# IA fără hârtie

> Facturarea fără hârtie este un modul din PurchasePlus care utilizează serviciul nostru proprietar de inteligență artificială, conceput special pentru a Primi, Scana și Procesa atât Facturi, cât și Note de credit

Source: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai

Markdown: https://www.purchaseplus.com/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai.md

# IA fără hârtie
Sari la:

-   [Introducere](#Introduction)
-   [Cum sosesc documentele](#how-documents-arrive)
    -   [prin e-mail](#ViaEmail)
    -   [prin interfața utilizator (UI)](#ViaUI)
-   [Cum scanează IA fișierele PDF](#HowTheAIScansPDFs)
    -   [Împărțirea fișierelor în facturi individuale](#SplittingFiles)
    -   [Extragerea datelor](#ExtractingData)
    -   [Ce poate extrage și completa automat IA?](#WhatCantheAIExtract)
        -   [Potrivirea furnizorilor](#MatchingSuppliers)
        -   [Potrivirea departamentelor și a codurilor de cont (Codare automată)](#MatchingDeptsAccountCodes)
        -   [Alte date la nivel de antet](#OtherHeaderLevelData)
        -   [Potrivirea produselor](#MatchingProducts)
        -   [Alte date la nivel de linie](#OtherLineLevelData)
    -   [Instrucțiuni (Prompts)](#Prompts)
    -   [Timpul mediu de scanare per document](#AverageScanningTime)
    -   [Limbi acceptate](#SupportedLanguages)
-   [Procesarea facturilor și a notelor de credit scanate](#ProcessingInvoicesCreditNotes)
-   [Limitări actuale și depanare](#LimitationsAndTroubleshooting)
-   [Accesarea PDF-urilor facturilor și notelor de credit scanate](#AccessingScannedDocuments)
-   [Întrebări frecvente](#FrequentlyAskedQuestions)
-   [Notă pentru utilizatorii Legacy PurchasePlus](#NoteForLegacyUsers)

* * *

### Facturare fără hârtie

  

Facturarea fără hârtie este un modul din PurchasePlus care utilizează serviciul nostru proprietar de inteligență artificială, conceput special pentru a **Primi**, **Scana** și **Procesa** atât [Facturi](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices), cât și [Note de credit](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) de la [Furnizorii](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) dvs., în conformitate cu regulile de procesare (de exemplu, [Marcaje](/ro/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained) și [Praguri](/ro/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)) configurate pentru Organizația dvs.

Acesta joacă efectiv rolul unui coordonator de contabilitate furnizori (Accounts Payable) care lucrează 24/7 într-un ritm rapid, permițând echipei dvs. să se concentreze pe activități proactive și cu valoare adăugată ridicată.

![Sarcini de scanare pentru facturarea fără hârtie](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-1.avif)

### Cum sosesc documentele

#### Via Email

Fiecare client primește o adresă de e-mail dedicată pentru scanare cu IA, de ex. „[yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com](mailto:yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com)”, pe care o puteți partaja cu furnizorii dvs. ca fiind căsuța poștală preferată pentru contabilitate furnizori. De asemenea, puteți trimite către această căsuță poștală facturile sau notele de credit pe care le primiți, în cazul în care un furnizor vi le-a trimis direct dvs. E-mailurile primite la această adresă vor fi vizibile pentru dvs. în secțiunea **\[E-mailuri fără hârtie\] → \[Afișați tot\]**:

![E-mailuri fără hârtie](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-2.avif)

Scanerul nostru IA monitorizează această căsuță poștală și recunoaște în mod inteligent fișierele PDF cu facturi și note de credit – creând o „Sarcină de scanare” pentru a extrage datele în vederea procesării. Sarcinile de scanare sunt vizibile în **\[E-mailuri fără hârtie\] → [Sarcini de scanare](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails) ** (dacă opțiunea este activată pentru Organizația dvs.) de îndată ce activitatea de extragere a început.![Listă de sarcini de scanare cu o sarcină în starea Se scanează](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-3.avif)Odată ce scanarea este finalizată, starea sarcinii de scanare va fi actualizată de la **Se scanează** la **Scanat** și va putea fi revizuită și editată.

#### Via the UI

Scanarea prin IA poate fi declanșată și prin crearea unei Facturi noi (sau Notă de credit nouă) în interfața de utilizator și selectarea opțiunii **\[Glisați și fixați factura PDF\]** din acțiunile [Creare Factură nouă](/ro/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice), [Creare Notă de credit nouă](/ro/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) sau [Creare Sarcină nouă de scanare](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails).

![Creare Factură nouă prin încărcare PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-4.avif)

Puteți încărca până la 10 Facturi sau Note de credit simultan – IA va scana fiecare Factură sau Notă de credit în mod individual.

Facturile și notele de credit încărcate prin interfața de utilizator vor fi vizibile în **\[E-mailuri fără hârtie\] → \[Sarcini de scanare\]** imediat ce activitatea de extragere a început, având starea Se scanează.

### How the AI Scans PDFs

#### Splitting Files into Single Invoices

Fișierele vor fi verificate pentru a identifica dacă există mai multe Facturi sau Note de credit, iar dacă sunt detectate mai multe, fișierul va fi împărțit în sarcini de scanare separate.

Împărțirea urmează această logică: începând cu prima pagină, o separare va avea loc la începutul fiecărei Facturi sau Note de credit noi. Dacă doriți documente justificative anexate Facturii dvs., asigurați-vă că acestea urmează după factura la care ar trebui să fie atașate, de exemplu:

1.  Factură
2.  Fișier justificativ
3.  Factură
4.  Fișier justificativ

Și **NU**:

1.  Factură
2.  Factură
3.  Fișier justificativ
4.  Fișier justificativ

#### Extracting Data

Odată ce sistemul IA s-a asigurat că lucrează cu facturi individuale, datele de pe fiecare document vor fi extrase prin tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), curățate pentru a elimina erorile (și formatate corect pentru sistemul nostru) și apoi validate de mai multe ori pentru a garanta că numai valorile corecte trec mai departe fără intervenție umană.

Informațiile la nivel de antet și la nivel de linie sunt extrase din document, iar câmpurile relevante sunt completate automat în instrumentul de creare a Facturilor sau Notelor de credit din PurchasePlus, unde puteți revizui datele extrase comparându-le direct cu PDF-ul scanat:

![Sarcină de scanare în starea Scanat](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-5.avif)

### What Can the AI Extract and Pre-Fill?

#### Matching Suppliers

IA poate identifica Furnizorii, atât timp cât Organizația dvs. a [„Activat” respectivul Furnizor în Furnizorii mei](/ro/docs/for-purchasers/enable-or-disable-a-supplier#EnableASupplier). IA nu va identifica un Furnizor cu care Organizația dvs. nu are o relație comercială, chiar dacă acel Furnizor există în baza noastră de date.

Dacă încărcați o Factură sau un PDF prin interfața de utilizator, aveți opțiunea de a selecta Furnizorul dintr-o listă derulantă:

![Selectare furnizor în timpul încărcării PDF](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-6.avif)În caz contrar, Furnizorul poate fi identificat automat prin codul său de înregistrare fiscală/numărul de identificare al companiei (de exemplu, ABN în Australia), cu condiția ca acesta să fie setat la profilul acelui furnizor din Furnizorii mei:  
  
![Număr de înregistrare al companiei în Furnizorii mei](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-7.avif)

Totuși, dacă numărul de înregistrare al companiei furnizorului (de ex. ABN în Australia) nu se află pe Factură sau Notă de credit, IA nu va identifica automat Furnizorul.

Dacă Furnizorul este potrivit automat, IA poate potrivi automat și produsele, precum și Comenzile de achiziție (care se află în starea Deschis). Dacă se găsesc mai mulți Furnizori cu Comenzi de achiziție corespondente, nu este selectat niciun Furnizor. Dacă nu se găsește niciun Furnizor corespunzător, sarcina de scanare continuă fără informații despre Furnizor.

În cele din urmă, Furnizorii pot fi identificați prin adăugarea ID-ului de Furnizor (notă: NU numărul de înregistrare al companiei) la o adresă de e-mail secundară fără hârtie, de exemplu „yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com”, unde 1234 este ID-ul de Furnizor. Acest lucru poate fi util pentru furnizorii care nu își includ codul de înregistrare pe facturi; Organizația dvs. le poate oferi pur și simplu acestor furnizori o adresă de e-mail „unică” la care să își trimită facturile.

#### Matching Departments and Account Codes (Auto-Coding)

IA-ul nostru dispune de o sub-funcționalitate opțională numită „Codare automată”, care este Dezactivată în mod implicit. Aceasta încearcă să sugereze automat codarea financiară pentru o Factură scanată, pe baza setărilor disponibile pentru Departament și Cod de cont, iar în situațiile ambigue (sau când nu există setări), ia în considerare modul în care au fost codate de obicei facturi similare în trecut.

În primul rând, Departamentele și Codurile de cont pot fi completate automat pe baza setărilor din Relația comercială dintre Cumpărător și Furnizor. Puteți vizualiza și actualiza aceste setări în fila General din Profilul furnizorului (accesat prin **\[Furnizorii mei\]**)**:**  
![Departament și cod de cont în Furnizorii mei](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-8.avif)

Dacă nu există nicio setare de Departament sau Cod de cont în înregistrarea dvs. din Furnizorii mei, dar o [Comandă de achiziție](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) a fost asociată cu Factura care se scanează, IA va completa în schimb Departamentul și Codul de cont de pe Comanda de achiziție:  
![Departament și cod de cont pe Comanda de achiziție](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-9.avif)

Dacă nu există setări de Departament sau Cod de cont pe Comanda de achiziție (sau dacă nu a fost găsită nicio Comandă de achiziție), IA va încerca să stabilească automat Departamentul și Contul la nivel de antet,  
precum și Departamentul și Contul la nivel de linie (dacă diferă de antet), pe baza Facturilor și/sau Notelor de credit similare din trecut.

#### Other Header Level Data

Alte informații de la nivelul antetului pot fi extrase din PDF și completate automat, cum ar fi:

-   Data,
-   Moneda,
-   Totalurile,
-   Valorile taxelor/impozitelor,
-   Costurile de livrare (inclusiv % Taxă).

#### Matching Products

IA extrage fiecare linie din Factură sau Notă de credit și încearcă mai întâi să găsească în baza noastră de date Produse existente care se potrivesc cu linia respectivă.

-   În primul rând, IA încearcă să găsească potriviri cu Produse deținute de Furnizor, utilizând Codurile de produs disponibile pentru identificare. Dacă este găsit vreun Produs deținut de acel Furnizor, atunci se vor completa automat datele din produsul Furnizorului (de ex. codul P+, Marca, Dimensiunea unității etc.).
-   În al doilea rând, va încerca să găsească o _potrivire exactă_ a unui produs deținut de Furnizor (fără a lua în considerare Codurile de produs disponibile). În cazul mai multor potriviri, sistemul va alege cea mai bună potrivire.
-   În al treilea rând, va încerca o potrivire exactă a unui Produs Master deținut de Marketboomer. În cazul mai multor rezultate identice de Produse Master deținute de Marketboomer, sistemul va prioritiza cel mai vechi produs din sistemul nostru și produsele care includ o imagine. Produsele potrivite vor apărea în interfață ca fiind „blocate” și vor afișa datele prezente în baza noastră de date pentru acel produs.

Potrivirile exacte sunt prioritizate, urmate de potrivirile parțiale. În cazul în care o potrivire nu poate fi determinată cu certitudine, elementul de linie va fi creat în sistemul nostru ca un produs nou.

Puteți anula orice potrivire utilizând butonul Opțiuni din partea stângă a liniei din Formularul de creare a facturii și făcând clic pe **\[Ștergeți produsul\]**.

**![Ștergeți produsul](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-10.avif)**  
Dacă se găsesc mai multe potriviri posibile, fiecare potrivire primește un punctaj prin algoritmul nostru Best Choice, după care este selectat Produsul cu cel mai mare scor. În caz de egalitate, este selectată prima potrivire din listă.

Dacă nu este disponibilă nicio potrivire, IA va crea Produse complet noi și va atribui automat o Categorie și o Subcategorie noilor Produse, pe baza datelor de produs disponibile și a Numelui furnizorului. Noile Produse vor fi „deținute” de Furnizorul care a trimis Factura sau Nota de credit. _Aflați mai multe despre [Proprietatea produselor](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-products#ProductOwnership)._

#### Other Line Level Data

Alte informații de la nivel de linie pot fi extrase și completate automat, cum ar fi:

-   Unitatea de măsură și Denumirea unității,
-   Dimensiunea pachetului de vânzare și Cantitatea din pachetul de vânzare,
-   Cantitatea,
-   Prețul unitar,
-   % Taxă,
-   Și Totalul liniei, care este de fapt o valoare calculată (și nu o valoare extrasă).

Vă rugăm să rețineți că toate facturile de utilități vor fi extrase ca o **sumă totală unică a facturii**, din cauza complexității structurilor de facturare din domeniul telecomunicațiilor, gazelor și energiei electrice.

#### Prompts

Echipa de administrare PurchasePlus are posibilitatea de a furniza „Instrucțiuni” (Prompts) pentru IA, pentru a o ajuta să ia decizii optime. Aceste „Instrucțiuni” sunt opționale și nu trebuie neapărat adoptate de Organizațiile cumpărătoare care utilizează Serviciul de scanare IA.

De exemplu: _„Interpretează «Referință client» de pe un PDF drept «Număr comandă de achiziție»”_. În acest mod, putem rezolva ambiguitățile din situațiile reale și putem îmbunătăți continuu modul în care funcționează IA.

Dacă aveți o sugestie pentru o instrucțiune IA, vă rugăm să luați legătura cu Managerul dvs. de cont.

#### Average Scanning Time per Document

Timpul de scanare pentru o Factură medie este de aproximativ 30 de secunde (conform datelor din noiembrie 2024).

#### Supported Languages

În prezent, toate limbile pot fi scanate de către IA. Cu toate acestea, nu traducem descrierile Produselor (de exemplu, dacă Factura conține descrieri de produse în limba franceză, IA-ul nostru va scana și va pre-completa descrierile produselor tot în limba franceză).

### Processing Scanned Invoices and Credit Notes

Odată ce datele extrase au fost completate automat în formularul de creare a Facturii sau Notei de credit, IA va încerca automat să proceseze Factura conform Marcajelor de factură, pragurilor și setărilor organizaționale asociate.

Dacă încercarea de procesare eșuează, Sarcinile de scanare vor rămâne în starea **Scanat** și vor necesita o verificare manuală din partea utilizatorului înainte de a fi create ca Factură sau Notă de credit. Utilizatorii autorizați din cadrul Organizației dvs. pot efectua această verificare sau un membru al echipei noastre dedicate va analiza și va procesa documentul în maximum 3 ore; totuși, timpul mediu pentru revizuirea umană este în prezent de aproximativ 30 de minute.

### Current Limitations and Troubleshooting

-   Doar fișierele PDF pot fi scanate de IA pentru facturarea fără hârtie. Fișierele pot fi PDF-uri digitale sau PDF-uri scanate.
-   Există o limită maximă de 10 pagini pentru fiecare scanare.
-   Pentru rezultate optime, asigurați-vă că documentele scanate sunt orientate corect în fișierul furnizat.
-   Facturile cu taxa WET nu sunt încă pe deplin acceptate și pot avea rezultate inconsecvente.
-   Facturile cu valori exprimate în mai multe monede pot genera rezultate inconsecvente.
-   Textul olograf (scris de mână) extras nu este la fel de precis ca textul tastat.
-   Textul scris de mână aplicat peste un PDF scanat sau digital va fi inclus în scanare și poate genera text nedorit în datele extrase.

### Accessing Scanned Invoice and Credit Note PDFs

PDF-urile scanate pot fi vizualizate și descărcate (individual) în **\[E-mailuri fără hârtie\] → \[Sarcini de scanare\]**, împreună cu documentele și datele asociate:

![Sarcini de scanare cu documente scanate](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai-11.avif)

### Frequently Asked Questions

-   **Ce tipuri de documente acceptă scanerul IA pentru facturarea fără hârtie?**  
    Acceptăm fișiere PDF – atât digitale, cât și scanate. Calitatea PDF-urilor scanate va influența acuratețea datelor extrase. De asemenea, furnizorii ne pot trimite facturile prin API-ul nostru proprietar sau utilizând standardele internaționale PEPPOL.
-   **Pot trimite facturi de la orice adresă de e-mail?**  
    Facturile trebuie trimise întotdeauna de la o adresă de e-mail oficială, înregistrată a companiei. Utilizarea unor domenii personale sau publice, precum Gmail sau Outlook, poate duce la blocarea facturilor de către sistem din motive de securitate și verificare.
-   **Care este limita pentru dimensiunea fișierului?**  
    Se recomandă ca dimensiunea fișierului să nu depășească 10 MB. Deși IA va încerca să scaneze și să proceseze fișiere mai mari de atât, operațiunea va dura mult mai mult, iar Sarcina de scanare va eșua automat dacă nu poate fi procesată în termen de 15 minute.
-   **Există o limită a numărului de pagini care pot fi scanate într-un singur fișier?**  
    Există o limită maximă de 10 pagini per fișier încărcat.
-   **Cât durează scanarea unui document?**  
    La nivelul lunii iunie 2026, timpul mediu pentru a scana o Factură sau o Notă de credit în PurchasePlus este de sub 26 de secunde.
-   **Câte documente pot încărca simultan?**  
    Puteți încărca 10 Facturi sau Note de credit simultan (utilizând adresa de e-mail de scanare cu IA, nu acțiunile de Creare Factură sau Notă de credit). La încărcarea mai multor fișiere prin interfața de utilizator, puteți trimite doar fișiere de același tip (adică fie doar Facturi, fie doar Note de credit) în cadrul aceleiași încărcări. Dacă fișierele sunt primite prin e-mail, acestea pot fi un amestec de Facturi și Note de credit.
-   **Învață acest instrument din corecțiile mele?**  
    Da, de fiecare dată când o Factură sau o Notă de credit este corectată manual, sistemul înregistrează modificarea structurală pentru a îmbunătăți acuratețea extragerilor viitoare pentru acel furnizor specific.
-   **Ce se întâmplă dacă o Factură sau un PDF nu trece de regulile de validare ale IA?**  
    Dacă un document nu respectă regulile de validare, acesta este trimis în căsuța poștală „AI Scanning Inbox” pentru verificare umană. Aveți opțiunea de a efectua dvs. această verificare imediat sau de a vă baza pe echipa noastră dedicată de operațiuni pentru a o rezolva. Echipa noastră lucrează 24/7, asigurând timpi rapizi de răspuns, majoritatea documentelor fiind analizate și procesate în mai puțin de trei ore, cu o medie de numai 30 de minute.
-   **De ce Starea de extragere este „Eșuat” sau „Șters”?**  
    Eșuat sau Șters indică de obicei faptul că Factura sau Nota de credit a fost detectată ca având un număr de document duplicat de la Furnizor.
-   **Cât timp durează ca un furnizor nou adăugat să devină disponibil ca „Furnizorul meu” (și în meniurile derulante asociate din întreaga aplicație)?  
    **Până la 6 ore în perioadele de vârf de trafic, dar în general 1-2 ore. 
-   **De ce unele dintre facturile mele sunt reconciliate fără a primi aprobări?  
    **Acest lucru se poate datora procesului de potrivire în trei căi (3-way matching), prin care facturile sunt reconciliate automat atunci când se potrivesc cu Comanda de achiziție și Nota de recepție a mărfurilor corespunzătoare în limitele toleranțelor stabilite. [Aflați mai multe despre potrivirea în 3 căi](/ro/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#MatchingPOsGRsToInvoices).

### Note for Legacy PurchasePlus Users

Modulul IA pentru facturarea fără hârtie este succesorul P+i și este disponibil exclusiv în PurchasePlus. 

Informații despre modulul Legacy P+i pot fi găsite [aici.](https://learn.purchaseplus.com/legacy-articles/send-invoices-to-pi-purchase-plus-help-documents?hsLang=en)