# Aprobarea facturilor > Când o Factură sau o Notă de credit se află în starea „Awaiting Approval”, aceasta conține una sau mai multe Semnalizări (Flags) – adică discrepanțe – care necesită revizuirea și aprobarea de către un utilizator corespunzător din Organizația dvs. Source: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note Markdown: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md # Aprobarea facturilor Când o Factură sau o Notă de credit se află în starea „Awaiting Approval”, aceasta conține una sau mai multe Semnalizări (Flags) – adică discrepanțe – care necesită revizuire și aprobare de către un utilizator corespunzător din Organizația dvs. Aprobatorii desemnați pot să aprobe sau să refuze o Factură sau o Notă de credit. Aprobarea [Facturii](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) sau a [Notei de credit](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) o va marca drept Reconciliată (Reconciled), iar refuzarea Facturii sau a Notei de credit o va marca drept Anulată (Cancelled).  **Comenzi rapide:** - [Despre fluxurile de lucru de aprobare (Legacy vs Noi)](#InvoiceApprovalWorkflows) - [Aprobarea cu fluxuri de lucru de tip legacy](#approve-with-legacy-workflows) - [Aprobarea unei facturi (Fluxuri de lucru noi)](#ApproveAnInvoiceNew) - [Permisiunea de „Super Aprobator” pentru Facturi](#SuperApproverPermission) - [Vizualizarea aprobatorilor anteriori și viitori dintr-un flux de lucru (Pistă de audit)](#ViewPastUpcomingApprovers) - [Revizuirea facturilor în așteptarea aprobării](#ReviewAFlaggedInvoice) - [Bune practici pentru revizuirea facturilor în așteptarea aprobării](#BestPractices) ### Despre fluxurile de lucru de aprobare (Legacy vs Noi) PurchasePlus a acceptat istoric fluxuri de lucru de aprobare a Facturilor și Notelor de credit bazate pe Roluri, utilizatorii operaționali (de exemplu, Șeful Departamentului Alimentație și Băuturi) oferind prima aprobare, iar utilizatorii financiari (de exemplu, Departamentul Contabilitate Furnizori) oferind a doua aprobare. Numim acest model de flux de lucru „Fluxuri Legacy”, iar mulți Cumpărători folosesc încă acest model de flux de aprobare. Începând cu februarie 2025, PurchasePlus a lansat noile [Fluxuri de lucru de aprobare bazate pe ranguri](/ro/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows), care sunt mai scalabile și mai performante decât modelul de flux Legacy. Ne referim la acest model actualizat ca „Fluxuri noi”. Organizațiile Cumpărător mai noi sau Cumpărătorii care au migrat cu ajutorul echipelor noastre de configurare vor utiliza Fluxurile de lucru noi de aprobare.  Cele două modele nu pot funcționa în paralel; o Organizație trebuie să aibă activat un model sau celălalt pentru Contul său. Vă rugăm să [ne contactați](mailto:help@purchaseplus.com) pentru a activa Fluxurile noi pentru Organizația dvs. dacă doriți să faceți trecerea. [_Aflați mai multe despre diferența dintre fluxurile de lucru Legacy și cele Noi._](/ro/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows) ### Aprobarea cu fluxuri de lucru de tip legacy 1\. Faceți clic pe \[**Invoices Awaiting My Approval**\] pe pagina principală, sau selectați \[**Invoices**\] → \[**Awaiting My Approval**\] din bara laterală de navigare. ![Pagina Invoices Awaiting My Approval](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif) 2\. În vizualizarea tabelară Invoices Awaiting My Approval, puteți efectua următoarele acțiuni: a. Utilizați \[**Search**\] pentru a găsi o Factură specifică. b. \[**Manage Columns**\] pentru a ajusta informațiile afișate în tabel. c. Faceți clic pe \[**Invoice Number**\] pentru a deschide o Factură. d. \[**Reference**\]. Treceți cursorul peste Referință pentru a adăuga sau edita Referința Facturii. e. Vizualizați „Furnizorul” de la care provine Factura. f. \[**Expense Account**\]. Treceți cursorul peste Contul de cheltuieli pentru a adăuga sau edita Departamentul sau Contul pe care este trecută Factura ca și cheltuială. g. \[**Purchase Order**\]. Determinați dacă Factura a fost asociată unei Comenzi de achiziție. Consultați articolul nostru [Asocierea unei Comenzi de achiziție la o Factură](/ro/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) pentru a afla mai multe. h. \[**GR Notes**\]. Vizualizați Notele de recepție a mărfurilor sau creați o [Notă de recepție](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) asociată [Comenzii de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders).  i. \[**PDF Copy**\]. Vizualizați Copia PDF a Facturii, dacă Factura a fost creată dintr-un PDF. j. Efectuați aprobarea operațională sau financiară (\[**Approve**\]) a Facturii, în funcție de permisiunile dvs. ![Vizualizare tabel facturi semnalizate](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. De asemenea, puteți face clic direct pe o Factură în așteptarea aprobării și veți găsi butoanele de aprobare financiară și operațională în antetul Facturii. Aici puteți să \[**Aprobați**\] Factura operațional sau financiar, în funcție de permisiunile dvs. ![Aprobare factură semnalizată în cadrul facturii](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Odată ce au fost acordate ambele aprobări (operațională și financiară), Factura va avansa la starea „RECONCILED”.  Dacă Organizația dvs. creează Fișiere de export în lot, consultați articolul nostru [Marcarea unei Facturi sau Note de credit ca gata pentru export](/ro/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) pentru a afla mai multe despre pregătirea Facturilor pentru export. Dacă Organizația dvs. exportă Facturi și Note de credit individual, consultați articolul nostru [Exportul unei Facturi sau Note de credit](/ro/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note).  ![Factură reconciliată](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif) ### Aprobarea cu fluxuri de lucru noi Utilizatorii au posibilitatea de a aproba sau refuza o Factură sau o Notă de credit care a fost codificată pentru o Unitate Organizațională unde (a) există un flux de lucru nou atribuit și (b) sunt aprobați într-unul dintre Rangurile fluxului de lucru respectiv. Aprobatorii pot aproba sau refuza o Factură din paginile **\[Invoices\] → \[Awaiting My Approval\]**, iar Notele de credit din pagina **\[Credit Notes\]** **→ \[View All\] → \[Credit Note\]**. Rețineți că Aprobatorii din al doilea rang (și din cele ulterioare) ale fluxului de lucru vor vedea Facturile sau Notele de credit în aceste liste numai după ce li s-a acordat Aprobarea de către rangul/rangurile anterioare: ![Pagina Invoices Awaiting My Approval](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif) În plus, Aprobatorii pot accesa direct o Factură sau o Notă de credit și pot utiliza butoanele **\[Approve\]** sau **\[Decline\]** din antetul documentului: ![Butoanele Approve și Decline pe o Factură](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif) **Ce se întâmplă când o Factură sau o Notă de credit este aprobată?** - Dacă valoarea documentului este mai mare decât Valoarea maximă a rangului de aprobare al utilizatorului, Factura sau Nota de credit va fi avansată la următorul Rang de aprobare. Utilizatorii din următorul Rang de aprobare vor fi notificați prin e-mail. - Dacă valoarea documentului este mai mică decât Valoarea maximă a rangului de aprobare al utilizatorului, fluxul de lucru consideră aceasta drept „Aprobare finală”, iar Factura sau Nota de credit este trecută automat în starea Reconciliată (Reconciled). Aceasta poate fi exportată în sistemul dvs. extern de contabilitate furnizori (AP) pentru plată. **Ce se întâmplă când o Factură sau o Notă de credit este refuzată?** - Aprobatorilor li se va cere să adauge un Comentariu, iar Factura sau Nota de credit trece automat în starea Anulată (Cancelled). [_Aflați mai multe despre Fluxurile noi de aprobare._](/ro/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) #### Permisiunea de „Super Aprobator” pentru Facturi Permisiunea „Can Super Approve Invoices And Credit Notes” permite două funcții importante în contextul fluxurilor de aprobare a Facturilor și Notelor de credit: 1. Utilizatorul autorizat poate trece forțat orice Factură sau Notă de credit aflată în „Awaiting Approval” în starea „Reconciled”, indiferent dacă aceasta se află sau nu într-un flux de aprobare. Prin urmare, această permisiune este o modalitate eficientă prin care persoanele autorizate pot „sări peste” rangurile de aprobare din fluxul de lucru. 2. Utilizatorul autorizat poate edita detaliile (cu excepția Departamentului și a Liniilor facturii) ale unei Facturi sau Note de credit atunci când aceasta se află în starea Reconciled. Acțiunea de Super Aprobare se găsește în meniul **\[More\]** din antetul Facturii sau Notei de credit atunci când se află în starea „Awaiting Approval”: ![Super Aprobarea unei Facturi](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif) Din cauza competențelor extinse pe care le au Super Aprobatorii, este important ca această permisiune să fie acordată numai Super Utilizatorilor autentici și/sau administratorilor cu experiență și autorizați. #### Vizualizarea aprobatorilor anteriori și viitori dintr-un flux de lucru (Pistă de audit) Puteți vizualiza Aprobatorii anteriori și viitori asociați unei anumite Facturi sau Note de credit dintr-un Flux de aprobare navigând la **\[Invoices\] SAU \[Credit Notes\]→ \[View All\]** sau **\[Invoices\] SAU \[Credit Notes\] → \[Awaiting My Approval\]** și făcând clic pe butonul **\[View\]** din coloana **\[Workflow\]**: ![Vizualizarea fluxului de lucru al facturii din tabelul All Invoices](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif) Informațiile vor fi afișate într-o fereastră pop-up, unde puteți examina marcajele temporale, actualizările de stare, numele Aprobatorilor și multe altele: ![Fereastră modală vizualizare flux de aprobare factură](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif) ### Revizuirea facturilor în așteptarea aprobării Există multe motive pentru care o Factură sau o Notă de credit poate fi semnalizată, iar fiecare dintre motivele de Semnalizare este afișat în fila **\[Flags\]** a documentului și în coloana Flags de pe fiecare linie a Facturii sau Notei de credit. În calitate de Aprobator, puteți examina fiecare motiv de Semnalizare și puteți decide dacă doriți să remediați motivul semnalizării sau să aprobați documentul fără a remedia o parte sau totalitatea motivelor de Semnalizare. Semnalizările sunt personalizate pentru fiecare Organizație; prin urmare, discutați cu un administrator din Organizația dvs. dacă considerați că vreuna dintre Semnalizările apărute pe Facturile sau Notele dvs. de credit nu este necesară. 1\. Selectați Factura sau Nota de credit din lista **\[Awaiting My Approval\]** pentru a o vizualiza în detaliu. Puteți utiliza butoanele de acțiune rapidă din antetul documentului pentru a: a. \[**Power Editor**\]. Vizualiza și gestiona detaliile despre Factură sau Nota de credit, alături de copia PDF originală.. b. \[**Show or Hide Details**\]. Vizualiza informații mai detaliate despre Factură sau Nota de credit. c. \[**View PDF**\]. Vizualiza documentul PDF original pe care sistemul nostru l-a utilizat pentru a crea Factura sau Nota de credit (dacă există). d. **\[Related Documents\]**. Vizualiza orice Cereri de achiziție, Comenzi de achiziție, Note de recepție a mărfurilor sau Note de credit care sunt asociate cu această Factură. e. **\[More Options\]**. Vizualiza Jurnalul de audit al Facturii, Imprima factura și multe altele.  ![Explicația opțiunilor din antetul facturii](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif) 2\. Dacă este necesar, faceți clic pe \[**Update Values**\] pentru a ajusta manual valorile Facturii sau Notei de credit pentru a o aduce în echilibru. Panoul de sold al Facturii sau Notei de credit apare pe toate Facturile și Notele de credit și indică dacă suma liniilor documentului corespunde cu totalurile documentului.  ![Actualizarea valorilor facturii semnalizate](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif) 3\. Toate liniile Facturii sau Notei de credit sunt listate în fila \[**Product Summary**\] a documentului. Aici puteți: a. Alegeți \[**Advanced View**\] pentru a vizualiza Sub-liniile. Consultați articolul de ajutor [Actualizarea liniilor de factură utilizând modul avansat](/ro/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) pentru mai multe informații. b. \[**Add Invoice OR Credit Note Line**\], în funcție de faptul dacă vizualizați o Factură sau o Notă de credit. c. Conectați (\[**Link**\]) Articolele de pe liniile Facturii cu Articolele de pe liniile Comenzii de achiziție. Dacă Organizația dvs. asociază Facturile cu Comenzile de achiziție, este important ca fiecare linie a Facturii să fie asociată unei linii corespunzătoare din Comanda de achiziție asociată. Consultați articolul nostru [Asocierea liniilor de factură la liniile comenzii de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) pentru a afla mai multe. d. \[**Flags**\] Vizualizați motivele pentru care Factura sau Nota de credit este În așteptarea aprobării. Dacă pe linia Facturii sau a Notei de credit există una sau mai multe Semnalizări, va apărea o pictogramă cu un steag roșu. e. Starea recepției (\[**Received**\]). Aflați dacă linia Comenzii de achiziție asociate a fost marcată ca recepționată pe una sau mai multe Note de recepție a mărfurilor.  f. \[**Info**\] Vizualizați informații detaliate despre linia Facturii sau a Notei de credit. g. Cantitatea, Prețul unitar, Cota TVA (%) și Totalurile de linie pentru Factură sau Nota de credit. ![Detalii linie factură semnalizată](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif) În afară de fila implicită **\[Summary\]**, pe Factură sau Nota de credit există și alte file care conțin informații importante: 1\. Fila \[**Flags**\] oferă un rezumat al motivelor de Semnalizare pentru Factură sau Nota de credit. 2\. Fila \[**Analysis**\] oferă o vizualizare detaliată a analizei de reconciliere 3-Way/2-Way Match.  3\. Fila \[**Settings**\] vă permite să vizualizați și să gestionați detalii despre Factură sau Nota de credit, cum ar fi Numărul documentului, Referința, Data documentului, Moneda, precum și Codul de departament și de cont. 4\. Fila \[**Comments**\] afișează comentariile interne sau externe care au fost adăugate la Factură sau Nota de credit de către utilizatorii din Organizația dvs. 5\. Fila **\[Credit Notes\]** afișează toate Notele de credit care au fost asociate cu Factura, dacă există. 6\. Fila \[**Purchase Order**\] afișează Comanda de achiziție care a fost asociată cu Factura, dacă există. 7\. Fila \[**Receiving Notes**\] afișează Notele de recepție a mărfurilor care aparțin Comenzii de achiziție asociate, dacă există. 8\. Fila \[**Attachments**\] afișează fișierele atașate care au fost adăugate la Factură sau Nota de credit de către utilizatorii din Organizația dvs., dacă există. ![File factură](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif) ### Bune practici pentru revizuirea facturilor în așteptarea aprobării #### Asocierea Comenzilor de achiziție și a Facturilor - Dacă este cazul pentru Organizația dvs., asigurați-vă că o Comandă de achiziție este asociată cu Factura înainte de a examina motivele Semnalizărilor. - Conectați articolele de pe liniile Facturii la articolele de pe liniile Comenzii de achiziție, dacă este necesar. #### Recepția bunurilor și a serviciilor - Verificați dacă articolele au fost recepționate. Dacă este aplicabil pentru Organizația dvs., recepționarea unei Comenzi de achiziție este un pas critic în confirmarea livrării articolelor și îi semnalează Aprobatorului Facturii că documentul poate fi aprobat. #### Verificați articolele de linie de pe Facturi și Note de credit înainte de aprobare - În cazul discrepanțelor între prețul din Comanda de achiziție și cel din Factură sau Nota de credit, este recomandat să contactați Furnizorul pentru o eventuală Notă de credit care să acopere diferențele.