# Automatyczne dekretowanie bez zamówienia zakupu

> Gdy faktura dotrze bez powiązanego zamówienia zakupu, PurchasePlus odczytuje dokument i na podstawie informacji z faktury, domyślnych ustawień dostawcy oraz historii

Source: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order.md

# Automatyczne dekretowanie bez zamówienia zakupu
Przejdź do:

-   [Automatyczne dekretowanie bez zamówienia zakupu](#auto-coding-without-a-po)
-   [Jak ustalana jest dekretacja](#how)
-   [Przygotowanie do dokładnego dekretowania](#setup)
-   [Weryfikacja, korekta, zatwierdzenie](#review)
    -   [Oznaczanie faktur bez zamówienia zakupu](#flagging)

### Automatyczne dekretowanie bez zamówienia zakupu

Gdy faktura dotrze bez powiązanego zamówienia zakupu, PurchasePlus odczytuje dokument i korzystając z danych faktury, domyślnych ustawień dostawcy oraz historii dekretacji, automatycznie przypisuje kody kont do każdej pozycji. Nazywamy to automatycznym dekretowaniem bez zamówienia zakupu. Następnie weryfikujesz dane, w razie potrzeby wprowadzasz poprawki i zatwierdzasz.  
  
Jest to ten sam silnik skanujący, który obsługuje wszystkie faktury w PurchasePlus. Różnica w przypadku faktur bez zamówienia zakupu polega na tym, że nie ma zamówienia zakupu, z którego można by skopiować dekretację, dlatego system pobiera ją z domyślnych ustawień dostawcy oraz z dotychczasowej historii dekretacji.  
  
Nie jest to jednak proces w pełni bezobsługowy. Faktury bez zamówienia zakupu zawsze wymagają zatwierdzenia przez człowieka, zanim zostaną uzgodnione. PurchasePlus wykonuje najcięższą pracę, ale ostateczne zatwierdzenie nadal zależy od użytkownika.

###   
**Jak ustalana jest dekretacja**

PurchasePlus stosuje dekretację, analizując kolejno następujące szczegóły:

1\. Domyślne ustawienia dostawcy – system sprawdza domyślny kod konta i dział w danych dostawcy i stosuje je.

2\. Jeśli nie skonfigurowano ustawień domyślnych dostawcy, PurchasePlus automatycznie przypisuje kody kont na podstawie Twoich wcześniejszych preferencji dekretacji. Zazwyczaj system potrzebuje wzorca co najmniej trzech spójnych wyborów, aby zyskać wystarczającą pewność do automatycznego przypisania kodu konta.

Im bardziej spójnie dekretujesz pozycje, tym szybciej PurchasePlus przejmie te zadania. Za każdym razem, gdy przypisujesz te same kody do podobnej pozycji, uczysz system, aby zrobił to za Ciebie następnym razem.

### **Przygotowanie do dokładnego automatycznego dekretowania**

Dzięki wstępnej konfiguracji i spójnym nawykom dekretowania PurchasePlus będzie automatycznie dekretować pozycje bez zamówienia zakupu z coraz większą dokładnością.

-   **Ustaw wartości domyślne dostawcy** – na stronie szczegółów dostawcy możesz [ustawić domyślny dział i domyślny kod konta](/pl/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#EditGeneralSupplierSettings). To najszybszy sposób na prawidłowe dekretowanie faktur danego dostawcy od pierwszego dnia. 
-   **Dekretuj spójnie** – dekretowanie tego samego dostawcy i tych samych typów pozycji w ten sam sposób pozwala PurchasePlus nauczyć się automatycznego przypisywania tych kodów.
-   **Kody produktów** – dokładne kody produktów dostawcy w Twoich katalogach zarządzanych samodzielnie zapewniają precyzyjne dopasowanie pozycji.

### **Weryfikacja, korekta, zatwierdzenie**

Faktury bez zamówienia zakupu powinny być zawsze zweryfikowane przed zatwierdzeniem.

1.  **Sprawdź kod konta i dział dla każdej pozycji** – popraw każdą pozycję, w której przypisany kod jest nieodpowiedni. PurchasePlus uczy się na podstawie konsekwentnych korekt.  
      
    
2.  **Sprawdź sumy** – upewnij się, że suma pozycji odpowiada sumie faktury. W przypadku niezgodności pojawi się **flaga sumy (Total flag).**  
      
    
3.  **Zatwierdź** – gdy wszystko się zgadza, zatwierdź fakturę w celu jej uzgodnienia.

Możesz rozwiązać problem z flagą (poprawić przyczynę błędu) lub zaakceptować flagę (potwierdzić ją i kontynuować). Obie ścieżki przenoszą fakturę do stanu Uzgodniona. Decyzja należy do osób zatwierdzających.

#### Oznaczanie faktur bez zamówienia zakupu

Faktury bez zamówienia zakupu są zawsze oznaczane flagą do zatwierdzenia, ponieważ nie są powiązane z zamówieniem zakupu. Oznacza to, że przed uzgodnieniem zawsze będą wymagać odpowiedniego zatwierdzenia. Działa to w ten sposób celowo. Pozwala to zachować kontrolę człowieka nad wydatkami, które nie przeszły przez standardowy proces zakupowy.

Przebieg pracy w dziale zobowiązań (Accounts Payable):

1.  PurchasePlus skanuje fakturę i wstępnie uzupełnia dekretację.
2.  Faktura trafia do systemu ze statusem Oznaczona (Flagged).
3.  Dział zobowiązań weryfikuje dekretację oraz flagi.
4.  Poprawiasz dekretację lub ją akceptujesz, a następnie zatwierdzasz.
5.  Faktura przechodzi do stanu Uzgodniona i jest gotowa do wyeksportowania do systemu finansowego.