# Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym > Sekcja Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym w PurchasePlus umożliwia: Source: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails Markdown: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md # Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym **Przejdź do**: - [Czym jest sekcja „Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym”?](#InboxDefn) - [Przeglądanie wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym](#ViewPaperlessEmails) - [Zadanie skanowania](#scanning-task) - [Statusy zadań skanowania](#ScanTaskStatuses) - [Przeglądanie zadań skanowania](#ViewingScanTasks) - [Blokowanie i odblokowywanie zadań skanowania](#LockingAndUnlockingScanTasks) - [Pochodzenie zadań skanowania](#ScanTaskOrigins) - [Wskazówki dotyczące szybkiej nawigacji](#QuickNav) - [Tworzenie nowych zadań skanowania](#CreatingNewScanTasks1) - [Skanowanie wielu plików](#Scanningmultiplefiles) - [Co wykrywa i wstępnie uzupełnia skaner AI?](#whatIsDetected2) - [Konwersja zadań skanowania na faktury lub noty kredytowe](#ConvertingToDocument) - [Usuwanie zadań skanowania](#DeletingScanTasks) ### Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym Sekcja Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym w PurchasePlus umożliwia: 1. Przeglądanie wiadomości e-mail przesłanych przez Twoich dostawców (lub innych użytkowników w Twojej organizacji) na dedykowany adres e-mail do fakturowania bezpapierowego, 2. Śledzenie pracy wykonywanej na dokumentach przez nasze [AI do fakturowania bezpapierowego](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai) oraz weryfikację wynikowych [faktur](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) i [not kredytowych](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) w naszym systemie. Jeśli funkcja ta jest włączona dla Twojej organizacji, pojawi się ona jako **\[Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym\]** na bocznym pasku nawigacyjnym: ![Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym w nawigacji bocznej](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif) Sekcja Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym składa się z dwóch podsekcji: - **\[Wyświetl wszystko\]** w wiadomościach e-mail w systemie bezpapierowym, gdzie można przeglądać każdą wiadomość e-mail wysłaną przez dostawców na dedykowany adres e-mail do fakturowania bezpapierowego. Obejmuje to wiadomości e-mail, które nasz system automatycznie „odfiltrowuje” – tj. nie używa ich do tworzenia faktur ani not kredytowych – takie jak wyciągi, treści marketingowe czy zduplikowane dokumenty. - **\[Wymagane działania\],** gdzie można przejrzeć i poprawić dowolne zadanie skanowania (więcej informacji poniżej), w którym brakuje dostawcy. - **\[Zadania skanowania\]**, które stanowią etap pośredni między wiadomością e-mail od dostawcy (wraz z załącznikami PDF) a wynikową fakturą lub notą kredytową w naszym systemie. ### Przeglądanie wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym Aby wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail w formie tabeli, kliknij **\[Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym\] → \[Wyświetl wszystko\]** na bocznym pasku nawigacyjnym. W tym widoku możesz: - Wyszukiwać określone wiadomości e-mail m.in. według adresu nadawcy (Od) lub odbiorcy (Do), - Szybko przeglądać łącza do powiązanych zadań skanowania, faktur i/lub not kredytowych, które nasz system utworzył na podstawie wiadomości e-mail: ![Tabela Wyświetl wszystko w wiadomościach e-mail w systemie bezpapierowym](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif) - Wyświetlić szczegóły oryginalnej wiadomości e-mail, klikając wartość w kolumnie **\[E-mail\]** w tabeli. Oryginalne załączone pliki można również pobrać na dole wiadomości e-mail: ![Wyświetlanie wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif) ### Zadanie skanowania Gdy dostawca prześle fakturę lub notę kredytową w formacie PDF na Twój adres e-mail do fakturowania bezpapierowego (lub gdy ręcznie [prześlesz fakturę lub notę kredytową w formacie PDF do naszej funkcji skanowania AI](#CreatingNewScanTasks1)), nasze AI utworzy zadanie skanowania i przypisze mu unikalny numer skanu. W sekcji **\[Zadania skanowania\]** można przeglądać te zadania, a także wszelkie dokumenty, które ostatecznie zostaną wygenerowane na podstawie zadania skanowania: ![Wyświetlanie zadań skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif) Zadanie skanowania można traktować jako etap pośredni między plikiem PDF faktury lub noty kredytowej dostawcy a utworzoną w PurchasePlus [fakturą](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) lub [notą kredytową](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes), którą uzgadniasz i eksportujesz za pomocą naszego oprogramowania. #### Statusy zadań skanowania Zadania skanowania mogą mieć jeden z następujących statusów: - **Skanowanie (szary)**: Zadanie skanowania zostało niedawno rozpoczęte i nadal trwa skanowanie. - **Skanowanie (czerwony)**: Zadanie skanowania trwa dłużej niż 5 minut i AI przerwało próbę, ale technicznie zadanie jeszcze nie zakończyło się błędem. - **Zeskanowano (niebieski)**: Zadanie skanowania pomyślnie przetworzyło plik PDF, ale nie spełniło reguł biznesowych, co wymaga weryfikacji przez człowieka. Nasz całodobowy zespół ds. fakturowania zajmie się tym w ciągu kilku godzin. Alternatywnie możesz [samodzielnie wprowadzić wymagane poprawki w dowolnym momencie](#ConvertingToDocument), aby przyspieszyć proces. - **Zakończono (zielony)**: Na podstawie zadania skanowania wygenerowano fakturę lub notę kredytową i nie wymaga ono dalszych działań. Przechowujemy rejestr zadań skanowania, aby użytkownicy mogli szybko wyświetlić właściwy dokument (fakturę lub notę kredytową) wygenerowany na podstawie zadania. - **Nieudane (czerwony)**: Zadanie skanowania zakończyło się niepowodzeniem z jakiegoś powodu. Możesz kliknąć nieudane zadanie skanowania, wyświetlić je, a następnie ręcznie zweryfikować i zaktualizować. Możesz najechać kursorem na wskaźnik statusu, aby uzyskać więcej informacji o statusie danego zadania skanowania. ### Przeglądanie zadań skanowania Rejestr wszystkich zadań skanowania w Twojej organizacji możesz wyświetlić, przechodząc do opcji **\[Wiadomości e-mail w systemie bezpapierowym\] → \[Zadania skanowania\]** na bocznym pasku nawigacyjnym: ![Tabela zadań skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif) W tym widoku tabeli widoczne są istotne informacje dotyczące każdego zadania skanowania, w tym: - **Numer skanu:** Unikalny identyfikator, który skaner AI przypisał do tego zadania skanowania. - **Status blokady:** Informacja o tym, czy inny użytkownik [zablokował zadanie do edycji](#LockingAndUnlockingScanTasks).  - **Dostawca:** Dostawca, który przesłał oryginalny plik PDF do Twojej organizacji.  - **Kupujący:** Organizacja, do której przypisano dokument. - **Utworzony dokument:** Łącze do faktury lub noty kredytowej wygenerowanej na podstawie zadania skanowania. - **Typ dokumentu:** Wskazuje, czy zadanie skanowania zostało zidentyfikowane jako faktura, czy nota kredytowa. - **Status:** Aktualny status zadania skanowania. Możesz najechać kursorem na wskaźnik statusu, aby uzyskać więcej informacji o statusie zadania. _Więcej informacji znajdziesz w sekcji [Statusy zadań skanowania](#ScanTaskStatuses) powyżej._ - **Plik PDF**: Łącze do oryginalnego pliku PDF przesłanego do skanera AI. - **Data utworzenia:** Data i godzina utworzenia zadania skanowania.   Możesz także wybrać opcję zarządzania kolumnami, aby dodać dodatkowe punkty danych.  Aby wyświetlić pojedyncze zadanie skanowania, kliknij **\[Numer skanu\]** w tabeli: ![Zadanie skanowania w stanie Zeskanowano](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif) Z tego widoku możesz w razie potrzeby zaktualizować zadanie skanowania oraz utworzyć fakturę lub notę kredytową. Więcej na ten temat [poniżej](#ConvertingToDocument). #### Blokowanie i odblokowywanie zadań skanowania Zadania skanowania mogą być „zablokowane” lub „odblokowane”. Użytkownik może zablokować przeglądane zadanie skanowania, aby poinformować innych użytkowników, że je edytuje, a po zakończeniu pracy – odblokować je. ![Zablokowane lub odblokowane zadanie skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif) Możesz także [utworzyć zadanie skanowania](#CreatingNewScanTasks1) od razu w stanie zablokowanym. #### Pochodzenie zadań skanowania Na stronie zadań skanowania wyświetlane są wszystkie zadania skanowania, które zostały: - Otrzymane jako wiadomości e-mail (z załącznikami PDF) od dostawców (lub użytkowników w Twojej organizacji), - Utworzone bezpośrednio na stronie Zadania skanowania oraz - Utworzone za pośrednictwem funkcji [Utwórz nową fakturę](/pl/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) i [Utwórz nową notę kredytową](/pl/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note), jeśli użytkownik wybrał opcję **\[Przeciągnij i upuść plik PDF\]**: ![Tworzenie nowej faktury z pliku PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif) #### Wskazówki dotyczące szybkiej nawigacji po stronie zadań skanowania Strona zadań skanowania zawiera trzy główne funkcje ułatwiające nawigację, dzięki którym użytkownicy mogą szybko znaleźć odpowiednie zadanie: ![Wyszukiwanie zadań skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif) 1. **Filtrowanie według statusu:** Korzystając z zakładek u góry strony, użytkownik może szybko przefiltrować listę zadań skanowania według jednego z następujących statusów: Skanowanie, Zeskanowano, Zakończono, Zablokowane, Nieudane, Usunięte. 2. **Wyszukiwanie zaawansowane,** które obejmuje:  1. **Wyszukiwanie według numeru dokumentu:** Użytkownicy mogą wyszukiwać według numeru dokumentu nadanego przez AI podczas tworzenia faktury lub noty kredytowej z zadania skanowania.   2. **Wyszukiwanie według adresu e-mail nadawcy:** Użytkownicy mogą wyszukiwać według adresu e-mail nadawcy, aby zlokalizować dowolne lub wszystkie faktury wysłane z tego adresu.   3. **Filtrowanie** według faktur, not kredytowych lub obu typów. 3. **Wyszukiwanie według nazwy dostawcy:** Wprowadź nazwę dostawcy (tak jak jest zapisana w PurchasePlus), aby wyświetlić listę zadań skanowania, w których dany dostawca został zidentyfikowany jako nadawca oryginalnego pliku PDF. ### Tworzenie nowych zadań skanowania  Aby ręcznie utworzyć nowe zadanie skanowania bezpośrednio na stronie zadań skanowania, kliknij **\[Utwórz nowe zadania skanowania\]**: ![Ręczne tworzenie nowych zadań skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif) Przed przesłaniem plików PDF do przeskanowania możesz określić, czy zadanie dotyczy faktury, czy noty kredytowej: ![Tworzenie nowych zadań skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif) Możesz wskazać dostawcę, którego dotyczy dokument, ale jeśli tego nie zrobisz, nasz skaner AI spróbuje wykryć dostawcę podczas skanowania. Na koniec masz możliwość zdecydowania, czy zadanie skanowania ma zostać oznaczone jako zablokowane. Jeśli wybrana zostanie opcja **\[Oznacz jako zablokowane\]**, powstałe zadanie zostanie zablokowane i pozostanie w stanie Zeskanowano. Przed utworzeniem faktury lub noty kredytowej wymagana będzie ręczna weryfikacja przez człowieka. Kliknij **\[Rozpocznij\]**, gdy wszystko będzie gotowe do rozpoczęcia skanowania. ![Uruchomienie zadania skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif) Otrzymasz ostrzeżenie, jeśli faktura lub nota kredytowa, którą zamierzasz utworzyć, może być duplikatem. W przeciwnym razie zadanie skanowania pojawi się w tabeli **\[Zadania skanowania\]** ze statusem „Skanowanie”, a chwilę później „Zeskanowano”. Gdy plik PDF osiągnie stan Zeskanowano, będzie można przejrzeć wyodrębnione dane przed kliknięciem opcji **\[Wyświetl fakturę\]** lub **\[Wyświetl notę kredytową\]**. Możesz także zapisać zmiany i wyjść, klikając **\[Powrót do zadań skanowania\]**. ![Przegląd zeskanowanej faktury](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif) W tym widoku możesz przewinąć lewy panel w dół i sprawdzić automatycznie dopasowane zamówienie zakupu: ![Automatycznie dopasowane zamówienie zakupu na skanie](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif) Możesz również edytować pozycje dokumentu przed wyświetleniem faktury lub noty kredytowej: ![Edycja pozycji zeskanowanej faktury](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif) (Powyżej): Możesz wybrać jedną lub więcej pozycji zadania skanowania, aby: - **\[Usunąć\]** pozycję, - **\[Odłączyć\]** pozycję, usuwając powiązanie z istniejącymi produktami z katalogu,  - **\[Ustawić stawkę podatku\]**, aby zaktualizować wartość obliczania podatku dla wybranych pozycji, lub - **\[Wyczyścić zaznaczenie\]**, aby odznaczyć wybrane pozycje. Po kliknięciu **\[Odłącz\]** przy danej pozycji możesz edytować niektóre jej szczegóły, najeżdżając kursorem na pozycję i klikając ikonę ołówka: ![Edycja odłączonej pozycji zadania skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif) Możesz zaktualizować wiele pól, takich jak np. Kod produktu, Marka, Ilość sprzedaży i inne. Dodatkowo możesz użyć opcji **\[Połącz\]**, **\[Usuń\]** lub **\[Wstaw pozycję\]** (po lewej stronie elementu pozycji), aby w razie potrzeby wprowadzić dalsze poprawki w zadaniu skanowania. ![Edycja odłączonej pozycji skanu](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif) #### Równoczesne tworzenie wielu zadań skanowania Możesz przesłać wiele plików PDF w ramach tej samej operacji. W takiej sytuacji nasz skaner AI utworzy jedno zadanie skanowania dla każdego pliku PDF. Jest to niezwykle wydajny sposób na szybkie wprowadzanie dużej liczby faktur lub not kredytowych w formacie PDF do PurchasePlus. **Wskazówka**: Jeśli podczas tworzenia zadań skanowania wybierzesz opcję „Faktura” lub „Nota kredytowa”, wybór ten zostanie zastosowany do wszystkich utworzonych zadań skanowania i obecnie nie ma możliwości jego edycji po zakończeniu skanowania. Zalecamy przesłanie wszystkich faktur PDF i uruchomienie zadania skanowania, a następnie powtórzenie tego procesu dla wszystkich not kredytowych PDF. #### Co może zostać wyodrębnione z pliku PDF i wstępnie uzupełnione przez skaner AI? - Dostawca (jeśli zostanie znalezione dopasowanie), - Numer zamówienia zakupu (jeśli zostanie znaleziony), - Dział i kod konta (jeśli dotyczy), - Produkt w każdej pozycji faktury (jeśli zostanie znalezione dopasowanie) oraz - Kategoria i podkategoria każdego nowego produktu w każdej pozycji faktury. ### Konwersja zadań skanowania na faktury lub noty kredytowe Zadanie skanowania musi zostać zweryfikowane i ręcznie przekonwertowane na fakturę lub notę kredytową przez użytkownika PurchasePlus w Twojej organizacji. Aby to zrobić, kliknij najpierw numer skanu w skrzynce odbiorczej skanowania AI. Zadanie skanowania musi znajdować się w stanie Zeskanowano: ![Konwersja zadania skanowania na dokument](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif) Przejdziesz do ekranu kreatora faktury lub noty kredytowej, na którym obok oryginalnego pliku PDF wyświetlane są dane wyodrębnione i wstępnie uzupełnione przez nasz skaner AI. W tym miejscu możesz przejrzeć i w razie potrzeby zmienić większość wyodrębnionych danych (na przykład numer referencyjny, kod konta, pozycje oraz ceny jednostkowe).  Gdy dane będą poprawne, kliknij **\[Utwórz fakturę\]** lub **\[Utwórz notę kredytową\]**: ![Drugi krok konwersji skanu na fakturę - kreator faktury](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif) #### Ustawienie: przetwarzanie ręczne a automatyczne W zależności od ustawień zastosowanych w Twojej organizacji, po kliknięciu opcji **\[Utwórz fakturę\]** lub **\[Utwórz notę kredytową\]** wygenerowany dokument może zostać automatycznie przetworzony zgodnie z ustawieniami flag i progów, dzięki czemu początkowo pojawi się w stanie Oczekuje na zatwierdzenie lub Uzgodniono. Jeśli to ustawienie jest wyłączone dla Twojej organizacji, faktura lub nota kredytowa pojawi się początkowo w stanie Otwarte. ### Usuwanie zadań skanowania Zadania skanowania można usunąć, klikając opcję **\[Usuń\]** w menu **\[Więcej\]** na stronie zadań skanowania: ![Usuwanie zadania skanowania](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif) Będziesz mieć możliwość podania powodu usunięcia, który będzie widoczny dla innych użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Zadanie skanowania można usunąć w dowolnym statusie z wyjątkiem statusu Zakończono.