uprawnień.

![Zatwierdzanie oznaczonej faktury wewnątrz dokumentu](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Po uzyskaniu zarówno zatwierdzenia operacyjnego, jak i finansowego Faktura przejdzie w stan „UZGODNIONA” (RECONCILED). 

Jeśli Twoja organizacja tworzy wsadowe pliki eksportu, zapoznaj się z naszym artykułem [Oznaczanie Faktury lub Noty kredytowej jako gotowej do eksportu](/pl/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready), aby dowiedzieć się więcej o przygotowywaniu Faktur do eksportu. Jeśli Twoja organizacja eksportuje Faktury i Noty kredytowe pojedynczo, zapoznaj się z naszym artykułem [Eksportowanie Faktury lub Noty kredytowej](/pl/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note). 

![Faktura uzgodniona](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif)

### Zatwierdzanie w nowych procesach akceptacji

Użytkownicy mogą zatwierdzać lub odrzucać Faktury lub Noty kredytowe przypisane do jednostki organizacyjnej, w której (a) przypisano nowy proces akceptacji oraz (b) użytkownik jest osobą zatwierdzającą w jednej z rang tego procesu.

Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić lub odrzucić Fakturę ze stron **\[Faktury\] → \[Oczekujące na moje zatwierdzenie\]**, a Noty kredytowe ze strony **\[Noty kredytowe\]** **→ \[Wyświetl wszystkie\] → \[Nota kredytowa\]**. Pamiętaj, że osoby zatwierdzające w drugiej (i kolejnych) randze procesu zobaczą Faktury lub Noty kredytowe na tych listach dopiero po ich zatwierdzeniu przez wcześniejsze rangi:

![Strona faktur oczekujących na moje zatwierdzenie](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif)

Dodatkowo osoby zatwierdzające mogą wejść w Fakturę lub Notę kredytową i użyć przycisków **\[Zatwierdź\]** lub **\[Odrzuć\]** w nagłówku dokumentu:

![Przyciski Zatwierdź i Odrzuć na Fakturze](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif)

**Co się dzieje po zatwierdzeniu Faktury lub Noty kredytowej?**

-   Jeśli wartość dokumentu jest wyższa niż maksymalna wartość dla rangi osoby zatwierdzającej, Faktura lub Nota kredytowa zostanie przekazana do kolejnej rangi zatwierdzania. Użytkownicy w kolejnej randze zostaną powiadomieni pocztą e-mail.
-   Jeśli wartość dokumentu jest niższa niż maksymalna wartość dla rangi osoby zatwierdzającej, proces traktuje to jako „Ostateczne zatwierdzenie”, a Faktura lub Nota kredytowa automatycznie przechodzi w stan Uzgodniona (Reconciled). Może ona zostać wyeksportowana do zewnętrznego systemu finansowo-księgowego (AP) w celu dokonania płatności.

**Co się dzieje po odrzuceniu Faktury lub Noty kredytowej?**

-   Osoba zatwierdzająca zostanie poproszona o dodanie komentarza, a Faktura lub Nota kredytowa automatycznie przejdzie w stan Anulowana (Cancelled).

[_Dowiedz się więcej o Nowych procesach akceptacji._](/pl/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows)

#### Uprawnienie „Superosoba zatwierdzająca faktury”

Uprawnienie „Może super-zatwierdzać faktury i noty kredytowe” (Can Super Approve Invoices And Credit Notes) włącza dwie ważne funkcje w kontekście procesów akceptacji Faktur i Not kredytowych:

1.  Uprawniony użytkownik może wymusić przejście dowolnej Faktury lub Noty kredytowej w stanie „Oczekuje na zatwierdzenie” do stanu „Uzgodniona”, niezależnie od tego, czy znajduje się ona w procesie akceptacji. Uprawnienie to jest zatem skutecznym sposobem na pomijanie rang akceptacji w procesie przez upoważnione osoby.
    
2.  Uprawniony użytkownik może edytować szczegóły (z wyjątkiem Działu i pozycji Faktury) Faktury lub Noty kredytowej, gdy znajduje się ona w stanie Uzgodniona.
    

Czynność Super-zatwierdzenia znajduje się w menu **\[Więcej\]** w nagłówku Faktury lub Noty kredytowej, gdy dokument znajduje się w stanie „Oczekuje na zatwierdzenie”:

![Super-zatwierdzanie faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif)

Ze względu na szeroki zakres uprawnień, jakimi dysponują Superosoby zatwierdzające, niezwykle ważne jest, aby to uprawnienie nadawać wyłącznie faktycznym superużytkownikom i/lub wysoko wykwalifikowanym i upoważnionym administratorom.

#### Przeglądanie poprzednich i nadchodzących osób zatwierdzających w procesie (Ścieżka audytu)

Możesz sprawdzić poprzednie i nadchodzące osoby zatwierdzające dla danej Faktury lub Noty kredytowej w procesie akceptacji, przechodząc do **\[Faktury\] LUB \[Noty kredytowe\] → \[Wyświetl wszystkie\]** albo **\[Faktury\] LUB \[Noty kredytowe\] → \[Oczekujące na moje zatwierdzenie\]** i klikając przycisk **\[Wyświetl\]** w kolumnie **\[Proces akceptacji\]**:

![Wyświetlanie procesu akceptacji faktury z tabeli Wszystkie faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif)

Informacje zostaną wyświetlone w oknie podręcznym, w którym możesz sprawdzić znaczniki czasu, zmiany statusu, nazwiska osób zatwierdzających i inne dane:

![Okno modalne procesu zatwierdzania faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif)

### Oczekuje na zatwierdzenie

Istnieje wiele powodów, dla których Faktura lub Nota kredytowa może zostać oflagowana, a każdy z nich jest wyświetlany w zakładce **\[Flagi\]** dokumentu oraz w kolumnie Flagi przy każdej pozycji Faktury lub Noty kredytowej. Jako osoba zatwierdzająca możesz przejrzeć każdy powód oflagowania i zdecydować, czy chcesz usunąć przyczynę flagi, czy zatwierdzić dokument bez korygowania niektórych lub wszystkich przyczyn.

Flagi są konfigurowane indywidualnie dla każdej organizacji, więc skonsultuj się z administratorem w swojej organizacji, jeśli uważasz, że którekolwiek z flag pojawiających się na Twoich Fakturach lub Notach kredytowych są zbędne.

1\. Wybierz Fakturę lub Notę kredytową na liście **\[Oczekujące na moje zatwierdzenie\]**, aby wyświetlić jej szczegóły. Możesz użyć przycisków szybkiego działania w nagłówku dokumentu, aby:

a. \[**Zaawansowany edytor**\]. Przeglądać szczegóły Faktury lub Noty kredytowej i zarządzać nimi obok oryginalnej kopii PDF.

b. \[**Pokaż lub ukryj szczegóły**\]. Wyświetlić bardziej szczegółowe informacje o Fakturze lub Nocie kredytowej.

c. \[**Wyświetl PDF**\]. Wyświetlić oryginalny plik PDF, którego nasz system użył do utworzenia Faktury lub Noty kredytowej (jeśli istnieje).

d. **\[Powiązane dokumenty\]**. Wyświetlić wszelkie Zapotrzebowania, Zamówienia zakupu, Protokoły przyjęcia towaru lub Noty kredytowe powiązane z tą Fakturą.

e. **\[Więcej opcji\]**. Wyświetlić Dziennik audytu Faktury, wydrukować Fakturę i wykonać inne czynności. 

![wyjaśnienie opcji nagłówka faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif)

2\. W razie potrzeby kliknij \[**Zaktualizuj wartości**\], aby ręcznie skorygować wartości Faktury lub Noty kredytowej i doprowadzić do ich zbilansowania. Panel bilansu Faktury lub Noty kredytowej pojawia się na wszystkich Fakturach i Notach kredytowych i wskazuje, czy suma pozycji dokumentu zgadza się z łącznymi sumami dokumentu. 

![Aktualizowanie wartości oflagowanej faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif)

3\. Wszystkie pozycje Faktury lub Noty kredytowej są wymienione w zakładce \[**Podsumowanie produktów**\] dokumentu. W tym miejscu możesz:

a. Wybrać \[**Widok zaawansowany**\], aby wyświetlić podpozycje. Zobacz artykuł pomocy [Aktualizowanie pozycji faktury w trybie zaawansowanym](/pl/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode), aby uzyskać więcej informacji.

b. Kliknąć \[**Dodaj pozycję faktury LUB noty kredytowej**\], w zależności od tego, czy przeglądasz Fakturę, czy Notę kredytową.

c. Wybrać \[**Połącz**\], aby powiązać pozycje Faktury z pozycjami Zamówienia zakupu. Jeśli Twoja organizacja dopasowuje Faktury do Zamówień zakupu, ważne jest, aby każda pozycja Faktury była połączona z odpowiadającą jej pozycją w dopasowanym Zamówieniu zakupu. Zobacz nasz artykuł [Łączenie pozycji faktury z pozycjami zamówienia zakupu](/pl/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines), aby dowiedzieć się więcej.

d. \[**Flagi**\] Wyświetlić przyczyny, dla których Faktura lub Nota kredytowa oczekuje na zatwierdzenie. Jeśli przy pozycji Faktury lub Noty kredytowej występuje co najmniej jedna flaga, pojawi się ikona czerwonej flagi.

e. Status \[**Odebrano**\]. Sprawdzić, czy dopasowana pozycja Zamówienia zakupu została oznaczona jako odebrana w co najmniej jednym Protokole przyjęcia towaru. 

f. \[**Informacje**\] Wyświetlić szczegółowe informacje o pozycji Faktury lub Noty kredytowej.

g. Sprawdzić ilość, cenę jednostkową, % podatku oraz sumy pozycji Faktury lub Noty kredytowej.

![Szczegóły pozycji oflagowanej faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif)

Poza domyślną zakładką **\[Podsumowanie\]** na Fakturze lub Nocie kredytowej znajdują się inne zakładki zawierające istotne informacje:

1\. Zakładka \[**Flagi**\] zawiera podsumowanie przyczyn oflagowania Faktury lub Noty kredytowej.

2\. Zakładka \[**Analiza**\] zapewnia szczegółowy widok analizy dopasowania 3-stronnego/2-stronnego. 

3\. Zakładka \[**Ustawienia**\] umożliwia przeglądanie i zarządzanie szczegółami Faktury lub Noty kredytowej, takimi jak Numer dokumentu, Numer referencyjny, Data dokumentu, Waluta oraz Kod działu i konta.

4\. Zakładka \[**Komentarze**\] zawiera komentarze wewnętrzne lub zewnętrzne dodane do Faktury lub Noty kredytowej przez użytkowników w Twojej organizacji.

5\. Zakładka **\[Noty kredytowe\]** wyświetla wszelkie Noty kredytowe powiązane z Fakturą, jeśli takie istnieją.

6\. Zakładka \[**Zamówienie zakupu**\] pokazuje Zamówienie zakupu dopasowane do Faktury, jeśli takie istnieje.

7\. Zakładka \[**Protokoły przyjęcia towaru**\] pokazuje Protokoły przyjęcia towaru należące do dopasowanego Zamówienia zakupu, jeśli takie istnieją.

8\. Zakładka \[**Załączniki**\] pokazuje dołączone pliki dodane do Faktury lub Noty kredytowej przez użytkowników w Twojej organizacji, jeśli takie istnieją.

![Zakładki faktury](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif)

### Porady dotyczące weryfikacji

#### Dopasowywanie Zamówień zakupu i Faktur

-   Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, upewnij się, że Zamówienie zakupu zostało dopasowane do Faktury przed sprawdzeniem przyczyn oflagowania.
    
-   W razie potrzeby połącz pozycje Faktury z pozycjami Zamówienia zakupu.

#### Odbiór towarów i usług

-   Sprawdź, czy pozycje zostały odebrane. Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, przyjęcie Zamówienia zakupu jest kluczowym krokiem potwierdzającym dostarczenie produktów i daje sygnał osobie zatwierdzającej Fakturę, że można ją bezpiecznie zatwierdzić.  
    

#### Sprawdzanie pozycji na Fakturach i Notach kredytowych przed zatwierdzeniem

-   W przypadku rozbieżności między ceną w Zamówieniu zakupu a ceną na Fakturze lub Nocie kredytowej warto skontaktować się z Dostawcą w sprawie ewentualnej Noty kredytowej na powstałą różnicę.