# Najlepsze praktyki dotyczące faktur

> Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych. Zdecydowanie zalecamy jednak używanie wyłącznie wartości numerycznych. Numery zamówień generowane przez PurchasePlus są zgodne z formatem

Source: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice

Markdown: https://www.purchaseplus.com/pl/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md

# Najlepsze praktyki dotyczące faktur
### **Punkty danych na fakturach**

#### **1\. Zamówienie zakupu (PO)**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych. Zdecydowanie **zalecamy jednak** używanie wyłącznie wartości numerycznych. Numery zamówień zakupu generowane przez PurchasePlus są zgodne z formatem **PO:000000** i rosną sekwencyjnie (np. 000001, 000002 itp.).
-   **Przykład:** PO:000345
-   **Wyjaśnienie:**  
    Zamieszczenie numeru zamówienia zakupu jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE**, ponieważ ułatwia to automatyczne dopasowywanie faktur do zamówień zakupu w systemie, zapewniając bardziej wydajny i dokładny proces.

* * *

#### **2\. Typ dokumentu**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    "Invoice" LUB "INV:" LUB "Tax Invoice."  
    "Credit Note" "CR Note"
-   **Przykład:** INV-123456
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **OBOWIĄZKOWE**, aby pomóc w klasyfikacji i sortowaniu dokumentów, co jest niezbędne do dokładnego przetwarzania i prowadzenia dokumentacji. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji. 

* * *

#### **3\. Numer faktury**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych. Chociaż dozwolony jest dowolny format, **zdecydowanie zalecamy** używanie wyłącznie wartości numerycznych.
-   **Przykład:** INV-123456
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **OBOWIĄZKOWE** do celów przetwarzania i płatności. Zduplikowane numery faktur będą automatycznie oznaczane flagą i odrzucane przez system, aby zapobiec błędom. Uwaga: Można użyć ponownie tych samych numerów faktur u różnych kupujących, ale nigdy u tego samego nabywcy. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji. 

* * *

#### **4\. Nazwa firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych.
-   **Przykład:**  
    **Nazwa dostawcy:** Fresh Produce Co.  
    **Adres:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **Telefon:** +61 2 9876 5432  
    **E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN:** 12 345 678 910
-   **Wyjaśnienie:**  
    Podanie dokładnych danych firmy jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE** w celach weryfikacji oraz w celu zapewnienia, że faktury są przetwarzane na właściwych kontach.

* * *

#### **5\. Numery identyfikacji podatkowej lub rejestracji firmy**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    Prawidłowy numeryczny numer rejestracyjny firmy (np. ABN w Australii).
-   **Przykład:** ABN: 12 345 678 910
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE** do celów identyfikacji firmy i zachowania zgodności z przepisami. Pomaga potwierdzić autentyczność firmy. W wielu krajach, takich jak Australia, zamieszczenie tych informacji jest wymogiem prawnym w przypadku każdej opłaty przekraczającej 82,50 $. Przetwarzanie faktur bez tych informacji będzie opóźnione na czas weryfikacji firmy. 

* * *

#### **6\. Dane kupującego**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**   
    Imię i nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy) i adres.
-   **Przykład:**  
    
    **Nazwa:** HotelPlus Sydney  
    **Adres:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE**, ponieważ pomaga przypisać fakturę do właściwego kupującego.  
      
    

* * *

#### **7\. Dedykowany adres e-mail kupującego do fakturowania**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
    Każdemu kupującemu przypisany jest unikalny adres e-mail do przesyłania faktur w formacie `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` 
-   **Przykład:**  
    
    **E-mail kupującego:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **OBOWIĄZKOWE** do programowej identyfikacji kupującego. Chociaż adres e-mail nie musi znajdować się na samej fakturze, **wszystkie faktury muszą być wysyłane na tę skrzynkę pocztową**. Faktura **nie zostanie przetworzona**, jeśli nie zostanie wysłana na unikalny adres e-mail do fakturowania kupującego.

* * *

#### **8\. Data faktury**

-   **Prawidłowe dane wejściowe:** `DD/MM/RRRR`
-   **Przykład:** 10/01/2025
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **OBOWIĄZKOWE** do programowej walidacji faktury. Data nie może być w przyszłości, a jeśli przypada zbyt daleko w przeszłości, system zgłosi ostrzeżenie. Faktura **nie zostanie przetworzona** bez tych informacji.

* * *

#### **9\. Termin płatności**

-   **Prawidłowe dane wejściowe: `DD/MM/RRRR`**
-   **Przykład:** **Termin płatności:** 24/01/2025
-   **Wyjaśnienie:**  
    To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE** i jest wykorzystywane przez zespół ds. rozrachunków z dostawcami (AP) kupującego podczas planowania płatności. 

* * *

#### **10\. Pozycje na fakturze** 

-   **Kod produktu u dostawcy** 
    -   **Prawidłowe dane wejściowe:** ciąg alfanumeryczny 
    -   **Przykład:** 563732

-   -   **Wyjaśnienie:** To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE**, ponieważ informacje te służą do uzgadniania tego, co zostało zamówione, z tym, co zostało dostarczone. 

  

-   **Opis** 
    -   **Prawidłowe dane wejściowe:** ciąg znaków 
    -   **Przykład:** Jabłko Red Delicious

-   -   **Wyjaśnienie:** To pole jest **OBOWIĄZKOWE**, ponieważ zawiera szczegółowe informacje o dostarczonym produkcie. Faktura **nie zostanie przetworzona** bez tych informacji.  
          
        

-   **Ilość** 
    -   **Prawidłowe dane wejściowe:** ciąg numeryczny  
    -   **Przykład:** 10

-   -   **Wyjaśnienie:**
        -   Jeśli pozycja została zamówiona, ale nie została zrealizowana, najlepiej nie umieszczać jej na fakturze. Jeśli jednak umieścisz ją na fakturze, musi ona mieć oznaczoną ilość „0” (zero) i całkowitą wartość pozycji „$0”, aby zapewnić prawidłowe przetwarzanie. 
        -   To pole jest **OBOWIĄZKOWE**, ponieważ określa ilość dostarczonych towarów.
        -   Faktura **nie zostanie przetworzona** bez tych informacji lub jeśli ilość nie zgadza się z ceną jednostkową.  
              
            
-   **Cena jednostkowa netto (bez podatku/GST)**
    -   **Prawidłowe dane wejściowe:** ciąg numeryczny  
    -   **Wyjaśnienie:** To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE**, ponieważ służy do obliczania sumy pozycji na fakturze. Jeśli podajesz kwoty brutto (z podatkiem GST), koniecznie podaj zastosowane stawki podatku, abyśmy mogli wstecznie obliczyć cenę netto w celu załadowania do systemów rozrachunków z dostawcami.   
          
        
-   **Podatek (jeśli dotyczy)**  
    -   **Prawidłowe dane wejściowe:**
        -   Stawka podatku jako wartość procentowa (np. 10%).
        -   Kwota podatku jako wartość walutowa (np. `$2.00`).
        -   Jednolity identyfikator zastosowany do pozycji opodatkowanych (np. gwiazdka `*` oznaczająca zastosowanie podatku).
    -   **Wyjaśnienie:**  
        To pole jest **OBOWIĄZKOWE**, ponieważ określa łączną kwotę podatku na fakturze. Najlepszą praktyką jest wskazanie zarówno stawki procentowej %, jak i kwoty walutowej podatku. Faktura **nie zostanie przetworzona** bez co najmniej jednego z powyższych punktów danych.

  

-   **Łączna kwota podatku (jeśli dotyczy)**

-   -   **Prawidłowe dane wejściowe:**  
        Wartość liczbowa w formacie waluty (np. `$200.00`).
    -   **Wyjaśnienie:**  
        To pole jest **ZDECYDOWANIE ZALECANE**, ponieważ zapewnia uzgodnienie sumy faktury z poszczególnymi pozycjami. W przypadku, gdy faktura zawiera zarówno pozycje zwolnione z podatku, jak i opodatkowane w jednym dokumencie, w wielu krajach (w tym w Australii) wymogiem prawnym jest uwzględnienie podziału podatku na poziomie pozycji. Jeśli podana jest tylko suma netto, należy dołączyć wyraźne szczegóły dotyczące podatku.

  

* * *

#### **11\. Upewnij się, że łączne kwoty są prawidłowe**

-   Przedstaw podsumowanie całkowitego kosztu:
    -   Każda pozycja na fakturze musi mieć sumę 
    -   Suma podatku i kosztów z pozycji musi być zgodna z łączną kwotą podatku i kosztów na fakturze 
    -   Wszelkie opłaty za dostawę muszą być uwzględnione jako osobna pozycja w sumach faktury.
    -   Jeśli naliczasz opłaty w walucie INNEJ niż waluta, w której operuje kupujący, waluta ta musi być podana w sumie faktury. Na przykład SGD w Australii lub USD w Singapurze. 

  

* * *

#### **12\. Format zapewniający profesjonalizm**

-   Używaj czytelnej czcionki i uporządkowanego układu graficznego.
-   Umieść logo swojej firmy, aby zapewnić spójność wizualną marki.
-   Dostarcz fakturę w formacie PDF lub E-PDF 
-   Nie wklejaj obrazów do dokumentu 

* * *

### **PRZYKŁADOWA FAKTURA**

* * *

**\[Logo Twojej firmy\]**  
**Nazwa dostawcy:** Fresh Produce Co.  
**Adres:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**Telefon:** +61 2 9876 5432  
**E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN:** 12 345 678 910

* * *

#### **Faktura**

**Numer faktury:** INV-123456  
**Data faktury:** 10/01/2025  
**Termin płatności:** 24/01/2025  
**Typ dokumentu:** Tax Invoice  
**Zamówienie zakupu (PO):** PO:000345

**Dane kupującego:**  
**Nazwa:** HotelPlus Sydney  
**Adres:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **Dane pozycji produktów**

| **Kod produktu** | **Opis** | **Ilość** | **Cena jedn. (bez GST)** | **Suma pozycji (bez GST)** | **GST (10%)** | **Kwota GST (AUD)** | **Suma pozycji (z GST)** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |

**Suma częściowa (bez GST):** $90.00  
**GST (10%):** $14.00  
**Suma całkowita (z GST):** **$104.00**

* * *

#### **Dodatkowe uwagi**

-   Prosimy o dokonanie płatności przelewem bankowym na następujące konto:  
    **Nazwa banku:** ANZ Bank  
    **Nazwa konta:** Fresh Produce Co.  
    **BSB:** 012-345  
    **Numer konta:** 678901234
-   W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod adresem billing@freshproduceco.com.au.