# Melhores práticas para faturas

> Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos. No entanto, recomendamos vivamente a utilização de valores apenas numéricos. Os números de ordem de compra gerados pelo PurchasePlus seguem a

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# Melhores práticas para faturas
### **Pontos de dados para faturas**

#### **1\. Ordem de compra (PO)**

-   **Entrada válida:**  
    Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos. No entanto, **recomendamos vivamente** a utilização de valores apenas numéricos. Os números de ordem de compra gerados pelo PurchasePlus seguem a convenção **PO:000000** e aumentam sequencialmente (por exemplo, 000001, 000002, etc.)
-   **Exemplo:** PO:000345
-   **Explicação:**  
    A inclusão de uma Ordem de compra é **ALTAMENTE RECOMENDADA**, pois facilita a correspondência automática de faturas com as Ordens de compra no sistema, garantindo um processo mais eficiente e preciso.

* * *

#### **2\. Tipo de documento**

-   **Entrada válida:**  
    "Invoice" OU "INV: OU "Tax Invoice."  
    "Credit Note" "CR Note"
-   **Exemplo:** INV-123456
-   **Explicação:**  
    Este campo é **OBRIGATÓRIO** para ajudar na classificação e organização dos documentos, o que é essencial para um processamento e manutenção de registos precisos. Uma fatura não será processada sem estas informações. 

* * *

#### **3\. Número da fatura**

-   **Entrada válida:**  
    Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos. Embora qualquer formato seja permitido, **recomendamos vivamente** a utilização de valores apenas numéricos.
-   **Exemplo:** INV-123456
-   **Explicação:**  
    Este campo é **OBRIGATÓRIO** para processamento e pagamento. Números de fatura duplicados serão automaticamente assinalados e rejeitados pelo sistema para evitar erros. Nota: Pode reutilizar números de fatura entre compradores diferentes, mas nunca para o mesmo comprador. Uma fatura não será processada sem estas informações. 

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#### **4\. Nome da sua empresa, morada, número de telefone e e-mail**

-   **Entrada válida:**  
    Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos.
-   **Exemplo:**  
    **Nome do fornecedor:** Fresh Produce Co.  
    **Morada:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **Telefone:** +61 2 9876 5432  
    **E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN:** 12 345 678 910
-   **Explicação:**  
    O fornecimento de dados comerciais precisos é **ALTAMENTE RECOMENDADO** para fins de validação e para garantir que as faturas sejam processadas nas contas corretas.

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#### **5\. Números de registo fiscal ou comercial**

-   **Entrada válida:**  
    Um número de registo comercial numérico válido (por exemplo, ABN na Austrália).
-   **Exemplo:** ABN: 12 345 678 910
-   **Explicação:**  
    Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO** para efeitos de identificação comercial e conformidade. Ajuda a validar a legitimidade da empresa. Em muitos países, como a Austrália, é um requisito legal incluir estas informações para qualquer cobrança superior a 82,50 $. As faturas sem estas informações sofrerão atrasos enquanto a empresa é verificada. 

* * *

#### **6\. Dados do comprador**

-   **Entrada válida:** 
    Nome completo, nome da empresa (se aplicável) e morada.
-   **Exemplo:**  
    
    **Nome:** HotelPlus Sydney  
    **Morada:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **Explicação:**  
    Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO**, pois ajuda a atribuir a Fatura ao Comprador correto.  
      
    

* * *

#### **7\. Endereço de e-mail de faturação exclusivo do comprador**

-   **Entrada válida:**  
    A cada Comprador é atribuído um endereço de e-mail exclusivo para faturas no formato `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` 
-   **Exemplo:**  
    
    **E-mail do comprador:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **Explicação:**  
    Este campo é **OBRIGATÓRIO** para identificar programaticamente a entidade compradora. Embora o endereço de e-mail não precise de constar na fatura, **todas as faturas devem ser enviadas para esta caixa de entrada**. Uma fatura **não será processada** sem ser enviada para o endereço de e-mail de faturação exclusivo do Comprador.

* * *

#### **8\. Data da fatura**

-   **Entrada válida:** `DD/MM/AAAA`
-   **Exemplo:** 10/01/2025
-   **Explicação:**  
    Este campo é **OBRIGATÓRIO** para validar a fatura programaticamente. A data não pode estar no futuro e gerará um aviso se for demasiado antiga. Uma fatura **não será processada** sem estas informações.

* * *

#### **9\. Data de vencimento**

-   **Entrada válida: `DD/MM/AAAA`**
-   **Exemplo:** **Data de vencimento:** 24/01/2025
-   **Explicação:**  
    Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO** e utilizado pela equipa de Contas a Pagar do Comprador ao agendar o pagamento. 

* * *

#### **10\. Dados das linhas da fatura** 

-   **O código de produto do seu fornecedor** 
    -   **Entrada válida:** cadeia alfanumérica 
    -   **Exemplo:** 563732

-   -   **Explicação:** Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO**, pois estas informações são utilizadas para reconciliar o que foi encomendado com o que foi entregue. 

  

-   **Descrição** 
    -   **Entrada válida:** cadeia alfabética 
    -   **Exemplo:** Apple Red Delicious

-   -   **Explicação:** Este campo é **OBRIGATÓRIO**, pois fornece detalhes sobre o produto entregue. Uma fatura **não será processada** sem estas informações.  
          
        

-   **Quantidade** 
    -   **Entrada válida:** cadeia numérica  
    -   **Exemplo:** 10

-   -   **Explicação:**
        -   Se o artigo foi encomendado, mas não foi fornecido, é preferível que não o inclua na fatura. Caso o inclua na Fatura, deve ser designado com uma quantidade de "0" zero e um valor de linha total de "0 $" para garantir o processamento correto. 
        -   Este campo é **OBRIGATÓRIO**, pois especifica a quantidade de artigos fornecidos.
        -   Uma fatura **não será processada** sem estas informações ou se a quantidade não coincidir com o preço unitário.  
              
            
-   **Preço unitário sem IVA/GST**
    -   **Entrada válida:** cadeia numérica  
    -   **Explicação:** Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO**, pois calcula o total da linha na fatura. Se fornecer os montantes com IVA/GST incluído, é essencial que inclua as taxas de imposto aplicadas para que possamos calcular retroativamente o preço líquido de imposto para carregar nos sistemas de contas a pagar.   
          
        
-   **Imposto (se aplicável)**  
    -   **Entrada válida:**
        -   A taxa de imposto em percentagem (por exemplo, 10%).
        -   O montante do imposto como um valor monetário (por exemplo, `2,00 $`).
        -   Um identificador consistente aplicado a artigos tributáveis (por exemplo, um asterisco `*` para indicar a aplicabilidade de imposto).
    -   **Explicação:**  
        Este campo é **OBRIGATÓRIO**, pois determina o montante total de imposto na fatura. A melhor prática é indicar tanto a % de imposto como o montante em valor monetário. Uma fatura **não será processada** sem pelo menos um dos pontos de dados acima.

  

-   **Total de impostos (se aplicável)**

-   -   **Entrada válida:**  
        Um valor numérico em formato monetário (por exemplo, `200,00 $`).
    -   **Explicação:**  
        Este campo é **ALTAMENTE RECOMENDADO**, pois garante que o total da fatura corresponda aos artigos das linhas individuais. Nos casos em que a fatura contenha artigos isentos de imposto e artigos tributáveis num único documento, é um requisito legal incluir a discriminação do imposto ao nível da linha em muitos países, incluindo a Austrália. Se for fornecido apenas o total sem imposto, devem ser incluídos dados claros sobre o imposto.

  

* * *

#### **11\. Garantir que os montantes totais são exatos**

-   Apresente uma discriminação do custo total:
    -   Cada linha da Fatura deve ter um total 
    -   A soma dos totais de imposto e de custo das linhas deve reconciliar-se com o total de imposto e de custo da Fatura 
    -   Quaisquer taxas de entrega devem ser incluídas como uma linha separada nos totais da fatura.
    -   Se estiver a cobrar numa moeda que NÃO seja a moeda em que o comprador opera, a moeda deve ser incluída no total da fatura. Por exemplo, SGD na Austrália ou USD em Singapura. 

  

* * *

#### **12\. Formatar com profissionalismo**

-   Utilize um tipo de letra limpo e legível e uma estrutura organizada.
-   Inclua o logótipo da sua empresa para imagem de marca.
-   Forneça a fatura em formato PDF ou E-PDF 
-   Não inclua imagens no documento 

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### **EXEMPLO DE FATURA**

* * *

**\[Logótipo da sua empresa\]**  
**Nome do fornecedor:** Fresh Produce Co.  
**Morada:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**Telefone:** +61 2 9876 5432  
**E-mail:** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN:** 12 345 678 910

* * *

#### **Fatura**

**Número da fatura:** INV-123456  
**Data da fatura:** 10/01/2025  
**Data de vencimento:** 24/01/2025  
**Tipo de documento:** Tax Invoice  
**Ordem de compra (PO):** PO:000345

**Dados do comprador:**  
**Nome:** HotelPlus Sydney  
**Morada:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **Dados das linhas de produtos**

| **Código do produto** | **Descrição** | **Quantidade** | **Preço unitário (sem GST)** | **Total da linha (sem GST)** | **GST (10%)** | **Montante de GST (AUD)** | **Total da linha (com GST)** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | 3,00 $ | 30,00 $ | 10% | 3,00 $ | 33,00 $ |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | 2,50 $ | 50,00 $ | 10% | 5,00 $ | 55,00 $ |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | 4,00 $ | 60,00 $ | 10% | 6,00 $ | 66,00 $ |

**Subtotal (sem GST):** 90,00 $  
**GST (10%):** 14,00 $  
**Total (com GST):** **104,00 $**

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#### **Notas adicionais**

-   Por favor, efetue o pagamento através de transferência bancária para a seguinte conta:  
    **Nome do banco:** ANZ Bank  
    **Nome da conta:** Fresh Produce Co.  
    **BSB:** 012-345  
    **Número de conta:** 678901234
-   Para quaisquer questões, contacte-nos através de billing@freshproduceco.com.au.