# Zespoły ds. finansów > Zanim jakiekolwiek zamówienia zakupu zostaną wygenerowane, zapotrzebowania muszą zostać zatwierdzone przez wyznaczonych zatwierdzających. Jeśli jesteś zatwierdzającym, zobaczysz czerwoną liczbę w sekcji Source: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams Markdown: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams.md # Zespoły ds. finansów Przejdź do: - [Zatwierdzanie zapotrzebowań](#ApproveREQS) - [Przegląd faktur w stanach Otwarte, Wstrzymane i Przetwarzane](#ReviewInvoices) - [Zatwierdzanie oznaczonych faktur](#ApproveINV) - [Eksport uzgodnionych faktur i not kredytowych](#ExportINV) - [Typ A – Eksport pojedynczy](#typea) - [Typ B – Plik eksportu zbiorczego](#typeb) - [Wskazówki ułatwiające przetwarzanie faktur](#tips) ### [**Zatwierdzanie zapotrzebowań**](/pl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) Zanim jakiekolwiek zamówienia zakupu zostaną wygenerowane, zapotrzebowania muszą zostać [zatwierdzone](/pl/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) przez wyznaczonych zatwierdzających. Jeśli jesteś zatwierdzającym, zobaczysz czerwoną liczbę w sekcji \[**Zapotrzebowania**\] **→** \[**[Oczekujące na moje zatwierdzenie](https://app.purchaseplus.com/requisitions/awaiting-my-approval)**\]. Możesz **zatwierdzać** zapotrzebowania **zbiorczo** lub **indywidualnie**. Możesz także **odrzucić** zapotrzebowanie. ![Strona Zapotrzebowania oczekujące na moje zatwierdzenie](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-1.avif) #### **Pamiętaj** Jako osoba zatwierdzająca możesz **przejrzeć** i **zmienić** szczegóły zapotrzebowania przed jego zatwierdzeniem, w tym: - Produkty, ceny i ilości - Działy i kody kont w pozycjach produktów oraz na całym zapotrzebowaniu. - Instrukcje do zamówienia dla dostawców ### Przegląd faktur według statusu Faktury mogą mieć jeden z kilku [statusów](/pl/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#InvoiceStatuses). Należy je regularnie weryfikować. Jeśli faktura nie spełnia Twoich progów i ustawień flag faktur, zostanie **oznaczona do przeglądu** zgodnie z przepływem pracy zatwierdzania faktur. Możesz je wyświetlić w sekcji \[**Faktury**\] **→** \[**[Oczekujące na moje zatwierdzenie](https://app.purchaseplus.com/invoices/awaiting-my-approval)**\]. **![Strona Faktury oczekujące na moje zatwierdzenie](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-2.avif)** Najlepszą praktyką jest dopasowanie faktur do zamówienia zakupu, jeśli dotyczy. [Dopasuj do istniejącego zamówienia zakupu](/pl/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice#MatchInvoiceToPO) lub, w stosownych przypadkach, utwórz [zapotrzebowanie z mocą wsteczną](/pl/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order), jeśli jeszcze nie istnieje. [Tutaj znajdziesz najlepsze praktyki dotyczące sprawdzania oznaczonych faktur i not kredytowych](/pl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#BestPractices). #### **Pamiętaj** - ### Każda faktura musi mieć ustawiony dział i kod konta. - Faktura może wymagać [rozbicia na wiele działów i kodów kont](/pl/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode); można to zrobić w trybie **[Widok zaawansowany](/pl/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)**. - Niektóre faktury nigdy nie będą powiązane z zamówieniem zakupu ani potwierdzeniem odbioru towaru (np. rachunki za energię). - Jeśli tworzysz zapotrzebowanie z mocą wsteczną w celu dopasowania do faktury, pamiętaj, aby odznaczyć pole \[**Wyślij do dostawcy**\]. ### Zatwierdzanie oznaczonych faktur i not kredytowych Po upewnieniu się, że wszelkie problemy z fakturą lub notą kredytową zostały rozwiązane, możesz [zatwierdzić dokument](/pl/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note). ![Zatwierdź fakturę lub notę kredytową](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-3.avif) #### **Pamiętaj** - Jeśli masz zastrzeżenia co do ceny jednostkowej na fakturze lub ilości pozycji, skontaktuj się z dostawcą w celu uzyskania nowej faktury. - Numery faktur muszą być unikalne, w przeciwnym razie zostaną odrzucone przez system. - Faktury można **anulować**, jeśli nigdy nie zostaną opłacone. ### **Eksport uzgodnionych faktur i not kredytowych** W zależności od ustawień rozrachunków z dostawcami metoda wysyłania faktur i not kredytowych do systemu rozrachunków z dostawcami (AP) w celu płatności może się nieco różnić. Możesz sprawdzić, z jakiego typu korzysta Twoja organizacja, klikając \[**Nazwa organizacji**\] w prawym górnym rogu PurchasePlus **→** \[**O programie**\] **→** \[**Szczegóły organizacji**\] **→** \[**Typ systemu AP**\]. #### [Typ A – Eksport pojedynczy](/pl/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) W przypadku tej metody uzgodnione faktury i noty kredytowe są eksportowane pojedynczo, a plik eksportu zawierający pojedynczą fakturę lub notę kredytową jest automatycznie tworzony i przesyłany do systemu AP. W sekcji \[**Faktury**\] **→** \[**[Uzgodnione faktury](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] otwórz fakturę, którą chcesz wyeksportować, i kliknij \[**Eksportuj**\]. ![Przycisk Eksportuj na uzgodnionej fakturze](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-4.avif) Po pomyślnym zakończeniu procesu eksportu status faktury zostanie automatycznie zaktualizowany na **Wyeksportowano**. Faktura powinna również trafić do Twojego zewnętrznego systemu księgowego. Zapis tego zadania eksportu będzie dostępny w sekcji \[**Faktury**\] **→** \[**[Centrum eksportu](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\]. ![Centrum eksportu faktur](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-5.avif) #### [Typ B – Plik eksportu zbiorczego](/pl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) W sekcji \[**Faktury**\] **→** \[**[Uzgodnione faktury](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] otwórz fakturę, którą chcesz wyeksportować, i kliknij \[**Oznacz jako gotowe do eksportu**\]. **![Oznacz jako gotowe do eksportu na uzgodnionej fakturze](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-6.avif)** Gdy zechcesz utworzyć [plik wsadowy do zaimportowania do systemu AP](/pl/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file), przejdź do sekcji \[**Faktury**\] **→** \[**[Centrum eksportu](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] i użyj opcji \[**Utwórz nowy plik eksportu**\], aby utworzyć nowy plik wsadowy. Będziesz mieć możliwość ustawienia parametrów dla faktur i/lub not kredytowych oznaczonych jako „Gotowe do eksportu”, które chcesz uwzględnić w partii. ![Utwórz nowy plik eksportu w Centrum eksportu](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-7.avif) Gdy przetwarzanie pliku wsadowego dobiegnie końca, możesz pobrać go ze swojego \[**[Centrum eksportu](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\], aby zaimportować go do swojego systemu AP. ![Ukończony plik eksportu wsadowego w Centrum eksportu](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-8.avif) #### **Pamiętaj** - Typ B – W zależności od ustawień użytych do utworzenia pliku wsadowego może być konieczne wybranie opcji \[**Więcej**\] **→** \[**Oznacz jako wyeksportowane**\], aby potwierdzić pomyślny import do systemu AP. ### **Wskazówki ułatwiające przetwarzanie faktur** - Możesz ustawić **domyślny dział** i **kody kont** dla faktur dostawcy. - Działy mogą mieć odrębne ustawienia dotyczące [**progów faktur**](/pl/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained) i [**flag faktur**](/pl/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained#FlagThresholds). - Wyszukaj nowych dostawców w sekcji \[**Dostawcy**\] **→** \[**[Katalog dostawców](https://app.purchaseplus.com/supplier-directory)**\] przed utworzeniem nowego dostawcy zarządzanego samodzielnie. - Ustaw miejsce docelowe zamówienia zakupu (adres e-mail) dla nowo utworzonych dostawców.