# Facturi

> O Factură este un document pe care un Furnizor îl trimite unui Cumpărător, indicând Produsele și Cantitățile pe care Furnizorul le-a livrat Cumpărătorului și pentru care

Source: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices

Markdown: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices.md

# Facturi
Salt la:

-   [Introducere](#Introduction)
-   [Gestionarea Facturilor](#ManagingInvoices)
-   [Facturare electronică fără hârtie (Paperless)](#PaperlessInvoicing)
-   [Crearea Facturilor](#CreatingInvoices)
-   [Stările Facturilor](#InvoiceStatuses)
-   [Corelarea Comenzilor de achiziție și a Notelor de recepție](#match-pos-and-receiving-notes)
    -   [Asocierea Liniilor de factură cu Liniile Comenzii de achiziție](#LinkingLines)
-   [Marcaje (Flags) și Praguri pentru facturi](#InvoiceFlagsAndThresholds)
-   [Modul avansat pentru gestionarea facturilor](#AdvancedMode)
    -   [Panouri de vizualizare rapidă pe monitoare late](#QuickViewPanels)
-   [Aprobarea Facturilor](#ApprovingInvoices)
-   [Exportul Facturilor](#ExportingInvoices)

### Factură

O Factură este un document pe care un [Furnizor](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) îl trimite unui Cumpărător, indicând [Produsele](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-products) și Cantitățile pe care Furnizorul le-a livrat Cumpărătorului și pentru care dorește să fie plătit.

O Factură include detalii despre bunurile livrate Cumpărătorului - de exemplu, Valorile unitare ale fiecărui Produs, înmulțite cu Cantitatea fiecărui Produs livrat, și include Valorile taxelor și Valorile totale pe care Furnizorul se așteaptă să le primească.

Facturile pot include, de asemenea, informații despre Furnizor (de ex. Date de contact, CUI/CIF, Termeni de plată, Detalii cont bancar) care facilitează efectuarea plății către Furnizor în deplină siguranță de către Cumpărător.

### Gestionarea Facturilor

Ca sistem complet Procure-to-Pay (de la achiziție la plată), Facturile reprezintă o parte foarte importantă din PurchasePlus și există numeroase funcționalități în software-ul nostru care ajută Cumpărătorii să gestioneze cheltuielile aferente Facturilor Furnizorilor lor.

În esență, funcționalitatea noastră de gestionare a facturilor ajută la verificarea faptului că ceea ce a facturat Furnizorul Organizației dumneavoastră este (a) ceea ce ați [comandat](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), (b) a fost efectiv [livrat](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) și (c) a fost [aprobat](/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) pentru plată de către toți utilizatorii necesari din Organizația dumneavoastră. 

![Prezentare generală a gestionării facturilor](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-1.avif)

#### Facturare electronică fără hârtie (Paperless)

O parte deosebit de puternică a ofertei PurchasePlus este modulul nostru [Paperless Invoicing](https://www.purchaseplus.com/paperless-invoicing), care este o opțiune integrabilă în sistemul dumneavoastră PurchasePlus. 

Organizațiilor care utilizează modulul Paperless Invoicing li se atribuie o **Adresă de e-mail Paperless Invoicing**, pe care:

-   Utilizatorii din Organizația dumneavoastră (adică angajații interni) pot trimite Factura PDF a unui Furnizor, iar aceasta va fi scanată automat și creată ca o Factură nouă, disponibilă în PurchasePlus.
-   O puteți partaja cu Furnizorii, astfel încât aceștia să își poată trimite Facturile direct la această adresă de e-mail, care vor fi apoi create automat în contul dumneavoastră PurchasePlus.

Paperless Invoicing utilizează recunoașterea optică a caracterelor (OCR), Inteligența Artificială (AI), Machine Learning (ML) și serviciul nostru unic Human-In-The-Loop pentru a:

1.  „Citi” digital facturile PDF pe care dumneavoastră sau Furnizorii dumneavoastră le trimiteți la Adresa de e-mail Paperless Invoicing,
2.  Crea automat Factura în PurchasePlus,
3.  Încerca să „[coreleze](/ro/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice)” Factura cu o Comandă de achiziție și
4.  Procesa elementele rând cu rând pentru a respecta pragurile pentru [Marcajele de factură (Flags)](/ro/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) stabilite de Organizația dumneavoastră. 

E-mailurile (inclusiv atașamentele lor PDF) care au fost primite pe Adresa de e-mail Paperless Invoicing sunt disponibile pentru vizualizare și gestionare în secțiunea **\[Paperless Emails\]** din bara de navigare laterală:

![Paperless Emails în navigarea laterală](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-2.avif)Aflați mai multe despre [Paperless Emails](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails).

#### Crearea Facturilor

Utilizatorii care dețin permisiunea „Manage Invoices and Credit Notes” pot crea manual o Factură în PurchasePlus, făcând clic pe opțiunea **\[Facturi\] → \[Factură nouă\]** din meniul de navigare laterală.

Citiți [articolul nostru despre Crearea unei Facturi noi](/ro/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice) pentru mai multe informații

#### Stările Facturilor

Facturile se pot afla într-una dintre mai multe stări:

![Stările facturilor](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-3.avif)

-   **Deschisă (Open)**: O Factură deschisă a fost creată, dar urmează să fie reconciliată. În funcție de preferințele Organizației dumneavoastră, o Factură deschisă poate necesita corelarea cu o [Comandă de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) sau crearea de [Note de recepție a mărfurilor](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) asociate Comenzii de achiziție corelate. Puteți continua editarea unei Facturi deschise pentru a rezolva eventualele Marcaje apărute. Dacă există Marcaje ridicate pe Factură, o puteți marca ca În așteptarea aprobării (Awaiting Approval), iar [Aprobatorii](/ro/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) relevanți vor fi notificați. Dacă nu există Marcaje ridicate pe Factură, o puteți marca drept Reconciliată. O Factură deschisă poate fi, de asemenea, pusă în așteptare (Parked) sau anulată (Cancelled).
-   **În așteptarea aprobării (Awaiting Approval)**: O Factură în așteptarea aprobării are unul sau mai multe [Marcaje de factură](/ro/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) ridicate pe ea și este necesară aprobarea din partea unuia sau mai multor Aprobatori din Organizația dumneavoastră. Odată acordate aprobările, Factura va avansa la starea Reconciliată.
-   **Reconciliată (Reconciled)**: O Factură reconciliată a trecut toate verificările cerute de Organizația dumneavoastră și este acum pregătită pentru a fi exportată în platforma contabilă externă a Organizației. Nu puteți aduce modificări unei Facturi cât timp se află în starea Reconciliată. Dacă doriți să faceți modificări, puteți [Redeschide Factura](/ro/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices).
    -   **Vă rugăm să rețineți:** Utilizatorii cu permisiunea „Can Super Approve Invoices and Credit Notes” pot actualiza anumite câmpuri de pe o Factură reconciliată. [Aflați mai multe.](/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#SuperApproverPermission)
-   **În așteptare (Parked)**: O Factură a fost trecută în așteptare (parked) de către un utilizator din Organizația dumneavoastră, deoarece poate necesita analize sau discuții suplimentare. Nu se pot aduce modificări unei Facturi în starea Parked. Dacă este necesar, puteți Redeschide Factura pentru a continua editarea acesteia. 
-   **Anulată (Cancelled)**: O Factură anulată a fost anulată de un utilizator și nu mai este utilizată în Organizația dumneavoastră. Nu puteți face modificări unei Facturi în starea Anulată. Dacă doriți să repuneți în vigoare Factura și să aduceți modificări, o puteți Redeschide.
-   **Pregătită pentru export (Export Ready):** O [Factură pregătită pentru export](/ro/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) este acum disponibilă în secțiunea dumneavoastră **\[Facturi**\] → **\[Centru de export\]** pentru a fi inclusă într-un viitor [Fișier de export](/ro/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file). Odată ce Factura a fost exportată cu succes în platforma contabilă externă a Organizației, starea Facturii se va actualiza la Exportată. Nu se pot face modificări asupra Facturii cât timp este în starea Pregătită pentru export. Dacă este necesar, puteți [Readuce Factura la starea Reconciliată](/ro/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices), apoi să o Redeschideți pentru a face modificări.
    -   **Vă rugăm să rețineți**: Această stare este disponibilă doar pentru [Organizațiile de tip B](#TypeAtypeB).
-   **În curs de exportare (Exporting)**: O Factură în curs de exportare este în procesul de trimitere către platforma contabilă externă a Organizației dumneavoastră. Acest proces durează de obicei câteva minute. Odată ce exportul s-a finalizat cu succes, starea Facturii va fi actualizată la Exportată. Nu se pot face modificări asupra Facturii cât timp se află în starea În curs de exportare. Dacă este necesar, puteți [Readuce Factura la starea Reconciliată](/ro/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) pentru a o exporta din nou sau o puteți Redeschide pentru a face modificări.
    -   **Vă rugăm să rețineți**: Această stare este disponibilă doar pentru [Organizațiile de tip A](#TypeAtypeB).
-   **Exportată (Exported)**: O Factură exportată a fost inclusă în unul sau mai multe fișiere de export și a fost transmisă către platforma contabilă externă a Organizației. Nu se pot efectua modificări asupra Facturii în starea Exportată. Dacă este necesar, puteți Readuce Factura la starea Reconciliată, apoi o puteți Redeschide pentru a o modifica.

### Corelarea Comenzilor de achiziție și a Notelor de recepție

Când un Furnizor trimite o Factură unui Cumpărător, o bună practică este să vă asigurați că Factura este Reconciliată înainte de [a o aproba pentru plată](/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note). 

PurchasePlus ajută Cumpărătorii să reconcilieze Facturile în două moduri, în funcție de modul de lucru al departamentului Financiar:

-   Prin [corelarea unei Comenzi de achiziție cu o Factură](/ro/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice), pentru a vă asigura că ceea ce a facturat Furnizorul Cumpărătorului corespunde exact cu ceea ce a comandat Cumpărătorul. Aceasta este denumită uneori „Corelare AP în 2 pași (2-Way AP Matching)”.
-   Prin corelarea unei Comenzi de achiziție **și** a Notelor de recepție aferente acesteia cu o Factură, pentru a vă asigura că ceea ce a facturat Furnizorul corespunde cu ceea ce a comandat **și** a recepționat Cumpărătorul. Aceasta este denumită uneori „Corelare AP în 3 pași (3-Way AP Matching)”: 

![Fila Analiză factură](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-4.avif)

#### Asocierea Liniilor de factură cu Liniile Comenzii de achiziție

În funcție de setările aplicate Organizației dumneavoastră în PurchasePlus, atunci când o Factură este corelată cu o [Comandă de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), toate Liniile de pe Factură sunt comparate cu toate Liniile de pe Comanda de achiziție, iar acolo unde două Linii sunt identice, acestea sunt asociate între ele. Pentru mai multe informații, citiți [Asocierea sau deconectarea Liniilor de factură și a Liniilor Comenzii de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines). 

#### Marcaje (Flags) și Praguri pentru facturi

Atunci când o Comandă de achiziție este corelată cu o Factură, PurchasePlus compară detaliile la nivel de linie ale Liniei de factură cu detaliile la nivel de linie ale Liniei Comenzii de achiziție asociate, ajutându-vă să stabiliți dacă există discrepanțe care ar trebui să reprezinte un motiv de îngrijorare. Dacă există discrepanțe, sistemul nostru va ridica un [Marcaj de factură (Invoice Flag)](/ro/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained), ceea ce va împiedica reconcilierea automată (și exportul) Facturii până la rezolvarea Marcajului.

![Factură cu marcaje](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-5.avif)

Unele Marcaje pot fi controlate în detaliu prin stabilirea unui [Prag pentru marcajul de factură](/ro/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained), care indică exact sistemului nostru cât de multă variație între o Comandă de achiziție și o Factură este acceptabilă pentru Organizația dumneavoastră și în ce scenarii doriți să fie ridicat un Marcaj.

### Modul avansat pentru gestionarea facturilor

Utilizatorii avansați ai PurchasePlus pot utiliza Modul avansat pentru facturi pentru a adăuga detalii importante unei Facturi, liniilor sau sub-liniilor acesteia, în scopuri contabile și de export. Citiți articolul nostru despre [Actualizarea Liniilor de factură folosind Modul avansat](/ro/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) pentru mai multe informații.

![Vizualizare factură în modul avansat](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-6.avif)

#### Panouri de vizualizare rapidă pe monitoare late

Utilizatorii avansați care utilizează PurchasePlus pe un monitor mare pot beneficia, de asemenea, de Panourile de vizualizare rapidă a facturii, care apar în partea dreaptă a Facturii:

![Panoul de vizualizare rapidă a facturii](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-7.avif)

Panoul de vizualizare rapidă a facturii poate fi configurat pentru a afișa:

-   Orice comentarii lăsate pe Factură de un alt utilizator din Organizația dumneavoastră sau de Furnizor însuși, dacă acesta folosește PurchasePlus,
-   Linkurile către Documentele asociate - de ex. Comanda de achiziție care a fost corelată cu Factura sau orice Note de recepție a mărfurilor legate de acea Comandă de achiziție,
-   Marcajele nesoluționate de pe Factură (dacă există) și
-   Informații privind Fluxul de aprobare în care a fost plasată această Factură. 

Puteți utiliza butonul **\[Gestionare\]** din colțul din dreapta-sus al Panoului de vizualizare rapidă pentru a configura ce vor afișa panourile dumneavoastră.

Panoul de vizualizare rapidă nu va fi afișat dacă monitorul dumneavoastră nu este suficient de mare pentru a include toate celelalte elemente pe ecran.

### Aprobarea unei Facturi

Dacă o Factură nu trece automat de toate verificările pe care le efectuează sistemul nostru (adică sunt ridicate unul sau mai multe Marcaje de factură), atunci Factura trebuie aprobată de unul sau mai mulți utilizatori înainte de a putea trece în starea Reconciliată și a fi exportată în Sistemul dumneavoastră contabil.

Utilizatorii care pot aproba Facturile sunt definiți în Fluxurile de aprobare a facturilor, configurate de Administratorii Organizației dumneavoastră împreună cu experții platformei PurchasePlus. Citiți articolul nostru despre [Aprobarea Facturilor](/ro/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note) pentru mai multe informații.

### Exportul Facturilor

Facturile pot fi exportate din PurchasePlus în Sistemul dumneavoastră contabil în două moduri, în funcție de Tipul Organizației dumneavoastră.

#### Organizații de Tip A vs Tip B

-   Organizațiile de Tip A [exportă manual Facturile (și Notele de credit) individual](/ro/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note). Acest lucru se poate face în orice moment după ce o factură a ajuns în starea Reconciliată.
-   Organizațiile de Tip B [marchează mai întâi o Factură (sau Notă de credit) ca fiind Pregătită pentru export](/ro/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready), iar apoi creează și trimit un [Fișier de export în lot (Batch Export)](/ro/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) care include toate Facturile și Notele de credit marcate ca Pregătite pentru export de la ultimul dumneavoastră export. 

![Crearea unui Fișier de export pentru Facturi și Note de credit în PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices-8.avif)

#### Destinații ale sistemelor AP și formate de export

Destinația electronică exactă și formatul fișierelor de export atât pentru [Organizațiile de Tip A, cât și de Tip B](#TypeAtypeB) sunt configurate în timpul implementării sistemului dumneavoastră PurchasePlus, dar pot fi modificate post-implementare în strânsă colaborare cu echipa PurchasePlus, dacă este necesar. [Vă rugăm să contactați echipa noastră prietenoasă de Customer Success pentru mai multe informații.](/ro/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team)