# ไฟล์ส่งออกเป็นชุด

> คุณสามารถส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แยกเป็นรายรายการ (แบบ A) หรือส่งออกผ่านไฟล์ส่งออกเป็นชุด (แบบ B) ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าขององค์กรของคุณ

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file.md

# ไฟล์ส่งออกเป็นชุด
คุณสามารถส่งออก[ใบแจ้งหนี้](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices)และใบลดหนี้แยกเป็นรายรายการ (แบบ A) หรือส่งออกผ่านไฟล์ส่งออกเป็นชุด (แบบ B) ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าขององค์กรของคุณ

ในบทความนี้ เราจะอธิบายถึงสถานการณ์**แบบ B** ซึ่งใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้จะถูก[ทำเครื่องหมายเป็น 'พร้อมส่งออก'](/th/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready)เพื่อรวมไว้ในไฟล์ส่งออกเป็นชุด หากองค์กรของคุณส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แยกเป็นรายรายการ (แบบ A) โปรดดูบทความ[การส่งออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้](/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)ของเรา

ไปยังส่วนต่างๆ:

-   [สร้างไฟล์ส่งออก](#CreateAnExportFile)
    
-   [การแก้ไขปัญหา](#troubleshooting)
    
    -   [ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ค้างอยู่ที่สถานะกำลังส่งออก](#StuckInExporting)
    -   [การสร้างไฟล์บันทึกการตอบกลับของการส่งออก](#GenerateLogFile)

### สร้างไฟล์ส่งออก

1\. เลือก \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**ศูนย์การส่งออก**\] จากแถบนำทางด้านข้าง

2\. คลิก \[**สร้างไฟล์ส่งออกใหม่**\] โปรดทราบ: เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมเท่านั้นจึงจะสามารถสร้างไฟล์ส่งออกได้

![สร้างไฟล์ส่งออกเป็นชุดใหม่](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-1.avif)

3\. กรอกข้อมูลในทุกช่องตามต้องการ

a. กำหนด \[**ประเภทเอกสารที่จะรวม**\] คุณสามารถเลือกรวมเฉพาะใบแจ้งหนี้, รวมเฉพาะใบลดหนี้ หรือรวมทั้งใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้

b. \[**การเลือกผู้ซื้อ**\] เพื่อเลือกว่าจะรวมผู้ซื้อรายใดบ้าง ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่มีองค์กรจัดซื้อหลายแห่งใช้ระบบเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) เดียวกันใน PurchasePlus

c. \[**เลือกช่วงวันที่**\]

d. เลือกว่าคุณต้องการ \[**ทำเครื่องหมายเอกสารว่าส่งออกแล้วเมื่อเสร็จสมบูรณ์**\] โดยอัตโนมัติหรือไม่ นี่เป็นขั้นตอนสำคัญ เนื่องจากระบบจะอัปเดตสถานะของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใดๆ ที่รวมอยู่ในไฟล์ส่งออกให้เป็น \`ส่งออกแล้ว\` โดยอัตโนมัติเมื่อสร้างไฟล์ส่งออกสำเร็จ

e. \[**ส่งอีเมลไฟล์ส่งออกที่เสร็จสมบูรณ์เป็นไฟล์แนบ**\] นี่เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งไฟล์ส่งออกที่เสร็จสมบูรณ์เป็นไฟล์แนบไปยังที่อยู่อีเมลหนึ่งรายการหรือหลายรายการได้ โปรดทราบว่าหากขนาดของไฟล์ส่งออกที่แนบไปกับอีเมลมีขนาดใหญ่มาก การส่งอีเมลอาจไม่สำเร็จ ในกรณีนี้ คุณยังคงสามารถดาวน์โหลดไฟล์ส่งออกได้ด้วยตนเองจากภายใน PurchasePlus

f. **\[ชื่อไฟล์ส่งออก\]** คุณสามารถตั้งชื่อไฟล์สำหรับไฟล์ส่งออกได้ที่นี่ โดยชื่อไฟล์จะถูกแทรกไว้ก่อนหน้านามสกุลไฟล์

g. \[**ส่งไฟล์ส่งออกที่เสร็จสมบูรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์**\] หากองค์กรของคุณได้รับการกำหนดค่าปลายทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการส่งออกไว้ ปลายทางแต่ละแห่งจะแสดงให้เลือกที่นี่ คุณสามารถเลือกปลายทางที่จะส่งไฟล์ส่งออกไปทางอิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อสร้างไฟล์ส่งออกสำเร็จ (หากมี) โปรด[ติดต่อทีมสนับสนุนลูกค้าที่เป็นมิตรของเรา](https://www.purchaseplus.com/contact-us) หากคุณต้องการส่งไฟล์ส่งออกไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เซิร์ฟเวอร์ FTP หรือ API Endpoint

![แบบฟอร์มสร้างไฟล์ส่งออกใหม่](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-2.avif)

4\. คลิก \[**สร้างไฟล์ส่งออก**\] ที่ด้านล่างของแบบฟอร์ม

5\. ระบบจะนำคุณกลับไปยังศูนย์การส่งออก และไฟล์ส่งออกที่คุณดำเนินการจะปรากฏที่ด้านบนสุดของรายการไฟล์ส่งออก ในตอนแรกไฟล์ส่งออกจะอยู่ในสถานะ 'กำลังประมวลผล' และจะอัปเดตเป็น 'เสร็จสมบูรณ์' โดยอัตโนมัติเมื่อไฟล์ส่งออกพร้อมให้ดาวน์โหลด คลิก \[**ดาวน์โหลด**\] เพื่อเข้าถึงและบันทึกไฟล์ลงในอุปกรณ์ของคุณ ไฟล์จะได้รับการจัดรูปแบบตามการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณใน PurchasePlus ตอนนี้คุณสามารถนำเข้าไฟล์ไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกของคุณได้ด้วยตนเอง

![ศูนย์การส่งออก ดาวน์โหลดไฟล์ส่งออก](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-3.avif)

6\. ขณะสร้างไฟล์ส่งออก หากคุณไม่ได้เลือก 'ทำเครื่องหมายเอกสารว่าส่งออกแล้วเมื่อเสร็จสมบูรณ์' คุณจะพบว่าใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่รวมอยู่ในไฟล์ส่งออกจะยังคงอยู่ในสถานะ 'พร้อมส่งออก' ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไป เนื่องจากคุณอาจต้องการรอจนกว่าจะนำเข้าไฟล์ส่งออกไปยังระบบบัญชีภายนอกของคุณได้สำเร็จ ก่อนที่จะทำเครื่องหมายเอกสารว่าส่งออกแล้วใน PurchasePlus

เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการ เพื่อเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทั้งหมดไปยังสถานะ 'ส่งออกแล้ว' ให้คลิก \[**เพิ่มเติม**\] **→** \[**ทำเครื่องหมายว่าส่งออกแล้ว**\] ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น 'ส่งออกแล้ว'

![ทำเครื่องหมายว่าส่งออกแล้ว](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-4.avif)

7\. หากต้องการดูใบแจ้งหนี้ที่รวมอยู่ในการส่งออก ให้คลิกที่ \[**จำนวน**\] ในคอลัมน์ใบแจ้งหนี้ หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้นเพื่อแสดงรายการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่รวมอยู่ในการส่งออกนั้น

![ดูใบแจ้งหนี้ที่รวมอยู่ในการส่งออก](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-5.avif)

8\. หรือคุณสามารถคลิกที่หมายเลขการส่งออกเพื่อดูข้อมูลการส่งออก CSV ในรูปแบบตาราง ตลอดจนรายการใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่รวมอยู่ในไฟล์ส่งออกดังกล่าว

### การแก้ไขปัญหา

#### ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ค้างอยู่ที่สถานะ 'กำลังส่งออก'

หากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ค้างอยู่ที่สถานะกำลังส่งออก มักจะบ่งชี้ถึงปัญหาการซิงค์ชั่วคราวกับระบบ AP ของคุณ ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณจะต้อง[เปลี่ยนเอกสารกลับเป็นสถานะ "กระทบยอดแล้ว"](/th/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) เพื่อเริ่มส่งข้อมูลใหม่อีกครั้ง โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1.  เปิดใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ค้างอยู่ในสถานะกำลังส่งออก ที่มุมขวาบนของส่วนหัวใบแจ้งหนี้ ให้คลิกไอคอน**จุดสามจุดในแนวตั้ง (⋮)**
    
2.  เลือก \[**เปลี่ยนกลับเป็นกระทบยอดแล้ว**\] การดำเนินการนี้จะหยุดการพยายามส่งออกในปัจจุบัน และนำใบแจ้งหนี้กลับสู่สถานะที่สามารถจัดการได้
    
3.  คลิกปุ่มสีแดง \[**เปลี่ยนใบแจ้งหนี้กลับ**\] เพื่อยืนยัน สถานะจะเปลี่ยนจากสีเหลือง (กำลังส่งออก) เป็นสีเขียว (กระทบยอดแล้ว)
    
4.  ตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ก่อนที่จะลองส่งออกอีกครั้ง ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้อย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด:
    
    1.  รายละเอียดซัพพลายเออร์และหมายเลขทะเบียนธุรกิจของซัพพลายเออร์
        
    2.  แผนกและรหัสบัญชี
        
    3.  ยอดรวมของใบแจ้งหนี้และยอดภาษี
        
5.  เริ่มการส่งออกใหม่อีกครั้ง เมื่อคุณยืนยันว่ารายละเอียดถูกต้องแล้ว:
    
    1.  มองหาปุ่มสีเหลืองที่ระบุว่า \[**ทำเครื่องหมายเป็นพร้อมส่งออก**\] คลิกปุ่มนี้เพื่อนำใบแจ้งหนี้กลับเข้าสู่คิวการส่งออก
        
    2.  [สร้างไฟล์ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้เป็นชุด](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) ที่รวมเอกสารนี้ไว้ด้วย
6.  จากนั้น PurchasePlus จะพยายามส่งใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในไฟล์ชุดไปยังระบบ AP ของคุณอีกครั้ง เมื่อส่งไฟล์สำเร็จแล้ว แท็กสถานะจะเปลี่ยนเป็น**สีม่วง (ส่งออกแล้ว)**
    

**ยังคงพบปัญหาอยู่หรือไม่?**

1.  ติดต่อฝ่ายไอทีภายในหรือผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อ API ขององค์กรคุณไปยังระบบ AP ยังใช้งานได้ตามปกติ
    
2.  [ติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าของ PurchasePlus](/th/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) หากฝ่ายไอทียืนยันว่าการเชื่อมต่อปกติดี โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของเราเพื่อขอความช่วยเหลือ
    

#### การสร้างไฟล์บันทึกการตอบกลับของการส่งออก

ทีมไอทีภายในของคุณอาจต้องการตรวจสอบไฟล์บันทึกการตอบกลับ (Response Log File) ในกรณีที่การส่งข้อมูลล้มเหลว หากต้องการสร้างไฟล์เหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1.  ไปที่ **\[ใบแจ้งหนี้\] → \[ศูนย์การส่งออก\]**
    
2.  ค้นหารายการส่งออกที่เกี่ยวข้อง คุณอาจกรองตาม ล้มเหลว (Failed) หรือค้นหารายการส่งออกที่มีสถานะ ล้มเหลว ในคอลัมน์เหตุการณ์การส่ง:  
    ![การส่งออกที่ล้มเหลวในศูนย์การส่งออก](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-6.avif)
    
3.  ในแถวเดียวกัน ให้คลิกปุ่ม \[**ดู**\] ใต้คอลัมน์สรุป:  
    ![ปุ่มดูสรุปการส่งออก](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-7.avif)
    
4.  ในหน้าต่างรายละเอียดการส่งออกที่ปรากฏขึ้น ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน **การตอบกลับ** และ **ไฟล์บันทึกการตอบกลับ**:  
    ![ไฟล์บันทึกการตอบกลับ](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-8.avif)
    
5.  ดาวน์โหลดไฟล์บันทึก คุณยังสามารถคัดลอกรายละเอียดการตอบกลับได้หากจำเป็น:  
    ![ไฟล์บันทึกการตอบกลับในการส่งออกที่ล้มเหลว](/images/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file-9.avif)